Contabilidad electrónica Departamento Legal

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1 Contabilidad electrónica Departamento Legal Elaborado por: Gloria Barrón

2 Nuevas disposiciones fiscales: Contabilidad Electrónica De acuerdo a las últimas reformas al Código Fiscal de la Federación y a su reglamento, así como a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, a partir de julio de este año, los contribuyentes deberán llevar parte de su contabilidad en medios electrónicos. A continuación encontrará información que le será de utilidad para cumplir en tiempo y forma con los requerimientos de la autoridad fiscal. Con fundamento en el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación se considerará contabilidad: Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asientos. Los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, así como su documentación soporte. Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos. Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables (estados de cuenta de inversiones, tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente y monederos electrónicos). Libros y registros sociales. Control de inventarios. Medios procesables de almacenamiento de datos. Equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal. Documentación comprobatoria de asientos. Documentación en relación al cumplimiento de obligaciones fiscales (ingresos, deducciones). Acciones, partes sociales y títulos de crédito. Documentación de contratación de personas físicas que presten servicios subordinados (inscripción, registro y avisos de seguro social y aportaciones). Documentos de importaciones y exportaciones (comercio exterior). Aunado a lo anterior, el mismo artículo, en su fracción III, menciona que los registros y asientos que integran la contabilidad deberán llevarse en medios electrónicos, y en su fracción IV menciona que dicha información contable deberá ingresarse de forma mensual. El día 04 de julio de 2014 y el 19 de Agosto del 2014, se publicaron en el Diario Oficial de la Federación la Segunda y Tercera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, dentro de las que se contempla la contabilidad electrónica. En dichos documentos se establecen las reglas de operación de: Catálogo de cuentas Balanza de comprobación Información de las pólizas generadas Para dar cumplimiento, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad (excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica Mis cuentas ),

3 deberán hacerlo en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML, los cuales deberán contener: I. Catálogo de cuentas utilizado en el periodo; a éste se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT (Anexo 24, apartados A y B). Los contribuyentes proporcionarán su catálogo de cuentas, clasificando sus cuentas de conformidad con el código agrupador del catálogo establecido en el Anexo 24, asociando para estos efectos, el código que sea más apropiado de acuerdo con la naturaleza de la cuenta. II. Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden; en el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Se deberán identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto, así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados. (Anexo 24, apartado C) Las balanzas de comprobación se deberán enviar por lo menos a nivel de cuenta mayor y subcuenta a primer nivel. Se entiende como Balanza de Comprobación, a aquella que se determine de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la preparación de su información financiera, o bien, el marco que esté obligado a aplicar por alguna disposición legal o normativa, entre otras, las Normas de Información Financiera (NIF), los principios estadounidenses de contabilidad United States Generally Accepted Accounting Principles (USGAAP) o las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS por sus siglas en inglés), y en general cualquier otro marco contable que aplique el contribuyente. III. Información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación, asimismo, debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste (Anexo 24, apartado D). Dentro de los requisitos de las pólizas, se encuentra determinar el Folio Fiscal del CFDI, sin embargo, en caso de que el contribuyente no pueda identificar dicho folio, podrá relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza, a través de un reporte auxiliar. La forma de envío de la contabilidad electrónica, será a través del BUZON TRIBUTARIO, de acuerdo a las siguientes reglas: El catálogo de cuentas por única vez y/o cada vez que sea modificado.

4 Balanza de comprobación: Tipo de contribuyente Personas morales Personas físicas Plazo de envío A más tardar el día 25 del mes inmediato posterior A más tardar el día 27 del mes inmediato posterior Cierre de ejercicio: Tipo de contribuyente Personas morales Personas físicas Plazo de envío A más tardar el día 20 de abril del ejercicio inmediato posterior A más tardar el día 22 de mayo del ejercicio inmediato posterior Pólizas: Estas serán por requerimiento de la autoridad dentro de sus facultades de comprobación, cuando lo solicite como requisito en la presentación de solicitudes de devolución o compensación, información que deberá estar relacionada a éstas mismas. El contribuyente estará obligado a entregarlo en archivo electrónico, así como el acuse de recepción de la entrega de la información La Tercera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal establece un cambio en las fechas de entrega de contabilidad electrónica: a. Balanzas de comprobación Balanza de comprobación del Mes de entrega: mes de: Julio 2014 Enero 2015 Agosto 2014 Enero 2015 Septiembre y Octubre 2014 Enero 2015 Noviembre y Diciembre 2014 Enero 2015 b. Pólizas: La autoridad en el ejercicio de facultades de comprobación, solicitará a los contribuyentes la información contable de las pólizas sólo a partir y respecto de la información generada en el periodo o ejercicio c. Catálogo de cuentas: Las personas morales deberán entregar la información a la autoridad a más tardar en el mes de Enero 2015 y las personas físicas a más tardar el 27 de febrero de Para el envío, el contribuyente deberá ingresa al Buzón Tributario (en la página del SAT)

5 1. Seleccionar la opción de Contabilidad electrónica. 2. Seleccionar el tipo de información y archivo que van a enviar junto con los datos generales relacionados. 3. Enviar utilizando la firma electrónica. Si el envío es exitoso, se va a generar un acuse de recepción. De lo contrario, si los archivos tienen errores técnicos, la autoridad enviará un aviso al contribuyente a través del Buzón Tributario, con la finalidad de que éste corrija los documentos y los envíe nuevamente en un plazo no mayor a 3 días. De los papeles de trabajo y registro de asientos contables Adicional a lo que establece el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, se publica una nueva regla, la I.2.8.9, que considera como parte de la contabilidad los papeles de trabajo relativos al cálculo de la deducción de inversiones, y deberá ser relacionada con la documentación comprobatoria que permita identificar la fecha de adquisición del bien, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual. En el artículo 33, apartado B, fracción I del Reglamento del Código Fiscal de la Federación, se establece que los registros contables deberán efectuarse en un lapso no mayor de de 5 días a partir de la realización de la operación, acto o actividad. Sin embargo, esta regla otorga la facilidad para que el contribuyente los efectúe durante el mes siguiente a la fecha en que se realicen las actividades. Como parte de la información que deben contener los registros o asientos contables, se contempla señalar la fecha de realización de la operación, acto, descripción o concepto, cantidad, unidad de medida, forma de pago de la operación (especificando si fue a crédito, plazos o en parcialidades), y el medio de pago. Sin embargo, se otorga la facilidad de especificar NO APLICA en los rubros medio de pago y forma de pago, en los cuales no es necesario especificar si fue a crédito, plazo o parcialidades. Si existe diferencia entre la fecha de emisión del CFDI y la realización de la póliza, se tendrá por cumplida la obligación, siempre y cuando la diferencia no sea mayor al mes siguiente en que se realiza la operación. Si usted desea conocer más de este tema, la información completa se encuentra publicada en el portal del SAT. Lo referente a la Segunda y Tercera Resolución de Modificaciones a la RMF 2014 y del anexo 24 -documento donde se establece la estructura tecnológica de los documentos relacionados a la contabilidad electrónica- está disponible en la siguiente liga: cal_2014.aspx IF Interfactura ofrece la solución para que usted cumpla con esta nueva disposición del SAT. Si desea conocer cómo podemos ayudarle con nuestros productos y servicios, escríbanos a o llámenos al +52 (81)

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