El Project Manager y la Gestión del Contrato con el Cliente

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1 El Project Manager y la Gestión del Contrato con el Cliente José Rafael Alcalá Vocal PMI Madrid Responsable Servicios a Socios Francisco Javier Rodríguez Vicepresidente 1º PMI Madrid Reunión mensual de socios PMI Madrid Spain Chapter 28 de febrero de 2012

2 Agenda Ciclo de vida de un proyecto. El contrato con el cliente en PMBOK Guide. El contrato con el cliente en el ciclo de vida de un proyecto. Elementos de un contrato: Aspectos generales. Aceptación. Alcance. Facturación y términos de pago. Precios Cobro. Planificación de pedidos. Garantía. Emisión de pedidos. Aspectos legales. Entregas. Reconocimiento de la venta. Conclusiones.

3 Ciclo de vida de un proyecto Inicio Inicio Planificación Planificación Ejecución Ejecución Seguimiento Seguimiento & Control Control Cierre Cierre Oportunidad de Negocio (business case). Documento de Creación de Proyecto (project charter). Planificación del Proyecto (project plan): Planificación del alcance Planificación de tiempos Planificación de costes Planificación de la calidad Planificación de recursos Planificación de las comunicaciones Planificación de riesgos Planificación de las adquisiciones Verificación de que se han alcanzado los objetivos del proyecto. Lecciones aprendidas. Aceptación del cliente.

4 El contrato con el cliente en PMBOK Guide El PMBOK Guide, únicamente menciona el contrato con el cliente como una de las entradas al proceso de desarrollo del acta de constitución del proyecto (project charter), dentro del grupo de procesos de iniciación y dentro del área de conocimiento de gestión de la integración del proyecto. Fuente: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fourth Edition

5 El contrato con el cliente en el ciclo de vida de un proyecto Oportunidad de Negocio (business case). Inicio Inicio Documento de Creación de Proyecto (project charter). Planificación Planificación Planificación del Proyecto (project plan). Ejecución Ejecución Seguimiento Seguimiento & Control Control Verificación de que se han alcanzado los objetivos del proyecto. Lecciones aprendidas. Aceptación del cliente. Cierre Cierre Desarrollo Desarrollo de de negocio negocio Identificación Identificación oportunidad oportunidad Desarrollo Desarrollo oportunidad oportunidad (sales (sales case) case) Creación Creación de de la la solución solución (bid) (bid) Ganar Ganar la la oportunidad oportunidad (negociación) (negociación) Preparación Preparación entrega entrega Selección del cliente Ir / no ir Ofertar / no ofertar Aprobación / no aprobación Trato / no trato Contrato Comienzo de la entrega

6 Elementos de un contrato Un contrato puede definirse como el mecanismo que describe la conversión de unos productos o servicios por parte de un proveedor (esto es, el alcance desde el punto de vista del contrato), en dinero (u otro medio aceptado de pago) proporcionado por el cliente que paga al proveedor por esos productos o servicios. Es también el lugar en el que se describen los detalles sobre cómo se desarrollará la relación contractual entre el cliente y el proveedor. Los contratos han de ser simples, en el sentido de que deben definir claramente las responsabilidades y obligaciones contractuales de las partes. En la correcta redacción de los términos de un contrato pueden participar diferentes expertos de diferentes departamentos (pre-venta, operaciones, finanzas, logística, ). Sin embargo, por la propia secuencia del ciclo de vida de proyecto, podría darse el caso de que, ni el director de proyecto, ni su equipo (encargados de llevar a cabo el proyecto en la fase de ejecución), hubieran participado en la elaboración del contrato. Si es así, el director de proyecto tendrá que gestionar un proyecto durante la fase de ejecución (esto es, desarrollar un contrato) en el que no estuvo previamente involucrado.

7 Elementos de un contrato: Aspectos Generales (I) El cliente como una de las partes del contrato: Entidad legal. Calificación de riesgo del cliente desde el punto de vista financiero ( va a poder pagar?). El proveedor de productos o servicios como la otra de las partes del contrato: Entidad legal. Relación de la entidad local con la entidad global en el caso de que existan acuerdos de exportación. Capacidad legal para la firma del contrato por las partes.

8 Elementos de un contrato: Aspectos Generales (II) Elementos del contrato en sí: Comienzo del contrato ( existe pago por anticipado?). Duración del contrato. Derecho para añadir, eliminar o modificar productos. Revisión y actualización de precios en el caso de contratos marco. Renovación automática del contrato (e.g., en contratos de soporte o mantenimiento). Lenguaje del contrato. Relaciones con terceros (subcontratación). Depósito de avales (performance bonds): Riesgo de liquidez. Aval de la compañía matriz.

9 Elementos de un contrato: Alcance Descripción de todos los entregables que forman parte del contrato (productos y servicios). Si no está correctamente definido, existe el riesgo de que el cliente pida cosas por las que no está pagando (scope creep). En general, los productos y servicios objeto del contrato deben formar parte de la cartera de productos y servicios del proveedor (portfolio). El criterio de aceptación debe poder derivarse a partir de la descripción detallada del alcance del contrato. Origen de equipos. Cláusulas de exportación. Retirada y puesta en fuera de mantenimiento de equipos. Disponibilidad de repuestos. Planes de evolución o de desarrollo de equipos (product roadmap). Gestión del cambio. Responsabilidad en la retirada de equipos fuera de mantenimiento.

10 Elementos de un contrato: Precios Los precios son la base para el reconocimiento de las ventas. Precios normalmente incluidos como anexo al contrato. Elección de moneda y riesgos cambiarios. Hardware con precio único por configuración. Software con precio separado para sistemas operativos y aplicaciones. Precio de servicios válidos para un país determinado. Descuentos basados en reducción de costes (price erosion). Cláusula de cliente preferente (best customer clause). Descuentos vs. Bonos vs. Ítems gratis.

11 Elementos de un contrato: Planificación de Pedidos Exigencia al cliente de proporcionar una planificación detallada y fiable sobre pedidos (principalmente si los pedidos afectan a equipos que han de ser fabricados). Si no existe esa planificación de pedidos por parte del cliente (o si no es fiable), el proveedor debería estar exonerado del cumplimiento de tiempos de entrega o de penalizaciones por entregas tardías.

12 Elementos de un contrato: Emisión de Pedidos La emisión de pedidos por parte del cliente es clave para el reconocimiento de las ventas asociadas. La emisión de pedidos debería hacer innecesaria (o reducir al mínimo) la necesidad de almacenamiento; a la vez que favorece la aceptación individual. La emisión de pedidos en grandes cantidades debería ser considerada únicamente cuando los entregables no requieran ningún tipo de instalación. Emisión de pedidos compatible con los sistemas informáticos. Tiempos de entrega exigidos por el cliente alineados con los internos de fabricación.

13 Elementos de un contrato: Entregas Clara definición de las responsabilidades, costes y riesgos de cliente y proveedor en las entregas. Propiedad de los entregables (e.g., software propiedad del proveedor, que vende el derecho a utilizarlo). Almacenamiento de equipos. Transferencia del riesgo vs. Transferencia de la propiedad. Cobertura de seguros.

14 Elementos de un contrato: Aceptación Aceptación formal de los productos y servicios entregados. Paso previo a la facturación. Definición del alcance del proceso de aceptación (entregables en unidades o en grupo). Aceptación por separado de servicios, hardware y software. Criterio de aceptación claro, objetivo, medible y especificado en el contrato. Aceptación provisional vs. final. Colaboración del cliente en el proceso de aceptación (aceptación por defecto, deemed acceptance).

15 Elementos de un contrato: Facturación y Términos de Pago Procedimientos de facturación simples y transparentes. Tarea rutinaria dentro de la relación con el cliente que no debería distraer muchos recursos. Pagos por adelantado si el proyecto incurre en costes considerables antes de los hitos de facturación. Facturación vs. Aceptación provisional o final. Facturación por hitos intermedios. Facturación de servicios, hardware y software. Emisión de facturas y fecha de las facturas. Términos de pago. Efectividad de los pagos. Intereses por pago tardío. Posibilidad de transferencia de las cuentas a cobrar. Resolución de disputas relativas a la facturación.

16 Elementos de un contrato: Cobro Aseguramiento del cobro dependiendo de la solvencia del cliente (esencial para el reconocimiento de las ventas). Transferencia a un tercero de las cuentas a cobrar. Financiación del cliente. No aplicación retroactiva de nuevos precios a entregables ya entregados, o facturados pero aún no pagados. Resolución de disputas relativas a pagos pendientes. Suspensión de entregas en caso de no pago por parte del cliente.

17 Elementos de un contrato: Garantía Opción del proveedor de reparar o reemplazar el equipo dañado o defectuoso. Exclusiones: instalación o mantenimiento por parte del cliente, consumibles, utilización más allá de los límites especificados, La garantía no debería cubrir los costes de desmantelamiento o reinstalación. Eliminación de la posibilidad de encadenar garantías, esto es, ítems reparados sujetos a la garantía inicial. En el caso de hardware, evitar garantías ligadas a especificaciones de rendimiento. En el caso de software, proponer un período acotado para eliminación de fallos detectados. Más allá de ese período, referir la garantía de software al acuerdo de mantenimiento.

18 Elementos de un contrato: Aspectos Legales Aspectos legales del contrato (términos y condiciones) Daños consecuentes o indirectos (indirect or consequential damages). Pérdidas asociadas a incumplimiento de contrato (lucro cesante, pérdida de beneficios, de ventas, de datos, de oportunidades, ). Suponen un riesgo incuantificable para el proveedor que debe ser excluido. Penalizaciones (liquidated damages). Si el contrato no incluye una cláusula específica sobre penalizaciones, podrían aplicarse penalizaciones ilimitadas. Recomendación de especificar penalizaciones para alcances determinados y con un límite. Responsabilidad (liability). Limitación de la responsabilidad a daños directos con un límite y exclusión de responsabilidad por daños consecuentes o indirectos. Ley aplicable. Resolución de disputas y arbitraje. Fuerza mayor. Impacto de eventos impredecibles, inevitables y fuera del control de las partes. Suspensión temporal de las obligaciones contractuales. Terminación del contrato: a discreción del cliente o con motivo justificado por cualquiera de las partes.

19 Elementos de un contrato: Reconocimiento de la Venta Reconocimiento de la venta Aspectos legales del contrato (términos y condiciones) Reconocimiento de la venta desde el punto de vista contable. Proceso de reconocimiento de venta independiente de la facturación. Los métodos de reconocimiento de ventas permiten que las ventas se reconozcan como tales en los estados financieros de una compañía cuando (a) se han realizado (o son realizables) y (b) cuando las entregas han tenido lugar (o los servicios han sido prestados): Una venta se ha realizado o es realizable cuando el vendedor recibe efectivo (cash), o un activo que se puede convertir en efectivo, a cambio de los bienes o servicios que ha proporcionado. Una entrega ha tenido lugar o los servicios del vendedor han sido prestados cuando las obligaciones contractuales hacia el cliente han sido satisfechas por el vendedor.

20 Elementos de un contrato: Reconocimiento de la Venta Reconocimiento de la venta Aspectos legales del contrato (términos y condiciones) De acuerdo con las normas de contabilidad norteamericanas (US GAAP, Generally Accepted Accounting Principles), los ingresos (ventas) se han realizado (o son realizables) cuando se cumplen los siguientes criterios: 1. Evidencia fehaciente de la existencia de un acuerdo entre las partes: Normalmente, a través de contratos, pedidos, órdenes de compra, 2. Entregas han tenido lugar, o los servicios han sido prestados: El criterio para determinar que la entrega ha tenido lugar dependerá de si el contrato es por venta de producto, prestación de servicios, construcción, propiedad intelectual, 3. Existe un precio de venta fijo o determinable: Existen factores que pueden determinar que los precios sean variables y que pueden depender del cliente, del vendedor, de terceros, de índices externos, 4. El cobro del precio de venta debe estar razonablemente asegurado. Si este proceso no se puede asegurar razonablemente, el reconocimiento de la venta se deberá retrasar hasta que el cobro del precio de venta haya tenido lugar o sea más probable.

21 Elementos de un contrato Reconocimiento de la venta Aspectos legales del contrato (términos y condiciones)

22 Conclusiones Un contrato puede definirse como el mecanismo que describe la conversión de unos productos o servicios por parte de un proveedor (esto es, el alcance desde el punto de vista del contrato), en dinero (u otro medio aceptado de pago) proporcionado por el cliente que paga al proveedor por esos productos o servicios. En casos de contratos con clientes externos, puede darse el caso de que el director de proyecto tenga que gestionar un proyecto durante la fase de ejecución del mismo (esto es, desarrollar un contrato) en el que no estuvo previamente involucrado. Aunque el director de proyecto no estuviera involucrado en la fase de preventa de un contrato con un cliente externo, no sólo el alcance del proyecto, sino también otros aspectos descritos en el contrato afectarán a la planificación y a la ejecución del proyecto. En ese caso, se hace necesario un proceso de transferencia claro en el que el equipo que participó en la negociación y firma del contrato traspase esa información al equipo encargado de la ejecución del proyecto (o lo que es lo mismo, del desarrollo del contrato).

23 El Project Manager y la Gestión del Contrato con el Cliente José Rafael Alcalá Vocal PMI Madrid Responsable Servicios a Socios Francisco Javier Rodríguez Vicepresidente 1º PMI Madrid Reunión mensual de socios PMI Madrid Spain Chapter 28 de febrero de 2012

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