REVISIÓN A LOS INFORMES DE EJECUCIÓN FINANCIERA DE LOS RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN

Transcripción

1 Proceso: GESTIÓN FINANCIERA FORMATO PROCEDIMIENTOS Versión Elaboró Acto Administrativo de Resolución 191 del 28 de noviembre de 2008 Resolución 22 de diciembre de 2010 FT-MIC-0-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 21 de Mayo de 2015 Firma de Autorizaciones Revisó Aprobó Técnico Contable Subdirector Administrativo Financiero y de Control Disciplinario Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión Mayo de 2010 Mayo de 2015 Control de Cambios Descripción Actualización del enfoque por procesos del IDEP Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC-0-02 Cambios numerales 2,, 4, 5, 6,, 8 y 9 y cambio de nombre del procedimiento. 1. Responsable de Procedimiento Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Interno Disciplinario 2. Objetivo Garantizar que los informes de ejecución financiera de los recursos entregados en administración cumplan con la normatividad contable vigente y los requerimientos técnicos se ajusten a los clausulados del contrato y a las recomendaciones del supervisor.. Alcance El procedimiento inicia con la solicitud de los informes de ejecución correspondientes y finaliza con el reintegro de los recursos a Secretaría de Hacienda. Aplica para los convenios en que se ha pactado la entrega de recursos en administración por parte del Instituto.

2 4. Base legal Constitución Política de la República de Colombia de 1991, Artículo 54 Estatuto Tributario y la vigencia de sus Reformas Ley 42 de 199 "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen" Plan General de la Pública Res. 56 del 05 de septiembre de 200, artículo y demás Proceso metodológico para la elaboración de los Estados Contables Modelo de Sostenibilidad de la Publica Resolución 5 de 2008 Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación Resolución Reglamentaria N 05 de 1999 "Por la cual se modifican la Caracterización y Procedimientos del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros de la Contraloría de Bogotá Ley 8 de 199 Resolución Número DDC del 0 de julio de 2010 del Contador General de Bogotá Resolución interna 15 de 2010 "Por la cual se actualiza la composición y otras reglas de funcionamiento del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Pública del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico -IDEP Resolución Interna 129 de Adopta Guía de ejecucion financiera Resolución Número 001 del Contador General de Bogotá " Por la cual se expide el manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo de los bienes de los entes públicos del Distrito Capital" Documentos Externos 5. Documentos de Referencia Documentos Internos Informe de ejecución financiera expedida por la entidad a quien se le entregan los recursos Contrato y/o convenio que reposa en la Oficina Asesora Jurídica Resolución 129 de Adopta Guía de ejecucion financiera Término Contrato y/o Convenio 6. Definiciones Definición Pacto o convenio, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas. Convenios Interadministrativos Negocio jurídico perfeccionado entre dos o más entidades públicas, cuyo objeto es coordinar, cooperar, colaborar o distribuir competencias en la realización de funciones administrativas de interés común.

3 Nro. Descripción de la actividad Actividades. Descripción del procedimiento Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones 1 Solicitar informes correspondientes INICIO Supervisor del Contrato y/o Convenio En los términos establecidos en los convenios o contratos que pacten entrega de recursos en administración Carpeta del contrato o convenio Según los tiempos establecidos en las clausulas del contrato el supervisor solicita la rendición de informes financieros por parte del contratista. 2 Entregar informe financiero del contrato a contabilidad Supervisor del Contrato y/o Convenio Informes Financieros Recibido del informe financiero El Informe Financiero entregado por el contratista, debe estar firmado por Contador o Revisor Fiscal o Coordinador del Proyecto. Consultar Contrato y/o Convenio Técnico Identificar las cláusulas de obligaciones tanto de supervisor, como de contratista Contrato y/o Convenio FT-GCT V1 Verificar que en las obligaciones del contrato se indique que el contratista debe presentar informes de ejecución financiera y su periodicidad 4 Prestar la asesoría necesaria Técnico Si el contratista requiere aclaraciones sobre la presentación de informes financieros, formatos, rubros, periodicidad, las personas encargadas darán la inducción correspondiente Carpeta del convenio o contrato Acerca de la manera como el IDEP exige la presentación de informes financieros

4 5 Revisar el Informe Financiero Técnico de Cumplimiento de requisitos de acuerdo con la normatividad y la guía de presentación de informes del IDEP Visto Bueno del Informe Solicitud de ajustes De acuerdo con las condiciones establecidas en la Guía adoptada por el IDEP con la Resolución 129 de 2004, las Normas Presupuestales y las Normas de vigentes En caso de que haya modificación de rubros, se debe anexar el acta justificada y aprobada por el coordinador del proyecto (Institución a la que se financia) y el supervisor del IDEP Se debe revisar que los rubros que fueron aprobados en la propuesta inicial sean los mismos del informe financiero.en caso de tener observaciones al Informe Financiero se debe informar al supervisor del Proyecto. 6 Se requieren ajustes? 1 Supervisor de Proyecto Institución Se notifican las observaciones al supervisor del contrato y se sugieren los ajustes respectivos Correo electrónico o Memorando Si hay observaciones en el Informe Financiero se deja en la carpeta de jurídica y se informa al supervisor para hacer los ajustes correspondientes y se va a la actividad 1 Recibir del Supervisor de Proyecto el informe ajustado o los documentos faltantes Técnico Se verifican los cambios realizados en el informe y si estos se ajustan a las obsewrvaciones efectuadas por el área contable Informe de Ejecución Financiera Se retira de la carpeta de jurídica los no aprobados y se archivan los informes aprobados.se envía un correo al Contratista informando que el Informe Financiero es satisfactorio. Se verifica que las observaciones se hayan subsanado de acuerdo a lo requerido

5 8 Dar Visto Bueno de ejecución Financiera Técnico Revisar la información detallada de la ejecución financiera del proyecto Correo Electronico Se retira de la carpeta de jurídica los no aprobados y se archivan los informes aprobados. Se envía un correo al Contratista informando que el Informe Financiero es satisfactorio. Se verifica que las observaciones se hayan subsanado de acuerdo a lo requerido 9 Archivar el Informe Financiero en la carpeta del contrato de la Oficina Asesora Jurídica Técnico de Dejar copia del resumen del informe financiero Informe Financiero Verificar que el original del informe financiero quede foliado y archivado en la carpeta del contrato 10 Hacer el registro en la contabilidad, según la ejecución reportada por la institución Técnico de Este registro debe ser avalado por el Profesional Especializado de Registro contable Soportar el respectivo ajuste con los cocumentos soporte de ejecucón de los recursos 11 Establecer con base en el Informe Financiero Final el saldo a reintegrar Técnico de Revisión detallada de el informe financiero Consignación o transferencia bancaria de los recursos al Instituto Determinar si aplica el reintegro de rendimientos financieros, en caso afirmativo trasladar al área de tesorería para su liquidación y cobro 12 Informar al Supervisor del Proyecto y a tesorería sobre los saldos a reintegrar Profesional Especializado de - Técnico de Revisión detallada de el informe financiero Correo Electronico En el correo electronico se informa al supervisor del contrato y a Tesoreria sobre el saldo a reintegrar 1 Proyectar el Acta de Liquidación Condicionada Supervisor del Proyecto Enviar a la Oficina Asesora Jurídica para que sea revisada, y luego hacer firmar por la Dirección General y el Contratista Acta de liquidación condicionada En esta Acta se detalla el valor a devolver por el Contratista

6 14 Enviar copia del Acta de Liquidación Condicionada a Tesorería Supervisor del Proyecto Recibido del acta Tesorería deberá realizar el cobro correspondiente al contratista 15 Recibir de la institución el saldo a devolver, haciendo el ingreso correspondiente Tesorero(a) Verificar si el valor consiignado correponde al saldo por ejecutar del contrato, determinar si debe liquidar rendimientos financieros Consignación o Legalizar pago en Tesorería Transferencia bancaria 16 Enviar al Supervisor de Proyecto y a la Oficina Asesora Jurídica la copia del Recibo de Caja donde consta el pago por parte del contratista Tesorero(a) De modo que obre como soporte del acta de liquidación y del contrato Recibo de caja Realizar a través del aplicativo la nota crédito correspondiente al reintegro 1 Realizar el Reintegro de los recursos a Secretaría de Hacienda a los tres días del recibo del dinero Tesorero(a) Efectuando la transferencia de los recursos a la cuenta bancaria destinada para tal fin Una vez realizado el reintegro Consignación o se informa al Profesional Transferencia bancaria Especializado de FIN 8. Tiempos Ocho (8) días

7 9. Políticas de Operación Generales del procedimiento Todos los contratos y/o convenios que sean financiados mediante recursos financieros de inversión del IDEP, deberán especificar en las clausulas del contrato el número de informes financieros a presentar y las fechas en las que debe hacerlo.el Contratista deberá entregar los Informes Financieros, de acuerdo con lo establecido por la Guía del IDEP adoptada mediante la Resolución 129 de En caso de existir observaciones a los Informes Financieros, estos deben ser informados al contratista de manera formal y dejando algún soporte que evidencie su realización.el Informe Final Financiero debe tener saldos por ejecutar en cero o se deben ejecutar la totalidad de los recursos asignados.en los casos en los que el contratista deba hacer Reintegros, este tendrá como máximo 15 días hábiles para poder legalizarlos en la entidad. Caso en el cual no obtendrá el visto Bueno de Ejecución Financiera.Con base en los informes de ejecución financiera que trimestralmente reporta la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario de estos convenios y contratos interadministrativos (o de asociación u otros de similar naturaleza), cada uno (a) de los (las) supervisores (as) de los mismos por parte del IDEP deben elaborar y presentar, también trimestralmente (o como se haya acordado en las minutas correspondientes), a más tardar el quinto día hábil de cada trimestre, a las instancias internas (Subdirecciones y Oficinas Asesoras) y externas competentes, los respectivos informes de ejecución en los términos de la Propuesta Técnico Económica presentada y aprobada por la entidad contratante o cooperante en cada caso. Además de estos informes de ejecución trimestrales, los (las) supervisores (as) anteriormente referidos deben elaborar y presentar a las instancias internas y externas competentes, a más tardar el quinto día hábil después de la finalización de cada convenio o contrato interadministrativo, el respectivo informe final, con base en el cual se debe realizar la liquidación de cada uno de estos contratos y convenios. Tratándose de los contratos y convenios interadministrativos relacionados con el área misional del IDEP, estos informes de ejecución, los trimestrales y el final, deben ser suscritos por el (la) supervisor (a) y el (la) Subdirector (a) Académico (a). Con base en los informes finales de ejecución de estos contratos y convenios interadministrativos (o de asociación u otros de similar naturaleza), debidamente elaborados y presentados por los responsables en cada caso y aceptados por la parte contratante o cooperante y las correspondientes actas de liquidación, los (las) supervisores (as) por parte del IDEP deben informar a la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario, máximo cinco (5) días hábiles después de haber sido aceptados y suscritos estos informes y actas de liquidación por las contrapartes correspondientes, sobre los saldos de dinero a favor del Instituto o para devolver a la entidad contratante o cooperante, solicitudes que se deben acompañar, además de los respectivos informes, actas de liquidación y cuentas de cobro (estas últimas debidamente suscritas por la contadora de la entidad), de una copia física o magnética del convenio o contrato de que se trate. Con relación a los contratos y convenios en los cuales es el IDEP el que aporta recursos financieros para que un tercero sea el ejecutor del objeto contractual correspondiente, en las respectivas minutas se debe incluir la obligación del que recibe estos recursos de rendir los informes de los que tratan las políticas anteriores, siendo responsabilidad de los (as) supervisores (as) del IDEP asegurar que esta obligación se cumpla en los mismos términos definidos anteriormente. Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Seguridad de la Información Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los telefonos fijos y móbiles para evitar el exceso de ruido. Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asigando. Por ningun motivo se debe realizar instalacion de software no licenciado y sin autorizacion del adminitrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohibe el uso del mismo para suscripciones de indole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohibe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organizacion e integridad de la informacion almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinacion con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspeccion con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraibles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagacion de virus informaticos. Sistema de Gestión Documental y Archivo No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.