Lideres en gestión documental y logistica empresarial

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1 Lideres en gestión documental y logistica empresarial

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4 INDICE 1 Mensaje CEO Presentación TIEDOT La Compañia Misión/Visión Valores Sostenibilidad Nuestros servicios Beneficios Por qué TIEDOT? Nuestros proyectos Proyecto #1 Proyecto #

5 1 Jaime 01 MENSAJE CEO Bienvenido a GRUPO TIEDOT, la compañía Colombiana especializada en Gestión Documental y Tecnologías de Información. Somos una empresa joven, fruto de un proyecto de grado de Ingeniería Industrial de la Universidad de los Andes con el propósito de ampliar las posibilidades de éxito de las compañías Colombianas y Latinoamericanas gracias a una administración eficiente y oportuna de su información. En el poco tiempo hemos apoyado a amplió número de empresas de diferentes sectores económicos en la optimización de sus procesos con un especial enfoque en políticas de cero papel. Nos preocupamos por la disponibilidad, integridad y asequibilidad de sus documentos. Es por esto que nos especializamos en la optimización y eficiencia en el manejo de la información por medio de una eficaz gestión documental que garantiza calidad, seguridad y confiabilidad en el manejo y protección de la información de su compañía. Andrés Peña, Co-Fundador

6 Somos conscientes de la diversidad de empresas y sus respectivos mercados por lo que trabajamos junto con nuestros clientes para establecer objetivos claros asegurando un costo-beneficio gratificante para su compañía. Adoptando también procesos amigables con el medio ambiente, nos comprometemos con nuestro entorno, para llevar un proceso de gestión documental auto-sostenible y transparente. Somos una compañía impulsada por valores claros y determinantes, que junto con una estrategia cimentada en cuatro vectores estratégicos importantes nos ha dado gratificantes resultados: 1.Excelente relacionamiento con el cliente 2.Excelente recurso Humano 3.Eficiencia Operacional 4.Crecer gracias a la Innovación tecnológica A pesar de tener poco tiempo en el mercado hemos crecido exponencialmente, logrando alianzas estratégicas importantes que posibilitan tener un portafolio de servicios más amplio y productivo. GRUPO TIEDOT asegura con sus servicios a sus clientes internos y externos crecimiento y evolución en diversidad de áreas. y CEO. GRUPO TIEDOT SAS 02

7 032LA COMPANIA Misión Generar eficiencia y seguridad en la información de persona natural o juridica. Visión Estar dentro de las empresas especializadas más reconocidas de Gestión Documental en Colombia y América Latina para el año 2019.

8 VALORES Lealtad/ Fidelidad con nuestros clientes y sus ideales. Honestidad/ Actuamos con respeto, rectitud y transparencia al interior y exterior de la compañía. Excelencia/ Estamos comprometidos con exceder las normas ordinarias en calidad y agilidad. Responsabilidad/ Asumimos una importante obligación y compromiso con nuestros servicios para ofrecer las mejores soluciones y satisfacer a nuestros clientes. Seguridad/ Protegemos la confianza que nuestros clientes depositan en nosotros comprometiéndonos de lleno con el bienestar y seguridad de su pamonio documental. 04

9 SOSTENIBILIDAD En el corto y en el largo plazo, comprometida social y ambientalmente con su entorno, para así ofrecer e implementar soluciones a sus clientes con un impacto importante. 05

10 3NUESTROS SERVICIOS Los servicios en Gestión Documental a continuación se llevan a cabo en general en Fondos Acumulados, Archivos Centrales y de Gestión, o en específico en series como Historias Laborales, Expedientes Pensionales, Historias Clínicas, etc. 06

11 Elaboración de instrumentos archivísticos como Tablas de Valoración Documental, Tablas de Retención Documental, Cuadros de clasificación, inventarios, manual de archivo, entre otros. Organización, clasificación, catalogación, depuración, transferencias y sistematización de fondos documentales con miras al «cero papel». Restauración, eliminación elementos corrosivos, recuperación de información y foliación documental. Encarpetado y encajados, protección de archivos en unidades documentales aptas para su almacenamiento. 07

12 Todos y cada uno de nuestros servicios tienen beneficios importantes y únicos que se consiguen al trabajar con nosotros. Digitalización o escaneo masivo de documentos en bases de datos para la gestión empresarial. Digitación de información en diferentes formatos y/o indexación de documentos digitales en diferentes plataformas. Eliminación segura de documentos, creación de actas de eliminación y trituración de información. Almacenamiento, custodia, conservación y administración (bodegaje) de información, desde papel hasta unidades de almacenamiento masivo u otros. 08

13 Tecnologías de Información: - Desarrollo de Software a la medidaen Gestión Documental. - Compra y venta de equipos especializados para la gestión documental - Seguridad de la información y protección de datos: Certificados SSL, ID digitales, certificados de firma de código Outsourcing : - Tercerización de Recursos Humanos expertos en Gestión Documental. - Arrendamiento de estaciones de trabajo de Gestión Documental. Insumos: Abastecimiento de insumos de Gestión Documental, tales como cajas, carpetas, ganchos legajadores plásticos, rótulos, entre otros. Servicios de Consultoría: - Gestión Documental - Seguridad Informática - Producción y logística - Gerencia Comercial - Desarrollo sostenible y cooperación internacional. 09

14 POR QUE TIEDOT? Somos un aliado estratégico importante para su compañía, tenemos la posibilidad de ofrecer una solución completa en gestión documental y logistica. 10

15 114NUESTROS PROYECTOS Un importante número de empresas de diferentes sectores económicos ya conocen los beneficios de la Gestión Documental con nosotros. * Transporte marítimo y terrestre. Alimentos. Salud. Consultorías y servicios. Importadores. Público * Actividades económicas de algunos de nuestros clientes.

16 PROYECTO #1 Esta organización no tenia claro qué documentos tenía y qué documentos no tenia, por su funcionamiento estandarizar el proceso de archivo era sumamente complicado, luego después de varios intentos y contratos previos estas eran las condicionas iniciales del archivo. Posterior a nuestra inmersión en la estructura organizacional y productiva, junto con un trabajo con el cliente llevamos a cabo según presupuesto una primera fase. Gracias a la misma esta organización ya tiene estructurados su proceso de archivo futuro y tiene un inventario detallado de todos los documentos que reposan en sus instalaciones, además de cumplir con la normatividad vigente que la cobija en Gestión Documental. Esta fase le ha permitido proceder y responder a diferentes procesos legales existentes debido a la perdida de información. Además de tener un funcionamiento más eficiente por el acceso a un mayor porcentaje de información de forma mucho más rápida. * Empresa del sector público. 12

17 13

18 PROYECTO #2 Esta compañía no tenía la organización y cuidado de su archivo como una prioridad. Actualmente además de tener su archivo físico en excelentes condiciones de almacenamiento también lo tiene digital con acceso inmediato a la información gracias a un software de gestión documental propio de la compañía TIEDOT. Sus procesos ahora son más eficientes como consecuencia del acceso inmediato a la información que reposa en sus documentos, esto a tan solo un clic desde el escritorio o puesto de trabajo de los empleados que requieren acceso continuo a esta información. En digital encuentran una réplica exacta del expediente en el archivo físico, el cual reposa en custodia de las instalaciones TIEDOT. * Empresa del sector transporte. 14

19 15

20 Gestión Documental y Tecnologías de Información Bogotá, Colombia Cra. 70D-78A-63 Piso 2 Tel Cel

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