Guía para la transmisión efectiva de vídeo conferencias.

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1 Universidad DeSales Educación a distancia y tecnología instructiva TIP Programa de efectividad en la instrucción Guía para la transmisión efectiva de vídeo conferencias.

2 Educación a distancia y tecnología instructiva Guía para la transmisión efectiva de vídeo conferencias Esta publicación es parte del programa sobre educación a distancia y tecnología instructiva por el Departamento de Tecnología Educativa Centro de educación a distancia 2755 Station Avenue Center Valley, PA Teléfono: * Fax:

3 Índice Introducción a las vídeo conferencias 1 Componentes básicos de las vídeo conferencias..1 Vídeo conferencias en la Universidad DeSales...2 Guía para el personal docente...6 Recomendaciones para vídeo conferencias...6 Guía para el manejo efectivo del tiempo en la clase...6 Guía para las vídeo conferencias...9 Lista de instrucciones para el instructor para vídeo conferencias...11 Apoyo y asistencia técnica...14 Bibliografía...14 Glosario de términos...15 Lista de chequeo de instrucciones del sistema para sitios a distancia...15

4 Capítulo 1 Introducción a las vídeo conferencias Un repaso breve acerca de las vídeo conferencias y sus componentes básicos. Para hablar de los orígenes de las vídeo conferencias, se necesita referirse a los años Durante los años 60, la compañía de AT& T presentó el video-teléfono durante la Feria Mundial en la ciudad de Nueva York (Roberts, 2004). Qué son las vídeo conferencias? Las vídeo conferencias hacen uso de la telecomunicación en audio y vídeo para conectar a gente de diferentes sitios en una reunión. Esto puede ser tan simple como una conversación entre dos personas en sus respectivas oficinas (de punto a punto) o implicar varios sitios (desde múltiples puntos remotos) con más de una persona en salas de reuniones grandes desde diferentes sitios. Además de la transmisión en audio y vídeo de reuniones, las vídeo conferencias pueden ser usadas para compartir documentos, información computarizada y transmisión de sesiones interactivas en el pizarrón. Componentes Básicos de las Vídeo Conferencias. Los componentes básicos de las unidades para las vídeo conferencias son: Cámaras: por lo menos una, preferiblemente dos cámaras PTZ (de enfoque, de ángulo inclinado, de acercamiento), una para presentar al instructor en el frente del salón y una para mostrar a los estudiantes. Medios visuales Televisión, monitor o proyector (uno para que los estudiantes vean el contenido de la presentación y otro para que el instructor vea a los estudiantes desde sus sitios remotos). Medios auditivos, micrófonos dependiendo del tamaño de la sala micrófonos de escritorio, micrófonos de techo, o para salas pequeñas, un micrófono personal movible. Codificador-decodificador de la señal digital - Software únicamente Por ejemplo: Elluminate - Computadora de escritorio/personal portátil Por ejemplo: Polycom VíaVídeo - Dispositivos para conversión análoga Por ejemplo: LifeSize - Codificador-decodificador integrado a la computadora Por ejemplo: Polycom ipower 1

5 - HD (H.264) codificador-decodificador Por ejemplo: LifeSize y Polycom (en DLC) Usuario de interface y dispositivo de control (Creston) Computadora de escritorio/personal portátil (Laptop) Dispositivo para grabar o conexión a la internet Conexión de alta definición a la internet Vídeo conferencias en la Universidad DeSales La Universidad DeSales tiene ambos medios de vídeo conferencias vía Web, via Elluminate Live! y salas de vídeo conferencias en cada uno de los campus de la universidad. Elluminate es un método de enseñanza, aprendizaje en un ambiente de colaboración vía Web. Sesiones ilimitadas, grabación de sesiones para presentarse posteriormente Transmisión de audio, vídeo, aplicaciones computarizadas, y contenidos Web Permite administrar exámenes, encuestas, sesiones individuales de chateo, transmisión de sesiones interactivas en el pizarrón Air Products Room Biblioteca Trexler * Polycom VS4000 Codec * Capacidad para 60 personas (Estilo teatro) *Control inalámbrico para el instructor * Micrófono inalámbrico para la interacción de los estudiantes * 2 cámaras * Monitores - Cámara para los estudiantes - Cámara para el instructor - Proyector (para transmitir el contenido del instructor o vídeo conferencias desde lugares remotos) - Televisión de Plasma de 42 (para transmitir el contenido del instructor o vídeo conferencias desde lugares remotos) 2

6 - Monitor de 27 en la parte trasera (para transmitir a los estudiantes desde lugares remotos) * Proyección del contenido/habilidades para la transmisión - Computadora del instructor - Laptop (computadora portátil) - Elmo cámara para proyectar documentos - Reproductores de DVD/VCR/Mini-DV * Habilidades para la grabación - ninguna * Habilidades para banda ancha - 1 MB (mínima) a 5 MB (máxima) 3

7 Campus Easton * Sala de conferencias con sistema Codec LifeSize *20 estaciones equipadas con micrófonos interactivos (PTT) para estudiantes * Control y micrófono inalámbrico para el instructor * 2 cámaras HD PTZ * Monitores: - Cámara para estudiantes - Cámara para instructor - Proyector (para transmitir el contenido del instructor o vídeo conferencias desde lugares remotos) - Monitor plano de 42 - Monitor referencial de 19 * Proyección de contenido/habilidades de transmisión - Computadora del instructor - Laptop (computadora portátil) - Elmo cámara para proyectar documentos - Reproductores de DVD/VCR/Mini-DV * Habilidades para la grabación - Vía computadora del instructor (Tarjeta de vídeo) * Habilidades para banda ancha - 1 MB (mínima) a 5 MB (máxima) * Sistema de Control Crestron 4

8 Campus Lansdale * Sala de conferencias con sistema Codec LifeSize * 12 estaciones para estudiantes * Micrófonos de techo * Control y micrófono inalámbrico para el instructor * 2 cámaras HD PTZ * Monitores: - Cámara para estudiantes - Cámara para instructor - Proyector (para transmitir el contenido del instructor o vídeo conferencias desde lugares remotos) - Monitor LG plano de 42 - Monitor referencial de 19 * Proyección de contenido/habilidades de transmisión - Computadora del instructor - Laptop (computadora portátil) - Elmo cámara para proyectar documentos - Reproductores de VHS o DVD (vía computadora PC) * Habilidades para la grabación - Vía computadora del instructor (Tarjeta de vídeo) * Habilidades para banda ancha - 1 MB (mínima) a 5 MB (máxima) * Sistema de Control Crestron 5

9 Guía para el personal docente El Departamento de Servicios de Enseñanza y Tecnología de la Escuela de Negocios Sauder de la Universidad de British Columbia diseñó las guías básicas que presentamos al personal docente para las vídeo conferencias. Recomendaciones para vídeo conferencias 1. Considere a su audiencia. Deles la bienvenida, dirija su mirada a ellos, hágales preguntas directamente durante la exposición de su clase. 2. Pida a los participantes en los sitios receptores que se sienten a la vista de la cámara (puede pasar que se sienten fuera de la vista de la cámara). 3. Pregunte si los participantes pueden oírlo/verlo, al igual que la presentación de sus materiales. 4. Invite a todos los participantes a que hablen claro al micrófono. 5. Recuerde que la audiencia receptora no puede oír las preguntas hechas por la audiencia de la sala local si el micrófono no se usa. Repita las preguntas de la audiencia de la sala local al micrófono, tanto como se necesite. 6. Utilice el cursor para señalar los objetos en las presentaciones de Power Point. Los señaladores laser no se pueden apreciar en los sitios distantes. 7. Mencione cualquier dificultad técnica durante la exposición de su clase a los técnicos de AV Ellos estarán monitoreando su clase constantemente. Guía para el manejo efectivo del tiempo en la clase El desafío para cualquier instructor que enseña vía video conferencia es captar la atención de toda la audiencia al mismo tiempo. Otro desafío es lograr que toda la audiencia de los diferentes sitios se sienta que son una misma clase teniendo la misma experiencia de aprendizaje, a pesar de la distancia entre ellas. Considere las siguientes recomendaciones para aumentar la probabilidad del éxito de la transmisión de las clases. 6

10 La vestimenta para el éxito. El uso de colores sólidos es mejor para la transmisión de las vídeo conferencias (las camisas blancas hacen ver pálida a las personas). Evite el uso de estampados cuadrados y rayados porque pueden interferir con los colores de la transmisión. Evite el uso de objetos que tengan reflejo o que sean ruidosos como la joyería. Qué empiece la función! Llegue 15 minutos antes de la clase programada. Si trae su propia laptop o usa una computadora Mac, llegue por lo menos 30 minutos antes de la clase programada para evitar cualquier problema técnico y para pedir asistencia técnica si la necesitara. Entre más se familiarice con la tecnología, menos conflicto tendrá. Sea usted mismo. Actúe naturalmente y hable con los participantes de los sitios distantes como si estuvieran sentados frente a usted. Mire directamente a las cámaras para hacer contacto visual con todos los estudiantes! Introducción a todos los sitios. Considere todos los sitios receptores distantes al inicio de la vídeo conferencia de su clase. Comience describiendo los puntos a tratar en la presentación, explique cómo se manejarán las preguntas para que la audiencia sepa y pueda participar. (Identifique al líder o líderes de la sesión si es que hubiera más de uno). Evite las molestias. Los micrófonos sensibles recogen todo el ruido ambiental de manera intencional y no intencional (por ejemplo: hojear papeles, el aire acondicionado, ventiladores, otros). Los micrófonos del podium siempre están encendidos, y en los sitios distantes lo oirán (hasta diez pies de lejanía), incluso si los estudiantes locales no pueden oírlo por el ruido ambiental. Asuma que usted está siempre en el lente de la cámara, incluso cuando usted no esté hablando. Los sonidos se agravan en un ambiente de vídeo conferencias. Reconozca sonidos molestos (de la sala local o distante). Encienda su micrófono SOLAMENTE cuando usted esté listo para dar su conferencia. Siempre considere que cada participante puede oír todo lo que dice (pero compruébelo una vez que comience a hablar). 7

11 Multiplique las opciones. Opciones multimedia para gráficas/textos/presentaciones Power Point con audio, proyector de documentos (mejor conocido como ELMO, el retroproyector de lujo), vídeos VHS, DVD, CD para transmitir sonidos, fotografías, láminas, rayos x, etc. Un alto nivel de interactividad es requerido para mantener el interés de la audiencia. Explote todas las opciones interactivas posibles para las vídeo conferencias; alterne entre la mirada de la audiencia local y la mirada de la cámara para hacer el contacto visual con los participantes de los sitios remotos. Hágalo visible. Para evitar el movimiento borroso de la mano al señalar algo en un diagrama, haga movimientos lentos para el beneficio de los participantes de los sitios remotos. Utilice el ratón o el monitor para anotar o señalar como sus indicadores al referirse a ciertas áreas de sus presentaciones en PowerPoint, ya que los señaladores laser sólo pueden verse por la audiencia frente a usted. Cuál es la pregunta? Pida a los participantes que se identifiquen cuando hagan preguntas. Repetir la pregunta antes de contestarla es importantísimo para que usted pueda involucrar a toda la audiencia. Cuando un miembro de la audiencia haga una pregunta, ofrezca la oportunidad a toda la audiencia de contestar la pregunta y cerciórese de repetir la respuesta que se ofrece. Dirija preguntas a los participantes por su nombre y el lugar remoto para evitar confusión. Esté alerta para responder. Divida su clase en bloques de minutos e incluya discusión de grupo cuando sea posible, videoclips, sesión de preguntas y respuestas, y demostraciones (en vivo o virtuales). Si una conversación local surge entre los participantes y dura más de segundos, a propósito diríjase a los participantes de los lugares remotos para integrarlos a la conversación. Solución de problemas Hable con un técnico antes de su vídeo conferencia sobre la compatibilidad, necesidades AV, y sobre las vídeo conferencias. Un técnico estará disponible en la sala para asistirle con su conferencia cuando sea necesario. No se sorprenda si hay problemas técnicos y diviértase! 8

12 Preguntas y respuestas. La sola cosa más importante que usted puede hacer para involucrar a su audiencia es estructurar un tiempo para preguntas y respuestas. Explique a su audiencia cómo se manejarán este tiempo de preguntas y respuestas. Deje tiempo para preguntas! Repita las preguntas hechas. Invite a los estudiantes a identificarse. Dirija preguntas a los participantes por su nombre y el lugar remoto. Guía para Vídeo conferencias Tipo de textos El tamaño de las letras del textos debe ser de 30 puntos, 60 puntos para los títulos. No reduzca el tamaño de las letras para hacerlo caber en el texto. De 5 a 8 líneas por diapositiva y de 5 a 9 por línea. Utilice estilos de letras claras como Arial, Verdana, Geneva. Para acentuar un punto, haga el texto mayor, en negritas, o itálicas. Evite usar letras mayúsculas. Haga enlaces a diapositivas usando el mismo título de la diapositiva con la palabra a continuación. Cuando usted tenga un listado o una tabla, divida la presentación en dos partes y enlácelas con el título como se menciona arriba. Color/Contraste Fondo oscuro, texto color claro Evite complejidades, artificios, diseños excesivamente elaborados. Imágenes y Vídeo Las fotos en las presentaciones deben ser en formato JPEG. Consiga el derecho de Copyright para todas las imágenes. Las animaciones de PowerPoint (por ejemplo: transiciones de diapositivas, incisos movibles) no son recomendadas a menos que sean de beneficio para la instrucción. (Las animaciones no siempre se transmiten sin complicaciones a través de la red). 9

13 Cualquier vídeo clip insertado en una presentación PowerPoint tiene que ser grabada por separado como archivo DVD. Tiempo Divida su clase en bloques de minutos e incluya discusión de grupo cuando sea posible, videoclips, sesión de preguntas y respuestas, y demostraciones (en vivo o virtuales). Durante una vídeo conferencia, usted cubre solamente cerca de dos tercios de lo que usted puede generalmente presentar en una sesión en vivo. Presente aproximadamente 20 diapositivas por cada media hora de clase. Evite dar demasiada información. Presente únicamente puntos claves en las diapositivas y coméntelas con información adicional. Use folletos para gráfica complejas / información estadística. Programa de clase/notas Es importante distribuir copias de su presentación/folletos antes de la vídeo conferencia en caso de que la trasmisión del vídeo no funcione. Un folleto bien preparado de la vídeo conferencia permitirá que los participantes en los sitios alejados sigan la clase sólo con el audio de la conferencia. Si incluye traducción, asegúrese que el traductor reciba la presentación/el programa dos o cinco días antes de la vídeo conferencia. Asegúrese de proveer copias de tablas, estadísticas o listas antes de la vídeo conferencia para que los participantes puedan seguir el contenido de la presentación. Mejore sus presentaciones en Power Point: Las presentaciones Power Point son un buen método de presentación. Sin embargo, considere incluir: Imágenes? (no animadas) Audio/Vídeo? (grabados en DVD-R) Uso de la Internet? 10

14 Lista de instrucciones para vídeo conferencias para el instructor Aspectos instructivos: Determinar que materiales/programa de clase se necesitan. Decidir cómo se evaluará a los estudiantes. Desarrollar un plan alternativo en caso de que los medios técnicos fallen para mantener ocupados a los estudiantes. Antes de la Vídeo conferencia: Prever arreglos en caso de tener problemas técnicos. Decidir que usar (evitar diseños de colores fuertes, rojos y blancos). Planear una sesión formal de práctica con las salas remotas si es necesario. Visite previamente el salón de clases que usará. Notifique a los participantes de la conferencia cualquier cambio en el programa. Sepa a quien contactar en caso de tener algún problema. Programe una sesión o un entrenamiento de práctica previo a las vídeo conferencias. Asegúrese de que los sitios remotos cuentan con el material necesario. Desarrolle un programa alternativo en caso de tener problemas técnicos. Haga arreglos especiales para quien los llegara a necesitar. Día de la vídeo conferencia. Llegue temprano. Prepare la vídeo conferencia con el técnico. 11

15 Lista de instrucciones para vídeo conferencias para el instructor Prepare su computadora, laptop, etc., si es que la usara. Pruebe si su presentación funciona. Tenga los números de teléfono de los otros sitios remotos a la mano. Apague el sonido cuando haga una presentación larga. Cheque que usted se ve bien en la pantalla (para asegurarse que en los sitios receptores lo ven bien). Empiece presentándose y con una introducción de la conferencia. Explique el procedimiento de distribución y recolección de tareas, materiales, etc. Informe a los estudiantes el reglamento de la vídeo conferencia, cuando hablar, cuando escuchar en silencio y otro tipo de instrucciones. Tenga un reloj de pared que usted pueda ver sin distraer a los estudiantes. Comience y termine a tiempo (siga su agenda). Después de la conferencia. Proporcione retroalimentación con los coordinadores de los otros sitios y sobre algunos problemas. Recordatorio del protocolo de la conferencia Familiarícese con el sistema de video conferencias antes de comenzar su conferencia. Evite el uso de ropa con estampados, de color rojo o blanca y objetos ruidosos como joyería. Repita las preguntas de la audiencia. Mantenga contacto visual con los participantes. 12

16 Lista de instrucciones para vídeo conferencias para el instructor (continuación) Muestre interés hacia todos los participantes. Muévase y gesticule lentamente. No se mueva fuera del lente de la cámara, porque los participantes no podrán verlo. Mantenga entusiasmo ante el uso de la tecnología en su vídeo conferencia. Hable con voz fuerte y clara. Recuerde a la audiencia la presencia del micrófono (manténgalo en silencio en caso de ser necesario). Cerciórese de que todos los sitios remotos tienen el material o pueden conseguirlo durante la vídeo conferencia. Asegúrese de que todos lo pueden oír antes de iniciar su conferencia. No siga hablando después de que la conferencia termine hasta que TODOS los participantes se hayan desconectado. 13

17 Apoyo y asistencia técnica Asistencia técnica para vídeo conferencias: Servicios audiovisuales (Media) x1362 (Horas de oficina) lunes viernes 9:00am-5:00pm x1203 (Horas de oficina) lunes viernes 2:00pm-10:00pm Especialista en servicios audiovisuales Bíper (buscador) de vídeo conferencia: x2070 conexión de emergencia. Nota: La extensión para la oficina del DLC es x2972. Si usa el servicio del buscador, teclee 2972 cuando la conexión esté lista. Para el personal docente y el programa de apoyo: VC Alberta: Es un excelente sitio para video conferencias con muchos recursos. Haga click en los Recursos para el docente enlace para documentos, enlaces, herramientas, tips, y vídeos. Educación a Distancia y Departamento de Tecnología Educativa x2290 Bibliografía Roberts, L. P. (2004, November 13). The History of Video Conferencing - Moving Ahead at the Speed of Video. Retrieved February 23, 2010, from Conferencing---Moving--Ahead-at-the-Speed-of-Video&id=

18 Glosario de términos Sistema de Control Crestron Es la inteligencia utilizada en el sistema audio visual en los salones en DeSales. DVD/VCR es una combinación digital de reproductor de vídeo en formato DVD y en vídeo casete VCR. Elmo cámara para proyectar documentos equipo para proyectar objetos para una audiencia grande. En realidad son cámaras web con alta resolución, montadas en plano para facilitar el manejo de las páginas. Esto permite al expositor escribir en hojas de papel o presentar objetos de forma bidimensional o tridimensional a la audiencia receptora. Mini reproductor de vídeo DV es un mini reproductor digital de vídeo casetes, es un formato menor que el vídeo casete estándar que graba el audio y el vídeo en una cinta magnética. Vídeo Conferencia Polycom es un sistema que archiva vídeo conferencias que incluyen vídeo cámaras, proyectores y equipo de teleconferencia. 15

19 Lista de chequeo de instrucciones del sistema para sitios a distancia Qué tipo de vídeo conferencia se utilizará? (Por ejemplo: Polycom, Tandberg, LifeSize, etc.) Tipo: Modelo: Su código tiene capacidad de alta definición? Cuántas cámaras hay en su sala de vídeo conferencias? Tendrá asistencia técnica presente durante cada conferencia para controlar las cámaras y controlar cualquier conflicto técnico? Si, un técnico estará presente No, no habrá un técnico presente Cuenta con el siguiente equipo de proyección? (Cheque los que apliquen) Computadora de escritorio Elmo DVD/VCR Cómo se transmitirá el audio en su salón de clases? (Cheque los que apliquen) Micrófonos personales en cada escritorio del estudiante Micrófonos de techo Micrófono inalámbrico para el instructor Otro (Por favor, especifique): Con qué tipo de banda ancha cuenta la sala de vídeo conferencia? A qué tipo de conexión internet y velocidad se conectará? Por favor, liste el nombre de los técnicos durante la vídeo conferencia y el nombre del contacto: Nombre: Dirección de correo: Teléfono: Por favor liste cualquier otro tipo de información que considere relevante para la efectividad de las vídeo conferencias: 16

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