HOSPITAL LOCAL DE OBANDO E.S.E. VALLE DEL CAUCA Nit MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO

Transcripción

1 PAGINA 1 de 16 ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA UNIDADES DE CORRESPONDENCIA O VENTANILLA UNICA DE RECEPCION Y DESPACHO DE DOCUMENTOS La planeación, programación, organización, dirección, prestación de servicios y avance del HOSPITAL LOCAL DE OBANDO, como se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental. Por lo tanto es necesario establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a la unidad de correspondencia de la institución, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. UNIDADES DE CORRESPONDENCIA (Acuerdo 060 de Ley General de Archivos). : Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. La unidad de correspondencia, deberán contar con una o dos personas suficiente y debidamente capacitados y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los usuarios y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

2 PAGINA 2 de 16 FUNCIONES DE LA VENTANILLA UNICA CENTRAL DE CORRESPONDENCIA RECEPCIÓN Recepcionar toda la correspondencia externa en el horario de atención al cliente del Hospital Local de Obando en los horarios de 7:30 a.m a 10:00 a.m y de 1:30 p.m a 3:00 p.m Radicar los documentos en el orden que son recibidos ( *Ver procedimiento para radicación de comunicaciones oficiales Pág. 7) Registrar los documentos diseccionándolos al responsable del trámite Clasificar de acuerdo al departamento que tenga que dar trámite Distribuirlos FUNCIONES DE LA VENTANILLA UNICA (GERENCIA, SUBGERENCIA Y DEMAS DEPENDENCIAS) Radicar los documentos generados en cada una de las dependencias de la institución. Registrarlos en el libro o formato correspondiente Clasificar de acuerdo a la vía que se va a utilizar para su despacho, ya sea correo certificado o con el mensajero de la entidad. PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES *Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados

3 Los campos del libro o formato de radicación serán: 1. Numero de Radicación 2. Fecha 3. Nombre de la Entidad o Persona Remitente 4. Nombre de la División u Oficina Competente 5. Nombre del Responsable del Tramite 6. Asunto 7. Anexos 8. Entrega Fecha y Hora 9. Firma Quien Recibe PAGINA 3 de 16 PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia. COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS Las comunicaciones oficiales que ingresen a la institución deberán ser revisadas, verificando si son de su competencia, el numero de anexos, el destino y los datos de quien las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS Las comunicaciones oficiales enviadas deben llevar el número consecutivo asignado por la Unidad de Archivo y Correspondencia anteponiendo el número

4 PAGINA 4 de 16 que identifica la oficina quien la produce utilizado en las Tablas de Retención Documental. En soporte papel, se elaborarán en original y dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales. CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES La unidad de correspondencia, elaborara planillas, formatos, controles y manual que permitan certificar la recepción de los documentos en la ventanilla Única, y a su vez se implementaran formatos de Registro Internos por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. COMUNICACIONES PERSONALES Las comunicaciones de carácter privado o también llamadas correspondencia, no deberán abrirse y estarán plenamente identificadas con mensaje como confidencial, estrictamente personal y otras similares. La institución definirá sus propios mecanismos de recibo, entrega y control de la correspondencia personal, las demás como vimos anteriormente se abrirán y luego de ser seleccionadas, se registraran y radicaran. Toda Correspondencia oficial que se reciba a través de la ventanilla única de recepción y despacho de documentos del HOSPITAL LOCAL DE OBANDO debe ser radicada en sus respectivos libros de radicación. La correspondencia que llega a través de la ventanilla única de recepción y despacho de documentos del HOSPITAL LOCAL DE OBANDO tratará solo asuntos relacionados con la recepción de documentos, correspondencia, facturas, y todo los documentos que son de vital

5 PAGINA 5 de 16 importancia para el desarrollo de las labores diaria de la institución y que se encuentran plasmadas en la tablas de retención documental. Toda correspondencia y documentos oficiales (soporte papel, videos, magnético etc) deberán entrar sin excepción alguna por la Ventanilla Única de documentos. La Ventanilla de Recepción de Documentos no se encargará de administrar comunicaciones no oficiales es decir, no radicará ni llevará por escrito la relación de documentos personales. La recolección y distribución de correspondencia al interior del HOSPITAL LOCAL DE OBANDO se realizará en dos momentos del día; los horarios se establecerán mediante acto administrativo del Comité de Archivo. Toda comunicación oficial entregada por el auxiliar de archivo en una dependencia, debe tener la firma de quien recibe el documento (la secretaria o asistente del departamento). Esta firma será la evidencia del momento en que el documento llega a departamento que debe atenderlo. El instrumento que se firma será el libro de radicación. La información referente a: Fecha, hora de radicación, número de radicación y asunto (nombre y código) se debe registrar en la esquina superior izquierda de la carta que se recibe.

6 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL PAGINA 6 de 16 COMUNICACIONES INTERNAS Para las comunicaciones internas de carácter oficial, la institución deberá establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a la misma, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados. La oficina que llevará registro de los documentos que recibe y hará firmar del funcionario responsable de atender los asuntos de las comunicaciones, el formato de entrega del documento. Este formato se considera uno de los instrumentos de control que se utilizara en el HOSPITAL LOCAL DE OBANDO pero se deben modificar los campos de información: (Ver anexo # Pág. xx Formato de Registro de Correspondencia Interna Recibida) o Número de radicación o Asunto o Funcionario responsable o Fecha, hora de recibido o Firma del responsable. COMUNICACIONES OFICIALES VÍA FAX Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.

7 PAGINA 7 de 16 La institución utilizara para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad. Uso del fax. El HOSPITAL LOCAL DE OBANDO conservará una 1 máquinas de fax para facilitar el despacho y recibo de las comunicaciones e implementará las siguientes medidas: o La máquina estará determinada para todo usuario. De esta manera se evitará la pérdida de las comunicaciones por la recepción de documentos y control de la misma. o Se debe ubicar junto a la máquina de fax carpetas o estantes rotulados con los nombres de las divisiones o de los programas. o Debe existir un funcionario responsable del registro de los faxes recibidos (administrador del fax) y su posterior distribución en las carpetas o estantes ubicados cerca de la máquina. La organización o distribución se hará en 2 momentos del día. o El funcionario que recoja los faxes de su carpeta o estante tendrá la obligación de firmar el formato de registro de fax recibido que ha sido diligenciado por el administrador del fax. o Los documentos recibidos vía fax que deban ser administrados como documentos institucionales deben ser fotocopias de manera

8 PAGINA 8 de 16 inmediata ya que el papel térmico utilizado en estos equipos no garantiza la permanencia de la información El envío y recepción de fax deberán en primer lugar registrarse en los instrumentos de control de documentos para el caso. Posteriormente debe notificarse al Jefe de Archivo de la remisión o recepción de correspondencia o documentos pues en muchos casos son documentos que por su naturaleza requieren ser administrados como documentos de archivo. Por lo tanto deben quedar también radicados por ventanilla única por que inician algún trámite institucional. El equipo está distribuido de la siguiente manera: El único equipo está ubicado en la zona administrativa al lado de la oficina de la Subgerencia, esta máquina por trabajar con el numero registrado en toda la papelería institucional no podrá asignársele un grupo determinado de usuarios, seria la única a la cual llegarían todos los fax para cualquiera de los departamentos de la institución. Gerencia Oficina Control Interno Oficina Jurídica Subgerencia Oficina de apoyo logístico Unidades de prestación de servicios (cirugía, consulta externa, urgencias, hospitalización, RX, entre otros) La persona responsable de la administración de este equipo es: LA SECRETARIA DE LA SUBGERENCIA COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRÓNICO La Institución dispone de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, la unidad de correspondencia tendrá el control

9 PAGINA 9 de 16 de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas. Correos Electrónicos: De acuerdo con el acuerdo 060 de 2002, las instituciones que son cubiertas por la ley 594 de 2000 están en la obligación de generar mecanismos para administrar las comunicaciones oficiales que se reciben y se despachan a través del correo electrónico. Lo anterior se puede implementar expandiendo las utilidades del Outlook para generar los reportes de los correos recibidos en cada una de las cuentas electrónicas y generando el hábito de solo utilizar la cuenta electrónica empresarial para fines oficiales y no personales. NOTA: Todo el Outlook con fines institucionales se deben imprimir y archivar en el expediente correspondiente al asunto. HORARIOS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO. La unidad de correspondencia, informará el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los usuarios. HORARIO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS El Hospital Local de Obando estableció para recepción de los documentos en la ventanilla única el siguiente horario MAÑANA 07:30 AM a 11:30 PM TARDE 01:30 PM a 05:00 PM

10 HORARIO DISTRIBUCIÓN INTERNA PAGINA 10 de 16 La distribución interna de los documentos radicados en la ventanilla única de recepción y despacho tiene dos horarios en la mañana y dos horarios en la tarde que son: MAÑANA 09:30 AM Y 11:30 AM TARDE 02:30 PM Y 05:00 PM NOTA: En el último horario de distribución de documentos, se recoge también la correspondencia que se va enviar por correo a entidades externas. IMAGEN CORPORATIVA. Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, la institución establecerá en sus manual de procesos y procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la institución. En un Oficio se debe tener en cuenta lo siguiente: Las Márgenes que se deben tener en cuenta son: Superior 3 a 4 cm Izquierdo 3 a 4 cm Inferior 2 a 3 cm Derecho 2 a 3 cm El tamaño de la letra es 12, el tipo de letra es la ARIAL y debe llevar él número de la División u oficina seguido del consecutivo asignado en la unidad de correspondencia después de la fecha al lado derecho. (Ver anexo # pag ) Todos los documentos que se envíen de manera externa deben ir en hoja membreteada, si el documento es largo y ocupa mas de una pagina al iniciar la hoja #2 debe iniciar con un encabezado que lleve el código de la división y el numero del consecutivo, este si se escribe al lado izquierdo de la hoja. Los espacios entre la fecha y el encabezado son entre cuatro y cinco, del encabezado al asunto dos espacios, del asunto al primer párrafo dos, entre un

11 PAGINA 11 de 16 párrafo y otro son dos, entre el ultimo párrafo y la despedida dos y después de la despedida hasta la firma mas o menos cuatro. Después de la firma y el cargo a uno o dos espacios se debe colocar quien proyecto el oficio en letra tamaño 10, y debajo quien elaboro el documento en el mismo tamaño de letra anterior. (Ver anexo # pag # ) FIRMAS AUTORIZADAS La institución establecerá en el manual de procesos y procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. La unidad de correspondencia velará por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido. AUTORIZADOS Las firmas autorizadas para el manejo de la correspondencia externa e interna son las de los siguientes cargos: CORRESPONDENCIA EXTERNA Gerente Subgerente Jefe Financiera Jefe Jurídico Jefe Control Interno Jefe Enfermería Jefe Estadística Jefe Almacén Auxiliar de Archivo NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS. CORRESPONDENCIA INTERNA La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

12 PAGINA 12 de 16 Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe del departamento a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos. No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados. Al iniciar cada año, se iniciará la radicación consecutiva comenzando en uno (1) utilizando sistemas manuales, mecánicos o automáticos. Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito con la respectiva justificación y firma del Jefe de Archivo o de la unidad de correspondencia. (Artículo 5 Acuerdo 060 de 2002). El Hospital Local de Obando debe implementar mecanismos que le permitan administrar automáticamente la asignación de los consecutivos. Lo anterior se puede hacer mediante una aplicación que corra en la red, que sea de acceso solo para aquellos que generan correspondencia y que le permita a los usuarios capturar el número del consecutivo disponible para la correspondencia que esté generando diligenciando un formato en donde se registre quien solicitó el consecutivo, en que fecha y hora. El Jefe de Archivo o en su defecto el funcionario responsable de la Ventanilla estará en la capacidad de generar reportes mensuales al Subgerente y al Jefe de Control Interno sobre los asuntos pendientes de cada una de los Departamentos. capacidad de gestión de cada Oficina. Lo anterior servirá para medir la

13 CONSERVACIÓN DOCUMENTAL. PAGINA 13 de 16 La institución es responsable por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en su programa de gestión documental y en su manual de procesos y procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 grs, Bolígrafos de tinta negra ya que esta garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación, se debe evitar el uso de resaltadores, RAYAR y SUBRAYAR los documentos pues ello afecta la preservación y conservación del documento. Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.

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15 PAGINA 15 de 16 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ENTIDAD REMITENTE HOJA No. DE ENTIDAD PRODUCTORA UNIDAD ADMINISTRATIVA REGISTRO DE ENTRADA OFICINA PRODUCTORA AÑO MES DIA N.T. OBJETO N.T. = Número de Transferencia NÚMER O DE CÓDI GO Nombre de las Series, subseries o Asuntos FECHAS EXTREMAS ORDEN Inicial Final Caj a Unidad de Conservación Carpet a To mo Otr o Número de Folios Soporte Frecuencia de Consulta Notas Elaborado por Cargo Firma Lugar Fecha Entregado por Cargo Firma Lugar Fecha Recibido por Cargo Firma Lugar Fecha

16 PAGINA 16 de 16 Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. ULTIMA MODIFICACION: Elaboración VERSION:1 REVISÓ: CARGO: APROBÓ: CARGO: