Programas Federales Electrónicos

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1 Programas Federales Electrónicos Manual de Municipio Preparado para OCAM Versión 3.5Final Preparado por José A. Muñoz Fernández Senior Consultant Colaborador Irvin Cortés, CPA, MBA Comisionado Auxiliar Programas Federales

2 MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS DOCUMENT. Complying with all applicable copyright laws is the responsibility of the user. Without limiting the rights under copyright, no part of this document may be reproduced, stored in or introduced into a retrieval system, or transmitted in any form or by any means (electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise), or for any purpose, without the express written permission of Microsoft Corporation. Microsoft may have patents, patent applications, trademarks, copyrights, or other intellectual property rights covering subject matter in this document. Except as expressly provided in any written license agreement from Microsoft, our provision of this document does not give you any license to these patents, trademarks, copyrights, or other intellectual property. The descriptions of other companies products in this document, if any, are provided only as a convenience to you. Any such references should not be considered an endorsement or support by Microsoft. Microsoft cannot guarantee their accuracy, and the products may change over time. Also, the descriptions are intended as brief highlights to aid understanding, rather than as thorough coverage. For authoritative descriptions of these products, please consult their respective manufacturers Microsoft Corporation. All rights reserved. Any use or distribution of these materials without express authorization of Microsoft Corp. is strictly prohibited. Microsoft and Windows are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. The names of actual companies and products mentioned herein may be the trademarks of their respective owners. Programas Federales Electrónicos, Manual de Municipio, Version3.3Final Page ii

3 Hoja de Revisión y Firmas Registro de Cambios Fecha dd-mm-aaaa Autor Versión Descripción del Cambio José Muñoz 1.0 Versión inicial generada para el piloto de la versión 1 de PROFE José Muñoz 2.0 Cambio de formato y actualización figuras José Muñoz 3.0 Incorporando cambios a petición de Comisionado Auxiliar Programas Federales José Muñoz 3.1 Modificaciones varias para reflejar retroalimentación Milagros Maldonado, Osvaldo Maysonet e Ivonne Guerra José Muñoz 3.2 Retroalimentación de OCAM José Muñoz 3.3 Retroalimentación de OCAM Irvin Cortés 3.4 Retroalimentación en primeros 3 adiestramientos Irvin Cortés 3.5 Modificaciones para segundo adiestramiento en 2011 Revisores Nombre Versión Aprobada Posición Fecha Irvin Cortes, CPA, MBA Osvaldo Maysonet Comisionado Auxiliar Programas Federales Sub-Comisionado Auxiliar Programas Federales Programas Federales Electrónicos, Manual de Municipio, Version3.3Final Page iii

4 Tabla de Contenido 1 Introducción Requisitos para utilizar PROFE Requerimientos del Sistema Requerimientos del Software Conceptos Generales Para el Manejo de PROFE Página Web Barras de Herramientas Listas Bibliotecas Acceso al Sistema PROFE Acceso al Portal del Municipio Listadoportalesmunicipios Formularios de Solicitudes Usuario de municipio envía Petición de Solicitud de Propuesta de Asignación Básica Usuario de OCAM evalúa la Petición para someter propuesta deasignación Básica El sistema crea la estructura de sitio para la Propuesta Usuario de municipio ingresa información de actividad de propuesta de Asignación Básica Ingresar información en los Formularios de Propuesta Documentación adicional (luego de llenado el(los) Formulario(s)) de Actividad de Propuesta Usuario de municipio informa a OCAM que ha subido toda la Documentación de la Propuesta Usuario de OCAM evalúa la documentación de la propuesta subida por el Municipio Gestión de Requisiciones Gestión de Enmiendas o Reprogramaciones (3 Tipos) Alertas en PROFE Informes de Cierre y Otros Informes Glosario de Términos Referencias Programas Federales Electrónicos, Manual de Municipio, Version3.3Final Page iv

5 1 Introducción El sistema de Programas Federales Electrónicos (PROFE) permitirá a los municipios solicitar los fondos federales, a través del mismo, donde se ingresarán los datos de todas las actividades relacionadas a los mismos. Los usuarios de los municipios podrán también subir toda la documentación relacionada a cada una de las actividades, y enviar a OCAM la información necesaria para la generación de Informes y Solicitud de Fondos. El documento está organizado en las siguientes secciones: Introducción Requisitos para utilizar PROFE: explica los prerrequisitos necesarios para utilizar la aplicación PROFE. Conceptos Generales Para el Manejo de PROFE: explica los conceptos básicos que deben manejarse para ser proficientes utilizando el sistema PROFE. Acceso al Sistema PROFE: describe como ingresar al sistema. Formularios de Solicitudes: describe la funcionalidad del sistema relacionada a someter peticiones de solicitud de propuesta por el sistema y el flujo de aprobación que sigue el sistema. Esta sección también incluye un ejemplo para una solicitud de propuesta de fondos de Asignación Básica. Gestión de Requisiciones: describe la funcionalidad del sistema relacionada a someter solicitudes o requisiciones de fondos a OCAM. Glosario de Términos: explica varios términos usados en todo el documento. Referencias: lista documentación de referencia para proveer más información al lector. 2 Requisitos para utilizar PROFE OCAM asignará un nombre de usuario o cuenta de acceso por cada persona del municipio que tenga que entrar a PROFE. Los usuarios de PROFE deben contar con Internet Explorer para acceder al Portal. Cada usuario debe contar con una cuenta de acceso, provista por OCAM: Usuario del municipio: contará con permisos de Colaborador sólo dentro del Portal de su correspondiente municipio. Los usuarios con permisos de Colaborador pueden subir cualquier documentación, tales como propuestas, requisiciones, enmiendas, documentos ambientales y de adquisición, entre otros. Las secciones2.1 y 2.2describen los requerimientos de las computadoras que pueden acceder a PROFE. Page 1

6 2.1 Requerimientos del Sistema Componente Procesador Memoria Disco Duro Dispositivos Monitor SistemaOperativo Otros Requerimientos 1 Gigahertz (GHz) o mayor, 2 Gigahertz recomendado. 512 Megabytes (MB) o mayor, 1 Gigabyte recomendado. 80 Gigabytes o mayor. El espacio en el disco duro dependerá de la cantidad de documentos que se desea preservar localmente en cada máquina. CD-Writer. Es recomendable a CD Writer para permitirá los municipios la creación de CD s de backup con documentos que ya estén subidos en PROFE para reducir los requerimientos de espacio en el disco duro local. Monitor con 1024 x 768 o mayor resolución Microsoft Windows XP with Service Pack 2 o versión más reciente. Al menos un scanner es requerido por municipio para permitir la digitalización de los documentos físicos en archivos PDF. Un scanner por estación de PROFE es lo recomendado. Tabla1 - Requerimientos del Sistema 2.2 Requerimientos del Software Componente Explorador deinternet Office Suite Herramienta de Correo Lector de archivo PDF Software para Scanner Requerimientos Internet Explorer 6.0 o versión más reciente Microsoft Office Al menos Microsoft Word y Microsoft Excel son requeridos para que los municipios puedan trabajar con la mayoría de los tipos de archivos a manejar en PROFE. Los usuarios de PROFE requerirán acceso al correo, ya que la aplicación les notificará las acciones a través del mismo. Adobe Reader 8.0 o mayor, se requiere para abrir los archivos PDF. El lector puede ser descargado desde la siguiente URL: No hay un requerimiento específico para este Software. La aplicación que incluye el scanner seleccionado será suficiente. Tabla2 Requerimientosdel Software Page 2

7 3 Conceptos Generales Para el Manejo de PROFE 3.1 Página Web Una página Web es un documento almacenado en el portal 1 en formato HTML (Hypertext Markup Language). Típicamente, incluye texto, imágenes y enlaces hacia otros documentos del portaly/o cualquier otra página externa al mismo. Dentro de un portal SharePoint 2, se encuentran diferentes tipos de páginas Web, algunas de ellas son creadas por el portal, y no pueden modificarse por el usuario, por ejemplo: las páginas de administración o la página principal de una lista. Otros tipos de páginas Web, por ejemplo las páginas que contienen elementos Web (webparts), pueden ser editadas, de forma que un usuario con el nivel de acceso correcto, podría agregar o quitar información de la misma, sin que sean necesarios conocimientos de HTML ni ningún otro lenguaje de programación. Figura 1 - Página web inicial para el sitio del municipio ejemplo 1 Portal: punto de entrada a un conjunto de páginas organizadas en Internet como un sistema o aplicación de computadora. 2 Microsoft Office SharePoint: es el producto sobre el cual se ejecuta el sistema PROFE. Page 3

8 3.2 Barras de Herramientas La barra de herramientas está formada por una serie de acciones, las cuales se encuentran encima de todos los listados del sitio. En la siguiente figura se muestra la barra de herramientas del formulario de solicitudes: Figura 2 Barra de herramientas Como se muestra en la figura la primera opción (a partir de ahora se llamará acción ) de la barra de herramientas es la acción New. A lo largo de todas las barras de herramientas del sitio, esta acción será la primera de todas las acciones. Al lado de cada acción se encuentra una imagen de un triángulo invertido o flecha (a partir de ahora se llamará dropdown ) con la cual se podrá seleccionar de un listado de formularios el que se desea crear. La siguiente imagen muestra el listado que se despliega al seleccionar el dropdown: Figura3 Opciones del dropdown Si se selecciona la acción New, en vez de seleccionar el dropdown, se despliega el formulario de Petición Solicitud de Propuesta, es decir, se despliega la primera opción del menú. Este comportamiento es común para todas las barras de herramientas que contiene el sitio. 3.3 Listas Una lista enumera una serie de elementos que han sido ingresados previamente. Un elemento puede ser un tipo de fondo, una actividad, un documento, un formulario, entre otros. Las columnas definidas para la lista, que podrán tener diferentes tipos de datos, serán las propiedades a ingresar al momento de la creación o modificación de un elemento. La figura 2 es un ejemplo de una lista de fondos. La lista contiene las siguientes columnas: Fondo Page 4

9 Link Monto Asignado Cantidad de Actividades Todas las listas poseen una página principal, que enumera cada elemento y sus propiedades. La página incluye comandos para agregar elementos (cuando aplique), para ordenar y filtrar la lista, y para cambiar a una vista diferente de la lista. Figura4Lista de Fondos Page 5

10 3.4 Bibliotecas Las bibliotecas de documentos permiten compartir archivos entre los usuarios del portal. Todas las bibliotecas poseen una página principal, que enumera cada archivo o carpeta (folder) y sus propiedades. La página incluye comandos para agregar archivos y carpetas, para ordenar y filtrar la lista de archivos, y para cambiar a una vista diferente de la biblioteca. Figura 5 - Biblioteca de Documentos Generales en Fondo de Asignación Básica Page 6

11 4 Acceso al Sistema PROFE 4.1 Acceso al Portal del Municipio Para ingresar al Portal del municipio, el usuario del municipio debe ingresar a la dirección web correspondiente a su municipio en el explorador (browser) de Internet. La misma requerirá autenticación de usuario. Como se explicó en la sección 2, la información del usuario y contraseña será proporcionada por OCAM. A manera de ejemplo, el nombre de un usuario típico podría ser: Usuario: ocamhosted\mic830 Contraseña: ij480 Al ingresar un usuario y contraseña válida de un usuario de municipio, se despliega la lista de Años- Programa. En la Figura 7 Portal del municipio Adjuntasse muestra un ejemplo de un portal de municipio, en este caso el de Adjuntas. En la parte superior derecha se lee Welcome Jose Munoz. Este rótulo (label) indica cual es el usuario que está en el sistema en ese momento. Figura 6 Acceso al portal del municipio Page 7

12 Figura 7 Portal del municipio Adjuntas 4.2 Listadoportalesmunicipios La siguiente tabla detalla las direcciones web que corresponden con el portal de cada municipio. Municipio Dirección en PROFE Municipio Dirección en PROFE Adjuntas https://profe.ocam.pr.gov/adjuntas Lares https://profe.ocam.pr.gov/lares Aguada https://profe.ocam.pr.gov/aguada Las Marías https://profe.ocam.pr.gov/lasmarias Aguas Buenas https://profe.ocam.pr.gov/aguasbuenas Las Piedras https://profe.ocam.pr.gov/laspiedras Aibonito https://profe.ocam.pr.gov/aibonito Loíza https://profe.ocam.pr.gov/loiza Añasco https://profe.ocam.pr.gov/anasco Luquillo https://profe.ocam.pr.gov/luquillo Arroyo https://profe.ocam.pr.gov/arroyo Maricao https://profe.ocam.pr.gov/maricao Barceloneta https://profe.ocam.pr.gov/barceloneta Maunabo https://profe.ocam.pr.gov/maunabo Barranquitas https://profe.ocam.pr.gov/barranquitas Moca https://profe.ocam.pr.gov/moca Camuy https://profe.ocam.pr.gov/camuy Morovis https://profe.ocam.pr.gov/morovis Cataño https://profe.ocam.pr.gov/catano Naguabo https://profe.ocam.pr.gov/naguabo Ceiba https://profe.ocam.pr.gov/ceiba Naranjito https://profe.ocam.pr.gov/naranjito Ciales https://profe.ocam.pr.gov/ciales Orocovis https://profe.ocam.pr.gov/orocovis Coamo https://profe.ocam.pr.gov/coamo Patillas https://profe.ocam.pr.gov/patillas Comerio https://profe.ocam.pr.gov/comerio Peñuelas https://profe.ocam.pr.gov/penuelas Corozal https://profe.ocam.pr.gov/corozal Quebradillas https://profe.ocam.pr.gov/quebradillas Culebra https://profe.ocam.pr.gov/culebra Rincón https://profe.ocam.pr.gov/rincon Dorado https://profe.ocam.pr.gov/dorado Sabana Grande https://profe.ocam.pr.gov/sabanagrande Florida https://profe.ocam.pr.gov/florida Salinas https://profe.ocam.pr.gov/salinas Guánica https://profe.ocam.pr.gov/guanica San Lorenzo https://profe.ocam.pr.gov/sanlorenzo Guayanilla https://profe.ocam.pr.gov/guayanilla Santa Isabel https://profe.ocam.pr.gov/santaisabel Gurabo https://profe.ocam.pr.gov/gurabo Utuado https://profe.ocam.pr.gov/utuado Hatillo https://profe.ocam.pr.gov/hatillo Vega Alta https://profe.ocam.pr.gov/vegaalta Hormigueros https://profe.ocam.pr.gov/hormigueros Vieques https://profe.ocam.pr.gov/vieques Jayuya https://profe.ocam.pr.gov/jayuya Villalba https://profe.ocam.pr.gov/villalba Juncos https://profe.ocam.pr.gov/juncos Yabucoa https://profe.ocam.pr.gov/yabucoa Lajas https://profe.ocam.pr.gov/lajas Tabla3Listadoportalesmunicipios Page 8

13 5 Formularios de Solicitudes El sistema PROFE incluye funcionalidad que le permite al municipio completar varios formularios electrónicos: Formulario de Petición de Propuesta; Formulario de Requisición o Solicitud de Fondos; y, Formulario de Solicitud de Enmienda. La aprobación del formulario instruirá al sistema para crear un espacio (estructura de sitios) donde el municipio podrá subir la documentación de apoyo correspondiente. La secuencia de pasos será la siguiente: Inicio Usuario del Municipio completa y envía Formulario de Solicitud Asignación de tarea a usuario de OCAM para evaluación de la Solicitud Municipio rechaza PROFE OCAM Revisa el formulario acepta Usuario del Municipio notifica documentacion completada Usuario del Municipio documenta actividades Creación automática de la estructura de sitios Municipio Municipio PROFE Rechaza (hallazgos) OCAM Revisa documentación OCAM genera documento de Hallazgos acepta OCAM Fin Figura8 - Flujo de Solicitud de Propuesta El flujo es muy similar para los tres tipos de formularios de solicitudes, con la única observación de que el documento de hallazgos solo se genera para el proceso de Propuesta y para el proceso de Reprogramación de una actividad programática (proyecto). Las secciones 6 y 7 discutirán más en detalle las Requisiciones y las Enmiendas/Reprogramaciones. Page 9

14 Los Formularios de Solicitudes se encuentran dentro del portal del municipio. Para acceder a los mismos, el usuario del municipio debe ingresar al portal. La Figura 9 muestra cómo acceder a los formularios de solicitudes desde el portal del municipio. Figura 9 Biblioteca de Solicitud de Propuesta En la siguiente tabla se muestran los formularios disponibles en PROFE y su ubicación. El primero se accede desde el portal del municipio. Los últimos dos se ubican en lugares diferentes. La sección 5.3 discute más en detalle la estructura completa de PROFE para el municipio. Formulario Ubicación en la estructura del sitio Solicitud de Propuesta (AB, FC, Emergencia, etc.) Portal del Municipio Biblioteca Formularios de Solicitudes Requisición Solicitud de Reprogramación/Enmienda Sitio del Fondo Biblioteca Requisiciones Sitio de la Actividad Biblioteca Reprogramaciones Tabla 4 - Lista de formularios de solicitudes En las próximas sub-secciones del documento se explica cómo generar una solicitud de fondos de Asignación Básica. El objetivo es ilustrar el flujo que se seguirá en todos los formularios de solicitudes de fondo: 5.1 Usuario de municipio envía Petición de Solicitud de Propuesta de Asignación Básica. 5.2 Usuario de OCAM evalúa la Petición para someter propuesta deasignación Básica. 5.3 El sistema crea la estructura de sitio para la Propuesta. 5.4 Usuario de municipio ingresa información de actividad de propuesta 5.5 Usuario de municipio informa a OCAM que ha subido toda la Documentación de la Propuesta Page 10

15 5.6 Usuario de OCAM evalúa la documentación de la propuesta subida por el municipio. 5.1 Usuario de municipio envía Petición de Solicitud de Propuesta de Asignación Básica Ubicado en el sitio del municipio, en el menú izquierdo, el usuario debe acceder a la opción Formularios de Solicitudes que corresponde a una Biblioteca de Formularios. Dicha biblioteca cuenta con una barra de herramientas en la parte superior. Al hacer clic en el icono de dropdown 3 de la acción New, se despliega lo siguiente: Para completar una solicitud de fondos de Asignación Básica se debe presionar en la opción Petición Solicitud de Propuesta. Al presionar en esta opción se abrirá el formulario para solicitar el Fondo. 3 Para una explicación del término dropdown ver la sección 3.2 Page 11

16 Figura 10 Petición para someter propuesta Una vez que el usuario complete la Petición, se debe presionar en el botón Guardar que se encuentra al pie del documento digitalizado. Figura 11 Botones de acción en la Solicitud de Propuesta Page 12

17 Al presionar este botón se guarda toda la información ingresada en el formulario y se habilita el botón Enviar que es el que se debe presionar si el usuario del municipio ha completado toda la información y desea enviarla a OCAM para su aceptación. Al presionar el botón Enviar, la solución enviará un correo al usuario de OCAM asignado para la aprobación de la información ingresada. La Petición quedará abierta hasta que el usuario presione en el botón Cerrar. NOTA: Una vez enviada la Petición, ésta no puede volver a modificarse, por lo que, en el caso de abrir una Petición ya enviada, se desplegarán todos los campos en el modo sólo de lectura. Cabe destacar que si una vez abierta la Petición en modo solo lectura, se presiona la tecla Retroceso (indicada con una flecha hacia la izquierda) el navegador re-direccionará a la página anterior. Este comportamiento es nativo de Windows Internet Explorer. Al enviar la información para que OCAM evalúe la Solicitud del Fondo, el usuario del municipio recibirá un correo informándole que el flujo de aprobación ha sido iniciado. 5.2 Usuario de OCAM evalúa la Petición para someter propuesta deasignación Básica Cada Petición para someter propuesta completada por un municipio deberá ser aprobada o rechazada por un usuario de OCAM.La aprobación de la Petición indica que se le está dando oportunidad al municipio de someter más información sobre su propuesta de manera digital. Las próximas secciones entrarán en más detalle sobre las informaciones que deben ser incluidas una vez la solicitud es aprobada. Si la Petición es aprobadapor OCAM, el usuario del municipio que envió la solicitud recibirá un correo electrónico indicando la aprobación: Page 13

18 Por el contrario, si la Petición es rechazadapor OCAM,el usuario del municipio que envió la solicitud recibirá un correo electrónico indicando el rechazo. En la parte inferior del formulario existe una Sección de Uso Exclusivo de OCAM, en la cual el usuario de OCAM podrá ingresar comentarios que hagan referencia a los motivos del rechazo delapetición, de esta manera el municipio podrá realizar las modificaciones pertinentes y volver a someter la Petición. 5.3 El sistema crea la estructura de sitio para la Propuesta Una vez aprobada la Petición de Propuesta realizada por el municipio,el sistema creará la estructura necesaria de sitios para almacenar la información relacionada al Fondo (en este caso Asignación Básica) y a las Actividades a realizar con dicho Fondo. Esta estructura puede visualizarse como una jerarquía de varios niveles. La Figura 12 - Estructura de sitios para el municipio muestra la jerarquía pre-existente para el municipio. Page 14

19 Años Programa Municipio Formularios de Solicitudes Formularios de Informes Informes Figura 12 - Estructura de sitios para el municipio Desde el sitio del municipio se puede acceder a los años-programa, los formularios de solicitudes (detallados en la Tabla 4 - Lista de formularios de solicitudes), formularios de informes y la biblioteca de documentos para diversos informes. En particular el sitio del año-programa tiene a su vez una estructura multi-nivel donde se puede acceder a los diferentes Fondos que hayan sido aprobados o estén en proceso de serlo. Fondos Año Programa Documentos Generales Documentos Cierre Informes Figura 13 - Estructura de sitio para el año programa El sitio de año programa es creado automáticamente por el sistema cuando se aprueba la primera Petición de Propuesta, como será el caso de También el sitio de Fondo se crea automáticamente por el sistema cuando se aprueba la primera Petición de Propuesta de ese fondo en particular (Asignación Básica, Fondo Competitivo, etc.). Dentro del sitio de Fondo se crean los sitios de actividades correspondientes según lo llenado en la Petición de Propuesta. 5.4 Usuario de municipio ingresa información de actividad de propuesta de Asignación Básica Una vez que el sitio del tipo de Fondo ha sido provisionado, el municipio tiene que subir toda la información relacionada a la propuesta del Fondo (en este caso Asignación Básica) y a las Actividades (proyectos) a ser desarrolladas.desde el punto de vista de PROFE, este proceso puede dividirse en dos partes principales: Page 15

20 1. Formulario de Propuesta - Llenar un Formulario de Propuesta con información específica para cada Actividad como por ejemplo, Vivienda, Servicio Público, Infraestructura y Facilidades Públicas. La sección 5.4.1tiene más información sobre esta parte del proceso. 2. Documentación Adicional - Subir en PROFE la documentación adicional que complementa la propuesta. La sección tiene más información sobre esta parte del proceso Ingresar información en los Formularios de Propuesta Una vez recibida la aprobación de OCAM, el municipio puede ingresar información adicional sobre la propuesta. En esta sección se continúa con el ejemplo de una solicitud de fondos de Asignación Básica. El objetivo es llenar información específica de la actividad en uno de cuatro formularios disponibles dependiendo de la naturaleza de la actividad: Formulario de Facilidades Públicas Formulario de Servicio Público Formulario de Infraestructura Formulario de Rehabilitación de Vivienda A continuación se describe un ejemplo para llenar uno de cuatro formularios, en este caso el Formulario de Infraestructura, paso a paso: 1. El usuario del municipio debe ingresar al Portal del municipio donde se desplegará la lista de Años-Programa. 2. Al ingresar al Año-Programa, se desplegará la lista de Fondos (en este caso Asignación Básica) con Petición aprobada para ese Año-Programa. Page 16

21 3. El usuario del municipio debe ingresar al sitio del Fondo de Asignación Básica donde encontrará la lista de Actividades a realizar con dicho Fondo. 4. En el menú izquierdo se debe ingresar a la opción Propuesta. 5. Al ingresar a Propuesta, se hace clic en el icono de dropdown (flecha hacia abajo) de la acción New, la cual despliega una lista de 4 formularios para ser completados en los casos donde aplique. Por ejemplo, si el Municipio tiene Actividades relacionadas a los 4 formularios, todos tendrán que ser llenados. Page 17

22 El usuario selecciona el formulario de Proyectos de Infraestructura. Figura 14 Vista parcial del formulario de propuesta para proyectos de Infraestructura Una vez que el usuario haya completado el formulario debe presionar en el botón Guardar que se encuentra al pie del formulario. El formulario quedará abierto hasta que el usuario presione el botón Cerrar. Page 18

23 Una vez que el usuario presione en Cerrar el formulario quedará guardado en la Biblioteca. Page 19

24 5.4.2 Documentación adicional (luego de llenado el(los) Formulario(s)) de Actividad de Propuesta Dentro de la misma biblioteca de Propuesta, el usuario se asegurará de subir los documentos adicionales de la propuesta. Si son relacionados a una Actividad (proyecto) en específico, entonces, el usuario irá a dicha Actividad y encontrará bibliotecas como Documentos Generales, Documentos Ambientales, Documentos de Adquisiciones, entre otros. Aquí el usuario debe asegurarse de subir la documentación en la biblioteca correcta siguiendo los pasos que se describen a continuación: 1. El usuario del municipio debe ingresar al Portal del municipio donde se desplegará la lista de Años-Programa. 2. Al ingresar al Año-Programa en curso, se desplegará la lista de Fondos solicitados por el municipio para ese Año-Programa. Note como cambia las opciones disponibles en la columna izquierda (Fondos, Documentos Generales, Documentos de Cierre, Informes). 3. El usuario del municipio debe ingresar al sitio del Fondo de Asignación Básica donde encontrará la lista de Actividades a realizar con dicho fondo. 4. Al ingresar a la Actividad seleccionada, en el menú izquierdo se encuentran las opciones para acceder a las distintas bibliotecas de documentos creados para la actividad, como por ejemplo: Documentos Generales Documentos Ambientales Documentos de Normas Laborales Documentos de Adquisiciones Para este ejemplo en particular se seleccionara la opción Documentos Generales. Page 20

25 5. Al ingresar a esta opción se ingresa a una Biblioteca de Documentos Generales, la cual cuenta con una barra de herramientas en la parte superior. En la barra de herramientas al seleccionar el dropdown en la acción Upload se despliegan dos opciones: para subir uno o varios documentos a la vez. Page 21

26 6. Para guardar un documento al seleccionar la opción Upload Document, se ingresará a una nueva página donde se debe ingresar la ruta donde se encuentra el documento. Al presionar en Browse, se abrirá una ventana desde la cual se podrá seleccionar el documento a subir. 7. Una vez seleccionado el documento, se debe presionar en Open, de esta forma quedará seleccionada la ruta donde se encuentra el documento a subir. Al presionar OK, el documento quedará guardado en la Biblioteca de Documentos en la cual se haya realizado la operación. Para este ejemplo, quedará guardado en la biblioteca Documentos Generales. Page 22

27 5.5 Usuario de municipio informa a OCAM que ha subido toda la Documentación de la Propuesta Los pasos a seguir por el usuario del municipiopara informar a OCAM de que la documentación está completa son los siguientes: 1. El usuario del municipio debe ingresar ala lista de Fondos en el Año-Programa, en el menú superior según se ilustra a continuación: PROFE>Municipio de Esperanza> En el menú izquierdo, va a ser clic en Fondos para que aparezca el botón Documentación Completa. Como lo muestra la figura a continuación. Una vez presionado este botón para el Fondo que tenga la documentación completa, dicho Fondo desaparecerá del menú del botón de Documentación pendiente para ser completada. Ello indicará que ya ha sido enviado y el estado cambia de Documentación en Proceso a Documentación Completada. Page 23

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29 5.6 Usuario de OCAM evalúa la documentación de la propuesta subida por el Municipio Una vez que se haya Aprobado o Rechazado la propuesta, el usuario del municipio recibe un correo donde le indica si la misma ha sido aprobada o rechazada e informándole que el flujo ha finalizado. Page 25

30 6 Gestión de Requisiciones Una vez que el municipiose encuentra desarrollando las actividades CDBG, puede solicitar a OCAM el reembolso o el pago de los gastos incurridos en el desarrollo de tales Actividades, según autorizadas.para solicitar dicho reembolso el municipio tendrá que completar un formulario electrónico llamado Solicitud de Fondos. La secuencia de pasos para completar esta requisición será la siguiente: Inicio Usuario del Municipio completa y envía Formulario de Requisición Asignación de tarea a usuario de OCAM de evaluación de la Solicitud Municipio rechaza PROFE OCAM Revisa el formulario acepta Usuario del Municipio notifica documentacion completada Usuario del Municipio documenta requisición Creación automática de la estructura de sitios Municipio Municipio PROFE OCAM Revisa documentación rechaza OCAM genera observaciones acepta OCAM Fin NOTA: La aceptación final dependerá de que la requisición haya sido debidamente radicada. A estos efectos el municipio debe referirse al manual de procedimientos para el manejo de fondos CDBG. Page 26

31 El usuario del municipio debe ingresar al Portal, luego ingresará al Año-Programa en curso, allí se desplegará la lista de Fondos solicitados. El usuario debe ingresar al sitio del Fondo para el que quiere solicitar la requisición, en este caso será el Fondo de Asignación Básica. En el menú izquierdo se encontrará la opción Requisiciones, al ingresar a la misma la Solicitud de Fondos, se podrá accesar a través de New en la barra de herramientas en la parte superior. Al seleccionar la Solicitud de Fondos, el mismo se abrirá para ser completado por el usuario. Page 27

32 Los pasos a seguir para completar la Solicitud de Fondos, y realizar su aprobación son los mismos que se explicaron en la sección 5: 1. El usuario del municipio completa la solicitud de fondos o requisición. Una vez que el usuario complete el mismo, se debe presionar en el botón Guardar que se encuentra al pie del formulario. Figura 15 Botones de acción en el formulario de solicitud de fondos o requisición 2. Al presionar este botón se guarda toda la información ingresada en la Solicitud de Fondos y se habilita el botón Enviar que es el que se debe presionar si el usuario del municipio ha completado toda la información y desea enviarla a OCAM para su aceptación. 3. Al presionar el botón Enviar, la solución enviará un correo al usuario de OCAM asignado para la aprobación de la información ingresada.el formulario quedará abierto hasta que el usuario presione en el botón Cerrar. NOTA: Una vez enviada la Solicitud de Fondos, ésta no puede volver a modificarse, por lo que, en el caso de abrir una Solicitud ya enviada, se desplegarán todos los campos en el modo sólo lectura. Cabe destacar que si una vez abierto el formulario en modo solo lectura, se presiona la tecla Retroceso (indicada con una flecha hacia la izquierda) el navegador redireccionará a la página anterior. Este comportamiento es nativo de Windows Internet Explorer. 4. Al enviar la información para que OCAM acepte la solicitud del fondo, el usuario del municipio recibirá un correo informándole que el flujo de aprobación ha sido iniciado. 5. OCAM evaluará la Solicitud de Fondos. En este punto del proceso la evaluación será basada en una información elemental, como por ejemplo la vigencia del contrato. 6. En la medida que OCAM acepta o rechaza la Solicitud de Fondos, el municipio recibirá un correo electrónico notificándole del resultado de dicha evaluación. 7. Si la Solicitud de Fondos es aceptada, el sistema crea la estructura de sitio correspondiente a la Requisición. Dicha estructura puede ser accedida desde la biblioteca de requisiciones que se muestra en la Error! Reference source not found.. 8. El municipio debe proceder a subir la documentación solicitada por OCAM para una requisición según lo documentado en el manual de procedimientos para los fondos CDBG. Por ejemplo, todos los documentos de evidencia (contratos, facturas, etc.) que deben acompañar a la requisición. 9. El municipio deberá a procecer a imprimir la Solicitud de Fondos, añadir una firma y scannear dicho documento para ser subido al sistema como parte de la documentación adicional u uploadings. Page 28

33 10. El municipio notifica a OCAM que la documentación fue completada. Esta acción genera una notificación de correo electrónico automáticamente generada por el sistema. Dicha notificación le llegará al personal correspondiente en OCAM. 11. OCAM evaluará la documentación sometida y determinará si es aceptada o si por el contrario el municipio debe realizar algún ajuste proveyendo información adicional. 12. En la medida que OCAM acepta o rechaza la documentación sometida, el municipio recibirá un correo electrónico notificándole del resultado de dicha evaluación. 7 Gestión de Enmiendas o Reprogramaciones (3 Tipos) Las enmiendas o reprogramaciones se manejan con el mismo flujo de aprobación explicado en la sección 5 (Solicitud de Propuesta y Formularios de Actividades)cuando se trata de una Cancelación de Actividad para la creación de una Nueva Actividad, excepto que se comienza con la Solicitud de Enmienda dentro de Enmiendas que a su vez se encuentra dentro de la biblioteca de Actividades. Ello para dejar saber a OCAM la Actividad que se quiere cancelar y el motivo para la cancelación de la misma. De otra parte, si la Enmienda es referente a una enmienda de Extensión de Tiempo o Cancelación y Creación de Nuevas Partidas dentro de una Actividad (proyecto) existente, entonces se llenará la Solicitud de Enmienda y se adjuntarán los documentos adicionales en el mismo documento, si son necesarios. Page 29

34 Inicio Municipio Usuario del Municipio completa y envía Formulario de Enmienda (agrega doc) rechaza Asignación de tarea a usuario de OCAM de evaluación de la Solicitud PROFE OCAM Revisa el formulario acepta Ocam revisa documentacion y notifica municipio proximos pasos Creación automática de la estructura de sitios OCAM PROFE Fin 8 Alertas en PROFE Los documentos que todavía no requieren aprobación por parte de OCAM en el sistema PROFE, por ejemplo el Request of Release of Funds y otros documentos de libramiento, adquisición, normas laborales, informes de recaudo trimestral, etc. se requiere que el municipio notifique a la agencia sobre su existencia en el sistema una vez subido al mismo como upload. Ello para dejar saber a la OCAM que el municipio ha incluido dichos documentos al sistema para su revisión. Por ende, para ello es necesario crear un Alerta dentro de la barra de herramientas a través de Actions, según se demuestra a continuación: Page 30

35 Este ejercicio de crear la Alerta sólo tendrá lugar una vez por cada Biblioteca en el sistema. Una vez dentro de la página de Alert Me, entonces el usuario procederá a localizar la(s) persona(s) destinataria(s) del documento dentro de la OCAM para luego proceder a seleccionarlas de manera individual, según se ilustra a continuación: Page 31

36 9 Informes de Cierre y Otros Informes Para llenar un Informe de Cierre de año-programa, el usuario del municipio deberá ingresar al Portal, luego ingresará al Año-Programa que se desea cerrar, y en la biblioteca de Informes de Cierre se procederá a llenar el mismo dentro de New en la parte superior (barra de herramientas), según se ilustra a continuación: Page 32

37 Para otros informes como Normas Laborales e Informes Trimestrales, se accesará el Portal del municipio, y luego ingresará Formularios de Informe, según se ilustra a continuación, haciendo clic dentro de New en la parte superior (barra de herramientas), según se ilustra a continuación: 10 Glosario de Términos Término Actividad Programática Elemento Estructura de Sitio Formulario Portal Portal del Municipio PROFE SharePoint Definición Proyecto programada para realizarse con los fondos CDBG del estado. Representa un formulario o un documento dentro del sistema PROFE. Es el espacio jerárquico creado por el sistema PROFE para almacenar información sobre las propuestas de actividades, sobre las requisiciones de fondo, sobre las enmiendas o reprogramaciones de actividades,entre otras cosas. Punto de entrada a un conjunto de páginas organizadas en Internet como un sistema o aplicación de computadora. También ver la definición de Portal del Municipio. Es el punto de entrada para el municipio ver todos sus años programa y actividades que utilizan los fondos CDBG. Programas Federales Electrónicos. Es el nombre del sistema de OCAM que asistirá a la agencia a manejar su interacción con los municipios para utilizar los fondos CDBG. Microsoft Office SharePoint 2007 es la plataforma tecnológica en la que está basado el sistema PROFE. La sección de referencias contiene varios enlaces de internet para encontrar material adicional en línea sobre el producto. Esta información puede apoyar algunas actividades que se realizan en profe tales como subir documentación a los sitios creados para las actividades. Page 33

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