FACULTAD DE INGENIERIA EN ELECTRICIDAD Y COMPUTACION SISTEMA NEMESIS MANEJADOR DE TRABAJOS COLABORATIVOS

Transcripción

1 FACULTAD DE INGENIERIA EN ELECTRICIDAD Y COMPUTACION MANEJADOR DE TRABAJOS COLABORATIVOS MANUAL DE USUARIO

2 Tabla de contenido 1. Acceso al Sistema Pantalla Inicio Proyectos... 5 a) Menú de Accesos Directos... 7 b) Proyecto... 7 c) Registro de Actividad... 8 d) Actividad Hitos Sub Proyectos Mensajes a) Crear un Mensaje Archivos Usuarios Colaboradores del Proyecto a) Usuarios b) Perfil del Usuario Registro de Actividades Comunicación Instantánea Glosario

3 Ilustración 1 Acceso al Sistema... 3 Ilustración 2 Pantalla de Inicio... 4 Ilustración 3 Proyectos... 5 Ilustración 4 - Pantalla del Proyecto... 6 Ilustración 5 - Menú de Tareas del Proyecto... 7 Ilustración 6 - Descripción del Proyecto... 7 Ilustración 7 - Registro de Actividades... 8 Ilustración 8 - Actividad... 8 Ilustración 9 - Hitos... 9 Ilustración 10 - Sub-Proyecto Ilustración 11 - Tareas del Sub-Proyecto Ilustración 12 - Buzón de Mensajes Ilustración 13 Mensaje Ilustración 14 - Crear Mensaje Ilustración 15 - Archivos del Proyecto Ilustración 16 - Colaboradores del Proyecto Ilustración 17 - Perfil del Usuario Ilustración 18 - Editar Perfil de Usuario Ilustración 19 - Menú Principal Ilustración 20 - Registro de Actividades Ilustración 21 - Usuarios Conectados Ilustración 22 - Chat con Otro Usuario

4 Manual para Usuarios FIEC El sistema NEMESIS permite administrar actividades de un proyecto del cual tenemos las siguientes acciones: Cargar archivos Buzón de mensajes Crear lista de tareas y tareas Asignar responsables de realizar tareas Chat El sistema permitirá administrar fácilmente actividades, reuniones, fechas de entrega de productos, etc. en un entorno virtual colaborativo. Además con los módulos de mensajes y de chat permitirán mantener comunicación con los miembros del proyecto, compartir experiencias, detectar problemas, analizar posibles escenarios, compartir soluciones, etc. Cabe mencionar que al final del mismo se ha incorporado un glosario para Consulta. Por las ventajas mencionadas, se ha considerado que esta plataforma será de gran utilidad y apoyo para el desarrollo de los Proyectos. Este manual pretende ser un apoyo para el uso de esta plataforma. A continuación le presentamos información para su manejo. 1. Acceso al Sistema Ingrese en la barra de direcciones del navegador web la siguiente dirección esto nos llevará a la página de acceso donde se le pedirá ingresar su usuario y contraseña. Una vez que lo ha escrito dar clic en Ingresar. (Ver ilustración 1). El sistema permite a todos los usuarios FIEC tener acceso, utilizando su respectiva credencial de FIEC. USUARIO CONTRASEÑA Ilustración 1 Acceso al Sistema 3

5 2. Pantalla Inicio Una vez que ha ingresado a la plataforma, se mostrará la pantalla de Inicio, donde encontrará el proyecto o proyectos en los que está colaborando, las tareas de las cuales es responsable, los hitos programados, así como los miembros de su equipo de trabajo que se encuentra en línea y su buzón de mensajes. (Ver Ilustración 2) PROYECTOS DEL USUARIO BUSQUEDA USUARIOS CONECTADOS CALENDARIO DE ACTIVIDADES Ilustración 2 Pantalla de Inicio Adicionalmente, se cuenta con: - un calendario, - opción para chatear con los miembros asociados con mi proyecto que se encuentran en línea y; - un buscador A continuación revisará cada uno de los componentes de Inicio, iniciando con el menú de Proyectos. 4

6 3. Proyectos La administración del proyecto es responsabilidad del líder que se ha designado para este fin. En la sección de Proyectos únicamente podrá observar a los que Ud. este involucrado. Por ejemplo, en la Ilustración 3, se puede ver el listado de proyectos al que el usuario está asignado. Existen dos tipos de proyectos los que aún están en desarrollo y aquellos que ya se han concluido. Ilustración 3 Proyectos 5

7 Para ver los detalles de su proyecto debe de dar clic sobre el nombre, esto desplegará una ventana con las opciones de gestión del proyecto, tal como se muestra en la Ilustración 4. Menú de Accesos Directos Calendario de Actividades Hitos y Tareas del Proyecto Registro de Actividades Actividades Asignadas al Proyecto Ilustración 4 - Pantalla del Proyecto Presentamos cada elemento del tablero de un proyecto a continuación: 6

8 a) Menú de Accesos Directos Para ver los detalles de su proyecto debe dar clic sobre el nombre, esto desplegará una ventana con las opciones de gestión del proyecto, tal como se muestra en la Ilustración 5. Sub-proyectos Mensajes Miembros del Proyecto Ilustración 5 - Menú de Tareas del Proyecto Proyectos Archivos Actividades del Proyecto Hitos b) Proyecto Al dar clic sobre el nombre del proyecto se despliegan detalles como descripción, días que faltan para concluir y el estado del mismo. (Ver Ilustración 6). Avance del Proyecto Ilustración 6 - Descripción del Proyecto 7

9 c) Registro de Actividad Le permite dar seguimiento al tiempo empleado para realizar una tarea. Para crear una marca de tiempo, se debe ingresar hora de comienzo y término, comentario y tarea a la que pertenece. Esto permite al Administrador de la plataforma conoce las cargas de trabajo de cada integrante de cada proyecto. (Ilustración 7) d) Actividad Ilustración 7 - Registro de Actividades Muestra las actividades relacionadas con el Proyecto y el responsable de realizarla. Además, cada actividad muestra los detalles de edición, es decir, si fue añadido, editado, eliminado, etc. así como la hora en que se realizó dicha acción. (Ver Ilustración 8) Usuario Responsable Listado de Actividades Ilustración 8 - Actividad 8

10 4. Hitos Un hito es un evento para el cual se requiere una serie de pasos o actividades para lograrlo. Para crearlo, se debe considerar en primer lugar, qué evento queremos realizar, en segundo, las actividades que se requieren para lograrlo y por último en qué tiempo debe estar concluido. Vamos a suponer que deseamos crear un Hito, denominado Reunión de trabajo y que para éste se requieren como actividades: proponer fecha de realización, definir el espacio de la reunión, elaborar la orden del día, convocar a los asistentes, preparar el salón de juntas, preparar materiales, realizar la junta y como último paso, elaborar la minuta de la reunión. Ésta última actividad sería el producto a entregar como resultado del hito. Los pasos para realizarlo en el sistema son: 1. Ingresar al proyecto al que pertenece el hito 2. Posteriormente ir a la sección de hitos 3. Seleccionar la opción de añadir hito 4. Capturar la información relacionada con el hito: 4.1 Nombre, 4.2 Descripción y, 4.3 Fecha en la que vence 5. Añadir Hito (Ver Ilustración 9). Nuevo Hito Ilustración 9 - Hitos Hitos Alcanzados 9

11 5. Sub Proyectos Continuemos revisando los elementos que aparecen en el Inicio, ya hemos visto a detalle la sección Proyectos, ahora revisaremos la sección Sub-Proyectos la cual se muestra siempre y cuando el líder de proyecto ya te haya asignado como responsable de realizarla una tarea. La ilustración 10, muestra el nombre de la tarea, el proyecto al que pertenece y los días que quedan para realizar la actividad. Cuando ya se ha terminado el tiempo programado y aún no se marca como realizado, el contador se aparecerá en rojo y con números negativos. Ilustración 10 - Sub-Proyecto Al dar clic sobre el nombre del Sub-proyecto, se abre la página con los detalles, como se muestra en la Ilustración 11. Cada una de las tareas que tiene posee el sub-proyecto. 10 Ilustración 11 - Tareas del Sub-Proyecto

12 Las tareas son el corazón de un proyecto, son los trabajos, acciones, procesos, etc. necesarios para lograr un Hito o bien el desarrollo de un proyecto. En este sistema primero debemos crear la Lista de Tarea (tantas como sean necesarias) y posteriormente las tareas que formarán parte de ella (tantas como sean necesarias). 6. Mensajes En este buzón de mensajes podremos revisar lo que nos han enviado los integrantes del equipo. (Ver Ilustración 12). Ilustración 12 - Buzón de Mensajes Para leer el contenido del mensaje basta con dar clic sobre el nombre del mensaje, ver ilustración 13. Ilustración 13 Mensaje En dicha figura, se observa quién envía el mensaje, el contenido, la fecha, etiquetas, el hito al que pertenece y si algún otro usuario ha dado respuesta. 11

13 a) Crear un Mensaje Para poder enviar un mensaje debemos llenar los siguientes campos, así como elegir a quienes va dirigido el mensaje. (Ver Ilustración 14) Titulo del Mensaje Adjuntar Archivos Colaboradores Ilustración 14 - Crear Mensaje 12

14 7. Archivos En esta sección, podemos encontrar los diferentes archivos que cada uno de los colaboradores ha subido al proyecto. (Ver Ilustración 15) Ilustración 15 - Archivos del Proyecto 8. Usuarios Colaboradores del Proyecto Lo primero que debe hacer el Administrador o Líder de proyecto es dar de alta a los colaboradores, esto permitirá que al momento de crear un hito o una actividad se le pueda asociar un responsable para realizarla. a) Usuarios Para conocer qué miembros se han dado de alta en el sistema deberás seleccionar el proyecto (recordar que se encuentran en el Inicio, posteriormente dar clic en el ícono de Usuario que se encuentra en el menú de acceso directo. (Ver ilustración 16). Usuarios del Proyecto Ilustración 16 - Colaboradores del Proyecto 13

15 b) Perfil del Usuario Si deseas conocer los datos básicos de nuestra cuenta o de algún otro miembro, debes dar clic sobre el nombre, abrirá la pantalla con el Perfil del usuario, en esta pantalla se puede editar la información para actualizar los datos, como se muestra en la Ilustración 17: Ilustración 17 - Perfil del Usuario Recuerda que: Solo tienes acceso al proyecto que se te fue designado. Podrás comunicarte mediante chat, con cualquiera que esté en la plataforma. Ilustración 18 - Editar Perfil de Usuario 14

16 En ésta pantalla podemos modificar y actualizar la información del contacto es decir: Nombre: con el que se identifica al usuario Dirección: Pueden registrar su domicilio particular o de trabajo 2. Dirección: Pueden registrar su domicilio particular o de trabajo Estado: de residencia País: de residencia Idioma: en el que desean ver la información del sistema Código Postal: correspondiente a su dirección Sexo: femenino o masculino URL: si tienen alguna página electrónica Una vez que han actualizada los datos, deben dar clic en el botón Enviar y se guardará la nueva información o bien la reemplazará según sea el caso. Otra opción para Editar nuestra cuenta es dar clic en el menú Mi cuenta que aparece en la parte superior derecha de la pantalla y nos llevará a las pantallas que se explicaron (figuras 17 y 18). Inicio Salir Ilustración 19 - Menú Principal Mi Cuenta 9. Registro de Actividades Ilustración 20 - Registro de Actividades 15

17 En el registro de actividades podemos definir ciertas actividades que deban cumplirse en el avance respectivo del proyecto, así como ver las actividades que ha tenido el proyecto. 10. Comunicación Instantánea Cuando algún miembro de mi proyecto o el administrador del sitio se encuentran conectado al mismo tiempo, aparecerá un icono de activo. Esto es indicador de que se puede establecer contacto. Clic Aquí para Chatear Ilustración 21 - Usuarios Conectados Lo que se debe hacer es dar clic sobre el ícono de chat que aparece a la derecha del usuario que se desee contactar (ver figura 21) y se abrirá una ventana emergente (ver figura 22). Usuario para enviar el mensaje Texto para Enviar Datos Ilustración 22 - Chat con Otro Usuario Es necesario que el navegador de internet que utilizan, tenga activa la función de permitir ventanas emergentes. 16

18 Glosario Archivo: documento anexo relacionado con el proyecto a desarrollar. Puede ser con la extensión pdf, ppt, doc y txt. Chat: comunicación escrita a través de internet entre dos o más personas que se realiza instantáneamente. Gestión de proyectos: es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto Hito: eventos que requieren desagregarse en una serie de actividades para lograrse y que por lo general culminan en la entrega de algún producto o insumo para otro hito u otras actividades Ical: es una aplicación de calendario personal, almacena seguimiento de eventos y citas, permite múltiples vistas de calendario (como calendarios "domésticos", de "oficina" y "para niños") para identificar rápidamente conflictos de horarios y tiempo libre. Mensaje: texto breve que se envía a un miembro del equipo de trabajo. Miembro: persona asociada a un proyecto determinado. Proyecto: conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado. RSS: es un formato basado en XML que permite encontrar aquella información que mejor se adapta a lo que el usuario desea, pero también ofrecerla de forma rápida y actualizada. Los archivos RSS son un nuevo método para obtener y ofrecer información gracias a que contienen metadatos sobre las fuentes de información. Es decir, se puede sincronizar una página con el correo electrónico para saber en qué momento se ha modificado la información. Tarea: actividades específicas a realizar dentro de un proyecto por un miembro. Usuario: persona que tiene un conjunto de permisos y de recursos (o dispositivos) a los que puede tener acceso. XML: es un lenguaje de marcado extensible estricto de gran utilidad en el intercambio de datos, ya que permite describirlos sin mostrarlos al usuario, pero siendo a su vez legibles a través de diversas aplicaciones (navegadores, bases de datos, etc.) 17