UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE MANABÍ FACULTAD DE CIENCIAS INFORMÁTICAS TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: INGENIERO EN SISTEMAS

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1 UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE MANABÍ FACULTAD DE CIENCIAS INFORMÁTICAS TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: INGENIERO EN SISTEMAS TEMA DE TESIS: DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN GESTOR DOCUMENTAL Y DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS UTILIZANDO ASP AJAX 4.0 EN LA FACULTAD DE CIENCIAS INFORMÁTICAS AUTORES: CÉSAR ANDRÉS ALCÍVAR ARAY FREDDY XAVIER ALARCÓN VILLAMAR DIRECTORA DE TESIS: ING. LUZMILA LÓPEZ MANTA - MANABÍ - ECUADOR

2 AGRADECIMIENTO Agradezco a mi familia, por su gran comprensión durante todo mi periodo estudiantil. Deseo expresar mi agradecimiento también a mi directora de tesis, por la dedicación y apoyo que ha brindado a este trabajo, sugerencias e ideas en la dirección y el rigor que ha facilitado el desarrollo de la misma. Asimismo, expreso mi agradecimiento al decano, maestros, personal administrativo y compañeros de la Facultad Ciencias. -Freddy Xavier Alarcón Villamar I

3 AGRADECIMIENTO A mi familia, en especial a mis padres; a amigos, los cuales me ayudaron con su apoyo incondicional a estar más cerca de mis metas. Agradezco a Dios, por darme fuerzas para no flaquear y poder seguir adelante todos los días. A mis padres, porque gracias a su amor, dedicación, comprensión, cariño y apoyo he podido culminar mis estudios profesionales, lo que constituye el legado más grande que me han podido dar y por lo cual les estaré eternamente agradecido. A mis amigos, porque son esa clase de personas que todo lo comprenden y dan lo mejor de sí, sin esperar nada a cambio. A mis maestros, por la enseñanza recibida durante mi formación profesional. -César Andrés Alcívar Aray II

4 DEDICATORIA Dedico este trabajo a mi familia. De manera muy especial a mi madre Isabel Cristina Villamar Zambrano, por darme una carrera para mi futuro y por creer en mí, aunque hemos pasado momentos difíciles siempre ha estado apoyándome y brindándome todo su amor, por todo esto le agradezco de todo corazón. -Freddy Xavier Alarcón Villamar III

5 DEDICATORIA Dedico este proyecto y toda mi carrera universitaria a Dios que ha estado a mi lado en todo momento dándome las fuerzas necesarias para continuar luchando día tras día y seguir adelante rompiendo todas las barreras que se me presenten. Le agradezco a mi mama Victoria Aray Vera y mi papa Galo Alcívar Alcívar ya que gracias a ellos soy quien soy hoy en día, fueron los que me dieron ese cariño y calor humano necesario, son los que han velado por mi salud, mis estudios, mi educación entro otros, son a ellos a quien les debo todo, horas de consejos, de regaños, de reprimendas de tristeza y de alergias de las cuales estoy muy seguro que las han hecho con todo el amor del mundo para formarme como un ser integral y de las cuales me siento extremadamente orgulloso -César Andrés Alcívar Aray IV

6 DECLARACION EXPRESA La responsabilidad del contenido de esta tesis de Grado, cuyo título es: DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN GESTOR DOCUMENTAL Y DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS UTILIZANDO ASP AJAX 4.0 EN LA FACULTAD DE CIENCIAS INFORMÁTICAS, corresponde a Freddy Xavier Alarcón Villamar y Cesar Andrés Alcívar Aray exclusivamente, y los derechos patrimoniales de la misma a la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí. Freddy Xavier Alarcón Villamar César Andrés Alcívar Aray C.I C.I V

7 CERTIFICACION En mi calidad de Director de Tesis sobre el tema: DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN GESTOR DOCUMENTAL Y DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS UTILIZANDO ASP AJAX 4.0 EN LA FACULTAD DE CIENCIAS INFORMÁTICAS, de los estudiantes Freddy Xavier Alarcón Villamar y César Andrés Alcívar Aray, considero que el mencionado trabajo investigativo cumple con los requisitos y tiene méritos suficientes para ser sometido a la evaluación del jurado examinador que las autoridades de la Facultad de Ciencias informáticas designe. En honor a la verdad. Ing. Luzmila López Reyes DIRECTOR DE TESIS VI

8 CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN PROPÓSITO IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO JUSTIFICACIÓN ALCANCE MARCO METODOLÓGICO TIPO DE INVESTIGACIÓN POBLACIÓN Y MUESTRA MÉTODOS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS IMPACTO TECNOLÓGICO Y SOCIAL IMPACTO TECNOLÓGICO IMPACTO SOCIAL 7 CAPÍTULO 2: MARCO TEÓRICO GESTIÓN DOCUMENTAL PRÁCTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTION DE DOCUMENTOS FÍSICOS GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTRANET POR QUÉ CREAR UNA INTRANET? CUÁLES SON LOS OBSTÁCULOS PARA LA APLICACIÓN DE UNA INTRANET? QUÉ SE NECESITA PARA CONSTRUIR UNA INTRANET? PORTAL WEB 18 VII

9 2.3.1 PORTAL WEB CORPORATIVO NET FRAMEWORK VERSIONES INTERNET INFORMATION SERVICES SEGURIDAD AUTENTICACIÓN ASP.NET PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS CONTROLES DE USUARIO CONTROLES DE PERSONALIZADOS INGENIERÍA DE SOFTWARE ÁGIL EXTREME PROGRAMMING (XP) 32 CAPÍTULO 3: APLICANDO EXTREME PROGRAMMING EN EL PROYECTO BELUS (DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN) PLANEANDO BELUS HISTORIAS DE USUARIO DIAGRAMAS DE CASOS DE USO DIVIDIENDO EL SISTEMA ANALISIS DE DOMINIO DISEÑO IMPLEMENTACIÓN DEL CÓDIGO PROBANDO BELUS LA ARQUITECTURA DEL SISTEMA BELUS MODELO DE BASE DE DATOS APLICACIÓN WEB COSTOS DEL PROYECTO 60 CAPÍTULO 4: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS 62 VIII

10 CAPÍTULO 5: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA LINKOGRAFÍA 73 Anexos 74 ENCUESTA 75 DICCIONARIO DE DATOS 78 GALERÍA DE FOTOS 89 IX

11 CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN 1

12 1.1 PROPÓSITO. El presente proyecto tiene como propósito implementar un portal Web corporativo de gestión de documentos y procesos administrativos en la Facultad de Ciencias de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí, herramienta que permita organizar los documentos digitales en un solo lugar y dar seguimiento a las actividades que conlleven documentación y mantenerlos adecuadamente archivados. El presente trabajo comprende cinco capítulos, los mismos que contienen el resultado de la investigación realizada: En el primer capítulo se identifica el problema, la justificación y el alcance del proyecto. Seguidamente en un amplio marco teórico se reflejan las conceptualizaciones, ideas y fundamentos tecnológicos en el que se apoya la propuesta que abarca la gestión documental; a continuación, en el tercer capítulo, se establecen los lineamientos para el desarrollo y la implementación de Belus 1.0. Finalmente, a través de la tabulación y análisis de las encuestas, se concluye el proyecto con sus respectivas recomendaciones que contribuirán a mejorar la organización, control y seguimiento de los documentos físicos y electrónicos que maneja la Facultad de Ciencias. 1.2 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA Manejar documentos de manera dispersa, en diferentes medios ya sea electrónica o físicamente y hacia el mismo público, dificulta el seguimiento de la efectividad de la 2

13 información. La creciente necesidad de almacenar en forma segura, acceder eficiente y rápidamente a la información es la constante en el mundo. En la Facultad de Ciencias se generan archivos electrónicos, muchos de estos se encuentran almacenados en diferentes computadoras, estos archivos electrónicos corresponden a diversos documentos y comunicaciones que se generan por las actividades académicas y de otra índole que realiza la facultad tanto interna como externa dentro de la institución. La recepción de los documentos físicos en el departamento de secretaria se realiza de manera dispersa ocasionando de esta manera retraso en el seguimiento de la información receptada. Considerando que el personal de la Facultad de Ciencias se encuentra capacitado y familiarizado con la plataforma Microsoft Office y, que además esta es la herramienta que actualmente se encuentra instalada e implementada en la facultad, se empleara el Microsoft Office SDK para ampliar las características del cliente Microsoft Office, tal como búsqueda dinámica de documentos, facilidad de acceso a la información, seguridad, aprobación de documentos; todo esto en un solo punto de acceso. Siendo una plataforma de aplicación Web, ASP.Net se integra completamente con las suites Microsoft Visual Studio y Microsoft Expression Studio, permitiendo así personalizar el comportamiento de los elementos y componentes Office a través de la interfaz Web, por tales razones se decide implementar en la intranet, un portal corporativo para la gestión documental de procesos administrativos que permitirá 3

14 aumentar la efectividad en los procesos de información, dar seguimiento de actividades generadas por documentos e instituir la cultura corporativa al personal. 1.3 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Implementar un portal Web corporativo de gestión documental y procesos administrativos en un ambiente de trabajo colaborativo utilizando ASP.NET en la Facultad de Ciencias OBJETIVO ESPECIFICO Identificar los procesos de la gestión documental y la interacción entre los diferentes departamentos de la Facultad de Ciencias. Desarrollar una solución (software), utilizando la plataforma ASP.Net AJAX 4.0. realizando las respectivas pruebas. Implementar el portal corporativo en el área administrativa de la Facultad de Ciencias. Capacitar al personal involucrado en el manejo del sistema Belus JUSTIFICACIÓN La mayoría de organizaciones, tanto privadas como públicas, enfrentan los problemas de la acumulación de papeles electrónicos y físicos, muchas veces dificultando la localización de los mismos y en el peor de los casos la pérdida de estos, 4

15 teniendo diferentes versiones del mismo documento en diferentes puntos, causando confusión dentro de la organización, retardo en la identificación del último documento vigente y sin proporcionar un seguimiento adecuado a los procesos documentales. La Facultad de Ciencias no está exenta de estos problemas ya que generalmente las comunicaciones tanto dentro como fuera de esta se realizan mediante el uso de documentos, de los cuales muchas veces son conservados atendiendo su valor histórico. El presente trabajo previo a la obtención del título de Ingeniero en Sistemas tiene la finalidad de implementar un Sistema de Gestión Documental que permita al personal administrativo y a directivos de esta unidad académica, organizar y controlar sus documentos, dar seguimiento a los mismos, mantener la interacción entre los diferentes departamentos y aumentar la efectividad en los procesos de información. Considerando que la Facultad de Ciencias no cuenta con estos recursos se espera beneficiar con esta investigación y con la aplicación de la propuesta al personal administrativo y consecuentemente a la Facultad de Ciencias. 1.5 ALCANCE El portal Web corporativo será accesible dentro de una Intranet, abarcando el almacenamiento y seguimiento de los procesos que conlleven documentos administrativos en la Facultad de Ciencias de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí 5

16 1.6 MARCO METODOLÓGICO TIPO DE INVESTIGACIÓN Investigación académica para satisfacer los requisitos exigidos en la presentación de la tesis, investigación de campo realizada en la Facultad de Ciencias, con el objetivo de contribuir con conocimientos en particular POBLACIÓN Y MUESTRA Directivos de la Facultad de Ciencias Departamento Administrativo de la Facultad de Ciencias MÉTODOS Se utilizara el método descriptivo que permite graficar las características del fenómeno a investigar TÉCNICAS E INSTRUMENTOS Para lograr la investigación académica, se realizaran observaciones, encuestas y entrevistas, técnicas de investigación que permiten despejar la hipótesis. 6

17 1.7 IMPACTO TECNOLÓGICO Y SOCIAL IMPACTO TECNOLÓGICO Gracias a las capacidades de desempeño en red, y las características de colaboración múltiple, el presente trabajo está orientado a mejorar los procesos de administración, ubicación documental y desenvolvimiento de los métodos internos de elaboración y emisión de trámites en la Facultad de Ciencias. Al utilizar las tecnologías de información y comunicación y la aplicación de un portal interno, estas, establecen un factor de crecimiento tecnológico al personal administrativo de la Facultad de Ciencias y permite alcanzar un nivel más alto dentro de la administración documental IMPACTO SOCIAL Actualmente nos encontramos en una época donde la revolución informática y de comunicación forman parte clave dentro del desarrollo de una organización, siendo así entonces, indispensable la utilización de tecnologías de la información que permitan mejorar la comunicación, el desempeño, la eficacia, la efectividad y la confiabilidad de las personas que cumplen funciones dentro de la misma. Es imprescindible entonces el uso y la interacción con estas tecnologías que se mueven en el mundo de hoy. La implementación del sistema Belus 1.0 propicia transformaciones en las formas tradicionales de emisión y elaboración de documentos y permite el adecuado seguimiento de la información y toma de decisiones, y su impacto social se ve reflejado, no solamente en el personal administrativo de la Facultad de 7

18 Ciencias, sino en la comunidad de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí. 8

19 CAPÍTULO 2: MARCO TEÓRICO 9

20 2.1 GESTIÓN DOCUMENTAL Es la práctica de dar mantenimiento a los registros y documentos de una organización desde el momento en que fueron creados hasta su eventual desecho. Esto puede incluir clasificación, almacenamiento, seguridad y desecho de estos documentos. Un documento puede ser un objeto tangible o información digital, por ejemplo, certificados de nacimiento, rayos X médicos, documentos de oficina, bases de datos, datos de aplicación e . La gestión documental está primordialmente dedicada a evidenciar las actividades de una organización, y es usualmente aplicada de acuerdo al valor de los documentos en lugar de su contenido PRÁCTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Un administrador documental es una persona que es responsable de la gestión documental en una organización. La práctica de esta gestión puede involucrar: Planeación de las necesidades de información de una organización. Identificar las captura de la información. Crear, aprobar y exigir políticas y prácticas con respecto a los documentos, incluyendo su organización y deshecho. Desarrollar planes de archivado de documentos, que incluya el guardado de documentos físicos y la información digital a corto y largo plazo. Identificar, clasificar y archivar los documentos. 10

21 Coordinar el acceso de los documentos dentro y fuera de la organización, equilibrando los requerimientos de confidencialidad de la empresa, privacidad de datos y acceso público. Ejecutar políticas de retención en el desecho de documentos que no sean ya requeridos por razones operacionales GESTION DE DOCUMENTOS FÍSICOS Administrar documentos físicos involucra diferentes disciplinas y puede atraer a diversos campos. Los documentos deben estar identificados y autenticados. Generalmente es cuestión de almacenar y recuperar; en algunas circunstancias se requiere mayor cuidado en el manejo. Identificación de los documentos. Guardado de documentos. Circulación de documentos. Deshecho de documentos GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Los principios generales de la gestión de documentos se aplican en cualquier formato. Los documentos digitales traen problemas específicos. Es más complicado el asegurar que el contenido, contexto y estructura de estos sea preservado y protegido cuando los documentos no tienen existencia física. 11

22 Los requerimientos funcionales para que los sistemas computarizados administren los documentos digitales fueron producidos por el Departamento de Defensa de EU 1, Los Archivos Nacionales de Inglaterra y Gales 2 y la Comisión Europea cuyo modelo de requerimientos para la administración de documentos ( MoReq) ha sido traducido a 12 idiomas y es usado fuera de Europa 3. Existe preocupación particular en la habilidad de abrir y leer los documentos electrónicos a través del tiempo, ya que los avances tecnológicos hacen que el software utilizado para crear estos documentos sea obsoleto, y seamos incapaces de volver a leerlo. Una considerable cantidad de investigaciones, llamadas en conjunto preservación digital 4, se llevan a cabo para resolver este problema SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Es un sistema computarizado utilizado para rastrear y guardar documentos electrónicos y/o copias de imágenes escaneadas del documento real. Desde 1980, muchas compañías empezaron a desarrollar sistemas de computación para administrar los documentos basados en papel. Estos sistemas lidiaban con documentos físicos, los cuales incluían no solamente documentos impresos y publicados, sino también fotografías, impresiones, etc. 1 Fuente: Joint Interoperability Test Command RMA. 2 Fuente: 3 Fuente: Cornwell Consultores 4 Garrett, J., D. Waters, H. Gladney. "Preservando la información digital". Commission on Preservation and Access and the Research Libraries Group. 12

23 Se desarrolló después un segundo tipo de sistemas que podían administrar documentos electrónicos, todos los documentos o archivos creados en computadores personales y guardados en el sistema de archivos local. Los primeros sistemas administraban solamente archivos propietarios o solo un número limitado de extensiones de archivos. Actualmente han evolucionado al punto donde pueden administrar cualquier tipo de archivo que puede guardarse en la red. Estas aplicaciones han crecido para integrar también herramientas de colaboración, seguridad y capacidades de auditoria. Los sistemas de gestión documental comúnmente proveen varias de las siguientes características: Metadatos Integración con otras aplicaciones Captura de documentos físicos Indexado Almacenamiento de documentos Recuperación de documentos Distribución (check-in/out) Seguridad Flujos de trabajo Colaboración Búsqueda de documentos Publicación 13

24 2.2 INTRANET Una intranet es una red de computadoras privada que utiliza estándares de comunicación del Internet. Es una pequeña versión de Internet que solamente los miembros de la organización pueden ver. Actualmente, gracias a la expansión de posibilidades dentro del internet, las redes privadas virtuales VPN, y los enrutadores virtuales, servicios de red y el cómputo en la nube, las intranet se extienden más allá de los límites de la organización física, llevando así la expansión estratégica de las empresas a niveles geográficos nunca antes alcanzados POR QUÉ CREAR UNA INTRANET? Las empresas están buscando una arquitectura abierta, una solución rentable para la distribución de información a través de su organización. Los empleadores quieren un mejor acceso a la información. El departamento técnico aplicará las mismas regulaciones a nivel de control de acceso y permisos. La intranet ofrece esta solución. El navegador Web es la interfaz universal en Internet como en Intranet, nunca antes las empresas han tenido la habilidad en una red donde todas las operaciones puedan dirigirse desde una interfaz que además pueda ejecutarse en distintas plataformas. Ahora los usuarios de UNIX pueden comunicarse con los usuarios de MAC quienes también pueden comunicarse con los usuarios WINDOWS. 14

25 Esta interfaz universal disminuye la curva de aprendizaje de nuevas aplicaciones, disminuye la necesidad de costosas actualizaciones de software propietario en el escritorio y ofrece una apariencia común a todas las aplicaciones. Una intranet es sorprendentemente económica de implementar. Navegadores como Mozilla Firefox, Google Chrome y Microsoft Internet Explorer son de adquisición gratuita. Un servidor Web simple se puede configurar para varios miles de dólares y puede incluso que alguien haga una descarga gratuita de software de servidor de Internet. Muchas empresas pueden mantener una intranet con una sola persona. Con la llegada de muchas herramientas de creación HTML de la publicación de contenidos para la intranet se hace cada vez más fácil. La intranet es una forma para que los empleados obtengan un mejor acceso a más información sensible a tiempo. La intranet puede terminar el rastro de papel de muchas aplicaciones de oficina. Ahora que se publica la información en la intranet en lugar de un boletín impreso en papel de la empresa, el empleado puede hacer más rápida las decisiones informadas. En resumen, los beneficios de una intranet son: Fácil de configurar y administrar Arquitectura abierta Interfaz universal Asequible Conecta todas las plataformas de sistemas operativos Rentable Un acceso más rápido a la información Mejor toma de decisiones Generar y compartir conocimientos 15

26 2.2.2 CUÁLES SON LOS OBSTÁCULOS PARA LA APLICACIÓN DE UNA INTRANET? Con cada introducción de nuevas tecnologías los obstáculos deben ser superados. No hay excepción con la introducción de la tecnología de Internet para el lugar de trabajo. Se Examinan a continuación. Ancho de Banda y la emoción que rodea a la nueva tecnología. En una Intranet se pueden publicar texto, audio y video. Esto nunca ha sido capaz antes a través de una red interna. Los empleados pueden estar muy entusiasmados con la tecnología y forzar el uso de la misma. Los administradores del sistema deben ser muy cuidadosos en monitorear y controlar el flujo de ancho de banda de la Intranet. Empleados temerosos. Muchos directores se resisten a la Intranet, ya que proporciona información rápidamente de su nivel más bajo de los empleados. La información es poder en la mayoría de las organizaciones y los gerentes deben estar convencidos de que los usuarios con conocimientos no ponga en peligro su puesto de trabajo. Recompensa por el comportamiento de colaboración. Muchas organizaciones recompensan a los empleados por compartir información entre ellos. Premios que deben ser establecidos por intercambiar información y conocimientos a través de las fronteras departamentales usando la Intranet. 16

27 2.2.3 QUÉ SE NECESITA PARA CONSTRUIR UNA INTRANET? Cada Intranet contiene algunos componentes básicos. Las compañías eligen suministrar todos o algunos de estos, mientras que otros van a consultores externos. Se han enumerados los componentes básicos de una Intranet a continuación: Red Una compañía generalmente debe tener TCP/IP como protocolo de la red donde se ejecute la Intranet. La red debe tener suficiente ancho de banda. Una Intranet puede manejar todo tipo de multimedia. Seguridad La pared de fuego (Firewall) debe estar instalada, ya sea a nivel de servicio en un servidor, un equipo (hardware) que nos provea de este servicio o una empresa externa que nos ayude en la tarea de impedir que nuestra red sea víctima de ataques astutos externos y tengan acceso a la información de la empresa. Si los usuarios acceden a la Intranet desde una ubicación remota, los derechos de seguridad deben ser establecidos a través del Firewall. Tengan en cuenta que la Intranet no tiene que estar conectada a Internet. Hardware y software La Intranet está dirigida principalmente por un servidor Web. Este servicio puede ser ejecutado en cualquier sistema operativo. El servicio web que entrega los archivos 17

28 HTML al navegador son ofrecidos por muchos proveedores, algunos incluso son gratuititos. El empleado necesita un navegador Web a nivel de escritorio PORTAL WEB Ante el problema de brindar a un grupo de usuarios acceso a una diversa cantidad de recursos y servicios informáticos de forma integrada y sencilla, nace la idea del Portal Web. En estos sitios se suelen encontrar herramientas para compra electrónica, programas, documentos de toda clase, foros de usuarios y buscadores, entre otros servicios. Las instituciones, ya sean privadas o públicas, suelen necesitar crear portales Web para dar acceso a sus contenidos informáticos, dado que una página muy sencilla en general no sería suficiente. Algunos de los objetivos de un Portal tienen que ver con incrementar la intensidad del uso del mismo mediante la diversificación de servicios, debería convertirse en general en un punto de inicio para una persona que pretende realizar búsquedas en la Web PORTAL WEB CORPORATIVO Una puerta de acceso único a información y aplicaciones de software dentro de una organización que permite también enlaces fuera de la empresa. Un portal corporativo es desarrollado dentro de una Intranet. Idealmente, se debería permitir a los usuarios el acceso a una agenda compartida, documentos del área de trabajo, 5 Intranet RoadMap. Extraído el 30 de diciembre del 2009 de 18

29 herramientas de intercambio de información (foros electrónicos), herramientas de administración de contactos, herramientas de flujo de trabajo, etc. También nos provee de información centralizada, motor de búsqueda, formularios electrónicos, auditoria, gestión de información. 2.4.NET FRAMEWORK Ilustración 2-1: Logo del.net Framework 6 El Microsoft.NET Framework es una estructura de software que se puede instalar en los equipos que ejecutan sistemas operativos de Microsoft Windows. Incluye una gran biblioteca` de soluciones codificadas a problemas comunes de programación y una máquina virtual que administra la ejecución de programas escritos específicamente para el Framework. NET, el Framework está diseñado para ser utilizado por la mayoría de las aplicaciones nuevas creadas para la plataforma Windows. La biblioteca de clases ofrece una gran variedad de funciones como la interfaz de usuario, acceso a datos, conectividad a base de datos, criptografía, desarrollo de aplicaciones web, algoritmos numéricos y comunicaciones de red. La biblioteca de 6 Obtenido de: 19

30 clases es usada por los programadores, que combinan con su propio código para producir aplicaciones. Ilustración 2-2: Pila del.net Framework 7 7 Obtenido de: 20

31 Los programas escritos para.net Framework se ejecutan en un entorno de software que administra los requisitos de tiempo de ejecución del programa. También forma parte de.net Framework, este entorno de tiempo de ejecución conocido como el Common Language Runtime (CLR). CLR ofrece la apariencia de una máquina virtual de aplicación para que los programadores no necesiten tener en cuenta las capacidades específicas de la CPU en que se ejecutará el programa. CLR también ofrece otros servicios importantes como la seguridad, manejo de memoria y gestión de excepciones. La biblioteca de clases y el CLR constituyen el.net Framework. La familia de.net Framework también incluye dos versiones para el uso de dispositivos móviles. Una versión reducida de este, el.net Compact Framework, está disponible en plataformas Windows CE, incluyendo dispositivos de Windows Mobile, como teléfonos inteligentes. Además, el.net Micro Framework está dirigido a dispositivos de recursos restringidos severamente. 21

32 2.4.1 VERSIONES Versión Número de Fecha de Visual Studio De forma predeterminada en versión lanzamiento Windows Visual Studio.NET Visual Studio Windows Server 2003.NET Visual Studio Windows Vista, Windows Server Visual Studio 2008 Windows 7, Windows Server 2008 R Visual Studio 2010 Tabla 2-1: Versionado del.net Framework 8 8 Obtenido de: 22

33 2.5 INTERNET INFORMATION SERVICES Es un conjunto de servicios basados en Internet para servidores creados por Microsoft para su uso con Microsoft Windows. Es el segundo servidor web más popular del mundo, en términos de sitios web generales detrás de la industria líder Apache HTTP Server. Hasta el marzo de2010 sirve el 24.47% de todos los sitios Web de acuerdo a Netcraft SEGURIDAD Las versiones anteriores de IIS se vieron afectadas con un número de vulnerabilidades; sin embargo, las versiones 6.0 y 7.0 no tienen actualmente problemas informados. En IIS 6.0 Microsoft optó por cambiar el comportamiento de los controladores de ISAPI preinstalados, 10 muchos de los cuales eran culpables en las vulnerabilidades de las versiones 4.0 y 5.0, lo que reduce la superficie de ataque de IIS. Además, IIS 6.0 añadió una característica llamada "Web Service Extensions", que impide la ejecución de cualquier programa sin permiso explícito de un administrador IIS. Con la versión actual de IIS 7.5 los componentes son modulares para que sólo los componentes requeridos sean instalados, reduciendo aún más la superficie del ataque. Además, se agregan características de seguridad tales como URLFiltering que rechaza sospechosas URL basadas en un conjunto de reglas definidas por el usuario. 9 Fuente: 10 Fuente: Extraído el 20 de Julio de

34 Hay varias características de seguridad integradas de Microsoft. Muchas compañías ofrecen herramientas de seguridad de terceros y características también conocidas como "firewalls de aplicación Web, o Servidores de seguridad de aplicaciones Web". La ventaja de estas herramientas es que ofrecen mucho más elementos completos (como GUI fácil de usar, etc.) que ayudan en la protección de una instalación de IIS con una capa adicional de protección a un nivel más alto AUTENTICACIÓN autenticación: IIS 5.0 y versiones posteriores admiten los siguientes mecanismos de Autenticación de acceso básico Autenticación de acceso implícita Autenticación integrada de Windows Autenticación de.net passport (no se admite en Windows Server 2008 y superiores) IIS 7.5 incluye también las siguientes características adicionales de seguridad: Mapeo de certificados de cliente Seguridad basada en IP Filtro de peticiones Autorización de URL Los métodos de autenticación han sido cambiados ligeramente entre IIS6 y IIS7, más notablemente en que el usuario anónimo que era llamado 24

35 "IUSR_{nombreDeEquipo}", es ahora una cuenta integrada en Windows Vista y sistemas operativos futuros y nombrado "IUSR". En particular, en IIS 7.5, cada mecanismo de autenticación está aislado en su propio módulo y puede ser instalado o desinstalado de forma independiente. 2.6 ASP.NET Ilustración 2-3: Logo de ASP.Net 11 ASP.NET es una arquitectura para aplicaciones web, desarrollada y comercializada por Microsoft para permitir a programadores construir sitios web dinámicos, aplicaciones web y servicios web. Primero fue lanzado en enero de 2002 con la versión 1.0 de.net Framework y es el sucesor de tecnología de Páginas Active Server (ASP) de Microsoft. ASP.NET se basa en el Common Language Runtime (CLR), lo que permite a los programadores escribir código ASP.NET mediante cualquier lenguaje.net compatible. El marco de extensión ASP.NET-SOAP permite que componentes ASP.NET puedan procesar mensajes SOAP 11 Obtenido de: 25

36 2.6.1 PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS Páginas de.net, conocidas oficialmente como "Web Forms", son el principal bloque para el desarrollo de aplicaciones. 12 Estas figuran en archivos con la extensión ".aspx"; en jerga de programación, estos archivos suelen contener marcado de (X) HTML, así como marcado para controles web y de usuario de lado del servidor, donde los desarrolladores colocan todo el contenido estático y dinámico requerido para la página web. Además, el código dinámico que se ejecuta en el servidor, puede ser colocado dentro de un bloque <%--código dinámico--% >que es similar a otras tecnologías de desarrollo web, como ASP, JSP y PHP, pero esta práctica generalmente se desaconseja excepto a efectos de enlace de datos, ya que requiere más llamadas al representar la página CONTROLES DE USUARIO ASP.NET admite la creación de componentes reutilizables a través de la creación de controles de usuario. Un control de usuario sigue la misma estructura de un formulario Web, salvo que dichos controles se derivan de la clase System.Web.UI.UserControl y se almacenan en archivos ASCX. Como los archivos ASPX, un archivo ASCX contiene marcado estático HTML o XHTML. Se puede utilizar el modelo de código subyacente. 12 Fuente: MacDonald Matthew, Pro ASP.NET 4.0 in C# 2010,4ta Edición. Apress,.2010, US, pag

37 Los programadores pueden agregar sus propias propiedades, métodos y controladores de eventos. Un mecanismo de propagación de eventos proporciona la capacidad de pasar un evento activado por un control de usuario hasta su página contenedora CONTROLES DE PERSONALIZADOS Los programadores también pueden crear controles personalizados para aplicaciones ASP.NET. A diferencia de los controles de usuario, estos controles no tienen un archivo ASCX, tienen todo su código compilado en un archivo DLL. Tales controles personalizados pueden usarse a través de múltiples aplicaciones web (lo que no está permitido con los controles de usuario). Mediante el uso de una directiva de registro, el control se carga desde el archivo DLL. 2.7 INGENIERÍA DE SOFTWARE ÁGIL Es un grupo de metodologías de desarrollo de software basadas en desarrollo iterativo-incremental, donde los requerimientos y soluciones evolucionan a través de la colaboración entre equipos dispersos funcionalmente. La consultora estadounidense The Standish Group International, Inc. 13, en su reporte bianual The Chaos Report, en el cual analiza la efectividad de los proyectos de desarrollo de software, tomando como indicadores de éxito el cumplimiento de la

38 funcionalidad ofrecida, dentro del tiempo estimado y con el presupuesto asignado, evidencia el problema de la industria del software, tal como se aprecia en la tabla 2-2. AÑOS PROYECTOS Exitosos 16% 34% Abortados 31% 15% Con Problemas 53% 51% Tabla 2-2: Resultados comparados entre 1994 y Si bien se evidencia un incremento del 18% de los proyectos de éxito, los proyectos con problemas prácticamente se han mantenido iguales. Adicionalmente, The Chaos Report del año 2002 hace un análisis sobre el uso efectivo por parte de los usuarios de las funcionalidades desarrolladas en un sistema informático, en el cual se evidencia, tal como se aprecia en la figura 2, que solo se usa el 7% de las mismas, mientras que nunca se usa el 45% de dichas funcionalidades. 14 Fuente: Johnson, Jim, ROI, It s your job, Proceedings of XP2002 Conference, Sardinia, Italia,

39 13% 19% 45% Nunca Siempre Algunas veces Raramente Frecuentemente 16% 7% Ilustración 2-4: Funciones desarrolladas en un software y su uso efectivo por parte de los usuarios 15 Ante esta problemática, surgen la Alianza Ágil 16 encabezada por Kent Beck, quien en el año 2001, junto con un grupo de 16 desarrolladores, escritores y consultores firman el Manifiesto para el desarrollo ágil de software 17 como alternativa de solución, el cual establecía: A los individuos y sus interacciones sobre los procesos y las herramientas. Al software en funcionamiento sobre la documentación extensa. 15 Fuente: The Standish Group, CHAOS Report, Manifiesto ágil: Extraído el 12 de noviembre del 2008 de: 29

40 A la colaboración del cliente sobre la negociación del contrato. A la respuesta al cambio sobre el seguimiento de un plan. Esto es, aunque los términos a la derecha tienen valor, nosotros valoramos más los aspectos de la izquierda. Es así que Pressman manifiesta que la ingeniería de software ágil combina una filosofía que busca la satisfacción del cliente y la entrega rápida de software incremental y un conjunto de directrices de desarrollo que resaltan la entrega sobre el análisis y el diseño, la comunicación continua y activa entre clientes y desarrolladores. Es importante señalar que las actividades de análisis y diseño no se descartan. Para lograr la agilidad, La Alianza Ágil, definió los siguientes principios 18 : A. Nuestra mayor prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software valioso. B. Bienvenidos los requisitos cambiantes, incluso en fases tardías del desarrollo. La estructura de los procesos ágiles cambia para la venta competitiva del cliente. C. Entregar con frecuencia software en funcionamiento, desde un par de semanas hasta un par de meses, con una preferencia por la escala de tiempo más corta. D. La gente de negocios y los desarrolladores deben trabajar juntos a diario a lo largo del proyecto. 18 Principios de la agilidad. Extraído el 12 de noviembre del 2008 de: 30

41 E. Construir proyectos alrededor de individuos motivados. Darles el ambiente y el soporte que necesitan, y confiar en ellos para obtener el trabajo realizado. F. El método más eficiente y efectivo de transmitir información hacia y dentro de un equipo de desarrollo es la conversación cara a cara. G. El software en funcionamiento es la medida primaria de progreso. H. Los procesos ágiles promueven el desarrollo sustentable. Los patrocinadores, desarrolladores y usuarios deben ser capaces de mantener un paso constante de manera indefinida. I. La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad. J. La simplicidad el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado es esencial. K. Las mejores arquitecturas, los mejores requisitos y los mejores diseños emergen de equipos auto organizados. L. A intervalos regulares el equipo refleja la forma en que se puede volver más efectivo; entonces su comportamiento se ajusta y adecua en concordancia. Actualmente existen varias metodologías ágiles, tales como Programación Extrema (XP), Desarrollo Adaptativo de Software (DAS), Método de Desarrollo de Sistemas Dinámicos (MDSD), Melé, Cristal, Desarrollo Conducido por Características (DCC), Modelado ágil (MA), SCRUM, entre otros. 31

42 2.7.1 EXTREME PROGRAMMING (XP) En 1999 Kent Beck publicó el libro Extreme Programming Explained (XP), el cual se convirtió en la obra de referencia y principio de la Programación Extrema, la cual es una metodología de desarrollo de software iterativa e incremental, de mucho éxito 19, que preferiblemente emplea un enfoque orientado a objetos como paradigma de desarrollo. XP comprende un grupo de reglas y prácticas que ocurren dentro de un marco de trabajo de cuatro actividades: planeación, diseño, codificación y prueba. Planeación: Se inicia con la creación de historias por parte del cliente, las mismas que contienen las características y funcionalidad de los requerimientos del software a desarrollar. Estas se pueden esquematizar como Casos de Uso. Los clientes valoran las historias en base a su prioridad, para poder clasificarlas en ese orden. Por su parte los miembros del equipo de XP, le otorgan un costo a las historias del cliente, desde el punto de vista del tiempo, considerado en semanas de desarrollo, las mismas que no deben ser mayores a 2 semanas, en cuyo caso el cliente deberá subdividir la historia. Los clientes y el equipo de XP agrupan las historias para que el equipo las desarrolle, definiendo la fecha de entrega de los productos software que implementan la historia. Una vez entregado el producto software, se procede a planificar un nuevo incremento de software (iteración), para cumplir con las demás historias del cliente. El cliente pude modificar, eliminar o crear nuevas historias en cualquier etapa del desarrollo. 19 Programación Extrema. Extraído el 1 de noviembre del 2008 de: 32

43 Diseño: Tiene como principio la simplicidad, prefiriendo siempre un diseño simple sobre uno complejo. El diseño servirá de guía para la implementación de las historias del cliente, tal como está escrita, sin agregar o disminuir su contenido. Con la finalidad de que el software tenga una orientación a objetos, la XP emplea tarjetas Clase-Responsabilidad-Colaborador, o CRC, las cuales identifican y organizan las clases orientadas a objetos que se requieren para cumplir con la iteración o incremento de software planificado. Cuando el diseño es complejo, se recomienda la construcción de prototipos operacionales específicos. Adicionalmente, XP se apoya en la refactorización como técnica de diseño, con el objetivo de que al cambiar un software no se trastorne la conducta externa del código. Codificación: Antes de proceder a la programación o codificación, XP recomienda se proceda a desarrollar pruebas de unidad del diseño, con la finalidad de determinar su correcto comportamiento y que el desarrollador se centre en cumplir con dicha prueba al momento de codificar. La metodología promueve que la programación se realice en parejas, trabajando dos personas en un mismo computador para crear el código de la historia del cliente. La programación en pareja estimula a que los desarrolladores se centren en la solución de los problemas y el aseguramiento de la calidad, de tal forma que un desarrollador se encargue de los detalles de codificación y el otro podría orientarse al cumplimiento de los estándares. Una vez que los desarrolladores culminan su tarea, su código se integra al resto de código existente en lo que se denomina integración continua. 33

44 Pruebas: Las pruebas de unidad creadas antes de iniciar la codificación, deben implementarse en un marco de trabajo que admita su automatización, de forma que puedan ejecutarse fácil y repetidamente. La agrupación de las pruebas de unidad, permiten realizar pruebas de integración y validación diariamente, lo que conlleva a la detección y arreglo de problemas pequeños, en vez de afrontar grandes problemas justo antes del tiempo de entrega de un producto software o lanzamiento. Muy importante también son las pruebas de aceptación del cliente, que se basan en las historias plasmadas en los casos de uso, enfocándose en las características generales y funcionalidad del producto software. 34

45 CAPÍTULO 3: APLICANDO EXTREME PROGRAMMING EN EL PROYECTO BELUS (DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN) 35

46 El proyecto Belus, es un sistema de seguimiento de trámites, ubicación de documentos físicos y almacenamiento de documentación digital, basado en tecnologías Web. Está lógicamente conformada por una aplicación Web, desarrollada en ASP.Net, con tecnologías AJAX, un cliente Silverlight, y un ensamblado que administra los flujos de trabajo de la institución, la conexión y transacciones con el almacén de datos MS SQL Server 2008 R2 en su versión Express. Esta topología permite el fácil acceso a un almacén centralizado de documentos para su fácil acceso, consumo y búsqueda inmediata, además, proporciona un seguimiento sencillo a los trámites internos en la facultad. La aplicación Web Belus, fue desarrollada aplicando la metodología ágil Extreme Programming (XP), descrita en el numeral del capítulo anterior, con un equipo de proyecto conformado por el Cliente (Departamento Administrativo de la FACCI), dos Desarrolladores y un Tutor-Guía (Director de Tesis). 3.1 PLANEANDO BELUS HISTORIAS DE USUARIO Con la finalidad de realizar la planificación del proyecto, los desarrolladores se trasladaron al edificio de la Facultad de Ciencias (FACCI), para así recopilar las historias de usuario, de todos los involucrados, a través de reuniones en grupo (Brain storming) y de manera individual con el personal dando de esta manera un estimado de unidades de trabajo para cada historia de usuario. Cada una de las historias, fueron tratadas como requerimientos individuales del sistema, con la finalidad de facilitar la comunicación entre los desarrolladores y el cliente. 36

47 Gracias a la manera informal con la que las historias de usuarios fueron plasmadas, los desarrolladores enfocan sus esfuerzos directamente a cumplir cada una de ellas, de acuerdo al nivel de prioridad e importancia dada por el cliente quedando entonces en el orden con que se muestran a continuación: Historia de usuario Prioridad El usuario puede iniciar un trámite que conlleve documentos y manejar a los 10 involucrados El usuario podrá subir un documento que necesite aprobación de un tercero 10 El usuario será notificado de todos sus documentos subidos y referenciados, en el 10 panel de control El administrador podrá recopilar datos del historial se sucesos de un documento 20 El usuario podrá dar de baja a cualquier documento bajo su responsabilidad 20 El usuario podrá controlar los permisos de lectura o escritura de algún documento 20 subido El usuario tendrá a su disposición el flujo del trámite que inició o que esté 20 involucrado El usuario podrá cambiar de ubicación cualquier documento bajo su 30 responsabilidad El usuario puede incluir datos extras sobre el documento antes y después de subirlo 30 al repositorio El usuario puede de subir un documento al repositorio 30 El administrador podrá crear ubicaciones de manera dinámica. 40 El administrador deberá de manera dinámica cada área 40 El usuario que tenga permisos de lectura, podrá comentar cualquier documento que apunte hacia él El administrador necesita controlar las cuentas de usuarios de todos los involucrados en el sistema Tabla 3-1: Historias de usuario y su prioridad. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 37

48 3.1.2 DIAGRAMAS DE CASOS DE USO Posteriormente las historias de usuario fueron agrupadas y priorizadas de acuerdo a su importancia, de esta manera cada una fue plasmada en diagramas de casos de uso separados por escenarios y por los respectivos roles de cada actor. Teniendo así muy claramente los roles de nivel superior de administrador del sistema, y el rol del usuario común los cuales llevaran a cabo todas las acciones dentro del sistema correspondientes a administración de usuarios, administración documental y seguimiento de trámites; quedando así la diagramación del sistema Belus 1.0 dividido en 3 sectores o paquetes. La Administración general, La Gestión documental, y la Gestión de trámites: Ilustración 3-1: Diagrama de caso de uso, Módulo Administración General. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 38

49 Ilustración 3-2: Diagrama de caso de uso, Módulo Gestión Documental Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar Ilustración 3-3: Diagrama de caso de uso, Módulo Gestión de Trámites. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 39

50 3.1.3 DIVIDIENDO EL SISTEMA Después de llevar a cabo los diagramas, el sistema fue segmentado en pequeños paquetes de manera modular de acuerdo a su funcionalidad: El nivel 1, Interfaz de usuario El nivel 2, Servicio de negocios El nivel 3, Servicio de datos Ilustración 3-4: Representación del sistema Belus por niveles y capas. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 40

51 Cada nivel dentro del sistema contiene una o más capas lógicas, las cuales al estar relacionadas entre sí, dan forma a los procesos de negocios, e interfaz de usuario que compone Belus. El nivel de interfaz de usuario, está compuesto totalmente por el Web Front-End basado en HTML, AJAX, y controles de servidor ASP.Net el cual se comunica al servicio de negocios para procesar datos en el servidor y mostrar los resultados en el Web Browser. El nivel de Servicio de negocios, está compuesto de los 3 módulos descritos en el punto Casos de uso Administración general, el cual se encarga de manejar todos los procesos administrativos desempeñados por el nivel superior. Administración documental, el cual se encarga de Registrar, Almacenar, buscar y comentar, todo tipo de documento digital en el repositorio central. Administración de trámites, se encarga de llevar un seguimiento a todos los trámites internos de la institución. Este nivel además cuenta de la lógica de acceso a datos, representada por el Entity Framework, el cual se comunica con la Interfaz de programación de aplicaciones (API) ADO.Net para comunicarse con la base de datos, administrar conexiones, enviar consultas SQL, y recibir datos del almacén. El nivel de Servicio de datos administra la comunicación con ADO.Net a través de un plug-in basado en el mismo. Está compuesto en su totalidad por una base de datos 41

52 MS SQL Express, la cual se encarga de administrar los metadatos de cada registro documental, además se encarga también de brindar el servicio de consulta de datos, a través del mismo motor sqlserv.exe ANALISIS DE DOMINIO Cada caso de uso fue representado individualmente de manera escrita, para dar un análisis a cada requerimiento de manera individual. Gracias a este análisis, se pudo separar el sistema en clases relacionadas, entidades y librerías culminando así la etapa de preparación del sistema Belus. A continuación se describen algunos de ellos: Nombre: Crear un usuario Descripción: Describe la actividad de crear un nuevo usuario. Finalidad: El Administrador inicia el caso de uso, presentado el proceso de crear un usuario Precondiciones: El Administrador es autenticado Se asume: sabe el resultado de la operación Ha iniciado sesión como administrador Curso básico: Administrador escoge la opción de crear un nuevo usuario Administrador llena todo el formulario de usuario nuevo Administrador hace clic en el botón de grabar Curso excepcional: Administrador escoge la opción de crear nuevo usuario Administrador hace clic en el botón de grabar sin llenar el formulario Se muestra el mensaje de error Post condiciones: El usuario nuevo está habilitado en la base de datos Actores: Administrador Notas: Se asume que el sistema esté corriendo en el servidor web y que la base de datos esté activa. 42

53 Nombre: Ingresar Documento Descripción: Describe la actividad de crear un documento. Finalidad: El usuario inicia el caso de uso, presentado el proceso de crear un usuario Precondiciones: El usuario es autenticado Se asume: sabe el resultado de la operación Ha iniciado sesión como usuario Curso básico: Usuario escoge la opción de crear un nuevo documento Usuario llena todo el formulario de documento nuevo Usuario hace clic en el botón de grabar Curso excepcional: Usuario escoge la opción de crear nuevo documento Usuario hace clic en el botón de grabar sin llenar el formulario Se muestra el mensaje de error Post condiciones: El documento nuevo es compartido con los demás usuarios que pertenecen al área de trabajo Actores: Usuario Notas: Se asume que el sistema esté corriendo en el servidor web y que la base de datos esté activa. Nombre: Crear trámite Descripción: Describe la actividad de crear un nuevo trámite. Finalidad: El usuario inicia el caso de uso, presentado el proceso de crear un trámite Precondiciones: El usuario es autenticado Se asume: sabe el resultado de la operación Ha iniciado sesión como usuario Curso básico: Usuario escoge la opción de crear un nuevo tramite Usuario llena todo el formulario de tramite nuevo Usuario hace clic en el botón de grabar Curso excepcional: Usuario escoge la opción de crear nuevo usuario Usuario hace clic en el botón de grabar sin llenar el formulario Se muestra el mensaje de error Actores: Usuario Notas: Se asume que el sistema esté corriendo en el servidor web y que la base de datos esté activa. 43

54 3.2 DISEÑO Posteriormente y una vez hecho el análisis de dominio y la agrupación de las historias de usuario, se implementó el diseño de clases, dentro del diseño del sistema, que conformarían la subdivisión del sistema completo, guiándonos del diagrama de capas expuestos en el punto A su vez se hizo el análisis de los casos de uso expuestos en el punto para exponer los posibles candidatos a estructuras, clases, interfaces y nombres de métodos extrayendo los sustantivos y los verbos de cada descripción. A continuación se describen las entidades principales y la relación cardinal entre ellas, que forman parte de la capa de negocios, y modelan la interacción con la capa de interfaz gráfica; también sirvieron para modelar varias de las tablas en la base de datos. También se tomaron dos de ellas para mostrar los detalles. 44

55 Ilustración 3-5: Diagrama de entidades. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 45

56 Ilustración 3-6: Entidad documentos. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar Ilustración 3-7: Entidad Trámites. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 46

57 Las imágenes 8 y 9 nos muestran dos entidades representando los documentos y los trámites que se utilizan a través de todo el servicio de negocios, estas mismas clases son utilizadas también a través de referencias en la capa Web a manera de comunicación entre amabas. Estas entidades, al igual otras, son las encargadas de mantener la información en memoria, ordenarla, y después depositar en el repositorio de documentos final (Base de Datos). 3.3 IMPLEMENTACIÓN DEL CÓDIGO Conforme a la metodología, se procede a realizar la codificación de la funcionalidad del sistema siguiendo el diseño de clases, y los pasos dentro del flujo de los casos de uso. Se procede a programar en parejas, encargándose alternativamente de los detalles de la codificación y del cumplimiento de los estándares de codificación, bajo el paradigma de la programación orientada a objetos, realizando integración continua con sus respectivas pruebas. Belus fue desarrollada en el lenguaje de programación C# utilizando el entorno de desarrollo integrado (IDE) Visual Studio 2010, además de ASP.Net, el cual es el sub set de clases orientadas a la programación Web, dentro del mismo IDE. Se utilizó también la extensión AJAX de ASP.Net la cual facilita la interacción asíncrona con el servidor Web, de tal forma que no sea necesario actualizar el contenido de la página Web que está ejecutándose en el navegador. 47

58 El desarrollo de los ensamblados de para la comunicación directa con el servidor de datos fue desarrollada con la nueva tecnología de mapeo Objeto-Relacional (ORM) de Microsoft, Entity Framework 4.0, el cual nos ayuda en 3 puntos clave. El relacionado directo con las tablas dentro de la base de datos y representándolas como entidades dentro de la aplicación. La interacción con ADO.Net a través dela implementación de LINQ (Lenguaje de consultas integradas) y todas sus formas: o LINQ nativo. o Consultas a modo de métodos extendidos de aplicación. o EntitySQL, a través de la transformación de este en consultas directas a la base de datos Y la utilización implícita del patrón Lazy Loading. Que nos permite utilizar de una manera más efectiva los golpes a la base de datos, realizando la consulta cuando sea totalmente necesario. Cabe también destacar el uso de la programación remota dentro de la realización del proyecto. Debido a la dificultad de horarios disponibles de los expositores, no siempre fue estimable la programación en parejas. Por este motivo, se llegó a un acuerdo de mantener un repositorio separado para el código fuente en un servidor central y conectado al internet a través de una red privada virtual (VPN). Este servidor contendría las herramientas necesarias para poder realizar la codificación remota necesitada. Debiendo tener las siguientes características: 1. Acceso remoto a través de una red virtual 2. Base de datos del código fuente 48

59 3. Repositorio de documentos comunes del proyecto 4. Servicio de integración continua, a través de la cual el servidor compile el código fuente y lo mantenga al día. 5. Servicio de ramificación de código ( Branching) 6. Servicio de testeos automatizados Por este motivo se escogió utilizar el servidor de administración de ciclo de vida de aplicaciones (ALM) Microsoft Team Foundation Server 2010 el cual integró todo lo necesario en una sola herramienta. A este servidor lo acompaña también Sharepoint Foundation 2010 como repositorio documental. Ilustración 3-8: Arquitectura de desarrollo. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 49

60 En el proceso de codificación, al igual que en todo el desarrollo del proyecto, se contó con el aporte del Tutor-Guía. Es importante señalar que la Programación Extrema, permite que el diseño se vaya dando a medida que se va construyendo la solución, antes y después del inicio de la Codificación, lo que se denomina como refactorización. Por lo tanto es muy importante controlar estos cambios debidos a la refactorización con el objetivo de mejorar el diseño. 3.4 PROBANDO BELUS Las pruebas de unidad fueron realizadas utilizando el suite de testeo de Visual Studio 2010 ALM Tools el cual sirvió de referencia constante durante todo el proceso de integración continua al a hora de codificar. Se empleó Code Metrics para realizar las pruebas de métrica de código, cuyo análisis sobre el proyecto Web se puede apreciar en la tabla 3-2 Tabla 3-2: Pruebas de métricas de código. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 50

61 Las pruebas de aceptación del Cliente se realizaron permanentemente en cada iteración, mediante reuniones de trabajo tal como se puede apreciar en la ilustración 3-9, primando siempre los requerimientos del Cliente. Ilustración 3-9: Pruebas Iterativas. Facultad de Ciencias. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 51

62 Ilustración 3-10: Llamada al método subir documento. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 3.5 LA ARQUITECTURA DEL SISTEMA BELUS 1.0 Belus 1.0 permite que la administración de documentos y tramites que se llevan a cabo en la Facultad de Ciencias, se realicen de manera oportuna gracias a la plataforma Web que facilita el ingreso de estos documentos sin importar la ubicación 52

63 física ya que por medio de la Intranet se puede acceder al sistema e ingresar la información a la base de datos. Adicionalmente al estar almacenado en un repositorio central, los documentos son evaluados y obtenidos de manera rápida lo cual agilita la toma de decisiones sobre la ubicación de estos mismos incrementando la productividad laboral del personal de la facultad. Es importante señalar que Belus 1.0 se diseñó con la facilidad de aprovechar los recursos existentes en la Facultad de Ciencias, especialmente su red de área local (LAN) que une a todos sus departamentos y permiten que estos tengan acceso al servidor web. El sistema de gestión documental y tramites Belus 1.0 tal como fue mencionado en el capítulo 3, está conformado por una aplicación web, la cual está desarrollada bajo una arquitectura distribuida a tres niveles y dos capas. A esta aplicación se puede tener acceso mediante un navegador web (browser), que soporte java script. La aplicación web transfiere sus datos directamente al repositorio empleando tuberías nombradas (named pipes) las cuales redirigen las peticiones a la base de datos utilizando el usuario interno de IIS AppPool. 53

64 Ilustración 3-11: Arquitectura de Belus 1.0. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 3.6 MODELO DE BASE DE DATOS El sistema Belus 1.0 utiliza un gestor de base de datos MS SQL Server 2008 R2, cuyo modelo lógico está diseñado correspondiente a las entidades de la aplicación, la cual es consultado por ADO.Net y mapeada por el Entity Framework. 54

65 DocumentosArchivador DocumentosFolder BelusEventos DocumentosHistorial TramitesContacto DocumentosHistorialAccion Documentos DocumentosCateoria DocumentosPermiso DocumentosComentarios DocumentosAprobacion Ilustración 3-12: Tablas de la gestión documental. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 55

66 TramitesEstado TramitesDetalle Tramites Documentos Ilustración 3-13: Tablas de la gestión de trámites. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 56

67 3.7 APLICACIÓN WEB Ilustración 3-14: Panel de Control. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 57

68 Ilustración 3-15: Página de creación de usuarios. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 58

69 Ilustración 3-16: Página de Ingreso de documentos. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 59

70 Ilustración 3-17: Página de gestión de trámites. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 3.7 COSTOS DEL PROYECTO 60

71 Tabla 3-3: Costos del proyecto. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar 61

72 CAPÍTULO 4: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS 62

73 PREGUNTA 1. CONSIDERA USTED QUE LOS DOCUMENTOS QUE SE GENERAN DENTRO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS INFORMÁTICAS ACTUALMENTE, PUEDEN SER ENCONTRADOS DE MANERA SENCILLA? Orden Respuestas Frecuencia % 1 Totalmente 0 0% 2 Parcialmente 6 86% 3 Nada 1 14% Total 7 Tabla 4-1: Total de Encuestas. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar Ilustración 4-1: Fuente departamento Administrativo de la Facultad de Ciencias. El 86% del personal administrativo encuestado respondió que es parcialmente sencillo encontrar los documentos generados dentro de la institución, y el 14% de considera que no es sencillo hacerlo. De esta manera se puede concluir que a pesar de que se los documentos son localizados, existe un pequeño porcentaje que refleja en el peor de los casos, la perdida de este. 63

74 PREGUNTA 2. SE LLEVAN REGISTROS DE LOS DOCUMENTOS QUE INGRESAN A LA FACULTAD? Orden Respuestas Frecuencia % 1 Totalmente 7 100% 2 Parcialmente 0 0% 3 Nada 0 0% Total 7 Tabla 4-2: Total de Encuestas. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar Ilustración 4-2: Fuente departamento Administrativo de la Facultad de Ciencias. El 100% de los encuestados conocen que los documentos que ingresan a la Facultad de Ciencias llevan un registro semi-formal de estos, para así, de esta manera poder obtener una bitácora histórica o ciclo de vida del mismo. Considerando esta necesidad, se puede concluir que la institución necesita de una solución que pueda seguir estos registros, y posea características de búsqueda inmediata. 64

75 PREGUNTA 3. LOS DOCUMENTOS SON ENTREGADOS A TIEMPO AL DESTINATARIO? Orden Respuestas Frecuencia % 1 Totalmente 0 0% 2 Parcialmente 4 57% 3 Nada 3 43% Total 7 Tabla 4-3: Total de Encuestas. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar Ilustración 4-3: Fuente departamento Administrativo de la Facultad de Ciencias. El 57% de los encuestados afirmaron que se entregan parcialmente los documentos a tiempo y el 43% considera que no se hace esto o que es muy complicado el proceso de búsqueda de un documento. Dado estos resultados se asume que la falta de un sistema gestor de documentos, impide que estas tareas, imprescindibles diariamente, sean realizadas con satisfacción. 65

76 PREGUNTA 4. SE CONOCE EL ESTADO DEL TRÁMITE QUE CONLLEVE UN DOCUMENTO? Orden Respuestas Frecuencia % 1 Totalmente 0 0% 2 Parcialmente 7 100% 3 Nada 0 0% Total 7 Tabla 4-4: Total de Encuestas. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar Ilustración 4-4: Fuente departamento Administrativo de la Facultad de Ciencias. Todos los encuestados consideran que conocer el estado de un trámite es una actividad que se realiza de manera parcial, lo cual puede ser considerado en que los trámites pueden estar siendo seguidos de manera errónea, o al menos de forma no eficaz lo cual puede llevar a la obtención de datos erróneos. 66

77 PREGUNTA 5. CONOCE USTED ALGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL O HA USADO ALGUNO? Orden Respuestas Frecuencia % 1 Totalmente 0 0% 2 Parcialmente 0 0% 3 Nada % Total 7 Tabla 4-5: Total de Encuestas. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar Ilustración 4-5: Fuente departamento Administrativo de la Facultad de Ciencias. De los encuestados, el 100% de ellos, no conoce o ha usado algún sistema de gestión documental, por lo que se puede inferir que la falta de conocimientos o de herramientas dentro de su área de trabajo, es probablemente la causa de no mantener un orden y control sobre los documentos. 67

78 PREGUNTA 6. LOS DOCUMENTOS QUE USTED MANEJA NECESITAN ALGÚN TIPO DE CONTROL DE TRÁMITES? Orden Respuestas Frecuencia % 1 Totalmente 1 14% 2 Parcialmente 4 57% 3 Nada 2 29% Total 7 Tabla 4-6: Total de Encuestas. Elaborado por: Freddy Alarcón y Cesar Alcívar Ilustración 4-6: Fuente departamento Administrativo de la Facultad de Ciencias. El 14% de los encuestados, maneja documentos basados en trámites, mientras que el 57% de los mismos, los maneja de manera parcial, y finalmente el 29% no genera documentos que necesiten un trámite de por medio, a pesar de que existen personas que no utilicen directamente la gestión de trámites, la mayor parte del desempeño administrativo de la Facultad de Ciencias si lo usa. Por este motivo la administración de dichos procesos, debe estar automatizado por un sistema informático. 68

79 CAPÍTULO 5: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 69

80 5.1 CONCLUSIONES Una vez concluida la investigación, tomando como referencia el objetivo general, se emiten lo siguiente: i. La Facultad de Ciencias genera documentos electrónicos y físicos que requieren de un control, organización y seguimiento por parte del personal administrativo de esta Unidad Académica y de sus directivos. ii. La implementación de un portal Web de gestión documental facilita la tarea de búsqueda de archivos y agilita los procesos de seguimientos de documentos corporativos dentro de una organización y de manera particular dentro de la Facultad de Ciencias. iii. El sistema de gestión documental Belus 1.0 es una herramienta necesaria para la distribución y almacenamiento de documentos digitales que maneja la Facultad de Ciencias. Esta permite administrar y ubicar documentos, compartirlos, realizar comentarios y aprobación de los mismos, mejorando el trabajo colaborativo entre departamentos. iv. La plataforma ASP.NET y sus características de red permite agilitar el desarrollo de portales, sitios web dinámicos, aplicaciones y servicios web hospedados en una intranet e internet. Propicia el trabajo colaborativo entre desarrolladores. v. La capacitación del personal administrativo de la Facultad de Ciencias facilita la eficiencia en el uso del sistema de gestión documental, evita el retraso de los procesos, mejora la gestión y la toma de decisiones. 70

81 5.2 RECOMENDACIONES i. Se debe promover entre el personal administrativo de la Facultad de Ciencias y sus directivos, el uso del sistema Belus 1.0 en todas los departamentos correspondientes para el manejo, organización y seguimiento de los documentos. ii. La dirección de la Facultad de Ciencias debe asignar a un funcionario responsable que administre el sistema, para garantizar la utilización efectiva del mismo. iii. El administrador de sistemas de la Facultad de Ciencias, debe realizar el respaldo continuo de la base de datos y de las carpetas correspondientes a un almacén de datos aislado. iv. Se recomienda cambiar el sistema operativo donde se encuentra hospedado actualmente Belus 1.0 a un sistema operativo con características de servidor, en caso de aumento de usuarios involucrados en el proceso de gestión documental. 71

82 5.3 BIBLIOGRAFÍA Brown Pete, Silverlight 4 in Action(2nd Edition), Manning, US Garrett, J., D. Waters, H. Gladney "Preservando la información digital". Commission on Preservation and Access and the Research Libraries Group. Johnson, Jim, ROI, It s your job, Proceedings of XP2002 Conference, Sardinia, Italia, 2004 Lerman Julia, Programming Entity Framework, (2nd Edition), O Reilly, US. MacDonald Mathew, Pro ASP.NET 4.0 in C# 2010 (4th Edition). Apress, US. The Standish Group, CHAOS Report, 2002 Troelsen Andrew, Pro C# 2010 and the.net Platform (5th Edition), Apress, US. 72

83 5.4 LINKOGRAFÍA Joint Interoperability Test Command RMA. urvey.html ágil: Extraído el 12 de noviembre del Principios de la agilidad extraído el 12 de noviembre del Cornwell Consultores Intranet RoadMap. Extraído el 30 de diciembre del ary/iis, Extraído el 20 de Julio de Programación Extrema 73

84 ANEXOS 74

85 ENCUESTA PREGUNTA 1. CONSIDERA USTED QUE LOS DOCUMENTOS QUE SE GENERAN DENTRO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS INFORMÁTICAS ACTUALMENTE, PUEDEN SER ENCONTRADOS DE MANERA SENCILLA? Totalmente Parcialmente Nada PREGUNTA 2. FACULTAD? SE LLEVAN REGISTROS DE LOS DOCUMENTOS QUE INGRESAN A LA Totalmente Parcialmente Nada 75

86 PREGUNTA 3. LOS DOCUMENTOS SON ENTREGADOS A TIEMPO AL DESTINATARIO? Totalmente Parcialmente Nada PREGUNTA 4. SE CONOCE EL ESTADO DEL TRÁMITE QUE CONLLEVE UN DOCUMENTO? Totalmente Parcialmente Nada PREGUNTA 5. CONOCE USTED ALGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL O HA USADO ALGUNO? Totalmente Parcialmente Nada 76

87 PREGUNTA 6. LOS DOCUMENTOS QUE USTED MANEJA NECESITAN ALGÚN TIPO DE CONTROL DE TRÁMITES? Totalmente Parcialmente Nada 77

88 DICCIONARIO DE DATOS Esquema Tabla Descripción dbo AreasTrabajo Describe un área de trabajo dbo aspnet_applications Administra las aplicaciones a las que el usuario pertenece dbo aspnet_membership Administra la seguridad de un usuario dbo aspnet_paths Indica la ruta de aplicación dbo aspnet_personalizationallusers Tabla de personalización de usuarios dbo aspnet_personalizationperuser Personalización por usuario dbo aspnet_profile Administra el perfil de un usuario dbo aspnet_roles Administra los roles de cada usuario dbo aspnet_schemaversions Maneja el versionado del esquema dbo aspnet_users Tabla que controla la información del usuario dbo aspnet_usersinroles Tabla maestra de roles y usuarios dbo aspnet_webevent_events Tabla de los eventos dentro de la aplicación dbo BelusEventos Describe una tabla de movimientos entre Documentos y usuarios, indicando la auditoria dbo Cargos Representa los diferentes cargos dentro de la institución dbo Codigos Tabla maestra de códigos de un documento dbo Documentos Tabla que representa a un documento dbo DocumentosAprobacion Administra las diferentes aprobaciones de un documento dbo DocumentosArchivador Tabla maestra de los archivadores de un documento dbo DocumentosCateoria Tabla maestra para las categorías de un documento dbo DocumentosComentarios Controla los comentarios hacia un documento dbo DocumentosFolder Administra las carpetas dentro de una archivador dbo DocumentosHistorial Administra el historial de un documento dbo DocumentosHistorialAccion Administra el historial a nivel de archivos dbo DocumentosPermiso Administra los permisos sobre un documento dbo DocumentosSecuencia Orden secuencial de los documentos dbo Organizaciones Controla todas las organizaciones, las cuales pueden ser enviados los documentos o formar parte del flujo de trámites dbo Tramites Controla y administra los trámites dentro de la institución dbo TramitesContacto Tabla de movimiento entre los contactos y sus trámites dbo TramitesDetalle Detalles de los trámites dbo TramitesEstado Tabla maestra de los estados de un trámite dbo TramitesTipo Tabla maestra de los tipos de trámites dbo UsuarioAreaTrabajo Tabla de movimiento entre Usuarios, Áreas de trabajo y cargos dbo Usuarios Representa el perfil de un usuario 78

89 [dbo].[areastrabajo]: Describe un área de trabajo Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción AreaTrabajoId Int 4 N S N Clave Primaria OrganizacionId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla Organizaciones AreaTrabajo VarChar 350 N N N Nombre del área (350) Telefono1 VarChar (50) 50 N N N Teléfono 1 Telefono2 VarChar (50) 50 N N N Teléfono 2 Direccion1 VarChar 350 N N N Dirección 1 (350) Direccion2 VarChar 350 N N N Dirección 2 (350) CodigoArea VarChar (50) 50 N N N Código único de un área EstaActiva Int 4 N N N Indica si el área está activa o no [dbo].[aspnet_applications]: Administra las aplicaciones a las que el usuario pertenece Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción ApplicationNa NVarChar 256 N N N Nombre de la aplicación me (256) LoweredAppli cationname NVarChar (256) 256 N N N Nombre de la aplicación en minúsculas ApplicationId UniqueIdentif 16 N S N Clave Primaria ier Descripción NVarChar (256) 256 S N N Descripción corta de la aplicación [dbo].[aspnet_membership]: Administra la seguridad de un usuario Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción ApplicationId UniqueIdentif ier 16 N N S Se relaciona con la tabla aspnet_applications UserId UniqueIdentif ier 16 N S S Se relaciona con la tabla aspnet_users Password NVarChar 128 N N N Contraseña cifrada (128) PasswordForm Int 4 N N N Formato de la contraseña at PasswordSalt NVarChar (128) 128 N N N Cadena aleatoria cifrada que se concatena a la contraseña original MobilePIN NVarChar 16 S N N PIN del dispositivo movil (16) NVarChar 256 S N N Correo electrónico (256) Lowered NVarChar 256 S N N Correo electrónico en minúsculas 79

90 (256) PasswordQuest NVarChar 256 S N N Pregunta de seguridad cifrada ion (256) PasswordAnsw NVarChar 128 S N N Respuesta de seguridad cifrada er (128) IsApproved Bit 1 N N N Indica si el usuario está aprobado IsLockedOut Bit 1 N N N Indica si el usuario está bloqueado CreateDate DateTime 8 N N N Fecha de creación LastLoginDate DateTime 8 N N N Fecha de último inicio de sesión LastPassword DateTime 8 N N N Fecha de cambio de contraseña ChangedDate LastLockoutD DateTime 8 N N N Fecha de bloqueo ate FailedPasswor dattemptcoun t Int 4 N N N Conteo de fallos al ingreso de contraseña FailedPasswor dattemptwind owstart FailedPasswor danswerattem ptcount FailedPasswor danswerattem ptwindowstart DateTime 8 N N N Conteol de fallos al iniciar la aplicación Int 4 N N N Conteo de fallos al responder la pregunta de seguridad DateTime 8 N N N Conteo de fallos al responder la pregunta de seguridad dentro de la aplicación Comment NText 3000 S N N Comentario [dbo].[aspnet_paths]: Indica la ruta de aplicación Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción ApplicationId UniqueIdentif ier 16 N N S Se relaciona con la tabla aspnet_applications PathId UniqueIdentif 16 N S N Clave Primaria ier Path NVarChar (256) 256 N N N Descripción de la ruta de aplicación LoweredPath NVarChar (256) 256 N N N Descripción de la ruta de aplicación en minúsculas [dbo].[aspnet_personalizationallusers]: Tabla de personalización de usuarios Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción PathId UniqueIdentif ier 16 N S S Se relaciona con la tabla aspnet_paths PageSettings Image 6000 N N N Opciones de paginado LastUpdatedD ate DateTime 8 N N N Fecha de última actualización 80

91 [dbo].[aspnet_personalizationperuser]: Personalizacion por usuario Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción Id UniqueIdentif 16 N S N Clave Primaria ier PathId UniqueIdentif ier 16 S N S Se relaciona con la tabla aspnet_paths UserId UniqueIdentif ier 16 S N S Se relaciona con la tabla aspnet_users PageSettings Image 6000 N N N Opciones de paginado LastUpdatedD ate DateTime 8 N N N Fecha de última actualizacón [dbo].[aspnet_profile]: Administra el perfil de un usuario Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción UserId UniqueIdentif ier 16 N S S Se relaciona con la tabla aspnet_users PropertyName s NText 6000 N N N Nombre de la propiedad dela aplicación PropertyValue NText 6000 N N N Valor de la propiedad sstring PropertyValue Image 6000 N N N Binario del valor de la propiedad sbinary LastUpdatedD ate DateTime 8 N N N Fecha de última actualización [dbo].[aspnet_roles]: Administra los roles de cada usuario Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción ApplicationId UniqueIdentif ier 16 N N S Se relaciona con la tabla aspnet_applications RoleId UniqueIdentif 16 N S N Clave Primaria ier RoleName NVarChar 256 N N N Descripción del nombre del rol (256) LoweredRoleN ame NVarChar (256) 256 N N N Descripción del nombre del rol en minúsculas Descripción NVarChar (256) 256 S N N Descripción breve del rol [dbo].[aspnet_schemaversions]: Maneja el versionado del esquema Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción Feature NVarChar 128 N S N Clave Primaria (128) CompatibleSch emaversion NVarChar (128) 128 N S N Clave Primaria 81

92 IsCurrentVersi on Bit 1 N N N Indica si la versión es reciente [dbo].[aspnet_users]: Tabla que controla la información del usuario Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción ApplicationId UniqueIdentif ier 16 N N S Se relaciona con la tabla aspnet_applications UserId UniqueIdentif 16 N S N Clave Primaria ier UserName NVarChar 256 N N N Nombre de usuario (256) LoweredUserN NVarChar 256 N N N Nombre de usuario en minúsculas ame (256) MobileAlias NVarChar 16 S N N Alias del dispositivo móvil (16) IsAnonymous Bit 1 N N N Indica si el usuario es anónimo LastActivityDa te DateTime 8 N N N Fecha de último movimiento [dbo].[aspnet_usersinroles]: Tabla maestra de roles y usuarios Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción UserId UniqueIdentif ier 16 N S S Se relaciona con la tabla aspnet_users RoleId UniqueIdentif ier 16 N S S Se relaciona con la tabla aspnet_roles [dbo].[aspnet_webevent_events]: Tabla de los eventod dentro de la aplicación Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción EventId Char (32) 32 N S N Clave Primaria EventTimeUtc DateTime 8 N N N Tiempo UTC del evento EventTime DateTime 8 N N N Tiempo del evento EventType NVarChar 256 N N N Tipo de evento (256) EventSequence Decimal 9 N N N Secuencia de evento (19,0) EventOccurren Decimal 9 N N N Frecuencia del evento ce (19,0) EventCode Int 4 N N N Código de evento EventDetailCo Int 4 N N N Código detallado del evento de Message NVarChar 1024 S N N Mensaje interno (1024) ApplicationPat NVarChar 256 S N N Ruta de la aplicación 82

93 h (256) ApplicationVir NVarChar 256 S N N Ruta virtual de la aplicación tualpath (256) MachineName NVarChar 256 N N N Nombre de la máquina (256) RequestUrl NVarChar 1024 S N N Dirección pedida (1024) ExceptionType NVarChar 256 S N N Tipo de excepción (256) Details NText 16 S N N Detalles [dbo].[beluseventos]: Describe una tabla de movimientos entre Documentos y usuarios, indicando la auditoria Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción EventoId Int 4 N S N Clave Primaria DocId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla Documentos UsarioId Int 4 N N N ID del Usuario UsuarioId1 Int 4 N N N 2do ID del Usuario Evento VarCharMax -1 N N N Descripción del evento FechaEvento DateTime 8 N N N Fecha en que ocurrio el evento CodDoc VarChar (50) 50 N N N Código único del evento Tipo Int 4 N N N Tipo de evento [dbo].[cargos]: Representa los diferentes cargos dentro de la institución Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción OrganizacionId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla Organizaciones CargoId Int 4 N S N Clave Primaria Cargo VarChar (50) 50 N N N Descripción del cargo [dbo].[codigos]: Tabla maestra de códigos de un documento Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción TipoCodigo Int 4 N S N Clave Primaria Descripcion VarChar (50) 50 N N N Descripción del tipo de código Secuencia Int 4 N N N Numero único de intervalo secuencial [dbo].[documentos]: Tabla que representa a un documento Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción DocId Int 4 N S N Clave Primaria CodigoDoc VarChar (50) 50 N N N El código de un documento CategoriaId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla 83

94 DocumentosCateoria AreaTrabajoId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla AreasTrabajo FolderId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla DocumentosFolder DeId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla TramitesContacto ParaId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla TramitesContacto NombreDoc VarChar 250 N N N Nombre del archivodel documento (250) NumeroDoc Int 4 N N N Número del documento Descripcion VarCharMax -1 N N N Descripción breve del documento Asunto VarCharMax -1 N N N Descripción del asunto Extension VarChar (5) 5 N N N Extensión del archivo Tanano Numeric 5 N N N Tamaño del documento CreadorId Int 4 N N N ID del usuario que lo subió FechaCreacion DateTime 8 N N N Fecha de creación FechaDoc DateTime 8 N N N Fecha de creación del documento ContentType VarChar (50) 50 N N N Tipo de contenido Tipo Int 4 N N N Tipo de documento Sufijo VarChar (50) 50 N N N Sufijo Recibido VarChar (250) 250 N N N Por quien fue recibido [dbo].[documentosaprobacion]: Administra las diferentes aprobaciones de un documento Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción AprobacionId Int 4 N S N Clave Primaria DocId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla Documentos UsuarioId Int 4 N N N ID del usuario FechaInicio DateTime 8 N N N Fecha de inicio UsuarioSolicit ante Int 4 N N N ID del usuario que dispara la petición FechaAprobaci DateTime 8 S N N Fecha de aprobación on Contestado Bit 1 N N N Si está contestado o no Aprobado Bit 1 N N N Si está aprobado o no [dbo].[documentosarchivador]: Tabla maestra de los archivadores de un documento Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción ArchivadorId Int 4 N S N Clave Primaria Archivador VarChar (50) 50 N N N Descripción del archivador físico 84

95 [dbo].[documentoscateoria]: Tabla maestra para las categorías de un documento Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción CategoriaId Int 4 N S N Clave Primaria Categoria VarChar (50) 50 N N N Descripción de la categoría del documento [dbo].[documentoscomentarios]: Controla los comentarios hacia un documento Columna Tipo de Datos Tamaño Anulable PK FK Descripción ComentarioId Int 4 N S N Clave Primaria UsuarioId Int 4 N N N ID del usuario DocId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla Documentos Comentario VarCharMax -1 N N N Un comentario FechaComenta DateTime 8 N N N Fecha del comentario rio Numero Int 4 N N N Identificación del comentario [dbo].[documentosfolder]: Administra las carpetas dentro de una archivador Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción FolderId Int 4 N S N Clave Primaria ArchivadorId Int 4 S N S Se relaciona con la tabla DocumentosArchivador Folder VarChar (50) 50 S N N Descripción de la carpeta [dbo].[documentoshistorial]: Administra el historial de un documento Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción HistorialId Int 4 N S N Clave Primaria DocId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla Documentos AccionId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla DocumentosHistorialAccion UsuarioId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla Usuarios Fecha DateTime 8 N N N Fecha de movimiento [dbo].[documentoshistorialaccion]: Administra el historial a nivel de archivos Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción AccionDocId Int 4 N S N Clave Primaria Accion VarChar (50) 50 N N N Descripción de la acción 85

96 [dbo].[documentospermiso]: Administra los permisos sobre un documento Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción PermisoId Int 4 N S N Clave Primaria DocId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla Documentos UsuarioId Int 4 N N N ID del Usuario Autorizado Bit 1 N N N Si esta permitido o no su uso [dbo].[documentossecuencia]: Orden secuencial de los documentos Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción AnoId Int 4 N S N Clave Primaria SecuenciaDoc Int 4 N N N Descripción de la secuencia Sufijo VarChar (50) 50 N N N Sufijo [dbo].[organizaciones]: Controla todas las organizaciones, las cuales pueden ser enviados los documentos o formar parte del flujo de trámites Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción OrganizacionId Int 4 N S N Clave Primaria Organizacion VarChar 350 N N N Descripción de la organización (350) RUC VarChar (13) 13 N N N RUC Direccion1 VarChar 350 N N N Dirección 1 (350) Telefono1 VarChar (50) 50 N N N Teléfono 1 Direccion2 VarChar 350 N N N Dirección 2 (350) Telefono2 VarChar (50) 50 N N N Teléfono 2 [dbo].[tramites]: Controla y administra los trámites dentro de la institución Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción TramiteId Int 4 N S N Clave Primaria Asunto VarCharMax -1 N N N Descripción del asunto del trámite FechaInicio DateTime 8 N N N Fecha de inicio FechaFinalizac DateTime 8 S N N Fecha de finalización ion EstadoTramite Id Int 4 N N S Se relaciona con la tabla TramitesEstado FechaIgreso DateTime 8 N N N Fecha de ingreso Cedula VarChar (15) 15 N N N Cédula de identificación TipoId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla TramitesTipo Finalizado Bit 1 N N N Indica si ha finalizado o no 86

97 [dbo].[tramitescontacto]: Tabla de movimiento entre los conatactos y sus trámites Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción TramiteContac Int 4 N S N Clave Primaria to Contacto VarCharMax -1 N N N Descripción del contacto Direccion VarCharMax -1 N N N Dirección del contacto Telefono VarCharMax -1 N N N Teléfono del contacto [dbo].[tramitesdetalle]: Detalles de los trámites Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción DetalleId Int 4 N S N Clave Primaria TramiteId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla Tramites Detalle VarCharMax -1 N N N Descripción del detalle DocId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla Documentos RecibidoPor VarCharMax -1 N N N Recibido por EntregadoPor VarCharMax -1 N N N Entregado por FechaInicio DateTime 8 N N N Fecha de inicio FechaFinalizac DateTime 8 S N N Fecha de finalización ion [dbo].[tramitesestado]: Tabla maestra de los estados de un trámite Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción TramiteEstado Int 4 N S N Clave Primaria Id Estado VarChar (200) 200 N N N Descripción del estado [dbo].[tramitestipo]: Tabla maestra de los tipos de trámites Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción TipoId Int 4 N S N Clave Primaria Tipo VarChar (50) 50 N N N Descripción del tipo de trámite [dbo].[usuarioareatrabajo]: Tabla de movimiento entre Usuarios, Areas de trabajo y cargos Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción Id Int 4 N S N Clave Primaria UsuarioId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla Usuarios 87

98 AreaTrabajoId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla AreasTrabajo CargoId Int 4 N N S Se relaciona con la tabla Cargos EstaActivo Int 4 N N N Indica si está activo o no [dbo].[usuarios]: Representa el perfil de un usuario Columna Tipo de Dato Tamaño Anulable PK FK Descripción OrganizacionI d Int 4 N N S Se relaciona con la tabla Organizaciones UsuarioId Int 4 N S N Clave Primaria Nombres VarChar 350 N N N Nombre del usuario (350) Apellidos VarChar 350 N N N Apellido del usuario (350) Direccion VarChar 350 N N N Dirección del usuario (350) Telefono VarChar (50) 50 N N N Teléfono del usuario Cedula VarChar (13) 13 N N N Cédula de identificación del usuario UserName VarChar (50) 50 N N N Nombre de usuario de sistema VarChar 100 N N N Correo electrónico (100) PassWord VarChar (50) 50 N N N Contraseña EsAdministrad or Int 4 N N N Indica si su cargo es administrativo EstaActivo Int 4 N N N Indica si está actualmente activo Guid UniqueIdentif ier 16 N N N Identificador único 88

99 GALERÍA DE FOTOS 89

100 90

101 91

102 92

103 93

104 94

105 Manual de Usuario. 95

106 Contenido Gestión Documental 97 Áreas de Trabajo. 100 Aprobación de Documentos. 102 Ubicación Física del Documento Enviar una aprobación de un documento Aprobar un Documento Ingresar un Documento Buscar un Documento Comentar un Documento. 114 Trámites Ingresar Nuevo Trámite Ingresar detalle de trámite Buscar un Trámite

107 GESTIÓN DOCUMENTAL El Sistema Belus 1.0 permite organizar los documentos digitales en un solo lugar y dar seguimiento a las actividades que conlleven documentación y mantenerlos adecuadamente archivados. A continuación describe la parte inicial del Sistema Belus 1.0. En el menú de navegación están las acciones que pueden ser realizadas por los usuarios del sistema. En el Árbol de Área de Trabajo se muestran las Áreas que pueden acceder los usuarios. Dando clic en el hipervínculo de cualquier Área se accede a los documentos de la misma. En el Árbol Documentos para Aprobación se muestra las áreas de trabajo que pueden acceder los usuarios. Dando clic en el hipervínculo de cualquier Área se accede a los documentos que se han enviado al usuario para aprobar un documento. En la Facultad de Ciencias los documentos son almacenados en archiveros que contienes folders, y en los folders son almacenados los documentos, en el Árbol Ubicación Física del Doc. Se emula la misma forma de almacenamiento. Dando clic en el hipervínculo de cualquier Archivero o Folder se accede a los documentos en la ubicación física. 97

108 En Eventos Belus se muestra la interacción de los usuarios con el usuario logueado. Se muestran acciones cuando un usuario comparte un documento, cuando un usuario comenta un documento, cuando un usuario aprueba o no un documento. A continuación se muestra una figura de la parte inicial de Belus

109 Árbol Documento para Aprobación r. Árbol de Área de Trabajo. Menú de navegación. Eventos Belus. Arbor Ubicación Física del Doc. 99

110 ÁREAS DE TRABAJO. Ingresando al área de trabajo se mostraran todos los documentos que pertenecen a la misma. En un área de trabajo se realizan las siguientes opciones: Aprobar Doc. Permite enviar a un usuario que me aprueba un documento. trabajo. Permisos Doc. Permite compartir documentos con otros usuarios del área de documentos. Obtener Documentos. Permite obtener todos los documentos o solo mis Ordenar Doc. Permite ordenar documentos ascendentemente o descendentemente según la opción que se elija. Las opciones son: por fecha del documento, por fecha de creación del documento, por nombre del documento y por destinatario. 100

111 Paginación. Permite navegar por el área de trabajo, solo se muestran veinte documentos, entonces para ver el resto de documentos se utiliza las flechas de navegación. A continuación se muestra una figura las opciones del área de trabajo. Aprobar Doc. Permisos Doc. Obtener Documentos Ordenar Doc. Paginació n. 101

112 APROBACIÓN DE DOCUMENTOS. Ingresando al Doc. Aprobación las Áreas de Trabajo se mostraran todos los documentos para la aprobación. En Doc. Aprobación se realizan las siguientes opciones: aprobados. Obtener Documentos. Permite obtener todos los documentos, aprobados y no Ordenar Doc. Permite ordenar documentos ascendentemente o descendentemente según la opción que se elija. Las opciones son: por fecha del documento, por fecha de creación del documento, por nombre del documento y por destinatario. Paginación. Permite navegar por los Doc. Aprobación, solo se muestran veinte documentos, entonces para ver el resto de documentos se utiliza las flechas de navegación. 102

113 Obtener Documentos Ordenar Doc. Paginació n. 103

114 UBICACIÓN FÍSICA DEL DOCUMENTO. Ingresando a la ubicación física se mostraran todos los documentos que pertenecen a la misma. En un área de trabajo se realizan las siguientes opciones: Obtener Documentos. Permite obtener todos los documentos y mis documentos. Ordenar Doc. Permite ordenar documentos ascendentemente o descendentemente según la opción que se elija. Las opciones son: por fecha del documento, por fecha de creación del documento, por nombre del documento y por destinatario. 104

115 Obtener Documentos Ordenar Doc. 105

116 1. ENVIAR UNA APROBACIÓN DE UN DOCUMENTO. a. Chequear al documento que se desea enviar una aprobación, para este caso se eligen dos documentos. b. Elegir a los usuarios que se desea que aprueben los documentos y luego el botón ingresar. 106

117 107

118 2. APROBAR UN DOCUMENTO. a. En el árbol de la izquierda el sitio se va a aprobar documentos, se da clic al área de trabajo. En este caso secretaria. b. Para aprobar el documento se da clic en Aprobar, para no aprobar se da clic en No Aprobar, para ver el documento se da clic en Ver. 108

119 3. INGRESAR UN DOCUMENTO. a. En el menú principal ir a Documentos, Nuevo Documento. b. Llenar el formulario de Documento, luego dar clic en el botón Ingresar. c. Después de ingresarlo se asigna la ubicación física del documento y se da clic en Ingresar. 109

120 d. Se puede asignar los documentos para que otros usuarios del área de trabajo puedan verlo, ir a la pestaña permisos y chequear a los usuarios, luego dar clic en Ingresar. 110

121 e. Para ver los eventos de un documento se va a la pestaña eventos. 111