INVITACIÓN A LICITAR PNUD/IAL-140/2015

Transcripción

1 INVITACIÓN A LICITAR PNUD/IAL-140/2015 Contratación del Servicio de Catering REUNION INFORMATIVA 03 DE JUNIO, 2015

2 DATOS IMPORTANTES Inicio del Contrato: Julio 2015 Plazo de Ejecución del Servicio: 3 años, con renovaciones anuales en base a evaluación de desempeño. Quiénes pueden participar?: Personas jurídicas o naturales con negocio. Habilitación del Licitante (condiciones con las que debe cumplir): Capacidad legal para contratar con el PNUD Solvencia Económica y Financiera Cumplimiento con lo establecido en el documento de la IAL

3 La presente IaL está compuesta de los siguientes documentos: Sección 1 - Carta de invitación Sección 2 - Instrucciones a los Licitantes (que incluyen la Hoja de Datos) Sección 3 - Lista de Requisitos y Términos de Referencia Sección 4 - Formulario de Presentación de la Oferta Sección 5 - Documentos que avalan la elegibilidad y las calificaciones del Licitante Sección 6 - Formulario de Oferta Técnica Sección 7 - Formulario de Oferta Financiera Sección 8 - Formulario para Consultas y Pedido de Aclaraciones Sección 9 - Modelo de Contrato de Servicios Profesionales Acuerdo a Largo Plazo, incluido términos y condiciones generales

4 CALENDARIO DEL PROCESO Puesta a disposición de bases: Lunes 01 de junio de 2015 Charla informativa: Recepción de consultas: Absolución de consultas: Recepción de ofertas: Miércoles 3 de junio de 2015 (12:00 pm en las oficinas del PNUD) Viernes 05 de junio de 2015 (por vía electrónica) Martes 09 de junio de 2015 (publicación vía web) Hasta las 14:30 horas (sin tolerancia) del lunes 15 de junio de 2015 (en sobre cerrado)

5 DATOS DE CONTACTO Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) Centro de Servicios - PNUD Complejo Javier Pérez de Cuellar. Av. Pérez Aranibar 750, Magdalena del Mar, Lima 17 Perú Dirección electrónica dedicada a este fin: adquisiciones.pe@undp.org

6 Sección 2. Instrucciones a los Licitantes A. ASPECTOS GENERALES Conocimiento del Documento Base: Es responsabilidad del licitante cumplir con todo lo establecido en el Documento Base de la IAL. El PNUD mantiene una política de tolerancia cero ante las prácticas prohibidas, entre otras el fraude, la corrupción, la colusión, las prácticas contrarias a la ética y la obstrucción. Conflicto de Interés: Todo Licitante de quien se demuestre que tiene un conflicto de intereses será descalificado. Los supuestos de conflicto de interés se podrán encontrar en la Sección 2: Instrucciones a los Proponentes Ítem A Aspectos Generales, punto 5.

7 Sección 2. instrucciones a los licitantes B. CONTENIDO DE LA OFERTA Los Licitantes deberán completar, firmar y presentar los siguientes documentos: Carta de acompañamiento al Formulario de Presentación de la Oferta (véase IaL, Sección 4); Documentos que avalan la elegibilidad y calificaciones del Licitante (véase IaL, Sección 5); Oferta Técnica (véase el formulario indicado en la IaL, Sección 6); Oferta Financiera (véase el formulario indicado en la IaL Sección 7); Anexos o apéndices a la Oferta (incluidos los que se especifican en la Hoja de Datos Aclaraciones: pueden emitirse como resultado de consultas de los Licitantes o por iniciativa del PNUD. Son de obligatorio cumplimiento. Modificaciones: el PNUD antes de la fecha limite de presentación de ofertas podrá modificar la IAL por medio de una Enmienda.

8 Sección 2. Instrucciones a los Licitantes C. PREPARACION DE LA OFERTA Costos: Corren por cuenta del Licitante. Idioma: El idioma es el español, tanto para la oferta como para el contrato. Moneda: Nuevos Soles Ofertas alternativas: No Permitidas. Periodo de validez: 90 días calendario.

9 Sección 2. Instrucciones a los Licitantes C. PREPARACION DE LA OFERTA Documentos de presentación obligatoria: a. Documentación General a.1 Formulario de Presentación de la Oferta (Sección 4). a.2 Formulario de Información del Licitante (Sección 5). a.3 Certificación crediticia satisfactoria emitida por una entidad especializada (p.e. Dun & Bradstreet, Infocorp, entre otras). b. Documentación Legal b.1 Copia simple de la constitución social vigente de la empresa, inscrita en los Registros Públicos o entidad similar, para el caso de empresas extranjeras. b.2 Copia simple del Poder Legal vigente otorgado por escritura pública al Representante Legal del Licitante identificado en el Formulario de Presentación de Oferta (Sección 4), para firmar la oferta y Contrato, si corresponde.

10 Sección 2. Instrucciones a los Licitantes C. PREPARACION DE LA OFERTA d. Documentación Técnica d.1 Formulario de Oferta Técnica (ver plantilla en Sección 6) debidamente completado. d.2 Lista de los principales clientes corporativos, con los cuales la compañía ha tenido un contrato, en los últimos cinco (5) años. d.3 Mínimo 10, máximo 15 contratos u órdenes de servicio, desarrollados en los últimos 3 años ( ), para instituciones públicas o privadas, para atender un mínimo de 50 personas. Esta información deberá venir acompañada de una copia simple de las correspondientes copias de órdenes de compra/ servicio/contratos/facturas y Constancias de Conformidad emitidas por el cliente. e. Documentación Económica e.1 Formulario de Oferta Financiera (Sección 7).

11 Sección 2. Instrucciones a los Licitantes D. PRESENTACION Y APERTURA DE LAS OFERTAS Presentación de la Oferta: Oferta Técnica y Financiera deberán presentarse en un solo y único sobre sellado (1 original y 1 copia). No por correo electrónico. Los sobres deberán estar identificados con el código y nombre del proceso. Fecha de presentación de la Oferta: 15 de junio de 2015 hasta las 14:30 horas de Lima Perú (sin tolerancia). Modificación/Retiro de Oferta: Viable siempre y cuando sea antes del plazo de presentación de ofertas. Apertura de Ofertas: 15 de junio de 2015 a las 15:00 horas en acto público solo para los licitantes que han presentado ofertas. Confidencialidad: no se podrá revelar información relativa al proceso a los licitantes ni a ninguna otra persona que no participe oficialmente del proceso.

12 Sección 2. Instrucciones a los Licitantes E. EVALUACION DE LAS OFERTAS Comité de Evaluación: Conformado por el PNUD. Examen preliminar: ver si las Ofertas se ajustan a las condiciones de la IAL y verificar la Lista del Consejo de Seguridad de la ONU. Evaluación: de acuerdo a las Condiciones y Criterios establecidos en la IAL. 1.1 Evaluación Documentaria Los documentos solicitados en el numeral 26 de la Hoja de Datos, serán verificados en cuanto a su presentación y conformidad con los requerimientos establecidos en las presentes Bases.

13 Sección 2. Instrucciones a los Licitantes 1.2 Experiencia del Licitante Los licitantes deberán acreditar un mínimo de 10 hasta un máximo de 15 contratos u órdenes de servicio, desarrollados en los últimos 3 años ( ), para instituciones públicas o privadas, para atender un mínimo de 50 personas (cada uno). Esta información deberá venir acompañada de una copia simple de las correspondientes copias de órdenes de compra/ servicio/contratos/facturas, incluido las respectivas Constancias de Conformidad emitidas por el cliente. 1.3 Cumplimiento de Especificaciones Técnicas Se verificará el cumplimiento de los servicios ofertados por los licitantes, con los indicados en el Formulario de Especificaciones Técnicas, aplicando como criterio de evaluación Cumple/No Cumple. La información indicada por el licitante en dicho formulario tendrá validez de una Declaración Jurada, por lo que serán de cumplimiento obligatorio durante la prestación del servicio.

14 Sección 2. Instrucciones a los Licitantes Adicionalmente y como parte de la evaluación se realizará una visita a las instalaciones de los licitantes, con preaviso de 24 horas, con el fin de verificar: Equipamiento, higiene y orden en general de las instalaciones. Degustación donde se verificará la presentación y sabor Aclaraciones en la Evaluación: por escrito y con un plazo para responder.

15 Sección 2. Instrucciones a los Licitantes F. ADJUDICACION DEL CONTRATO Rechazo de Oferta: ofertas que contengan cambios de forma, excepciones, condicionantes que no se ajusten a lo requerido en las Bases, etc. Criterios de Adjudicación: Al licitante calificado que presente la oferta más baja. Contrato: Contrato a Largo Plazo. El previo a la firma del contrato el adjudicado deberá presentar una copia simple del SCTR vigente del personal asignado. Dicha póliza deberá ser renovada en forma mensual. Garantía de Ejecución: No aplica. Garantía bancaria de pagos anticipados: No aplica.

16 Sección 3a: Lista de Requisitos y Términos de Referencia Agencias de las Naciones Unidas participantes: PNUD, UNOPS, CINU, PMA, UNLIREC, FIDA, ONUSIDA, ONU Mujeres y UNDSS. Consumo histórico: El consumo aproximado por este concepto en el último año asciende a S/.288, Tipo de Servicios por número de pax año 2014: TIPO DE SERVICIO Hasta 39 pax Entre 40 a 60 pax Entre 61 a 99 pax Más de 100 pax Cantidad Total Desayuno/Coffe break Almuerzo/Cena Cocktail TOTAL SERVICIOS 153

17 Sección 3a: Lista de Requisitos y Términos de Referencia Relación de servicios por mes recibidos el año 2014: No se garantiza la adquisición de ninguna cantidad de servicios mínima durante el período de vigencia del Acuerdo a Largo Plazo Mes Desyuno/ Coffee Break Almuerzo Cocktail Total Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL

18 Sección 3a: Lista de Requisitos y Términos de Referencia Descripción de los Servicios: Desayunos/Coffee Break, tipo buffet Cocktail, en las opciones: Estándar y Premium Almuerzo/Cena, en las opciones: Servido al Plato y Buffet En todos los casos, el servicio debe considerar el costo por mozos (1 cada 20 personas), cristalería, menaje completos y movilidad, incluido supervisores. El servicio de almuerzo podrá servirse en salas de reuniones, jardines interiores o patios exteriores. La ubicación dependerá del número de comensales. Las mesas y sillas, incluido mantelería serán provistas por el PNUD a través del proveedor con el cual se tiene un contrato para ello. En ese sentido, el proveedor del servicio de catering sólo será responsable de proveer el servicio de comida y decoración de mesas, así como de informar si requerirá o no de la instalación de un espacio toldado como área de cocina, en aquellos eventos en los que por su ubicación, esto sea necesario. Sin embargo, será responsabilidad del Contratista el equipar dicho espacio con los implementos y materiales que considere pertinente (p.e. coolers, friobar, microondas, cocina, etc.).

19 FORMULARIOS

20 Recomendaciones Observar el cumplimiento estricto de todos los plazos y fechas incluidos en los documentos, tales como los plazos para las consultas y respuestas, fecha y hora de presentación y apertura de ofertas y periodo de reclamos o aclaraciones a los resultados del proceso. Uso de los formularios para la presentación de ofertas, los cuales no deben cambiarse. Rotular apropiadamente los sobres que contengan las ofertas, los que deben ser entregadas en el PNUD a más tardar en la fecha y hora límite indicada en la IAL, independientemente del medio que se utilice para su entrega (mensajero, correo postal, courier, etc.).

21 Recomendaciones En la preparación de las ofertas, asegurarse de dar respuesta a todo lo solicitado en la IAL, tanto en los documentos (formularios, constancias, currículos, referencias, etc.) como en el contenido de los mismos. Velar porque la oferta esté presentada en orden, con el índice correspondiente y completas. Asegurarse de leer completamente la IAL, las Enmiendas, las Aclaraciones incluyendo el modelo de contrato y sus condiciones generales y especiales. Verificar que todos los formularios, sean firmados por el Representante Legal debidamente facultado para ello, especialmente los formularios de Presentación de la Ofertas.

22 Gracias