MASTER: UN SIMULADOR DE NEGOCIOS PARA LA FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

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1 RESUMEN MASTER: UN SIMULADOR DE NEGOCIOS PARA LA FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS D. Isidro de Pablo López Catedrático de Economía de la Empresa Universidad Autónoma de Madrid (U.A.M.) Dª Yolanda Bueno Hernández Profesora Asociada de Organización de Empresas Universidad Autónoma de Madrid (U.A.M.). Dª Begoña Santos Urda Profesora Asociada de Organización de Empresas Universidad Autónoma de Madrid (U.A.M.). En este trabajo se presenta un programa informático construido para ser utilizado en programas de formación universitaria y de postgrado en Administración de Empresas. Simula el funcionamiento de un mercado en el que compiten varias empresas, cada una de ellas representada por un equipo de participantes. El principal objetivo que se plantea es facilitar la práctica en la aplicación de técnicas básicas de gestión empresarial. Palabras clave: simulación, juegos de empresa, tecnología de información en enseñanza. (Simulation, Gaming, Information Technologies for learning) LOS SIMULADORES COMO HERRAMIENTA DE FORMACIÓN Introducción Hay diversas formas de afrontar el reto de la formación, según el tiempo y los medios disponibles, así como de la oferta de programas al alcance del interesado. La mayor parte de estos programas requieren un elevado número de horas de presencia, la revisión o estudio de un material escrito más o menos voluminoso y, en muchos casos, el participante se ve obligado a adoptar una postura pasivareceptiva que es difícil de mantener al cabo de un cierto número de horas de curso. El resultado es que estas personas suelen obtener un rendimiento sensiblemente inferior al esperado, además de llevarse una cierta impresión de aburrimiento. Se trata, con frecuencia, de un curso más. Frente a esta realidad nada infrecuente, está la alternativa de la formación centrada en el uso de programas de simulación. La principal característica de esta metodología es que el participante adquiere conocimientos por inmersión, esto es, implicándose en el proceso de formación al integrarse en un equipo de gerentes responsables de la dirección de una empresa que compite en un mercado simulado en el ordenador. Así, manejando información de una empresa que el participante considera propia, y que compite con otras dirigidas por sus compañeros, se consigue que se identifique con la situación y que aprenda más. Objetivos de los simuladores en la formación En este trabajo se presenta un programa informático de utilización en programas de formación en Administración de Empresas perfeccionado a lo largo de quince años de experiencia en la enseñanza universitaria y de postgrado. Su diseño incorpora un mercado simulado por el ordenador en el que concurren una serie de empresas gestionadas por los participantes en la actividad formativa. De esta forma, se pueden alcanzar una serie de objetivos: 1

2 Adquirir experiencia en la toma de decisiones sin asumir los riesgos del aprendizaje en situaciones reales de negocio, Incidir en los conceptos y técnicas de gestión más utilizados en los procesos decisorios, Obtener una respuesta inmediata a las acciones emprendidas por el equipo, pudiéndose analizar en caliente las consecuencias de las decisiones tomadas, Potenciar la utilización del ordenador como una herramienta de trabajo de primer orden, Complementar la formación teórico-práctica recibida por métodos convencionales. Desarrollo de la capacidad de trabajar en equipo Otra característica de la formación basada en simuladores es que al transcurrir la competición a lo largo de un periodo mas o menos dilatado de tiempo (es decir, que transcurren varios ciclos de decisión), el participante tiene la oportunidad de aprender de sus errores y de las relaciones causa-efecto de sus decisiones. De esta forma se puede conseguir una serie de objetivos teórico-prácticos, de experiencia y de desarrollo de habilidades directivas mediante el trabajo en grupo que lo hacen muy útil como instrumento para la formación. El papel del formador o Administrador de la Simulación Parece evidente el potencial de esta nueva herramienta pedagógica pero su éxito depende en gran medida de la capacidad del Director del Programa ó Administrador de la Simulación. Básicamente, el papel de esta figura consiste en: Organizar equipos de trabajo que han de gestionar las empresas participantes en la competición. Configurar el Simulador para definir las condiciones del mercado y el horizonte temporal de la simulación. Explicar y hacer respetar las reglas de la Simulación que los competidores han de cumplir durante su participación en el programa de formación. Actuar de animador, conduciendo y moderando las sesiones formativas del colectivo de participantes introduciendo nuevos conceptos y técnicas de decisión y, llamando la atención hacia acontecimientos y fenómenos de interés que surjan durante la competición. Actuar de consultor para orientar a cada equipo de gerentes en los problemas que se les planteen, orientándolos hacia la búsqueda de soluciones y, ayudándoles a interpretar la información que genere el simulador. Ejecutar el programa de simulación y generar los listados que han de recibir los equipos con la información necesaria para que tomen sus decisiones. Resolver los problemas técnicos y operativos derivados de la utilización del software y el material informático necesario para desarrollar el programa de formación propuesto. En definitiva, una persona conocedora del simulador en cuestión, con una amplia experiencia en el ámbito profesional relacionado con el mismo y con dotes pedagógicas. Objetivos del Simulador MASTER Centrando nuestro trabajo en el análisis de la herramienta MASTER planteamos los siguientes objetivos: 1. Mostrar las bases conceptuales para el diseño del simulador, esto es, los principios de dirección de empresas que han de asimilar los participantes. 2. Definir el alcance de la operativa del Simulador, es decir, los ámbitos de la gestión empresarial que van a incluirse en el mismo. 3. Concretar los procesos básicos a incluir en el Simulador de forma que se desarrollen los objetivos anteriores. 4. Identificar los modelos de información que ha de generar el Simulador para que los participantes en los programas de formación en que se utilice puedan ejercitar sus habilidades de gestión. Finalmente, y si las posibilidades técnicas del POMS lo permiten, nos proponemos realizar una demostración de su funcionamiento. 2

3 LAS BASES CONCEPTUALES PARA EL DISEÑO DEL SIMULADOR Por tratarse de un programa desarrollado para la formación en Administración de Empresas en su diseño se ha considerado conveniente definir un entorno de trabajo en el que operan una serie de empresas con unas características diferenciadoras en cuanto a tamaño, estructura financiera, posicionamiento en el mercado, etc., No obstante, a los efectos de la competición, pueden considerarse equiparables en cuanto a que sus rasgos favorables quedan compensados con los desfavorables y, que permite aplicar múltiples técnicas y métodos de decisión, como son: Análisis de competidores y diagnóstico estratégico de la empresa. Previsiones de demanda y demás magnitudes del entorno, tales como tasa de inflación, tipos de interés, costes de los factores, etc.. Dimensionamiento de la empresa, en términos de capacidad de producción instalada y plantilla. Gestión de inventarios de materias primas y productos terminados, en función de las condiciones ofrecidas por los proveedores y de su política de producción en relación con la demanda. Programación de la producción, optimizando el uso de los recursos disponibles y definiendo la política de subcontratación mas apropiada. Segmentación del mercado, en base a las características del producto, que de forma simplificada queda reflejada en la calidad percibida que se tiene del mismo. Posicionamiento de productos, según la evolución de los diferentes segmentos del mercado. Gestión de la I+D para el desarrollo del producto. Gestión de RR.HH. (plantilla, productividad y política de formación) Ciclos del negocio (de explotación y de capital). Estructura financiera y política de endeudamiento, abordando, en particular, la negociación de líneas de financiación, ampliaciones de capital, apalancamiento financiero, etc. Análisis de ratios económicos y financieros, para evaluar la evolución de la empresa y su situación respecto a los competidores. Política de dividendos Gestión de la tesorería EL ALCANCE DE LA OPERATIVA DEL SIMULADOR Dada la amplitud de los métodos de decisión elegidos, se puede deducir que el alcance que nos hemos propuesto al desarrollar MASTER ha sido muy ambicioso. De hecho, abarca todas las áreas de la empresa, con un esquema simplificado, aunque, en nuestra opinión, coherente. El participante se enfrenta en cada periodo (trimestre) a diecinueve variables de decisión, pudiéndose también desarrollar un número variable de periodos de decisión (hasta un máximo de dieciséis) lo que permite adaptarse a las características y ritmos de aprendizaje de los participantes. Áreas funcionales consideradas en el diseño Las áreas que hemos considerado en el diseño son las siguientes: Comercial El área comercial tiene la calidad percibida como factor determinante del posicionamiento del producto en el mercado; es decir, es el principal atributo diferenciador del producto. Por tanto, en base a ella se puede segmentar el mercado, identificándose los siguientes grupos de clientes: Segmento de calidad baja, de 0 a 4 puntos Segmento de calidad media, de 4 a 7 puntos Segmento de calidad alta, de 7 a 9 puntos Cada segmento tiene sus propias pautas de comportamiento y su forma de percibir el esfuerzo comercial realizado por la compañía. Esto significa que, a medida que un producto se posiciona en un segmento u otro, la empresa debe modificar su política comercial para responder a las características de su mercado. Para ello dispone de tres variables de decisión: Publicidad, Precio, Promoción y Red de Ventas. 3

4 Producción y Política de Subcontratación Aún cuando no se conoce la naturaleza del producto que fabrican y comercializan las empresas de MASTER, sí se dispone de la información relativa a los recursos necesarios para elaborarlo. Éstas son las siguientes: Materia Prima: una unidad por cada unidad de producto final Capacidad Instalada: una unidad por cada unidad de producto final Mano de Obra: una milésima de unidad por cada unidad producto final Las empresas deben determinar la dimensión adecuada para poder llevar a cabo su plan de producción. Para ello, podrán tomar decisiones para incrementar o disminuir la dimensión existente en cada momento. La producción programada de un determinado periodo debe responder a las expectativas de venta de la empresa en el periodo siguiente, en coordinación con la política de inventario de productos terminados. Esto obedece al hecho de que la empresa no puede vender la producción del periodo en curso y que puede decidir mantener un cierto número de unidades como stock de seguridad en prevención de una demanda adicional a la prevista, o que, por un motivo u otro, la empresa no pueda ejecutar su programa de producción del periodo. Eventualmente, la empresa puede necesitar volúmenes adicionales de producto para la venta y no disponer de capacidad instalada o de cualquiera de los otros recursos necesarios (personal, o materias primas) para programar el volumen de producción necesario. En tales casos puede acudir a la subcontratación de su producción en el mismo periodo. Gestión de Inventarios Los proveedores de las empresas de MASTER, tardan un período de decisión en suministrar los pedidos solicitados por sus clientes. Por tanto, las empresas deben planificar con antelación sus necesidades de materias primas, para, posteriormente, poder ejecutar su programa de producción. Además, a la hora de emitir el pedido correspondiente a sus proveedores, deben considerar la posibilidad de disfrutar de descuentos por volumen que éstos les ofrecen. Recursos Humanos Los recursos humanos gestionables por las empresas de MASTER pueden clasificarse en tres categorías. Los ejecutivos y mandos intermedios forman el equipo directivo que se responsabiliza de la empresa durante la Simulación, y que se remunera con cargo a los Gastos Generales. Los vendedores se gestionan mediante el presupuesto de Promoción y Red de Ventas. Finalmente, tenemos el personal de producción, cuya administración se realiza por separado, teniendo que tomar los participantes las decisiones correspondientes que permitan maximizar la eficiencia de dicho personal. Los vendedores y los operarios pueden beneficiarse del programa de formación de la compañía, originando mejoras en la productividad Financiera En este área revierten las consecuencias de las acciones y acontecimientos que han tenido lugar en el resto de las áreas de la empresa. Y su función consiste en captar los recursos financieros necesarios para sustentar la actividad de la empresa a corto y a largo plazo con el menor coste posible e invertir los excedentes de forma que se obtenga la mayor rentabilidad, al tiempo que proporciona los soportes informativos necesarios para seguir la evolución del negocio desde el punto de vista económico. Con esta finalidad MASTER proporciona una amplia información que se ha de complementar con otros datos que ha de elaborar el propio equipo de directivos. Básicamente, esta información se refiere a las cuentas anuales de la empresa (Balance y Cuenta de pérdidas y ganancias) y a los principales ratios económicos y financieros. 4

5 Las empresas de MASTER pueden acudir a dos fuentes donde adquirir los fondos necesarios para su financiación. Estas fuentes son los préstamos y las ampliaciones de capital y, de forma residual, los descubiertos en cuenta corriente. También pueden realizar inversiones financieras con carácter temporal y líquidas en el momento en que se necesiten para cubrir necesidades de financiación. También, como cualquier sociedad mercantil, pueden repartir dividendos todos los años siempre que hayan obtenido beneficios en el último año, compensando las posibles pérdidas de ejercicios anteriores y cumpliendo los requisitos legales de dotación de las reservas legales. Investigación y Desarrollo La función de I+D es vital para que el producto responda a la evolución de los gustos y preferencias de los consumidores. Por tanto, la gestión de la I+D debe ser uno de los compromisos de la dirección de la empresa, y debe llevarse a cabo, por un lado, vigilando a los competidores en términos de posicionamiento y dotación presupuestaria, y, por otro, asumiendo un planteamiento estratégico más que operativo. Además de la abundante información que genera el programa informático, cada empresa puede adquirir los datos que le facilita una supuesta agencia de consultores especializada en estudios de mercado relativos a las acciones de los competidores y sobre la evolución de los principales indicadores de actividad del sector y del entorno. PROCESOS BÁSICOS A INCLUIR EN EL SIMULADOR Nos referimos a los principales bloques de algoritmos matemáticos y lógicos que configuran el Simulador, y que se han transformado en los correspondientes bloques de programación que integran el software informático. Estos bloques son los siguientes: Arbitraje del mercado Es el que genera la demanda de cada periodo en función de los parámetros de entorno del Simulador y de la política comercial de las empresas. Módulo de producción Es el que resuelve las cuestiones relacionadas con la gestión de inventarios, la programación de la producción, la administración de la plantilla, etc.. Área financiera Referente al tratamiento de las operaciones de captación de financiación ajena (ampliaciones de capital y deuda), y fijación de los tipos de interés aplicados por el mercado. Valoración de la gestión Valoración de la gestión realizada en términos del valor de mercado de la empresa. Este indicador puede asimilarse a la cotización en Bolsa, y, por tanto, refleja la evolución de la empresa en el mercado, teniendo en cuenta los indicadores básicos de rentabilidad, estructura financiera, política de dividendos, eficacia de la gestión comercial, perspectivas de la empresa a largo plazo, evolución del entorno, etc.. Por tanto, fluctuará de un periodo a otro, no teniendo por qué guardar una relación directa con el valor contable de la acción. Generación de la información Generación de la información contable y estadística de la empresa, de la competencia y del entorno. 5

6 Por tratarse de sociedades mercantiles, las empresas del mercado de MASTER tienen la obligación legal de depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil, haciéndolas públicas. Como consecuencia de ello, el Simulador genera un informe con los estados financieros de las empresas (Balance y Cuenta de Pérdidas y Ganancias) al final de cada ejercicio anual. LOS MODELOS DE INFORMACIÓN QUE GENERA EL SIMULADOR En este punto se trata de identificar qué información precisan los participantes para ejercer sus funciones directivas y qué formatos son los mas adecuados para su análisis y evaluación. Así, se entiende que la información que deben tener los participantes debe ser los mas exhaustiva posible y con un horizonte temporal amplio. Por ello, se han creado unos informes de salida (listados) de los resultados de la simulación para cada empresa, de forma que en ella se recogen todos los datos desglosados por conceptos y, siempre, con un horizonte temporal de cuatro periodos de decisión históricos y cuatro períodos de decisión futuros. En cada periodo las empresas recibirán un listado similar con la excepción de la última hoja, relativa a los estados financieros de todas empresas, que sólo se facilita al finalizar un ejercicio contable. Los listados que reciben contienen información relativa a : Decisiones tomadas en las diferentes áreas Datos estadísticos de producción, ventas y demanda Gestión de la tesorería y deuda Plantilla Estructura de costes Estructura financiera Indicadores del entorno y coste de los factores Balance y Cuenta de Resultados Datos comparativos de otras empresas CONCLUSIONES El simulador de gestión empresarial MASTER puede ser utilizado en programas de formación universitaria o de postgrado en Administración de Empresas. El uso del simulador permite poner en práctica los conocimientos adquiridos en otras materias trabajando con gran cantidad de información, así como desarrollar una visión global de la gestión empresarial. 6

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