Balance 5) de Comprobación. 4) Libro Mayor. Haber BALANCE GENERAL CON LAS CUENTAS REALES ESTADO DE APLICACIÓN DE LOS RECURSOS CUENTAS NOMINALES

Transcripción

1 6.5.5 La información financiera contable Proceso o ciclo contable. Mediante un análisis del ciclo contable puede tenerse sintéticamente una visión muy rápida de todas las etapas que abarca la contabilidad de forma lógica y los instrumentos utilizados en cada caso como se muestra en el esquema CICLO CONTABLE. 1. El ciclo contable se establece a partir de una situación actual donde están registrados los bienes, obligaciones y el estado del patrimonio en una fecha dada. 2. Previo a cualquier operación que sea necesario registrar en la contabilidad resulta necesario incluir un paso que antecede al inicio del proceso: la verificación de la operación a registrar. Cualquier operación debe estar amparada por algún tipo de documento que garantice tanto la veracidad, autenticidad y exactitud de la información que se va a procesar como la necesidad de que quede prueba fehaciente y comprobable de lo que se va a transcribir, por ejemplo: si se va a registrar la compra de una máquina o equipo, o se paga salario de los empleados, debe acompañarse esa operación de un documento probatorio, independientemente del monto de la transacción a realizar. CICLO CONTABLE 1) Situación Actual Verificación 2) Ordenamiento Clasificación DOCUMENTO MERCANTIL 10) Comienzo de nuevo el ciclo ASIENTOS 9) DE CIERRE Registro 3) en el Libro Diario Fecha Descrip Debe Haber 4) Libro Mayor BALANCE GENERAL CON LAS CUENTAS REALES ESTADO DE APLICACIÓN DE LOS RECURSOS CUENTAS NOMINALES Balance 5) de Comprobación Cuenta Haber Fecha Descrip Debe Haber Saldo 8 8 Debe Fecha de Cierre Generalmente se elabora cada mes ESTADOS 8) FINANCIEROS Ajuste 6) y Corrección Hoja 7) de Trabajo Se traspasa al patrimonio PRODUCE EL EXCEDENTE O DÉFICIT DEL EJERCICIO

2 3. Seguidamente a este proceso de verificación, comprobación y análisis de los documentos, se procede a ordenar, clasificar y registrar la operación en un libro obligatorio de contabilidad denominado tradicionalmente como libro de primera entrada o Libro Diario. El mismo tiene un carácter secuencial cronológico, es decir, se van registrando en el mismo las operaciones en estricto orden de fecha en que van ocurriendo de forma detallada y resumida. En el caso del CONTAB, al llevar los datos de este libro al sistema, su salida se denomina listado de comprobantes. Departamento de Coordinación y Asesoría de Proyectos NÚMERO DE DESCRIPCIÓN DEBE Comp En el Libro Diario registramos las operaciones en orden cronológico de ocurrencia valiéndonos de la Teoría del Cargo y del Abono; ahora se trata de clasificar ese primer registro, atendiendo a la naturaleza de las diversas cuentas que intervienen en las operaciones, es decir, agrupamos en términos de aumentos y disminuciones todo lo que afecta a una misma cuenta; para ello utilizamos el segundo libro obligatorio de contabilidad conocido como el Libro Mayor Analítico; en este libro vamos a agrupar y clasificar todas las cuentas por separado y determinar su saldo, por ejemplo: a la cuenta Efectivo en Caja la afectaremos por todos los cargos y abonos que implicaron su movimiento como aumento o disminución y, sobre la base de esto, determinaremos el saldo de cada cuenta, lo cual se establece generalmente al final de cada mes. Estos cálculos se realizan automatizadamente.

3 Departamento de Coordinación y Asesoría de Proyectos CUENTA: MOVILIZACIÓN 27/9/96 45 a: BANCOS DEBE CUENTA: EFECTIVO EN BANCO DEBE 27/9/96 45 Por: VEHICULOS 5. Teniendo en cuenta que las operaciones en el Libro Diario se registran en términos iguales de cargos y abonos (es decir se afectan cuentas distintas por el mismo monto) y todo lo que se registra en el Diario se pasa al Libro Mayor afectando las cuentas respectivas. Al final del mes, cuando se establece el saldo de cada cuenta, tenemos por resultado que la suma de los saldos de las cuentas deudoras es igual a la suma de los saldos de las cuentas acreedoras; esta constatación es lo que se evidencia en el Balance de Comprobación de Saldos. Este balance se imprime mensualmente. 6. En base al último Balance de Comprobación, semestralmente y anualmente se hace un análisis completo de cada una de las cuentas que lo integran para tratar que cada una de ellas exprese realmente la situación de lo ocurrido en el período, esto es lo que denominamos como ajustes y correcciones, o sea, llevar cada cuenta a su justo valor. Por ejemplo, puede ocurrir que falte por registrar el pago del teléfono, o que esté mal registrada alguna operación, etc. y es, si no se ha rectificado, el momento de hacerlo. 7. Con la certeza de que todas las cuentas están en su justa dimensión, es decir, está claramente establecido lo ocurrido en el año, se procede a informar sobre las operaciones efectuadas a través de la preparación de los estados financieros. 8. Los dos estados financieros más importantes de la contabilidad son: el Estado de Excesos o Déficit (conformado por las Cuentas Nominales de Ingresos y Egresos correspondiente a fondos propios del DECAP), el Balance de Situación o General (conformado por las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Patrimonio; y por las cuentas de Valuación y de Orden) y el Estado de Aplicación de Recursos o Fondos, (son cuentas de Ingresos y Egresos de Operación de Proyectos determinados).

4 9. Las cuentas nominales, de acuerdo a su carácter de transitoriedad, se cierran terminado el período contable, traspasándose la utilidad o pérdida a la cuenta Patrimonio o Fondos por Aplicar, en dependencia del caso; este proceso de cancelar las cuentas nominales es lo que llamamos Asientos de Cierre. 10. Como consecuencia se actualiza el estado actual, quedando reflejados los resultados del período. Así cierra el proceso contable y se inicia el ciclo del próximo período. PROCESO DE LAS TRANSACCIONES CONTABLES Comp. No. COMPR. DESCRIPCIÓN DEBE 27/07/97 50 VEHÍCULOS V 85 BANCOS Nacional Cheque #1510 V SE COMPRA CON UN CHEQUE POR VALOR DE V CON ESTOS DATOS SE ASIENTA EL REGISTRO EN EL DE LA FORMA SIGUIENTE Acción Paso 1 ASENTADA LA PARTIDA EN EL, SE PROCEDE A REGISTRAR EN EL Paso 2 Cuenta: Movilización No. COMPR. DESCRIPCIÓN DEBE No. COMPR. DESCRIPCIÓN 27/07/97 45 a: BANCOS V Cuenta: Efectivo en Caja No. COMPR. DESCRIPCIÓN DEBE No. COMPR. DESCRIPCIÓN 27/07/97 45 Por:VEHÍCULOS V Paso 3 REGISTRADA LA OPERACIÓN EN EL LIBRO MAYOR SE REGISTRA TAMBIÉN EN EL LIBRO DE BALANCE Paso 4 LIBRO DE BALANCES De aquí siguen en forma estructurada los distintos informes financieros F I E N S A T N A C D I O E S R O

5 INFORMACIONES DE LA CONTABILIDAD Programa de Desarrollo Sostenible NÚMERO DE DESCRIPCIÓN DEBE Comp. 45 BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS Fecha: 30/01/2001 CUENTA DEBE EFECTIVO EN CAJA COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES CUENTA: MOVILIZACIÓN Programa de Desarrollo Sostenible /9/96 45 a: BANCOS DEBE CUENTA: EFECTIVO EN BANCO DEBE 27/9/96 45 Por: VEHICULOS