PMP CREDENTIAL PROJECT. Project Charter Project Scope Statement Project Management Pan Test report Lessons learned

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1 PMP CREDENTIAL PROJECT Project Charter Project Scope Statement Project Management Pan Test report Lessons learned Enero 2009

2 Introducción Después de pasar el examen para la acreditación PMP del Project Management Institute, me gustaría compartir la experiencia de lo que ha sido para mi todo el proceso, para que sirva por lo menos de contraste. He pensado que sería una buena idea hacerlo en forma de proyecto, con algunas licencias y con los tres documentos más importantes del Project Management (Project Charter, Project Scope Statement y Project Management Plan) que, sea dicho de paso, nunca llegué a realizar, porque entonces no se me ocurrió y porque quizá no hubiera sabido. Pero aunque no haya llegado a elaborarlos de una manera tan formal y me haya conformado con un sencillo plan de actuación de poco más de una hoja, que iba contrastando y actualizando a lo largo del proceso, parece como si los hubiera tenido de referencia en todo momento. Sólo añadir que he mantenido algunos de los términos utilizados en inglés, ya que toda la documentación utilizada ha sido en este idioma. Y que al final he incluido mis impresiones durante el examen en forma de Exam report y el entregable que nunca puede faltar en el cierre de un proyecto: el de lessons learned! Muchos ánimos! Luis Balló Enero 2009

3 1- Project Charter Título del proyecto Project Manager Project justification Resources pre-assigned Stakeholders Project description Assumptions Constraints Anticipated dates Project Sponsor Approval PMP Credencial Project Obtención de la acreditación de Project Manager Professional (PMP) emitida por el Project Management Institute (PMI) Uno mismo La acreditación podrá facilitar el desarrollo profesional con el acceso a empresas o proyectos que requieren una formación específica en Project Management. La formación servirá para asegurar y potenciar los conocimientos y mejorar los procedimientos de la práctica profesional Uno mismo Coordinadores y compañeros de los talleres de La Salle, familia (será el grupo más afectado), PMI (institución que emite el certificado), Prometec (organiza el test en el Instituto Americano), proveedores del material de estudio (libros y software para los tests de práctica) Acreditación obtenida después de realizar un test de 200 preguntas en inglés, en un tiempo máximo de 4 horas Ya se ha realizado el curso de Estructura del conocimiento en la Dirección de Proyectos, de 35 horas de duración que se pide en el proceso de inscripción Disponibilidad para asistir a los talleres de La Salle Se trata de un proyecto a tiempo parcial que se realiza fuera de la jornada de trabajo Inicio del proyecto con el primer taller de La Salle de Septiembre 2008 Completar el proyecto en Diciembre La última convocatoria de examen es el 18 de Diciembre 2008 Uno mismo

4 2- Project Scope Statement El alcance del proyecto identifica el trabajo que debe llevarse a cabo para obtener el certificado PMP. Se incluye - Afiliación al Project Management Institute (PMI). Es optativo pero aconsejable, ya que el importe se descuenta de los gastos de inscripción del examen. - Inscripción al programa de certificación del PMP - Estudio a partir del libro PMP exam Prep de Rita Mulcahy, que sólo se edita en inglés. - Consultas del libro A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), también en la versión inglesa - Realización de los tests de práctica incluidos en el PMP exam Prep - Realización de los tests de práctica del software PM Fastrack, también de Rita Mulcahy - Visitar el lugar del examen con anterioridad para familiarizarnos con el terreno - Realización del examen - Celebración a cuenta del incentivo acordado Entregables - Carné de miembro del PMI - Cuadro resumen en Excel de los proyectos realizados en los últimos 5 años, con la relación de horas dedicadas a cada grupo de procesos y según los apartados indicados en el proceso de certificación, hasta un total de 4500 h. - Aprobación de la solicitud de certificación - Reserva de la fecha y hora del examen - Cuaderno de notas y apuntes - Resultados de los tests de prácticas - Listado de palabras en inglés que aparecen habitualmente en la documentación y que conviene recordar - Snag List o lista de repasos, con los términos y conceptos que más cuesta recordar - Resultados del examen No se incluye - el estudio con otro material que no sea el indicado - cursos adicionales de preparación

5 3- Project Management Plan Scope Plan El trabajo incluido en el Scope Statement se realizará de la siguiente manera: 1) Se utiliza el PMBOK únicamente como libro de consulta, ya que es un libro de conocimiento y no pretende ser didáctico. Se prestará especial atención a: - Las introducciones de cada capítulo definen los conceptos con claridad. - El Project Management Mapping contenido al final de la Section II. Es la tabla que relaciona los 44 procesos del Project Management con los correpondientes Process Group y Knowledge Area. - Los diagramas de flujo entre los diferentes procesos de cada Knowledge Area son muy ilustrativos e incluyen los entregables correspondientes 2) Se utiliza el PMP exam Prep, de Rita Mulcahy, como único material de estudio. Se ha optado por utilizar el sistema que propone su autora, que recomienda leer el libro 3 veces, pero se ha sustituido la 3ª lectura por el repaso de las notas y apuntes confeccionados a lo largo del proceso: - Se prestará especial atención a los cuatro primeros capítulos. El capítulo 1 explica la dinámica del examen y proporciona consejos muy útiles que conviene releer en los días previos al examen. Los capítulos 2, 3 y 4 (Framework, Processes e Integration) son fundamentales para entender la estructura de los procesos que componen el Project Management y comprender la interacción entre los distintos Process Groups y Knowledge Areas, así como lo que representa el Project Management Plan y los respectivos planes subsidiarios - Al empezar el libro: 1ª lectura del capítulo correspondiente 2ª lectura del mismo capítulo y resumen en el cuaderno de apuntes 1ª serie de los test del final del capítulo - Una vez completado el libro lectura rápida de los apuntes que hemos hecho de cada capítulo 2ª serie de los test del final del capítulo Repaso en diagonal de todos los apuntes 3) Tests del software PM FASTrack, que se empezarán a realizar después del repaso en diagonal de los apuntes. Estos tests recrean con mayor fidelidad el examen del PMP, ya que permite practicar directamente desde el ordenador con preguntas aleatorias de todos los apartados. - Tests por Process Groups y Knowledge Areas - Tests de simulación del examen (super PMP)

6 Schedule Plan Una vez realizado el desglose de actividades y su duración estimada, la disponibilidad de los recursos, el calendario laboral (se incluyen los fines de semana) y el encaje con las fechas escogidas según el Project Charter, la planificación del proyecto quedaría según la tabla adjunta. Se han incorporado dos buffers de alimentación de 1 semana cada uno coincidiendo con dos de los talleres mensuales de La Salle, en previsión de una estimación demasiado optimista o de interferencias externas que afecten a la progresión de los trabajos y obliguen a reprogramarlos. Se ha programado un total de 15 semanas para la ejecución del proyecto, desde el inicio del estudio con el PMP exam Prep. hasta el último test de simulación del PM FASTrack.

7 Costs Plan Los costes del proyecto, que abarcan los derechos de inscripción, el material necesario y el tiempo que el recurso dedica a la formación, quedarían de la siguiente manera: Adquisiciones ud $/ud Total $ Afiliacion PMI 1 129,00 $ 129,00 $ Inscripción PMP credential (para miembros del PMI) 1 405,00 $ 405,00 $ PMP Exam Prep 1 53,40 $ 53,40 $ PMBOK 1 29,97 $ 29,97 $ Transporte y entrega de los libros 1 8,47 $ 8,47 $ PM FASTrack 1 300,00 $ 300,00 $ Total adquisiciones 925,84 $ 723,31 Formación ud Horas Total horas Inscipción PMP credential, incluyedo el cuadro desglose de las 4500 horas invertidas en proyectos ª y 2ª lecturas de cada capítulo del PMP Exam Perp + 1ª serie de los tests de práctica Repaso general apuntes (equivale a la 3ª lectura) + 2ª serie de los test de práctica Tests 50 preguntas del PM FASTrack sobre Process Groups y Knowledge Areas 10 1,5 15 Test 100 preguntas del PM FASTrack de simulación del examen (Super PMP) Project 159 Contingency reserve en el caso que se utilicen los buffer de alimentación (80% probabilidades sobre 10 horas por semana) Cost baseline 175 Management reserve para riesgos no previstos (5% del total) Budget 184

8 Quality Plan El procedimiento de control del proyecto se realizará de la siguiente manera: - Fase 1: Tests de cada Knowlege area del libro de Rita. Se realizarán dos series de cada uno, la primera al final de la 2ª lectura de cada capítulo y la segunda al final de la 3ª lectura. Los resultados deberán estar sobre el 70% y el 90% respectivamente. - Fase 2: Tests del PM Fastrack. Se realizarán series de 50 preguntas, en un tiempo promedio de 1 hora, de los diferentes knowledge areas y Process Groups. Como constituyen un buen complemento al material de estudio, es recomendable comprobar la respuesta después de cada pregunta y repasar la explicación correspondiente cuando sea necesario. Los resultados deberán ser del orden del 80%. - Fase 3: Test de simulación del PM Fastrack (Super PMP), de 100 preguntas seleccionadas aleatoriamente entre los diferentes grupos de procesos. Se realizarán 2 durante la semana previa al examen, ya que conviene realizarlos en el momento de máxima forma. Constituye un buen ejercicio para conseguir el nivel de concentración y la velcidad adecuados. Los resultados deberán alcanzar, como mínimo, el 75% de respuestas acertadas. A medida que avanza el proceso de estudio se observará que las dudas entre las distintas opciones de respuesta no desaparecen, pero que en la mayoría de los casos se acaba contestando correctamente. Hasta llegar a un estado en el que prácticamente no hay dudas, se responde con decisión y casi con euforia, que es recomendable evitar si no se quiere caer en errores de bulto. Staffing Plan Un proyecto con un solo recurso es algo atípico, y aún más cuando la misma persona asume los roles de sponsor y Project Manager, pero tampoco inusual en la vida real. En estos casos, conviene ser honesto en cada uno de los papeles a desempeñar, ya que de ello dependerá el éxito del proyecto, evitando que se eternice o se abandone. El recurso deberá ser especialmente protegido de las interferencias producidas por las obligaciones laborales y familiares con las que convive, por lo que se hace imprescindible acordar previamente con todas las partes su incorporación a las sucesivas fases del proyecto. Y evitar, dentro de lo posible, aquellos cambios que influyan en su rendimiento y disponibilidad y, por tanto, en la duración de las actividades.

9 Communication Plan Las comunicaciones con los stakeholders se realizarán de la siguiente manera: - Talleres La Salle: Reunión mensual realizada el segundo mares de cada mes, con asistencia de un coordinador y de todos aquellos que estén interesados en la certificación. La idea es comprobar el avance real respecto a la línea de base acordada, comentar y compartir las dudas y realizar los ejercicios que se crean oportunos. - Comunicación entre los miembros de los talleres: on line a través de la web - Comunicación con el PMI: a través de su web, Risk Plan Algunos de los principales riesgos que pueden afectar al proyecto y las respuestas previstas para hacerles frente son las siguientes: - el ritmo de estudio es más lento que el planificado. En el caso de causas externas, como posibles interferencias del trabajo, habrá que intentar mantener el equilibrio previsto en la planificación y no utilizarlo siempre como excusa de constantes retrasos en las entregas. En el caso de causas internas, si es por falta de voluntad convendrá revisar las ventajas de la certificación para aumentar la motivación, y si es por cansancio, aprovechar mejor los descansos y las horas de sueño. - Los resultados de los tests están por debajo de lo aconsejable, según lo establecido en el Quality Plan. En este caso, conviene analizar el tipo de preguntas que ocasionan los fallos, si se refieren a temas muy concretos que hemos pasado por alto o a una mala comprensión del proceso correspondiente. - Las estimaciones en la duración de las actividades son demasiado optimistas y se empiezan a producir retrasos. Habrá que evaluar las distintas opciones y analizar cómo afectan a los objetivos del proyecto. Pero ante la imposibilidad de añadir recursos (se trata de un proyecto con un único recurso), conviene aceptar este riesgo y preparar un plan de contingencia que contemple y evalue los desvío en la planificación y en los costes. - Los riesgos del tipo escasa preparación, falta de dedicación o confianza en el esfuerzo de última hora deben eliminarse por completo.

10 - Ansiedad que puede aparecer durante los días previos o el mismo día del examen, debido al peso de la responsabilidad, a la conciencia de lo que hay en juego o al miedo al fracaso. Por eso, no hay que plantearlo como un obstáculo incómodo, si no como la oportunidad de demostrar que nuestra preparación es la adecuada y que los objetivos de este proyecto también están a nuestro alcance. Un cierto grado de tensión es deseable para mantener el nivel de concentración adecuado, pero sin que se apodere de nuestro estado de ánimo y siempre con la confianza de que vamos a superar la prueba (después de todo, se pueden fallar hasta 69 preguntas). Procurement Plan Las compras que hay que realizar en este proyecto se realizarán de la siguiente manera: - Derechos de inscripción: on line en a web del Project Management Institute, - Los libros PMP Exam Prep, de Rita Mulcahy y A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), editado por el Project Management Institute, ambos en inglés, se pueden conseguir a través de cualquier portal de internet especializado. - Software PM Fastrack de Rita Mulcahy: descarga a través de la web En cuanto a los recursos humanos que se precisan para obtener la formación necesaria, se aplicará preferiblemente un contrato del tipo Cost Reimbursable plus incentive fee (CPIF), que valora el coste del servicio y lo bonifica en el caso de alcanzar los objetivos en el plazo previsto.

11 Annex I: Exam report La preparación del examen del PMP tiene una parte de estudio y otra, no menos importante, de mentalización, igual que ocurre con el atleta que se enfrenta a una carrera de clasificación para conseguir la marca mínima que le dará acceso a las grandes pruebas. En el caso de la certificación, la carrera se podría asimilar a una primera maratón, y es justamente por esto que la preparación debe ser intensa y bien planificada. Debe llegarse en el momento de máxima forma, aguantar el tirón y no caerse con las primeras preguntas de la salida, mantener el ritmo previsto de 50 preguntas por hora y alcanzar la meta sin perder el nivel de concentración. Y finalmente llega el día y llega la hora. Y el examen que empieza y que se desarrolla, más o menos, así: Por la mañana Ante el ordenador (13:00 horas) Cómo era aquello de "el miedo del portero al penalti"?. Pizarrín tipo vileda con rotulador, calculadora y tapones para los oídos. Ahora va en serio. Llegó el momento. Pero también la oportunidad. Uf! Empiezo 1ª pregunta... a ver, con calma... parece una pregunta de riesgos...creo que la se... bueno, la marco como revisión, por si acaso Preguntas 1-10 Pregunta 50 Pregunta 100 Pregunta 131 Pregunta 150 Pregunta 190 Pregunta 200 Al final (17:00) Esto ya está en marcha y no hay vuelta atrás. El ritmo es bueno, algo menos de 10 minutos Ya ha pasado una hora? Los enunciados son más cortos de lo que me esperaba, de momento no tengo problemas de tiempo. Hay preguntas en un inglés muy técnico, suerte del traductor y que no son muchas. porque a veces ni así. Media parte. Break para estirar las piernas y beber algo. Todo muy rápido, sin relajarse. Si a estas alturas tuviera todas las respuestas correctas, ya estaría aprobado. Entro en la recta final. Otra pregunta con cifras: será del Earned Value, del Desicion tree o sobre los canales de comunicación. Estas son fáciles Sólo quedan 10 preguntas... Y aún me quedará tiempo para repasar las marked for review Ya han pasado las 4 horas? Han pasado deprisa, no creí que llegar a concentrarme tanto. Espero que haya ido bien, porque ni me imagino repitiendo el examen... La suerte está echada. Y ahora se supone que aparecerá el resultado... "Congratulations on passing... ". Ya soy PMP!!!

12 Annex II: Lessons learned Entre las lecciones aprendidas del proyecto destacaría las siguientes: - El proceso de formación para la acreditación es un aprendizaje, que debe entenderse como una oportunidad de afianzar y sistematizar los conocimientos sobre Project Management - La superación de un reto complicado y de una dificultad reconocida da seguridad para afrontar cualquier tipo de proyecto sin complejos - El hecho de estudiar en inglés permite asimilar los términos originales que se utilizan en Project Management y puede facilitar el acceso a proyectos internacionales - La ansiedad que inevitablemente aparece en los días y en las horas previas al examen se puede dominar - La capacidad de concentración a que se llega durante el examen es muy superior a la que se consigue en los tests de prácticas Lo que haría igual: - Hacer el cuaderno de apuntes de cada una de las lecciones, incluyendo fotocopias de gráficos y párrafos seleccionados del PMP exam Prep y el PMBOK. El hecho de escribir los conceptos y no simplemente leerlos ayuda a asimilarlos. Y permite agrupar comentarios sobre ideas que aparecen en distintos capítulos o en las explicaciones a las respuestas de los tests de práctica. - Tener muy claro que hay que pasar a la primera Lo que haría diferente: - Seguir el orden correlativo de los capítulos del libro, como se había planificado, en lugar de seguir un orden aleatorio, como se hizo en realidad, debido a un ajuste en función de la longitud o dificultad del capítulo. En cualquier caso, los primeros 4 capítulos deben leerse al principio y secuencialmente.