ACTA No FECHA: 11 de noviembre de Dr. Eduardo Rodríguez Garzón

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1 1 de 6 No. 001 REUNIÓN PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD LUGAR: Programa Gobierno En Línea FECHA: 11 de noviembre de 2008 Hora de Inicio: 8:00 p.m. Hora Final: 10:00 a.m. PRESENCIAL: X 1. ASISTENTES A LA REUNIÓN: PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA Dr. Eduardo Rodríguez Garzón INTERVENTORIA Ing. Luis Camilo Jiménez- Interventor Junior Contrato Rocío Méndez, Coordinadora general Diana Porto, Coordinadora servicio al ciudadano 2. AGENDA: 1. Presentación eventos de socialización de la Estrategia Gobierno En Línea Territorial. 2. Presentación Aula Virtual 3. Presentación Primer Informe Interinstitucional 3.1 Avance Adición 3.2 Encuestas aplicadas a la ciudadanía 3.3 Avance actualización Sitios web 4 Presentación Análisis Planes de acción 3. TEMAS TRATADOS 1. Presentación eventos de socialización de la Estrategia Gobierno En Línea Territorial. Rocío Méndez, Coordinadora General, presenta los eventos de socialización de la Estrategia Gobierno En Línea Territorial de los municipios beneficiados, se presentan evidencias como: Pancartas publicitarias donde se socializan los dominios de los sitios web, ejemplo:

2 2 de 6 Afiches Carteleras Socialización de la Estrategia en Colegios Socialización con los grupos juveniles y Entidades de los municipios como la Policía y el ejército. Eventos públicos Video de socialización e intervención de los integrantes del Comité GEL-T del municipio de Palocabildo. El Dr. Francisco Camargo solicita para el final la entrega de todas las evidencias de socialización. 2. Presentación Aula Virtual Yimy Jaramillo, Director Aula virtual, presenta el avance del Aula virtual donde explica las modificaciones y restructuración de la herramienta: El Aula virtual maneja tres esquemas: Capacitación, Control de la Información y Manejo de la Información. Los usuarios para la interventoria, Programa Gobierno En Línea y La Unión Temporal, podrán revisar y ver los informes estadísticos del total de usuarios creados en el Aula, del ingreso a la herramienta y las evaluaciones presentadas y aprobadas. Los Servidores Públicos en formación podrán ingresar por regiones y presentar las evaluaciones por momento: Sensibilización, Capacitación y profundización y Sostenibilidad y Socialización. Se muestra video instructivo de ingreso a la Plataforma y evaluaciones del Aula virtual. Se informa que este video estará disponible en el Aula, adicionalmente los funcionarios podrán descargar instructivos y material de apoyo para la implementación de la Estrategia. Interviene el Dr. Francisco Camargo, quien pregunta para cuándo va a estar lista y actualizada la presentación de informes en el Aula, ante la pregunta Yimy Jaramillo responde que para la próxima semana ya podrán ver todas las estadísticas de ingreso de usuarios y realización de evaluación de los mismos. Corregir ortografía en el Aula virtual. 3. Presentación Primer Informe Interinstitucional 3.1 Avance Adición Rocío Méndez Coordinadora General presenta el avance 395 municipios visitados de los cuales 336 tienen acta de inicio. 274 Comités GEL-T, de los cuales 166 son conformados, 76 reactivados, 32

3 3 de 6 fortalecidos. Esto representa el 69,37% del objetivo participantes en los Comités GEL-T, de los cuales, son del equipo de Gobierno, 154 Alcaldes, 261 Concejales y 649 miembros de la Comunidad. Al corte del presente informe se han recibido 231 Actos Administrativos de conformación de Comités GEL-T, de los cuales hay 22 acuerdos, 30 Decretos, 179 Resoluciones y 180 están publicados. Se tienen 249 planes de acción, de los cuales 212 están publicados, lo que representa el 63,04% del objetivo. 561 usuarios PUC en 389 municipios lo que representa el 98,48% respecto a los 395 municipios objetivo. Los 561 usuarios de del PUC, 273 municipios tienen un solo usuario, 116 municipios con más de un usuario y 6 municipios sin usuarios. Se informa que a la fecha de corte se tienen levantadas 674 hojas de vida de trámites de 195 municipios lo que representa 49,37% respecto a los 395 municipios objetivo. Según el reporte del PEC hay 601 trámites diligenciados, de los cuales 304 están en estado por aprobar, 152 en edición, 113 en corrección, 3 en actualización, 1 desactualizados y 28 publicados. Se recibieron 188 hojas de vida de servicios de 97 municipios lo que representa el 24,56% respecto a los 395 municipios objetivo. Se informa que se han realizado horas, con respecto a del total de horas del proceso de acompañamiento y capacitación de la Estrategia Gobierno En línea, lo que representa el 66,15%. Para el primer momento de Sensibilización se han realizado 5.376, de 6.320, lo que representa de 85,06% Para el momento de Capacitación y Profundización se han realizado , con respecto a la meta de , lo que representa el 65,63% Para el momento de Sostenibilidad y socialización se han realizado , con respecto a la meta de , lo que representa el 62,41% 218 Alcaldías están utilizando el correo institucional de la Alcaldía, 45 usan el correo del Concejo y 44 correo contáctenos. 15 Alcaldías están utilizando los tres correos institucionales, 48 alcaldías están utilizando dos correos y 167 alcaldías están utilizando un solo correo. 3.2 Encuestas aplicadas a la ciudadanía

4 4 de 6 Se informa los resultados de las encuestas aplicadas a la ciudadanía en 120 municipios. La Dra. Claudia Jaramillo, Gerente del Convenio, solicita retroalimentar a cada municipio el análisis obtenido en las respuestas de las encuestas aplicadas a la ciudadanía. Publicar la información de las respuestas en el Aula Virtual. Se informa que el Delegado socializa la existencia del sitio web, al ciudadano que no lo conoce. 3.3 Avance actualización Sitios web Se presenta el avance en porcentaje de actualización de los sitios: 27.09% están en color verde, 107 municipios con el sitio web con más del 70% actualizado en amarillo, 48 municipios entre el 50 y 69.9 % 60.76% en rojo, 240 municipios por debajo del 50% Se muestra la gráfica de calificación de la actualización de los sitios, pero se solicita modificar la gráfica de tal forma que se más clara. El Dr. Francisco autoriza enviar a los correos institucionales el reporte del avance de la actualización de los sitios. Enviar oficios de felicitación a los mejores municipios en la actualización. Enviar Ranking de actualización a los correos institucionales: verde del 81 al 100%, amarillo del 51 al 80% y rojo del 0% al 50%. 4. Presentación Análisis Planes de acción Se han recibido 249 planes de acción, de los cuales están en 246 están ejecución 212 están publicados en los sitios web y 14 están bajo acto administrativo. Los 249 Planes de acción han recibido una calificación de puntos, de acuerdo a la estructura de los marcos estratégicos, operativos, de acción y de acuerdo a la continuidad a la innovación. 26 Planes de acción están dentro del rango de 30 a 35 puntos. 98 planes de acción están dentro del rango de 36 a 40 puntos 93 planes de acción están dentro del rango de 41 a 45 puntos 32 planes de acción están dentro del rango de 45 a 50 puntos. Además se informa que se han identificado 6 tendencias dentro de la estructura de los planes de acción: Actualizar el sitio web, participación y capacitación a la comunidad, relaciones con los aliados estratégicos, comunicación y uso del sitio, calidad. 169 planes de acción tienen establecido dentro del documento la tendencia de

5 5 de 6 Actualizar el sitio. 158 planes de acción establecieron dentro del documento mayor participación y capacitación a la comunidad. 62 planes de acción establecieron dentro del documento relaciones con aliados estratégicos del documento. 99 planes establecieron comunicar a la comunidad el uso y la existencia del sitio web. 74 planes establecieron realizar seguimiento y control a la ejecución del plan de acción. 30 planes de acción incluyeron dentro del documento indicadores de calidad y el MECI. Finalmente se informa que las Alianzas Estratégicas más frecuentes en la vinculación de la ejecución de los planes de acción, son las Juntas de Acción Comunal y las Organizaciones de base. Se solicita para el próximo informe presentar el desagregado de las organizaciones de base. 4. COMPROMISOS ADQUIRIDOS Actividad Responsable Fecha Enviar los 11 de noviembre resultados de las Encuestas a los correos institucionales. Enviar a 11 de noviembre los correos institucionales el Ranking de actualización de los sitios web. Cruce de la actualización de los sitios web con acta de finalización. 10 de noviembre

6 6 de 6 Corregir la presentación enviar a FONADE, Programa Gobierno En Línea. Enviar acta a FONADE, Programa Gobierno en línea. Aula virtual 10 de noviembre 10 de noviembre = Unión Temporal AdC= Agenda de Conectividad Int = Interventoria de PROES 5. OBSERVACIONES Ninguna 6. FIRMAS Por Agenda de Conectividad Doctor Francisco Camargo Por la Interventoria Sandra Ximena Caicedo Por la Unión Temporal Rocio Méndez

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