MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS Administración COMPRAS INTRODUCCIÓN ESTE MANUAL DE ORGANIZACIÓN ES UN INSTRUMENTO ADMINISTRATIVO QUE DESCRIBE EN FORMA CLARA Y SENCILLA LAS FUNCIONES GENERALES QUE REALIZAN LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE ESTE DEPARTAMENTO DE COMPRAS TANTO ADMINISTRATIVAS COMO TÉCNICAS, SU PROPÓSITO ES SERVIR DE CONSUMIBLES, EQUIPO Y MATERIAL DE TRABAJO A TODAS Y CADA UNA DE LAS DIFERENTES ÁREAS DE ESTE MUNICIPIO. HERRAMIENTA DE TRABAJO Y DE CONSULTA PARA EL PERSONAL QUE LABORA EN LA INSTITUCIÓN. OBJETIVO PROMOVER LA PRONTA Y EFICAZ ADQUISICIÓN DE LAS DIVERSAS NECESIDADES DE MATERIAL Y EQUIPO DE TRABAJO A LAS DIFERENTES ÁREAS DE ESTE H. AYUNTAMIENTO DE SOLEDAD DE GRACIANO SÁNCHEZ. MARCO JURÍDICO CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY DE SERVICIOS, ARRENDAMIENTOS Y ADQUISICIONES DEL SECTOR PÚBLICO. REGLAMENTO DE LA LEY DE SERVICIOS, ARRENDAMIENTOS Y ADQUISICIONES DEL SECTOR PUBLICO. LEY FEDERAL DE LOS TRABAJADORES AL SERVICIO DEL ESTADO, REGLAMENTARIA DEL APARTADO B), DEL ARTÍCULO 123 CONSTITUCIONAL. LEY DE ADQUISICIONES PARA EL ESTADO DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY DE BIENES DEL ESTADO Y MUNICIPIOS DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY DE ENTREGA RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS PÚBLICOS DEL ESTADO DE SAN LUÍS.

2 LEY DE LOS TRABAJADORES AL SERVICIO DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS DEL ESTADO DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY DE MEJORA REGULATORIA DEL ESTADO Y MUNICIPIOS DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PÚBLICO DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY ORGÁNICA DEL MUNICIPIO LIBRE DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS APORTACIONES TRANSFERIDAS AL ESTADO Y MUNICIPIOS DE SAN LUÍS POTOSÍ. ACUERDOS PUBLICADOS EN LA GACETA Y/O EL PERIÓDICO OFICIAL DEL ESTADO DE SAN LUÍS POTOSÍ. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES DE ÁREA MISIÓN EJECUTAR LA POLÍTICA FINANCIERA, FISCAL Y ADMINISTRATIVA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL, EVALUANDO Y VIGILANDO EL EJERCICIO DEL GASTO DENTRO DE UNA ÓPTIMA ESTRUCTURA FINANCIERA BASADA EN NORMAS Y POLÍTICAS QUE ASEGUREN EL BUEN EJERCICIO DEL GASTO PÚBLICO, Y ACTUALIZANDO PERMANENTEMENTE EL PADRÓN DE PROVEEDORES, ADEMÁS DE GESTIONAR EL BUEN APROVECHAMIENTO EN LOS POA (PROGRAMA OPERATIVO ANUAL) DE CADA ÁREA, DANDO CON ESTO SOLVENCIA FINANCIERA A LA FUNCIÓN PÚBLICA. VISIÓN SER UN ÁREA EFICIENTE QUE LOGRE, A TRAVÉS DE PROCEDIMIENTOS MODERNOS, EL SUMINISTRO DE MATERIAL Y EQUIPO, ASEGURANDO UN ÓPTIMO EJERCICIO DEL GASTO EN APEGO AL CUMPLIMIENTO DEL POA, LA BÚSQUEDA DE MEDIOS ALTERNOS QUE PERMITAN DISMINUIR LA INVERSIÓN PÚBLICA. VALORES DEL ÁREA EFICIENCIA, RESPONSABILIDAD, PUNTUALIDAD, HONRADEZ Y RESPETO EN EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DEL ÁREA.

3 ORGANIGRAMA DEL ÁREA C. IRMA PATRICIA CUEVAS OVALLE JEFE DE DEPARTAMENTO "B" DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. LESLIE BUSTAMANTE MORALES SECRETARIA EJECUTIVA L.A.MARIA DEL CARMEN BUSTAMANTE MORALES SUPERVISOR (HONORARIOS) L.C.E. SAN JUANA CARRIZALEZ ESCOBEDO SECRETARIA C LIC. ENRIQUE MARTINEZ BEAR SUPERVISOR (HONORARIOS) C. ROBERTO MERTINEZ ACOSTA SUPERVISOR (HONORARIOS) LIC. GRISELDA SANCHEZ VEGA SUPERVISOR (HONORARIOS) ACTIVIDADES DEL PERSONAL ACTIVIDADES NOMBRE PUESTO JEFE DE C. IRMA PATRICIA DEPARTAMENTO CUEVAS OVALLE B Inspección y supervisión de las actividades cotidianas de cada uno de los empleados en este Dpto. Buscar créditos. Adquisición al mejor postor (de acuerdo al precio, calidad, tiempo de entrega así como la garantía de todo lo anterior). Trato y manejo con proveedores. Revisión del Padrón de proveedores. Desahogo de observaciones de las órdenes de compra; Vehículos, Servicios, Diesel y derivados, papelería, servicio médico, ferretería, materiales para construcción, consumible y equipo de cómputo, ante la Auditoria Superior del Congreso del Estado así como ante la contraloría interna y tesorería municipal. Y los puntos contenidos en el Manual de Organización.

4 ACTIVIDADES ACTIVIDADES L.C.E. SANJUANA CARRIZALEZ ESCOBEDO SECRETARIA C Encargada de la capturar órdenes de compra de papelería, servicio médico, ferretería, materiales para construcción, consumible y equipo de cómputo. Elaboración de oficios y memorándum. Elaboración de informes de gastos por dpto. Recepción de llamadas. Recepción de requerimientos de los diversos departamentos. Revisión de orden de compra, factura y requerimiento para poder pasarla a revisión del contador de la Contraloría Interna. Contestación de informes de la CEGAIP Elaboración de los envíos correspondientes a ordenes de compra de papelería, servicio medico, ferretería, materiales para construcción, consumible y equipo de cómputo. Complementación de detalles faltantes en la papelería observada por el contador de la Contraloría Interna encargado de la revisión y pase de dicha documentación a la tesorería para efectuar el pago al proveedor. L.P.O GRISELDA SANCHEZ VEGA 911 SUPERVISOR Encargada del control de órdenes de compra para firma de las diversas áreas de este Municipio, así como pasarlas a Oficialía Mayor para su autorización de pago. Elaboración de Memorándum y Oficios Recepción de llamadas. Recepción de requerimientos de los diversos Dptos. Sacar copias. Archivar. Desahogo de observaciones de pólizas de pago correspondientes a la liquidación de órdenes de compra; Vehículos, Servicios, Diesel y derivados, papelería, servicio medico, ferretería, materiales para construcción, consumible y equipo de cómputo, ante la Auditoria Superior del Congreso del Estado así como ante la contraloría interna y tesorería municipal. Control del Padrón de Proveedores. Emisión y recepción de fax. Atención a proveedores. Atención a ciudadanos e instituciones educativas; a los cuales se ha decidido otorgarles apoyos que maneja este municipio.

5 ACTIVIDADES Apoyo y elaboración en licitaciones. Elaboración de entregas de recepción. C. LESLIE BUSTAMANTE MORALES SECRETARIA EJECUTIVA Encargada de la recepción, revisión, envió y archivar el tramite correspondiente a las facturas que llegan a esta dirección, así como elaboración de contra recibos. Recepción de requerimientos de los diferentes Dptos. Elaboración de memorándum. Recepción y entrega de material, consumibles, papelería. Redacta documentos de alta complejidad, actas, informes y otros, utilizando metodología eficaz para los jefes de primera línea. Transcribe correspondencia de alta confidencialidad para la dirección. Elabora documentos para diálogos, exposiciones, conferencias e informes. Realiza y atiende llamadas telefónicas nacionales a diversas instancias de gobierno federal. Tramita citas, entrevistas y solicitudes de audiencia de su jefe inmediato con otros organismos, personalidades, de los tres niveles de gobierno (federal, estatal y municipal). Elabora y envía la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, convocatorias, agenda de consejos y otros documentos. Atiende visitantes y público en general nacional y/o extranjero, según sea el caso. Toma dictado, ya sea a mano, máquina de escribir o computadora. Lleva control de archivo, en correspondencia despachada y recibida de la unidad. Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilizaciones de su jefe inmediato. Colabora en la organización de eventos; talleres, seminarios, conferencias, así como algunos eventos sociales convocados por el jefe inmediato o titular del departamento. Asiste a su superior en reuniones con invitados locales, nacionales e internacionales. Distribuye y supervisa el trabajo de personal de oficina a su cargo, si así lo encomendara el jefe inmediato. Puede evaluar al personal a su cargo, bajo previa instrucción del jefe inmediato, (según sea el caso). Transcribe y accesa información a las bases de datos

6 de la unidad, operando una computadora. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por el H. Ayuntamiento. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. LIC. ENRIQUE MARTÍNEZ BEAR SUPERVISOR ACTIVIDADES Efectúa la supervisión desde el inicio hasta la culminación de manera eficiente de los proyectos actuales. Supervisa los trámites que le correspondan a cada proceso y procedimiento asignados para su supervisión, sean acordes a su fundamentación, y a los términos de su ejecución. Realiza inspecciones periódicas a cada una de las actividades bajo su supervisión, tomando nota de cualquier asunto que considere relevante y posteriormente hacerlo del conocimiento del jefe inmediato. Lleva el seguimiento programático de las actividades bajo su supervisión, ya sean operativas o de campo, para evitar desfasamientos en tiempo de ejecución. Supervisa personalmente, ya sea en campo y/o de manera documental, las actividades que previamente se le asignen. Notifica a su jefe inmediato las irregularidades que detecte en el ejercicio de su actividad, y sugiere posibles soluciones a diversas incidencias. Elabora informes semanales de las actividades por escrito bajo su supervisión. Solicita información y/o aclaraciones especificas a los responsables de ejecutar las actividades bajo su supervisión. Brinda atención al personal de la contraloría municipal, estatal y federal en las visitas de campo (según el área de adscripción y responsabilidad delgada). Realiza estudios y propone escalatorias, ajustes de costos y gastos no recuperables (tiempos muertos). Apoya en la captura de información técnica a la unidad, cuando se requiere. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por el H. Ayuntamiento.

7 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. L.A. MARIA DEL CARMEN BUSTAMANTE MORALES SUPERVISOR ACTIVIDADES ACTIVIDADES Encargada del control de órdenes de compra para firma de las diversas áreas de este Municipio, así como pasarlas a Oficialía Mayor para su autorización de pago. Elaboración de Memorándum y Oficios Recepción de llamadas. Recepción de requerimientos de los diversos Dptos. Sacar copias. Archivar. Desahogo de observaciones de pólizas de pago correspondientes a la liquidación de órdenes de compra; Vehículos, Servicios, Diesel y derivados, papelería, servicio medico, ferretería, materiales para construcción, consumible y equipo de cómputo, ante la Auditoria Superior del Congreso del Estado así como ante la contraloría interna y tesorería municipal. Control del Padrón de Proveedores. Atención a proveedores. Cotización y pedidos de material. Recepción de facturas para su respectivo tramite. Elaboración de entregas de recepción. C. ROBERTO MARTINEZ SUPERVISOR ACOSTA 825 Encargado del control de órdenes de compra para firma de las diversas áreas de este Municipio, así como pasarlas a Oficialía Mayor para su autorización de pago. Recepción de requerimientos de los diversos Dptos. Sacar copias. Archivar. Atención a proveedores. Atención a ciudadanos e instituciones educativas; a los cuales se ha decidido otorgarles apoyos que maneja este municipio. Elaboración de entregas de recepción.

8 DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS PERFIL DEL DIRECTOR DE COMPRAS: ESTUDIOS DE CARRERA COMERCIAL O LICENCIATURA. HABILIDADES DE NEGOCIACIÓN CAPACIDAD DE DECISIÓN LIDERAZGO RELACIONES HUMANAS RELACIONES PUBLICAS TRABAJO EN EQUIPO CAPACIDAD DE ANÁLISIS ACTUALIZACIÓN CONTINUA EN MATERIA FISCAL (LEY DE ADQUISICIONES DEL ESTADO DE SAN LUÍ S POTOSÍ) FUNCIONES DEL DIRECTOR DE COMPRAS: GUIAR AL H. AYUNTAMIENTO EN EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS, DENTRO DEL PRESUPUESTO ESTABLECIDO. ES RESPONSABLE DE INTEGRAR UN EXCELENTE CATALOGO DE PROVEEDORES MEDIANTE SU CONTRATACIÓN Y EVALUACIÓN. COORDINA, EVALÚA Y PROPONE MEJORAS A LA ESTRUCTURACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DE CONCURSO SUSTENTADO EN LA LEY DE ADQUISICIONES DEL ESTADO DE SAN LUÍS POTOSÍ. CONVOCA, COORDINA Y SUPERVISA LAS CONVOCATORIAS, LOS CONCURSOS PARA ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS, DE CONFORMIDAD CON LA NORMATIVIDAD APLICABLE. REALIZAR LAS COMPRAS NECESARIAS PARA LA CONSECUCIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA DE ACUERDO A LAS POLÍTICAS ESTABLECIDAS. ELABORAR LOS PROCEDIMIENTOS Y REALIZAR LAS ACTIVIDADES NECESARIAS PARA EL SUMINISTRO DE MATERIALES A LOS DEPARTAMENTOS DEL H. AYUNTAMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE SUS ACTIVIDADES; VIGILA QUE LA CALIDAD DE MATERIALES PRESENTADOS POR LOS PROVEEDORES, Y EN COORDINACIÓN CON EL COMITÉ DE ADQUISICIONES CUMPLAN CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE, ASÍ COMO CON LAS ESPECIFICACIONES REQUERIDAS POR LA CONVOCATORIA; ELABORA O ANALIZA LOS CONTRATOS PRODUCTO DE UN PROCESO DE CONCURSO. DESARROLLA Y MANTIENE LOS PROCESOS QUE ASEGUREN LA CALIDAD DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN EL PROCESO INTERNO DE FACTURAS PARA EL PROPIO DESARROLLO INTEGRAL DEL H. AYUNTAMIENTO.

9 REVISAR LAS OPERACIONES PARA VERIFICAR LA AUTENTICIDAD, EXACTITUD Y CONCORDANCIA CON LOS PRINCIPIOS CONTABLES, ASÍ COMO LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Y LAS POLÍTICAS INTERNAS DEL ORGANISMO, A FIN DE PODER EXPRESAR UNA OPINIÓN Y SEÑALAR MEDIDAS DE ACCIÓN QUE PERMITAN FORTALECER EL CONTROL INTERNO Y UNA BUENA DECISIÓN EN LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS PRESENTADAS POR LOS PROVEEDORES PARTICIPANTES EN LOS CONCURSOS. PUBLICAR EN EL DIARIO DE MAYOR CIRCULACIÓN LOCAL LAS CONVOCATORIAS PARA LA LICITACIÓN EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES MUEBLES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS QUE SE ENCUENTREN FUERA DEL LÍMITE DE TRÁMITE DE CONCURSO. PROMOVER LA CONSOLIDACIÓN DE ADQUISICIONES COMO INSTRUMENTO QUE PERMITA UN MEJOR APROVECHAMIENTO DEL PODER ADQUISITIVO DEL SECTOR PUBLICO MUNICIPAL. PROCESO DE DESAPROBACIÓN DE TRANSACCIONES. MANEJO DEL LISTADO DE PROVEEDORES DEL H. AYUNTAMIENTO, ASÍ COMO DE INFORMACIÓN GENERAL DE LOS MISMOS. PRESENTA VARIAS OPCIONES PARA EL MANEJO DE REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA. CONTROL DEL DEPARTAMENTO DEL CUAL SURGE LA SOLICITUD, ASÍ COMO LAS FECHAS EN QUE SE ORIGINAN Y PARA LA CUAL SE REQUIEREN LOS ARTÍCULOS, PARA SER APROBADAS POR LOS ENCARGADOS. DETALLE DE LA MERCADERÍA RECIBIDA, ACEPTADA Y RECHAZADA, DE MODO QUE EL PAGO SE REALICE ÚNICAMENTE SOBRE AQUELLOS ARTÍCULOS QUE FUERON ACEPTADOS PRESIDIR LAS REUNIONES DE COMITÉ Y TOMAR LA NOTA CORRESPONDIENTE PARA LA ELABORACIÓN DE LAS ACTAS DE COMITÉ Y ACTAS DE FALLO. PERFIL DE LA SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS: ESTUDIOS DE PREPARATORIA O SECRETARIA EJECUTIVA MANEJO DE PC (PROGRAMAS BÁSICOS) MANEJO DE MAQUINA DE ESCRIBIR MANUAL Y ELÉCTRICA MANEJO DE COPIADORA FAX Y TELÉFONO PERSONA ORDENADA Y DISCRETA RELACIONES HUMANAS TRATO AMABLE BUENA PRESENTACIÓN FUNCIONES DE LA SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS: PROPORCIONA SU ACTIVIDAD SECRETARIAL COMO ES EL ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN INTERNA, MECANOGRAFÍA, TRASCRIPCIÓN DE CARTAS, MANEJO DE LA AGENDA, ETC. CONTESTA CARTAS SENCILLAS Y REDACTA CIRCULARES, MEMORANDOS Y OFICIOS.

10 CONTRIBUYE DE MANERA IMPORTANTE EN EL MANEJO EFICAZ DE LAS RELACIONES PÚBLICAS DEL DIRECTOR. ATIENDE Y CONTROLA A LAS PERSONAS QUE ACUDEN O LLAMAN AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS, RECIBIÉNDOLAS Y PROPORCIONÁNDOLES INFORMACIÓN A SU ALCANCE APOYA EN LA EJECUCIÓN DE LABORES ADMINISTRATIVAS COMPLEJAS. REGISTRA LA DOCUMENTACIÓN ENTRANTE Y SALIENTE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS, COMO SON; FACTURAS, MEMORANDUMS, OFICIOS, ÓRDENES DE COMPRA, ETC.

11 PUNTOS DE REFERENCIA (DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS): EXISTE UNA RELACIÓN ENTRE ESTE DEPARTAMENTO Y LOS DEMÁS QUE CONFORMAN EL H. AYUNTAMIENTO Y LOS APOYOS QUE SE ENTREGAN A LA CIUDADANÍA. ESTE DEPARTAMENTO, DEPENDE DE LA AUTORIZACIÓN DE LA OFICIALIA MAYOR, PARA PODER REALIZAR LAS COMPRAS QUE REQUIEREN LAS DIRECCIONES DE ESTE H. AYUNTAMIENTO POLÍTICAS EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS ES EL RESPONSABLE DE LAS NEGOCIACIONES CON PROVEEDORES Y DEL SEGUIMIENTO A TODO EL PROCESO DE COMPRA, ESTO ES, REQUISICIONES DE MERCANCÍA, ÓRDENES DE COMPRA, CONDICIONES COMERCIALES Y TRÁMITES DE PAGO. EJECUTAR Y SUPERVISAR LAS COMPRAS DE MOBILIARIO, EQUIPO Y MATERIALES Y, CON APEGO A LA NORMATIVIDAD, GARANTIZANDO ADEMÁS LA EFICIENTE APLICACIÓN DE LOS RECURSOS MEDIANTE LA ADQUISICIÓN OPORTUNA DE LOS BIENES EN LAS MEJORES CONDICIONES DE PRECIOS, PAGO, CALIDAD, SOPORTE TÉCNICO Y GARANTÍA. TODAS ESTAS CONDICIONES SON RESPALDADAS POR ESCRITO MEDIANTE REQUISICIÓN, COTIZACIONES, FACTURAS, ÓRDENES DE COMPRA Y CONTRATOS DE COMPRAVENTA. LOS CONTRATOS Y ACUERDOS DE COMPRA DE CUALQUIER NATURALEZA QUE COMPROMETAN AL MUNICIPIO DE SOLEDAD DE GRACIANO SÁNCHEZ, SÓLO PODRÁN SER FIRMADOS POR EL PERSONAL AUTORIZADO Y EL QUE ÉSTE DETERMINE EN LOS PROCESOS ESTABLECIDOS. LAS REQUISICIONES CUYO MONTO SEA SUPERIOR A LOS establecido en el periódico oficial, SE TENDRÁN QUE LICITAR CONFORME AL ORDENAMIENTO NORMATIVO (LEY DE ADQUISICIONES PARA EL ESTADO Y MUNICIPIO DE SAN LUÍS POTOSÍ). EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS ES RESPONSABLE DE DETERMINAR LA CANTIDAD, CALIDAD O EL TIPO DE MATERIALES SOLICITADOS, Y ASESORAR AL USUARIO. TODO MATERIAL, MOBILIARIO Y/O EQUIPO O SERVICIO SOLICITADO MEDIANTE REQUISICIÓN POR LAS DIFERENTES ÁREAS, DEBERÁ ESTAR DEBIDAMENTE DETALLADO Y ESPECIFICADO, DE LO CONTRARIO NO SE LE DARÁ EL TRÁMITE CORRESPONDIENTE.

12 ES RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DOCUMENTAR TODAS LAS OPERACIONES DE COMPRA PARA SATISFACER LAS NECESIDADES FISCALES Y DE AUDITORIA DEL MUNICIPIO DE SOLEDAD DE GRACIANO SÁNCHEZ. AL SOLICITAR COTIZACIÓN A LOS PROVEEDORES, DEBE CONSIDERARSE: POSIBILIDAD DE DESCUENTO POR VOLUMEN Y PRONTO PAGO. GARANTÍA. TIEMPO DE ENTREGA. SOPORTE TÉCNICO. FORMA DE PAGO COTIZACIÓN Y PAGO ES RESPONSABILIDAD DE COMPRAS DECIDIR LA MEJOR ALTERNATIVA RESPECTO A LOS PROVEEDORES, CUALQUIER ALTERNATIVA SUGERIDA POR EL ÁREA DEBERÁ SER EVALUADA POR LA OFICIALIA MAYOR CON ANTICIPACIÓN. EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS ES EL ÚNICO RESPONSABLE DE EFECTUAR TODAS LAS REQUISICIONES PARA PAGO POR PARTE DE LA TESORERÍA MUNICIPAL DE CONCEPTOS DE REQUISICIONES DE COMPRA. CUALQUIER PAGO TRAMITADO FUERA DE ESTE PROCESO SERÁ RECHAZADO AUTOMÁTICAMENTE. COMPRAS EN RUBROS ESPECÍFICOS EXISTEN CIERTOS TIPOS DE COMPRAS QUE REQUIEREN EL Vo. Bo. DE LOS SIGUIENTES DEPARTAMENTOS: PRESIDENCIA- TODO TIPO DE MATERIAL PARA APOYO, OBRAS, ESTAMPADO CON EL LOGOTIPO DEL MUNICIPIO DE SOLEDAD DE GRACIANO SÁNCHEZ, REIMPRESIONES Y PUBLICIDAD EN GENERAL SE REALIZARÁ SOLO CON LOS PROVEEDORES AUTORIZADOS POR EL MUNICIPIO, PEDIR LISTA EN COMPRAS. INFORMÁTICA. - EQUIPO DE CÓMPUTO, MEDIOS DE IMPRESIÓN, SOFTWARE, OFICIALIA MAYOR, TODO TIPO DE MOBILIARIO (MUEBLES, PERSIANAS, ETC., REMODELACIONES EN GENERAL, ARTÍCULOS DE CAFETERÍA Y LIMPIEZA, PAPELERIA TELECOMUNICACIONES, CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES, TELEFONÍA, RADIOS Y EQUIPO ESPECIALIZADO DE AUDIO Y VIDEO. SERVICIO MÉDICO. LA ATENCIÓN MÉDICA Y TODOS LOS MEDICAMENTOS DEBERÁN SOLICITARSE A TRAVÉS DEL SERVICIO MÉDICO, PRESENTANDO LA

13 FACTURA CON SU RESPECTIVO RESPALDO EN ESTE DEPARTAMENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA Y REALIZAR LOS TRAMITES PARA SU PAGO. HORARIOS LA RECEPCIÓN DE REQUISICIONES SERÁ los días lunes en un horario de 8:00 A 15:00 HRS. LA RECEPCIÓN DE ATENCIÓN A PROVEEDORES PARA REVISIÓN DE FACTURAS SERÁN LOS DÍAS LUNES Y MARTES DE DE 8:00 A 15:00 DIRECTAMENTE EN COMPRAS LUGAR Y HORARIO DE TRÁMITES EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS domicilio JARDIN HIDALGO No. 1 (centro SOLEDAD DE GRACIANO SANCHEZ, S.L.P.) TELEFONOS: (444) A 64 contacto facturasmsgs@outlook.es TITULAR: C. PATRICIA CUEVAS OVALLE.

14 PROCEDIMIENTOS DIAGRAMAS DE FLUJO COMPRAS (C Y R). SE EFECTÚA RECEPCIÓN DEL REQUERIMIENTO AUTORIZADO POR OFICIALÍA MAYOR. COTIZACIÓN DEL COSTO Y CALIDAD DEL MATERIAL. COMPRA DE PRODUCTOS ENTREGA DE LOS PRODUCTOS A LOS DIVERSOS DPTOS. RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE FACTURAS ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA FIRMA Y SELLO DE ORDEN DE COMPRA DE LOS FIRMA Y SELLO DE OFICIALIA MAYOR ENVIÓ FOLIADO A LA CONTRALORÍA INTERNA PARA SU REVISIÓN

15 REFACCIONES DIESEL Y DERIVADOS (V Y P). RECEPCIÓN DE FACTURAS REFACCIONES DIESEL Y DERIVADOS ENTREGA DE FACTURA CON RESPALDO DE MEMORANDUM AUTORIZADO Y SELLADO, ASI COMO DIAGNOSTICO DE LAS REFACCIONES QUE SE REQUIEREN ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRAS FIRMA Y SELLO DE ORDEN DE COMPRA DE LOS DPTOS FIRMA Y SELLO DE OFICIALIA MAYOR ENVIÓ FOLIADO A LA CONTRALORÍA INTERNA PARA SU REVISIÓN ENTREGA DE FACTURA CON RESPALDO DE MEMORANDUM AUTORIZADO Y SELLADO ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRAS FIRMA Y SELLO DE ORDEN DE COMPRA DE CONTROL VEHICULAR FIRMA Y SELLO DE OFICIALIA MAYOR ENVIÓ FOLIADO A LA CONTRALORÍA INTERNA PARA SU REVISIÓN

16 SERVICIOS (SC). EN LOS CASOS DE ARRENDAMIENTO Y HONORARIOS SE REVISA EL CONTRATO, MISMO QUE DEBE DE ESTAR VIGENTE, CON LA RUBRICA DE AMBAS PARTES (PRESTADOR Y/O ARRENDADOR Y H. AYUNTAMIENTO). RECEPCIÓN DE RECIBO CON ESCRITO DE SOLICITUD DE PAGO DE SERVICIO REVISIÓN DE LA SOLICITUD CORRESPONDIENTE AL SERVICIO, ASÍ COMO CONTRATO VIGENTE ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA FIRMA Y SELLO DE ORDEN DE COMPRA DE LOS DPTOS FIRMA Y SELLO DE OFICIALIA MAYOR ENVIÓ FOLIADO A LA CONTRALORÍA INTERNA PARA SU REVISIÓN SIN ESCRITO DE SOLICITUD DE PAGO DE SERVICIO 1.- ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA 2.-ELABORACIÓN DE MEMORANDUM SOLICITANDO EL PAGO DEL SERVICIO AUTORIZAR, FIRMAR Y SELLAR LA ORDEN DE COMPRA Y MEMORANDUM POR PARTE DEL OFICIAL MAYOR ENVIÓ FOLIADO A LA CONTRALORÍA INTERNA PARA SU REVISIÓN

17 ADJUDICACIONES REQUERIMIENTO DEL DPTO. MAYOR. A OFICILIA OFICILIA MAYOR EMITE INVITACIONES AL COMITÉ DE COMPRAS PARA SOLICITAR LA ADQUISICIÓN DEL BIEN COMITÉ: AUTORIZA LA LICITACIÓN PARA LA COMPRA SE ENVÍA INVITACIONES A PROVEEDORES PARA QUE PARTICIPEN PRESENTANDO SUS OFERTAS. EL LICITANTE: PRESENTACIÓN DE OFERTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS COMITÉ: DICTAMINA QUIEN GANA, FUNDANDO SU CRITERIO EN: PRECIO, CALIDAD Y TIEMPO DE ENTREGA, ASI COMO EN LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LAS BASES DE LICITACIÓN CELEBRADAS POR EL COMITÉ DE ADQUISICIONES CON APEGO A LA LEY DE ADQUISICIONES PARA EL ESTADO DE SAN LUÍS POTOSÍ. ELABORACIÓN DEL ACTA DE ADJUDICACIÓN SE CITA AL LICITANTE GANADOR: PARA LA CELEBRACIÓN DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA.

18 DIRECTORIO NOMBRE C. IRMA PATRICIA CUEVAS OVALLE L.C.E. SAN JUANA CARRIZALEZ ESCOBEDO C. LESLIE BUSTAMANTE MORALES LIC. ENRIQUE MARTINEZ BEAR NOMBRAMIENTO JEFE DEPARTAMENTO B DEPARTAMENTO DE COMPRAS SECRETARIA C SECRETARIA EJECUTIVA SUPERVISOR (honorarios) LIC. GRISELDA SANCHEZ VEGA L.A. MARIA DEL CARMEN BUSTAMANTE MORALES C. ROBERTO MARTINEZ ACOSTA SUPERVISOR (honorarios) SUPERVISOR(honorarios) SUPERVISOR (honorarios)

19 FORMATOS UTILIZADOS POR EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS FORMATO ÚNICO DE INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES H. AYUNTAMIENTO DE SOLEDAD DE GRACIANO SÁNCHEZ 1. REQUISITOS Personas físicas (copias) 1. Acta de Nacimiento. 2. Identificación Oficial (Pasaporte, IFE) 3. Comprobante de domicilio reciente (Luz, Agua o Teléfono) 4. Altas SHCP y Cédula Fiscal (certificadas ante notario público) 5. Currículum o experiencia profesional 6. Última declaración anual de impuestos 7. Estados Financieros firmados por el C.P. y cedula profesional del C.P. Personas Morales (copias) 1. Identificación de Representante legal ó apoderado 2. Comprobante de domicilio reciente (Luz, Agua o Teléfono) 3. Altas SHCP y Cédula Fiscal (con certificación original ante notario público) 4. Acta Constitutiva (con certificación original ante notario público) 5. Última declaración anual de impuestos 6. Inscripción en el Registro Público de la propiedad y de comercio Número de Inscripción. 7. Estados Financieros firmados por el C.P. y cedula profesional del C.P. T

20 o m o F oj a s 2. INFORME GENERAL Nombre, Denominación ó Razón Social: Registro Federal de Contribuyentes: Correo Electrónico Domicilio Colonia Teléfono: Fax: Cel: Municipio: Estado: Registro Patronal del I.M.S.S. Personal Ocupado: ADMINISTRA TIVO VENTAS OBREROS Qué tipos de productos ó servicios vende? Quiénes son sus principales clientes? Quiénes son sus principales competidores?

21 Referencias Comerciales 3. CAPACIDAD FINANCIERA Y TÉCNICA DE EMPRESA Ó NEGOCIO Balance General Resultados Balance al Cajas y Bancos Clientes Inventarios 1 Terrenos y Casa Equipo de transporte D I A M E S A Ñ O Proveedores Otros Pasivos PASIVO TOTAL Patrimonio (P. Fiscal) Capital social (P. Morales) Estado de al ventas Costo de Ventas Utilidad Bruta Gastos D I A D I A M E S M E S A Ñ O A Ñ O Maquinaria y Equipo Otros activos 2 TOTAL ACTIVO Útil ejercicio (P. Morales) Utilidad de Operación PASIVO + CAPITAL Especifique ó detalle concepto LOCALIZACIÓN DE LA EMPRESA Calles que delimitan la manzana en que se ubica la empresa o negocio. (Haga una descripción gráfica)

22 Representante Legal. NOMBRE Y FIRMA PARA USO EXCLUSIVO DE LA COORDINACIÓN DE COMPRAS INVESTIGACIÓN DE CAMPO

23 SOLICITUD PARA ADOPTAR CARÁCTER DE PROVEEDORES DEL MUNICIPIO DE SOLEDAD DE GRACIANO SÁNCHEZ, S.L.P.. A LOS DÍAS DEL MES DE DE 20 OFICIALIA MAYOR DEL MUNICIPIO DE SOLEDAD DE GRACIANO SÁNCHEZ. DIRECCIÓN DE COMPRAS DEL MUNICIPIO DE SOLEDAD DE GRACIANO SÁNCHEZ. PRESENTE. POR ESTE CONDUCTO VENGO A SOLICITAR ADOPTAR EL CARÁCTER DE PROVEEDOR DEL MUNICIPIO DE SOLEDAD DE GRACIANO SÁNCHEZ. LO ANTERIOR CON FUNDAMENTO EN EL ARTÍCULO 17 DE LA LEY DE ADQUISICIONES DEL ESTADO DE SAN LUÍS POTOSÍ. A LA RECEPCIÓN DEL PRESENTE ESCRITO RECIBO POR PARTE DE LA DIRECCIÓN DE COMPRAS EL FORMATO ÚNICO DE INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES PARA SER LLENADO Y ADJUNTAR LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA. SIN MÁS POR EL MOMENTO ME DESPIDO DE USTED. ATENTAMENTE.

24 (NOMBRE (EMPRESA O PERSONA FISICA) Y FIRMA) C.c.p. Interesado. NORMATIVIDAD EXTERNA (Leyes, reglamentos federales y estatales, manuales, lineamientos, decretos, reglas, entre otros, aplicables en el ejercicio de la actividad administrativa inherente. CONDICIONES GENERALES DE TRABAJO VIGENTES. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY DE ADQUISICIONES PARA EL ESTADO DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY DE BIENES DEL ESTADO Y MUNICIPIOS DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY DE ENTREGA RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS PÚBLICOS DEL ESTADO DE SAN LUÍS. LEY DE LOS TRABAJADORES AL SERVICIO DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS DEL ESTADO DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY DE MEJORA REGULATORIA DEL ESTADO Y MUNICIPIOS DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PÚBLICO DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY ORGÁNICA DEL MUNICIPIO LIBRE DE SAN LUÍS POTOSÍ. LEY PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS APORTACIONES TRANSFERIDAS AL ESTADO Y MUNICIPIOS DE SAN LUÍS POTOSÍ. ACUERDOS PUBLICADOS EN LA GACETA Y/O EL PERIÓDICO OFICIAL DEL ESTADO DE SAN LUÍS POTOSÍ.

25 VIII. ORGANIGRAMA EJECUTIVO. DIRECCION DE COMPRAS C. IRMA PATRICIA CUEVAS OVALLE JEFE DE DEPARTAMENTO "B" DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. LESLIE BUSTAMANTE MORALES SECRETARIA EJECUTIVA L.A.MARIA DEL CARMEN BUSTAMANTE MORALES SUPERVISOR (HONORARIOS) L.C.E. SAN JUANA CARRIZALEZ ESCOBEDO SECRETARIA C LIC. ENRIQUE MARTINEZ BEAR SUPERVISOR (HONORARIOS) C. ROBERTO MERTINEZ ACOSTA SUPERVISOR (HONORARIOS) LIC. GRISELDA SANCHEZ VEGA SUPERVISOR (HONORARIOS) Solicito a Usted llevar a cabo la verificación del contenido del presente informe del Departamento de Compras que está a mi cargo y en su caso, solicitarme por escrito, las aclaraciones e información adicional que se requiera. RUBRICA.

26 C. PATRICIA CUEVAS OVALLE