MANUAL PARA LA OPERACIÓN DE FONDOS REVOLVENTES Y SUJETOS A COMPROBAR

Transcripción

1 MANUAL PARA LA OPERACIÓN DE FONDOS REVOLVENTES Y SUJETOS A COMPROBAR

2 PRESENTACIÓN Para brindar a la Fiscalía General del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave una herramienta ágil y eficaz que les permita atender necesidades presupuestales que por su naturaleza y características no son programables, este documento administrativo tiene el propósito de normar la operación de los Fondos Revolventes y Sujetos a Comprobar, con el fin de permitir a las Áreas Administrativas disponer de manera inmediata de recursos. Con fundamento en el artículo 67 de la Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, artículo 30 fracción XVII de la Ley Número 546 Orgánica de la Fiscalía General del Estado de Veracruz, y artículo 11 fracción XIII del Reglamento de la Ley Orgánica de la Fiscalía General del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; la Fiscalía General del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave emite el presente Manual para la Operación y Control de los Fondos Revolventes y Sujetos a Comprobar. Este " Manual para la Operación y Control de los Fondos Revolventes y Sujetos a Comprobar", servirá de apoyo a todos los usuarios para la obtención oportuna de los recursos destinados a resolver y subsanar sus necesidades presupuestales más apremiantes, dentro de los parámetros que en él se señalan, así como para la comprobación oportuna de dichos recursos.

3 Objetivo I N D I C E Página Disposiciones Generales 1. Solicitud y determinación del Fondo Revolvente Asignación del Fondo Revolvente 7 Estudio, análisis y determinación del Fondo Revolvente 7 Distribución del Fondo Revolvente asignado 8 Comprobación y renovación del Fondo Revolvente 9 2. Administración de recursos Reglas específicas que regulan el gasto. 9 Responsabilidad y limitaciones en su manejo 10 Lineamientos para la comprobación del gasto 11 Registro y control 11 Solicitud de reposición Sujetos a comprobar Vigilancia 15 Vigencia Anexos: Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Orden de Pago Recibo del Fondo Revolvente Cuadro comparativo de cotizaciones Recibo de gasto sin documentación comprobatoria 3

4 OBJETIVO Normar y estandarizar el manejo del Fondo Revolvente y Sujetos a Comprobar en las Áreas Administrativas de la Fiscalía. Servir de soporte para las revisiones de: Control Interno operativo, Control Interno contable, Marco Jurídico y Productividad de las disponibilidades, en la Fiscalía. 4

5 MARCO JURIDICO Constitución Política del Estado de Veracruz. Ley número 546 Orgánica de la Fiscalía General del Estado de Veracruz. Reglamento de la Ley Orgánica de la Fiscalía General del Estado de Veracruz. Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Código Fiscal de la Federación y su Reglamento. Ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento. Ley del I.V.A. y su Reglamento. Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes de la Fiscalía General del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. 5

6 DISPOSICIONES GENERALES Para efecto de este Manual, se entenderá por: Área Administrativa.- Aquellas Áreas que tienen asignado un Fondo Revolvente o Sujeto a Comprobar. Contraloría.- La Contraloría General de la Fiscalía General del Estado de Veracruz. Enlace Administrativo.- Servidor Público responsable del manejo y control del Fondo Revolvente. asignado y autorizado. Fondo revolvente.- Es el importe asignado a un área específica y que se destina para cubrir las necesidades y compromisos derivados del ejercicio de sus funciones, los cuales se restituyen mediante la comprobación respectiva. Dicho monto es definido y autorizado por el Oficial Mayor de la Fiscalía. Orden de pago.- Formato utilizado para comprobar el gasto realizado, mencionando: tipo de gasto, código presupuestal, importe y concepto. Organismo y/o Fiscalía.- La Fiscalía General del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Pago directo.- Formato de orden de pago en el cual se solicita el pago a un proveedor en específico, indicando el código presupuestal, importe y concepto de la factura por pagar. Responsables del Fondo Revolvente.- El Titular del Área y el Enlace Administrativo. Servidor Público.- Todo el personal de la Fiscalía General del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Sujeto a comprobar.- Es el importe destinado a un área específica para cubrir un compromiso urgente, el cual deberá ser comprobado en un plazo no mayor a 60 días naturales. Titular de Área.- Oficial Mayor, Director General, Director de Área, Subdirector, Fiscal Regional, Fiscal Especializado y Visitador General. 6

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8 1. Solicitud y determinación del Fondo Revolvente. Asignación del Fondo Revolvente. Las Áreas Administrativas que integran la Fiscalía podrán contar con un Fondo para solventar gastos menores que apoyen la funcionalidad de sus operaciones de acuerdo a sus necesidades, debiendo justificar al inicio de cada ejercicio su creación ante el Oficial Mayor de la Fiscalía. De ser aprobado, los responsables del manejo, custodia y comprobación serán: El Titular del Área y el Servidor Público que designen como Enlace Administrativo. El Área Administrativa que solicitó la creación de un Fondo Revolvente, deberá enviar a la, la orden de pago y el recibo por el monto del Fondo Revolvente aprobado, ambos firmados por el Titular del Área que corresponda. Los recursos del Fondo Revolvente, serán depositados en la cuenta bancaria del Área Administrativa que corresponda, la cual tendrá firmas mancomunadas de los dos Servidores Públicos responsables de su manejo y custodia. Estudio, Análisis y Determinación del Fondo Revolvente. La Dirección General de Administración concentrará las solicitudes de Fondo Revolvente que le sean enviadas por las Áreas Administrativas para su estudio y análisis, determinando su procedencia y monto, tomando entre otras consideraciones las siguientes: Características del Área. Funciones del área. Disponibilidad Presupuestal. El Fondo Revolvente se incrementará en proporción a las necesidades reales de los gastos, siempre y cuando éstas se comprueben plenamente a satisfacción de la Dirección General de Administración. 8

9 Las partidas autorizadas para ejercerse a través del Fondo Revolvente son las enunciadas en el Clasificador por Objeto del Gasto de la Fiscalía. La ministración de recursos para el Fondo Revolvente del ejercicio de que se trate, se realizará en la primera remesa de ese ejercicio siempre y cuando se haya efectuado la comprobación y/o reintegro de los recursos asignados el año anterior. Distribución del Fondo Revolvente Asignado. Corresponde a las Áreas Administrativas de la Fiscalía, a través del servidor público designado para el manejo del Fondo Revolvente, verificar que la solicitud de Fondo se encuentre dentro de las normas y políticas vigentes, de tal manera que éstas se cumplan y a la vez facilite y permita la equidad en la distribución presupuestal de los recursos disponibles. Los servidores públicos autorizados para el manejo y custodia del Fondo Revolvente del Área Administrativa de que se trate, serán responsables de: I. Administrar los recursos del Fondo asignado; II. Verificar que las erogaciones realizadas se ajusten al presupuesto. III. Destinar los recursos del Fondo sólo a los conceptos y partidas mencionadas en el Clasificador por Objeto del Gasto. IV. Verificar que los recursos del Fondo se utilicen exclusivamente en aquellas compras urgentes, respecto de las cuales no sea posible emitir una Orden de Pago, como trámite para Pago Directo. 9

10 Comprobación y renovación del Fondo Revolvente. Las Áreas Administrativas, a través del servidor público designado por el titular como responsables del manejo y custodia del Fondo Revolvente, deberá efectuar la última comprobación del Fondo Revolvente que le fue asignado el último día hábil del mes de noviembre del ejercicio que corresponde, o cuando lo instruya el Oficial Mayor, debiendo incluir el saldo o remanente en efectivo, de tal manera que quede cancelado. La renovación del Fondo Revolvente se tramitará en el mes de enero, mediante el uso del formato Orden de Pago Anexo 1, con el concepto "Creación del Fondo Revolvente del ejercicio presupuestal que corresponda", firmado por el Titular del Área de que se trate, comprometiendo la partida presupuestal Fondo Revolvente y anexando el Recibo correspondiente como soporte, Anexo 2. Para la creación del Fondo Revolvente y la reposición, deberán ser depositados mediante transferencia electrónica, en la cuenta bancaria aperturada específicamente para su manejo. La se hará cargo de la custodia de los recibos firmados por cada uno de los responsables de los Fondos Revolventes y verificará que al final del ejercicio se comprueben en su totalidad. 2. Administración de Recursos Reglas Específicas que regulan el gasto. Para la operación del Fondo Revolvente, corresponderá al Oficial Mayor, designar a las personas que lo manejarán directamente. Los Fondos Revolventes se manejarán a través de cuenta bancaria (cheques), la cual deberá estar a nombre de la Fiscalía, en ningún caso podrá estar a nombre de persona física alguna. 10

11 Para la Administración de los Fondos Revolventes, los responsables (Titular del Área Administrativa y Enlace Administrativo) estarán obligados a responder de su seguridad y control, cuidando que los gastos se reduzcan al mínimo indispensable y que las operaciones se realicen con estricto apego a las presentes normas y políticas. Responsabilidad y Limitaciones en su manejo. Dado que, los Fondos están destinados a sufragar gastos urgentes e inmediatos de operación diaria que deban pagarse al contado; el responsable de su manejo deberá abstenerse de realizar operaciones que desvirtúen su finalidad, tales como: Otorgar préstamos o anticipos de sueldos a funcionarios y empleados. Cambiar cheques o documentos personales de cualquier índole. Expedir cheques Al portador. La delegación del manejo del Fondo Revolvente, no exime la responsabilidad que de éste tiene el Titular del Área. En caso de faltante en los recursos del Fondo Revolvente, los responsables del Fondo están obligados a su reposición, independientemente de las acciones colaterales que se sigan por las responsabilidades o delitos en que se haya incurrido; dicha sanción será determinada por la Contraloría. El responsable del Fondo Revolvente asignado verificará que los recursos de dicho Fondo se destinen a cubrir únicamente erogaciones con cargo a las partidas mencionadas en el Clasificador por Objeto del Gasto. 11

12 Lineamientos para la comprobación del Gasto. Con relación a los servicios de Comisiones Oficiales de los Servidores Públicos se observará lo dispuesto en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes vigente. Las compras directas no podrán rebasar un monto de $2, (dos mil pesos 00/100 M.N.) antes de impuestos, los gastos que excedan de esta cantidad deberán incluir tres cotizaciones y cuadro comparativo en donde se especifique que se le compró al proveedor que presentó el precio más económico. Los gastos realizados se justificarán con comprobantes (facturas digitales impresas y en archivo PDF y XML), debidamente requisitados en los términos que establece el Título II de los Derechos y Obligaciones de los Contribuyentes Capítulo Único, artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación. Las facturas deberán detallar los artículos adquiridos y no se recibirán ni aprobarán aquellas con la leyenda "artículos varios". La vigencia de la documentación comprobatoria no podrá exceder de quince días hábiles a partir de la fecha de su expedición. En los casos en que la comprobación del gasto exceda el periodo estipulado, deberá justificarse a través de oficio firmado por el Titular del Área que corresponda, dirigido a la Subdirección de Recursos Financieros, quien lo someterá a la aprobación del Oficial Mayor de la Fiscalía. Registro y Control Corresponde al responsable del manejo del Fondo Revolvente llevar un registro que garantice el control de esos valores. Todos los datos asentados en el registro deberán sustentarse con documentos comprobatorios debidamente requisitados de acuerdo a las disposiciones legales y normativas aplicables vigentes. 12

13 La comprobación del gasto, cualquiera que sea su importe se deberá firmar y sellar por los responsables del Fondo. La Orden de pago de los gastos realizados será elaborada y presentada para la reposición de los Fondos Revolventes, con la periodicidad que considere conveniente el responsable del mismo, sin que exceda los quince días hábiles posteriores a la fecha del comprobante de gasto. Los comprobantes deberán clasificarse por partidas presupuestales y en forma ordenada. Solicitud de reposición. La reposición del Fondo Revolvente, será de acuerdo a las necesidades de cada área, para lo cual deberá elaborar la orden de pago. Para la recepción, registro y reposición del Fondo Revolvente, el servidor público autorizado será responsable de elaborar en tiempo y forma la solicitud de reposición, mediante la presentación de la Orden de Pago y la documentación comprobatoria. La Orden de pago deberá contener el soporte documental dependiendo del trámite que corresponda. A) Cuando la comprobación corresponda a comisiones oficiales realizadas por el personal de la Fiscalía, deberán presentar: Orden de Pago Cédula resumen de viáticos Oficio de comisión Pliego de viáticos Facturas digitales impresas (firmadas por el comisionado y sello de pagado) Verificación de comprobantes fiscales digitales por internet Facturas en archivo electrónico PDF y XML 13

14 B) Cuando la comprobación corresponda a gastos mencionados en los capítulos 2000 Materiales y Suministros y 3000 Servicios Generales del Clasificador por Objeto del Gasto, el área que corresponda deberá presentar: Orden de pago (Anexo 1) Facturas digitales impresas (firmadas por el Titular del área y por el Enlace administrativo) y contener el sello de pagado. Verificación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet. Solicitud del Titular del Área al Enlace Administrativo. Tres cotizaciones (cuando exceda de dos mil pesos). Cuadro Comparativo (cuando exceda de dos mil pesos). Anexo 3 Facturas en archivo electrónico PDF y XML. C) Cuando la comprobación corresponda a las partidas presupuestales: Materiales y útiles de oficina Materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienes informáticos Material de limpieza Servicio de mensajería Conservación y mantenimiento de vehículos adscritos a servicios y operación de programas públicos. Además de contener la documentación mencionada en el inciso B), deberán anexar Oficio de solicitud de autorización dirigido a la Subdirección de Recursos Materiales y la factura deberá ser firmada también por el Titular de esa área. No procederá la comprobación cuando la factura tenga fecha anterior a la fecha de autorización de la Subdirección de Recursos Materiales. D) Cuando la comprobación corresponda a la partida presupuestal Conservación y mantenimiento de vehículos adscritos a servicios y operación de programas públicos deberán anexar la orden de servicio (cuando el servicio sea en Xalapa) y la factura también deberá contener la firma del Jefe de la Oficina de Transporte. Cuando el gasto corresponda a servicio de kilometraje del 14

15 vehículo oficial, podrá realizarse dicho servicio en la agencia automotriz autorizada y estará exento de cotizaciones y cuadro comparativo; lo anterior para conservar la garantía. E) Cuando el comprobante del gasto realizado no cumpla los requisitos fiscales establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, deberán anexar el Recibo de Gasto sin documentación comprobatoria Anexo 4. F) Cuando el comprobante de gasto corresponda al capítulo 5000 Bienes muebles, inmuebles e Intangibles deberán anexar la salida del almacén y el resguardo correspondiente. 3. Sujetos a Comprobar. La solicitud de Sujetos a Comprobar, deberá elaborarse previa autorización del Oficial Mayor. Sólo se ministrarán recursos mediante Sujetos a Comprobar que correspondan a partidas de operación normal. Su comprobación deberá estar debidamente justificada y ésta deberá comprobarse en un plazo no mayor a 60 días naturales. No se ministrarán recursos cuando se soliciten en partidas que para su ejercicio, requieran de licitación. Los recursos de Sujetos a Comprobar solicitados al 30 de noviembre y los solicitados para el período vacacional, se sujetarán en todos los casos a los lineamientos que para el efecto emita la Dirección General de Administración. Cuando por algún caso especial, la comprobación de Sujetos a Comprobar exceda a los recursos otorgados, el titular del área responsable, solicitará la autorización de los comprobantes al Oficial Mayor, a efecto de que le sea pagado dicho excedente. Los recursos de Sujetos a Comprobar se deberán comprobar al 100%, por lo que la comprobación incluirá los documentos correspondientes y el reintegro del remanente, en su caso, a la Caja General de la. El plazo máximo para la comprobación de Sujetos a Comprobar es de sesenta días naturales; 15

16 cuando por alguna razón haya transcurrido el plazo establecido y no se haya comprobado, solicitará una prórroga, justificando el motivo por el que no presenta la comprobación. 4. Vigilancia. El servidor público designado para el manejo del Fondo Revolvente es responsable del cumplimiento de las presentes disposiciones. De igual manera de vigilar que los sistemas de control interno operativo y contable aseguren un manejo eficiente, eficaz y transparente del Fondo asignado. La Contraloría será quien verificará que se cumpla con lo establecido en el presente Manual. Los Titulares de las Áreas Administrativas a las que se haya asignado Fondo Revolvente, también serán responsables de su manejo. VIGENCIA Las disposiciones contenidas en el presente manual entrarán en vigor al día siguiente de su publicación en la Gaceta Oficial. Xalapa, Ver., a de de

17 INTEGRANTES DEL ÓRGANO DE GOBIERNO Lic. Luis Ángel Bravo Contreras Fiscal General Presidente del Órgano de Gobierno Dr. Ariel A. César Robinson Manzanilla Abogado General Secretario Técnico del Lic. Gerardo Mantecón Rojo Oficial Mayor Vocal del Órgano de Gobierno Órgano de Gobierno C. Andrés Beceiro López Mtra. María del Monserrat Díaz Presidente de la Alianza Ciudadana de Empresarios Veracruzanos, A.C. Vocal del Órgano de Gobierno 17 Representante del Sistema Estatal para Prevenir, Atender, Sancionar y

18 Erradicar la Violencia Contra las Mujeres Vocal del Órgano de Gobierno Lic. Luis Antonio Ibañez Cornejo Visitador General Vocal del Órgano de Gobierno C. Mariano Borbolla Román Representante del Subcomité del Consejo Coordinador Empresarial (Xalapa) Mtro. José Virgilio Cruz Casas Contralor General de La Fiscalía General Comisario del Órgano de Gobierno 18