02 Búsqueda, selección y evaluación de proveedores

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1 Manual de procedimiento de compras de un centro educativo 1. OBJETO Definir las directrices y los procedimientos para asegurar que los productos adquiridos por el XXX cumplen los requisitos de compra especificados según los sistemas de Gestión de Calidad de las UNE EN ISO ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente capítulo afecta al Secretario como órgano unipersonal de gobierno del Equipo Directivo del XXX, así como a cualquier otro componente organizativo implicado en el aprovisionamiento de materiales y equipamientos del Instituto, siempre con la autorización y visto bueno del Director del Centro. 3. MISIONES Y RESPONSABILIDADES 3.1. Profesorado - Cumplimentar la Propuesta de Pedido por proveedor relacionada con el desarrollo de los cursos y la impartición de clases, y firmarla, estando solo autorizado a la solicitud de material fungible, para cualquier tipo de pedido. - Para pedidos de menor cuantía será suficiente la conformidad del Secretario del Centro. - Verificar los pedidos solicitados e informar del visto bueno y la fecha de recepción al Secretario Encargado del mantenimiento - Cumplimentar la Propuesta de Pedido relacionada con el mantenimiento de edificios e instalaciones generales, en función al parte de incidencias de mantenimiento y firmarla - Remitir la Propuesta de Pedido al Secretario para su aceptación. - Verificar los pedidos solicitados e informar del visto bueno y la fecha de recepción al Secretario 3.3. Jefe de Departamento - Cumplimentar la Propuesta de Pedido relacionada con el desarrollo de los cursos y la impartición de clases, y firmarla, del material inventariable para cualquier pedido y Gestión logística y comercial, GS 1-6

2 siempre con la aprobación del departamento y la respectiva clasificación razonada del acta del Departamento de: Necesario, imprescindible, conveniente,. - Dar el visto bueno a las Propuestas de Pedido emitidas por los componentes de su Departamento que estén relacionadas con el desarrollo de los cursos y la impartición de clases, del material fungible, comunicándolo al Secretario, cumpliendo siempre la condición de evitar los almacenamientos excesivos de material fungible que puedan deteriorarse y adquiriendo por tanto los materiales necesarios para el desarrollo de las clases en el periodo previsto de utilización. - Remitir las Propuestas de Pedido aceptadas al Secretario para su aprobación. - Verificar los pedidos solicitados e informar del visto bueno y la fecha de recepción al Secretario 3.4. Secretario/a - Confeccionar la solicitud de presupuesto en las compras centralizadas de material de oficina y en los casos que fuera necesario - Autorizar la compra de la Propuesta de Pedido - Verificar los productos comprados o autorizar su verificación, dar el visto bueno al pedido y tomar nota de la fecha de recepción del pedido. - Segregar los productos comprados no conformes, y proceder a la devolución del mismo. 4. DESARROLLO 4.1. El proceso de compras El Secretario es el responsable de asegurar que los productos adquiridos cumplen los requisitos de compra establecidos Dicho aseguramiento está basado en actividades de control realizadas sobre los proveedores de los productos, sobre los propios productos o sobre ambos. El tipo y alcance del control aplicado dependerá del impacto del producto adquirido en su empleo posterior, ubicación o función a desempeñar Evaluación y selección de proveedores El XXX evalúa y selecciona a sus proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos que se han establecido por el Centro Los criterios generales para mantener un proveedor en condición de aceptable tendrán que ver con el nivel de incidencias acumuladas. Definición de Incidencia: Se considerará incidencia a un proveedor cuando se cumpla alguna de estas condiciones: - No se dé conformidad a un pedido y tenga que ser rechazado. - La evaluación del proveedor se resuelva con un valor medio menor que 3. Gestión logística y comercial, GS 2-6

3 - No cumpla con las especificaciones de calidad. - No llegue en el plazo concertado por el Centro. Se propondrá como Proveedor NO VALIDO, cuando cumpla con alguna de las siguientes condiciones: - Acumule dos incidencias con pedidos diferentes en el mismo año. - Acumule dos evaluaciones negativas en años consecutivos. - Acumule tres incidencias negativas en años no consecutivos. Al catalogar al Proveedor como NO VALIDO, se informará a los departamentos relacionados con dicho proveedor de la finalización de relaciones debidas a las incidencias y se les solicitará que propongan un sustituto alternativo, si fuese necesario El Secretario, conjuntamente con los Departamentos son los responsables de evaluar la aptitud de los proveedores y de comprobar que dicha aptitud se mantiene sin degradarse con el paso del tiempo. Para ello, se evaluarán a los proveedores con los que se ha tenido relación en el último año Esta evaluación será contrastada permanentemente basándose en los datos históricos obtenidos en las recepciones de materiales y prestación de servicios habitualmente suministrados o realizados al XXX, que evidencien la calidad de suministros o servicios prestados, según se vayan registrando en el programa de Gestión de Pedido y Presupuestos Las incidencias producidas por los proveedores en el no cumplimiento de los requisitos del apartado se recogerán en una hoja de control de incidencias (MD ) Con carácter anual, al final de AÑO, se llevará a cabo una evaluación de proveedores según el modelo (MD740105), en la que participarán todos los Departamentos que hayan tenido relación con los proveedores. Los datos de las encuestas serán introducidos en el programa de gestión de pedidos y presupuestos y este emitirá un resumen de la evaluación de los proveedores (MD740106), al que se dará información a los departamentos y serán anotadas las incidencias producidas por dicha evaluación Catálogo de Proveedores Aprobados El Secretario dispondrá de una base de datos actualizada con el Catálogo de Proveedores Aceptados (CPA), que está dentro por el propio programa de gestión de pedidos, lo que facilita la gestión de la que es responsable el Secretario del Centro En caso de que la evaluación de un proveedor resulte ser negativa lo que suponga que el proveedor se catalogue como NO VALIDO, provocará que no se podrán mantener relaciones mercantiles con el mismo, al menos hasta que las incidencias desaparezcan pasado el plazo de mantenimiento de los registros según el sistema de gestión de calidad, que es de CUATRO AÑOS Compras Gestión logística y comercial, GS 3-6

4 4.2.1 En relación con el desarrollo de los cursos y la impartición de clases, el profesorado solicitará la adquisición de materiales a su Jefe de Departamento mediante la confección de la Propuesta de Pedido En relación con el mantenimiento de edificios e instalaciones generales, el profesorado y el personal de servicio solicitará al encargado del mantenimiento, o persona autorizada para ello, la adquisición de material para la necesidad de mantenimiento de equipos e instalaciones que estén dentro de sus competencias. El encargado de mantenimiento o persona autorizada para ello, solicitará al Secretario la compra del material mediante la cumplimentación de la Propuesta de Pedido. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Se considera compra de pequeño material a aquel que sólo se emplea para el mantenimiento general de las instalaciones, el desarrollo de los cursos y la impartición de clases y que por su coste no supera los 30 por pedido. Para la adquisición de este material no será necesario cumplimentar la Propuesta de Pedido (MD ) y su control se realizará a través del albarán de compra correspondiente o factura La Propuesta de Pedido cumplimentada y firmada por el solicitante de la adquisición del material, incluido el visto bueno del Jefe de Departamento si se dan las circunstancias recogidas en el apartado 4.2.1, será remitida al Secretario para que autorice la compra El Secretario realizará la compra o autorizará la persona que la realice El formato de la Propuesta de Pedido será el expresado en el modelo MD , y estará constituido por la siguiente información: - Nombre o razón social del proveedor. - Nº del NIF ó CIF si se conoce. - Dirección, localidad, código postal y provincia. - Teléfono, fax y correo electrónico. - Fecha de pedido. - Fecha de recepción, si se conoce. - Número de unidades solicitadas. - Codigo o Referencia del articulo del proveedor - Descripción del material pedido. - Firma de la persona solicitante. - Visto bueno del Jefe de Departamento, sólo para solicitudes de materiales dentro del apartado Autorización del Secretario No se consideran como compras aquellos servicios que sean contratados para subsanar o mantener equipos e instalaciones ya existentes en el centro, pues se encuadran en el proceso de MANTENIMIENTO Verificación de los productos comprado La responsabilidad de la recepción de los suministros es del Secretario El Secretario autorizará en cada momento la persona que realice la verificación de los productos suministrados, y a esta persona es a quién corresponde el establecer la NO- Gestión logística y comercial, GS 4-6

5 CONFORMIDAD según se recoge en la Gestión de no-conformidades, informando de la recepción y la fecha La verificación de los productos suministrados consistirá en constatar si éstos cumplen los requisitos establecidos en la Propuesta de pedido, o bien con los definidos por el proveedor en su documentación Cuando la verificación determine que se ha dado una No-Conformidad, el responsable de la verificación lo hará constar en la propuesta de pedido y segregará el Producto No-Conforme, situándolo en una zona habilitada para ello, que determine la/el Secretaria/o, para productos no conformes, y permanecerá en ella hasta que se decida su disposición En aquellos casos en que fuese necesario se hará una prueba de uso antes de aceptar los productos. La validación de estos productos se realizará estampando un sello en el albarán o documento suministrado por el proveedor, donde se indique la satisfacción de la citada prueba Una vez verificados los productos o servicios comprados, y en su caso, aquellos a los que se le realice la prueba de uso, si no cumplen con los requisitos indicados en el apartado la persona encargada de la verificación le comunicará al Secretario la disparidad descubierta y, a continuación, se procederá a comunicarla al proveedor. El proveedor tendrá un plazo de diez días, antes de proceder a aplicar la No Conformidad en el producto o servicio comprado y/o de segregarlo, y para el servicio de transportes, antes de realizar el servicio. 5. PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS PR 8301 GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES 6. ARBOL DOCUMENTAL PR7401 MD Ficha de nuevo proveedor MD Solicitud de presupuesto MD Propuesta de pedido MD Solicitud Completa para el profesor o departamento MD Informe de evaluación de proveedores MD Resumen anual de evaluación de proveedores por Departamentos MD Resumen Histórico de evaluación de proveedores. MD Hoja de control de incidencias MD Hoja de control de BAJAS 7. REGISTROS Gestión logística y comercial, GS 5-6

6 MD Ficha de nuevo proveedor MD Solicitud de presupuesto MD Propuesta de pedido MD Informe de evaluación de proveedores MD Resumen anual de evaluación de proveedores por Departamentos MD Resumen Histórico de evaluación de proveedores. MD Hoja de control de incidencias MD Hoja de control de BAJAS Gestión logística y comercial, GS 6-6

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