PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRONICA

Transcripción

1 Dependencia Generadora: Página 1 de 5 1. OBJETIVO Efectuar el pago de facturas y cuentas de cobro por suministros y gastos de funcionamiento de la Corporación y desembolso de créditos. 2. ALCANCE Todos los egresos causados por la Corporación serán tramitados a través de la División de Tesorería. 3. FUNCIONES Jefe : Organizar y autorizar el pago, custodia los token con las contraseñas de ingreso al portal bancario, organizar el trámite de anulación de los pagos rechazados por diferente causa (cuenta nula, inválida, etc.). Auditor Interno: Aprueba con visto bueno las cuentas por pagar que fueron auditadas. Auxiliar de Contabilidad y Finanzas (): Verificar en el aplicativo del Work Flow las cuentas por pagar previamente auditadas por Auditoria Interna, realiza la importación de los pagos electrónicos y generar los comprobante de egreso. Secretaria (): Radicar las cuentas por pagar con hora y fecha de llegada a la, Auxiliar de (): Archivar la copia del comprobante de egreso y sus documentos soporte. 4. DEFINICIONES Egreso Causado: Erogación o salida de recursos financieros, motivada por el compromiso de algún bien o servicio o por algún otro concepto, generado por Contabilidad. Egreso Directo: Erogación o salida de recursos financieros de algún bien o servicio recibido o por algún otro concepto, sin ser generada su causación por Contabilidad. ERP: Enterprice Resource Planning. Planeamiento de Recursos Empresariales; Software que permite la integración de varios sistemas organizacionales, para desarrollo de las actividades empresariales. SEVEN: Aplicativo multifuncional y multimoneda que permite adaptarse a cualquier sistema de negocio. WORK FLOW: Es una herramienta de gestión que permite definir los procesos de la organización en flujos de trabajo. STSAPAGO: Código del programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, para realizar la autorización de los pagos. STSGARP: Código del programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, para la generación del archivo plano, de los datos de los proveedores y pagos por Bancos. ELABORÓ Vo. Bo. REVISÓ AUTORIZÓ APROBÓ Jefe Área Calidad Comité de Procesos Director Administrativo Consejo Directivo Cargo: Jefe División Nombre: Carlos Cargo: Jefe Planeación Nombre: Héctor Nombre: Gregory de Tesorería. Andrés Mesa Corporativa Orlando Solano Enrique Martínez Barbosa Novoa. Solís. Nombre: Ángela Nombre: Jaime Alejandro María López Palacio. Delgado Cifuentes Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: DOCUMENTO CONTROLADO (SELLO)

2 Dependencia Generadora: Página 2 de 5 STSIMCOP: Código del programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, con el que se realiza importación y aplicación de pagos. STSCHELO: Código del programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, con el que se realiza la impresión de cheques en lote. STSGEARP: Código del programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, con el que se realiza la reversión pago a proveedores por banco. STSRAPAG: Código del programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, con el que se realiza la reversión autorización de pagos. TOKEN: Es un dispositivo electrónico que se la a un usuario autorizado para ingresar al portal bancario. O.P.S: Orden de pago de Subsidio Familiar, titulo valor definido internamente como modelo de pago de la cuota monetaria de Subsidio Familiar en dinero.

3 Página 3 de 5 5. DESARROLLO ACTIVIDAD 1. Radicar Cuentas Por Pagar. DETALLE Radican las cuentas por pagar auditadas con el visto bueno de Auditor Interno, a excepción de los operadores de cambio de OPS, servicios públicos, impuestos, cuentas de cupo rotativo y desembolso de créditos. DEPENDENCIA División de Tesorería Secretaria REGISTROS 1.Control de cuentas radicadas 2. Verificar y Organizar las cuentas causadas y priorizar el pago. Verificar y descargar en la herramienta Work Flow, las cuentas causadas por pagar contra los soportes físicos. Organizar el giro priorizando por fechas de vencimiento teniendo en cuenta los recursos disponibles. 1.Jefe 2. Auxiliar de Contabilidad y Finanzas. 2.Saldos generados por bancos 3. Autorizar el pago en SEVEN y pago en el portal bancario. Autoriza en el aplicativo SEVEN el programa STSAPAGO, el giro de las cuentas por Banco, colocando el sello transferencia procesada a la liquidación para pago factura de proveedor. Ingresa al programa STSGEARP, selecciona la cuenta bancaria de la Corporación para debitar el dinero. El jefe ingresa al portal bancario para autorizar el pago, se imprime como soporte del pago el detalle del archivo consecutivo colocando el sello de transferencia procesada. Verifica en el portal bancario que los pagos hayan sido realizados exitosamente colocando el sello de transferencia aprobada, si el pago es rechazado por el banco y si este se realizó a un solo proveedor en una única transacción, se deberá reversar en el programa STSGEARP de acuerdo al numero del proceso pago a proveedores y luego se deberá reversar en el programa STSRAPAG teniendo en cuenta siempre el tipo de operación y su número correspondiente, si es el caso de ser rechazado el pago de un proveedor donde se realizo la transacción, junto con otros proveedores y estos fueron exitosos, se deberá reversar únicamente en el programa STSRAPAG. En cualquiera de los dos casos el pago rechazado se autoriza nuevamente para pagar por cheque o transferencia. Jefe 3.Detalle del archivo consecutivo

4 Página 4 de 5 ACTIVIDAD 4. Ingresar al programa STSIMCOP. 5. Importar y generar el comprobante de egreso. DETALLE Si el pago fue exitoso ingresar al programa STSIMCOP, para tomar el número consecutivo del archivo generado, el cual se escribe en el soporte de transferencia bancaria de forma manual como filtro para el momento de la importación del pago. Importar y aplicar confirmación de pagos por el programa STSIMCOP, el cual procesa y genera automáticamente los comprobantes de egreso. Se imprime los comprobantes de egreso por el programa STSCHELO, con la opción de pagos automáticos, digitando el número del archivo generado. Organiza por orden consecutivo los egresos y la entrega al Auxiliar de para ser archivados. DEPENDENCIA División de Tesorería REGISTROS Jefe 4. Soporte de transferencia bancaria 1. Auxiliar de Contabilidad y Finanzas 2. Auxiliar de 5. Comprobante de Egreso.

5 Página 5 de 5 5. REGISTROS RELACIONADOS No. INFORMACION GENERAL Código del Registro 1. Formato Libre Presentación ( Marque con una x) Título del Registro Físico Electrónico Control de cuentas radicadas Dependencia de Almacenamiento ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación Responsable (Cargo) Indización Tiempo x Servidor Secretaria Cronológico Histórico 2. Formato Libre Saldo generados por bancos x Archivo 3. Formato Libre 4. Formato Libre Detalle del archivo consecutivo Soporte de transferencia bancaria x Archivo Secretaria/ Auxiliar de Secretaria/ Auxiliar de x Servidor Secretaria Cronológico Histórico 5. Formato Libre Comprobante de egreso x Servidor Secretaria Cronológico Histórico