POLÍTICAS DEL PROCESO DE CERTIFICACION DE PERSONAS

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1 PAG 1 DE 6 1. OBJETIVO: Presentar todas las políticas que orientar el proceso de certificación de personas del IEMP incluyendo las de otorgamiento, mantenimiento, renovación, ampliación y reducción del alcance de la certificación, así como la suspensión o retiro de la misma. Asimismo señala las directrices en materia de mantenimiento de los métodos y mecanismos que se aplican en la evaluación de la competencia, con miras a reafirmar la equidad, validez, confiabilidad y desempeño de las evidencias de la competencia. 2. POLITICAS: 2.1 Política de certificación El IEMP desarrolla un proceso de certificación de personas en el proceso de investigación disciplinaria y en el mecanismo alternativo de la conciliación en derecho, de manera independiente, objetiva, ágil y veraz. Para ello se compromete con el cumplimiento de requisitos de ley y normativos aplicables, con la mejora del desempeño del proceso, el aseguramiento de un talento humano competente, un sistema de gestión eficiente, eficaz y efectivo, así como mantener la acreditación como ente certificador por el organismo competente. 2.2 Política de Imparcialidad, independencia e integridad La Dirección del IEMP y el proceso de certificación de personas, considera como estratégico garantizar la imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad en el ejercicio de las actividades de certificación y por consiguiente el valor de la certificación que otorga reside en el grado de confianza que confieren sus actuaciones, el cual se obtiene con una evaluación objetiva, imparcial y competente, razón por la cual se compromete con el cumplimiento de los mandatos del organismo de acreditación, de los requisitos de las normas y de las regulaciones asociadas, del ordenamiento ético que como entidad estatal le corresponde y adicionalmente: Todas las actividades desarrolladas por el proceso de certificación de personas del IEMP se rigen de manera específica por los principios de independencia, imparcialidad e integridad, de modo que se asegura que las decisiones de certificación que se toman están basadas en evidencias objetivas de conformidad con los estándares de las normas y los requerimientos de los esquemas definidos y no están influidas por cualquier tipo de intereses de las partes interesadas. El IEMP no permite ninguna influencia comercial, financiera, laboral u otras presiones que puedan impedir la imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad de las decisiones de certificación de personas y del proceso mismo.

2 PAG 2 DE 6 El proceso de certificación de personas es totalmente independiente y no tiene vínculo alguno con los otros procesos y servicios que presta el Instituto y que puedan constituirse en una amenaza a la imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad. La certificación de personas es un servicio al cual se accede voluntariamente; el IEMP no restringe, limita o impide el acceso a la certificación por motivos religiosos, financieros, comerciales o de otra índole, siempre y cuando el solicitante cumpla con los requisitos establecidos para la certificación. El personal interno y externo que tiene relación directa con el proceso de certificación de personas del IEMP declara su imparcialidad en el desarrollo de sus funciones, firmando el compromiso de imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad y se comprometen a dar a conocer a la dirección del Instituto o dueño del proceso de certificación, cualquier situación de la que tengan conocimiento y que pudiera constituirse en un conflicto de intereses. El personal del proceso no es influenciado en el desarrollo de sus actividades por posibles presiones, intimidaciones o coacciones de tipo personal, laboral, financiero o de otra índole y en caso de presentarse dichas situaciones, deberán ser puestas en conocimiento del proceso de certificaciones quienes deberán tomar las acciones pertinentes de manera oportuna. El proceso de certificación de personas identifica y gestiona continuamente los riesgos a la imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad y actúa en consecuencia para evitar o mitigar cualquier riesgo a la imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad El proceso de certificación de personas identifica, analiza, gestiona y documenta los conflictos de interés percibidos o reales que se puedan presentar en todas las actividades del proceso de certificación de personas. 2.3 Política de confidencialidad de la información El proceso de certificación de personas tiene el compromiso de mantener la confidencialidad de la información de las personas y cumple con las normas legales establecidas, ley 1581 de 2012, sentencia C-748 de 2011 de la C. C. y decreto 1377 de 2013 y adicional: El proceso de certificación no obtiene información vía on-line, se rige por la información que el aspirante consigna en los diferentes formatos del proceso y/o que allega al proceso vía correo electrónico en documentos PDF. Cualquier información que el aspirante, candidato o persona certificada proporciona al proceso está totalmente CONFIDENCIAL y solo será utilizada para fines propios del proceso y elaboración de estadísticas; dicha información no podrá ser utilizada ni divulgada a una parte no autorizada sin el consentimiento de solicitante, candidato o

3 PAG 3 DE 6 persona certificada, excepto cuando la ley requiera la divulgación de esta información, caso en el cual se le informará a la persona afectada salvo que la ley lo prohíba. La información que la persona consigna y se recolecta será administrada por el proceso de certificación de personas en una base de datos y se mantendrá por el mismo término que dura la certificación. El uso de la información está destinada a verificar, realizar seguimiento y evaluación continua de las personas certificadas y solamente se podrá difundir en términos de resultados del mismo. 2.4 Política de seguridad del Proceso El proceso de certificación de personas entiende la seguridad como la preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, los documentos y los instrumentos de evaluación aplicables durante la evaluación de la conformidad. El proceso de certificación de personas aplica el instructivo O-I-34 Instructivo Cadena de Custodia - Administración, Aplicación y Recolección de Instrumentos de Evaluación, con el fin de garantizar la administración, aplicación y recolección de los instrumentos de evaluación. 2.5 Política de otorgamiento El IEMP expedirá la certificación de la competencia de las personas con base en una norma de referencia y en el cumplimiento de los requisitos establecidos para el proceso pertinente, cuyo alcance se suscribe en las normas de competencia laboral aplicable y es solicitado por el aspirante a través de un documento del sistema de gestión, donde se describen derechos, deberes y reglas generales del proceso Variables: En el proceso de otorgar un certificado el IEMP, para con cada uno de los aspirantes, tendrá en cuenta: Norma de competencia laboral de referencia Esquema de certificación Uso de certificado y logotipo Confidencialidad

4 PAG 4 DE Política de Mantenimiento El IEMP con el fin de que la persona certificada mantenga una certificación recibida, debe demostrar que cumple, en el tiempo, con los parámetros del otorgamiento inicial de la certificación, para lo cual se aplicarán los siguientes parámetros: a) Cambio en la normatividad. Anualmente se revisa las posibles modificaciones de la norma de referencia, a nivel internacional y nacional que puedan tener impacto en la misma. Ajuste a la norma de competencia laboral de referencia. Aplicar parámetros de Ampliación o Reducción b) Cumplimiento de requisitos por parte de la persona certificada Anualmente verificar los antecedentes disciplinarios, fiscales y penales. Evidencias del cumplimiento de las normas de uso de certificado y logotipo. 2.7 Política de Renovación Cuando se cumpla la vigencia de la certificación de competencia laboral y la norma de competencia no se ha modificado, sí la persona certificada desea voluntariamente renovar su certificación, debe iniciar nuevamente el proceso, realizando la solicitud de certificación y adelantando todo el esquema de certificación de acuerdo a los procedimientos definidos por el IEMP. 2.8 Política de Ampliación Si la norma de competencia laboral ha sido modificada el IEMP a través del proceso de certificación de personas recogerá de la persona certificada la competencia nueva incorporada en la norma. Esta ampliación se ceñirá el alcance de la certificación de acuerdo a las modificaciones de la norma identificadas. En todo caso el IEMP deberá informar a cada persona certificada de la ampliación del alcance de la norma de competencia laboral. Para el adelanto de esta actividad el IEMP procederá de la siguiente forma: Anualmente se revisa las posibles modificaciones de la norma de referencia, a nivel internacional y nacional que puedan tener impacto en la misma. Ajuste a la norma de competencia laboral de referencia. Aplicar parámetros de otorgamiento Aplicación de evidencias de evaluación de conocimiento cuando sea necesario.

5 PAG 5 DE 6 Aplicación de evidencias de desempeño cuando sea necesario. Aplicación de evidencias de producto cuando sea necesario. Re-expedir certificado de competencia. 2.9 Política de Reducción Cuando se presente una modificación en la norma de competencia laboral relacionada con la reducción del alcance, el IEMP Anualmente se revisa las posibles modificaciones de la norma de referencia, a nivel internacional y nacional que puedan tener impacto en la misma. Ajuste a la norma de competencia laboral de referencia. Aplicar parámetros de otorgamiento Aplicación de evidencias de evaluación de conocimiento cuando sea necesario. Aplicación de evidencias de desempeño cuando sea necesario. Aplicación de evidencias de producto cuando sea necesario. Re-expedir certificado de competencia Política de Suspensión El IEMP podrá suspender la certificación expedida a una persona cuando existan evidencias del incumplimiento de las condiciones de expedición del certificado, por violación de los requisitos de certificación o por uso no permitido del certificado. Para ello el IEMP deberá verificar: Evidencias del incumplimiento de las normas de uso de certificado y logotipo. Evidencias de suspensión disciplinaria, o acciones penales preventivas. Comunicación motivada a la persona certificada de la suspensión del certificado, sujeto a las decisiones administrativas y judiciales. De acuerdo a las decisiones administrativas y judiciales la suspensión puede temporal o definitivo de la certificación de la competencia. Publicar a través de página web del Organismo Certificador las personas con suspensión de certificado Política de Retiro. Es la decisión del IEMP de retirar de forma definitiva una certificación expedida teniendo en cuenta evidencias del incumplimiento o violación de los requisitos de certificación o uso del certificado, previa verificación de: Evidencias de antecedentes disciplinarios, fiscales y penales.

6 PAG 6 DE 6 Evidencias del incumplimiento reiterado de las normas de uso de certificado y logotipo. Comunicación motivada a la persona certificada del retiro de su certificado basado en las decisiones administrativas y judiciales. Publicar a través de página web del Organismo Certificador las personas con retiro de certificado Política Tarifaria Para los servidores de la Procuraduría General de la Nación la certificación no tendrá ningún costo Política Respuesta a Quejas y Apelaciones Para el IEMP, es importante dar tratamiento justo, equitativo, imparcial y oportuno a las quejas y Apelaciones que se presenten al proceso de certificación de personas; para lo cual se acoge al procedimiento definido en el Sistema Integrado de Gestión del IEMP y codificado como P-24, este documento da a conocer a las partes interesadas, los criterios y pasos para la recepción, trámite y respuesta a las peticiones, quejas, reclamaciones, apelaciones y sugerencias que reciben el IEMP; adicionalmente existe un instructivo para la atención específica de las apelaciones presentadas ante las decisiones tomadas en el desarrollo del proceso de certificación de personas, este instructivo corresponde al O-I 22 Respuesta a Apelaciones Política para el mantenimiento de los métodos y mecanismos de la evaluación de la competencia De las evidencias de conocimiento, desempeño y producto. Con el fin de garantizar la equidad, validez, confiabilidad y desempeño de estos instrumentos, el IEMP a través de su equipo de evaluadores en forma anual adelantará la revisión de cada uno de estos instrumentos teniendo en cuenta los resultados obtenidos en los procesos de certificación. Para mantener actualizados dichos instrumentos, las observaciones y sugerencias que las partes interesadas realicen a los mismos se recogerán en el formato F-19 del SIG del IEMP. Mensualmente se registrarán dichas observaciones y sugerencias, y en forma trimestral se evaluará su viabilidad con el fin de proponer los ajustes necesarios a los mecanismos de evaluación de la competencia.

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