Guía de conversión SEPA Enero 2014

Transcripción

1 25 AÑOS AL LADO DE LAS ENTIDADES SUPORT ASSOCIATIU Guía de conversión SEPA Enero 2014

2 Índex 1.- Què és la SEPA? Conversió de dades al programa Nous motius de devolució d efectes Document d avís de canvi de domiciliació Impressió del mandat de càrrecs directes 11 2

3 1.- Qué es la SEPA? La SEPA, zona única de pagos en euros, es el área en la que ciudadanos, empresas, entidades y otros agentes económicos podrán realizar y recibir pagos en euros en Europa, en las mismas condiciones y con los mismos derechos y obligaciones. La SEPA comprende todo el ámbito de la Unión Europea (UE) más Islandia, Liechtenstein, Noruega, Suiza y Mónaco. El Reglamento 260/2012 fija el 1 de febrero de 2014 como su fecha de entrada en vigor y, por tanto, como la fecha máxima para que los instrumentos de pago de cada estado sean sustituidos por los instrumentos SEPA. Los instrumentos de pago afectados por la SEPA son: Transferencias: incluyen pagos puntuales, masivos, de nóminas y otros. Cargos directos (recibos domiciliados). Pagos con tarjetas de crédito o débito. En cuanto a los recibos domiciliados, hasta el 1 de febrero de 2014 se podrán usar indistintamente la antigua norma 19 o bien las nuevas normas y (SEPA). A partir del 1 de febrero, sólo se podrán usar las normas SEPA. Los programas de Suport Associatiu incluyen, a partir de las versiones XD, las opciones necesarias para realizar cargos directos en archivo electrónico utilizando la codificación internacional BIC e IBAN para identificar los bancos, agencias y números de cuenta, que exige la SEPA. En esta guía, veremos los pasos a seguir para adecuar los datos que actualmente tenemos en el programa a la nueva normativa SEPA. Principales pasos para la actualización a SEPA Ejecutar el proceso de conversión de CCC a BIC y IBAN. Revisar el listado de errores. Actualizar BIC y IBAN de los bancos de la entidad. Para las nuevas altas, obtener el mandato. 3

4 2.- Conversión de datos en el programa Entidades bancarias per domiciliaciones La tabla Entidades bancarias es la que contiene los números de cuenta del banco o bancos con los que trabaja la entidad. En Archivo / Tablas de facturación / Entidades bancarias para domiciliaciones tenemos los números de cuenta de ingreso de nuestra entidad para las domiciliaciones. Si hemos de dar de alta una nueva entidad bancaria, deberemos introducir obligatoriamente: El nombre, NIF, sufijo del presentador. El nombre, NIF, sufijo del ordenante (normalmente, coincide con el presentador). Los datos de país (se dejan en blanco si es España=. Norma Cal que indiquem quina norma volem que el programa ens proposi per defecte a l hora de generar les remeses en suport magnètic: fina l 1 de febrer, encara podrem posar-hi la 19 però a partir de l entrada en vigor de la SEPA caldrà posar-hi 1914 i 1915 (segons el contracte que l entitat tingui amb el seu banc). Formato En Formato se propondrá automáticamente XML (formato que será obligatorio a partir de 2016). No obstante, si el banco con el que la entidad trabaja todavía no soporta este formato, también se podrá introducir TXT. Después de informar el formato, simplemente haremos INTRO y el programa calculará automáticamente el BIC y el IBAN. 4

5 2.2.- Proceso para calcular los códigos BIC e IBAN de los socios El programa permite calcular los códigos BIC e IBAN los socios a partir de los números de cuenta que ya figuren en sus fichas. Para hacer la conversión, hay que ir a Procesos / Procesos por cambio de versión / Llenar BIC e IBAN a partir de CCC. Se recomienda marcar las dos primeras opciones. El proceso hará: Llenar autorización por defecto: marcará la ficha del socio que la entidad ha recibido autorización firmada para domiciliar los recibos. Si no se conoce la fecha de la autorización, indicaremos (fecha consensuada a nivel interbancario español para identificar los recibos procedentes de una relación anterior a la migración a SEPA). El programa, por tanto, da por supuesto que el entidad dispone de las autorizaciones de sus socios para domiciliarlos recibidos. Marcar como seleccionados marcará las fichas de aquellos socios en que se detecte un error a fin de permitir posteriormente su impresión y exportación a Excel. Ejecutar también a Socios de Baja: se recomienda no hacerlo, dado que puede haber números de cuenta muy antiguos y generar trabajo extra de gestión. Cuando aceptamos, el programa calculará el BIC e IBAN de cada socio a partir de su número de cuenta. Tras pulsar Aceptar, se abrirá la ventana de emisión de listados donde podremos hacer una Vista Preliminar o imprimir el listado que nos devolverá el programa 5

6 Si el programa detecta algún dato bancario erróneo, lo mostrará en el listado. Por ejemplo: Habrá que vamos a la ficha de cada socio a arreglar los datos bancarios erróneos. En la columna Concepto, el programa nos informa sobre el tipo de error. Por ejemplo: "Código de banco inexistente: 2423": esto significa que el código 2123 de la Caja del Penedès ya no existe en la nueva codificación BIC y que el socio debería tener los nuevos datos de domiciliación correspondientes a la entidad que la ha absorbida (en este ejemplo, el Banco de Sabadell). Una vez resueltos todas las incidencias, podremos volver a ejecutar este proceso, hasta que no nos devuelva ningún error Cómo exportar el listado de errores a Excel El listado de errores sólo se puede imprimir pero el programa marca todos los socios que presentan algún error con una X en la columna "Seleccionado". De este modo, en el listado general de socios, podremos usar los filtros para visualizar únicamente los socios que tienen un error en los datos bancarios: 6

7 Una vez hecho el filtro, podemos pulsar el botón imprimir y marcar las opciones "Crear archivo de exportación" y "Llamar a Excel" para enviar el listado a una hoja de Excel: 7

8 3.- Nuevos motivos de devolución de efectos En la opción Archivo / Tablas de facturación / Motivos de devoluciones encontraremos el listado de motivos de devolución correspondientes a las normas 19, 32, 58 y los cargos que queremos aplicar cuando se produzca una devolución. Pulsando el botón de alta, podremos añadir los nuevos códigos de devolución de SEPA (de 4 caracteres). 4.- Documento de aviso Crear el documento de aviso El programa incluye un documento de Word que permite crear cartas o mails a los socios a los que, en el proceso de conversión, se haya detectado que tienen números de cuenta antiguos, para poder pedirles la confirmación de sus datos de domiciliación. Después de haber ejecutado el proceso de cálculo de los códigos BIC e IBAN, podremos crear este documento siguiendo los siguientes pasos: Ir a Socios / Correspondencia / Grabar socios seleccionados. Acceder a la carta yendo a Socios / Correspondencia / Impresión de cartas. Se abrirá la ventana para conectar con el Word. A Carta deberá indicar la ruta donde están alojadas las cartas de muestra, que es la carpeta SOPORTE / WSOCIOS (o la que 8

9 hayamos indicado como el directorio del programa en el momento de hacer la instalación). Cuando elegimos el documento y aceptamos, el programa mostrará una ventana donde se indicará "Actualizando datos..." ya la vez abrirá un modelo de carta. Consideraciones sobre el modelo de carta: La carta contiene un texto que podemos modificar y los campos combinados que enlazan con el programa de socios. En la siguiente imagen vemos en rojo los campos combinados. 9

10 Hay que tener en cuenta que, si hacemos cambios sobre el texto de la carta, es muy importante guardar el nuevo modelo de carta en una ubicación distinta a la carpeta SUPORT dado que, en la próxima actualización, el modelo modificado quedaría sustituido de nuevo por el modelo estándar. Si se quiere añadir algún dato más de los socios, puede desplegar "Insertar campo combinado" en Word y elegir el dato que se quiera añadir: Pulsando "Vista previa de Resultados" podremos ver cómo quedará la carta con los datos reales de cada socio una vez ejecutamos la combinación. Finalmente, pulsando Finalizar y Combinar, podremos imprimir o enviar por mail las comunicaciones. 10

11 5.- Impresión del mandato Crear el documento Para generar el documento de autorización de un socio concreto, es necesario que nos situamos sobre su registro en el listado general de socios y pulsamos el botón SEPA (situado en el extremo derecho de la pantalla): Como en el caso anterior, buscaremos la carpeta donde está instalado el programa, es decir, SUPORT/WSOCIOS (o la que hayamos indicado como el directorio del programa en el momento de hacer la instalación). El documento contiene el texto de la autorización y toma algunos datos de la tabla Entidades bancarias para Domiciliaciones (que se encuentra en Archivo / Tablas de facturación) así como del cliente sobre el que estamos situados. Por ejemplo: Referencia del mandato del socio. "ES" + dígitos de control + Sufijo Cuenta + NIF configuración. NIF de Datos de la entidad bancaria. Nombre de de Datos de la entidad bancaria. 11

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