Gerencia de Proyectos PMI - INAGEP. Bienvenidos. Instructor: Francisco Baruck A

Transcripción

1 Bienvenidos Instructor: Francisco Baruck A

2 Temario M2. Project Management Office (PMO) u Oficina de Gestión de Proyectos M3. Valoración de Proyectos M4. Seguimiento de Proyectos

3 Introducción:

4 Introducción: Fundado en 1969 apoyando el éxito organizacional y la Carrera de los profesionales (mas de 2.9 millones) en Gestión de Proyectos por medio de estándares reconocidos mundialmente, certificaciones, recursos, herramientas, investigaciones académicas, publicaciones, cursos y redes de profesionistas

5 1.1 Vocabulario: Proyecto: Esfuerzo temporal con la finalidad de crear un producto o servicio único*** Gestión de Proyecto: Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un Proyecto para alcanzar sus requerimientos Actividad: Cada porción de trabajo agendada a realizar durante un proyecto. Portafolio: Proyectos, Programas, y operaciones gestionadas en grupo para alcanzar objetivos estratégicos *** Definido por PMI

6 Vocabulario: Línea Base: La versión aprobada del proyecto y que es usada como la base de comparación con los resultados futuros y que mediante un procedimiento formal de puede ser cambiada. Requerimiento de Cambio: Solicitud formal de cambio o modificación de un documento, entregable o línea base Costo de la Línea Base: La versión aprobada de los costos del trabajo estimado y de la Reserva de Contingencia que podrá ser utilizada durante el proceso de Control de Cambios

7 Vocabulario: Control de Cambios: Proceso de modificación de documentos, entregables o línea base asociada a un proyecto y que deben ser identificados, documentados y finalmente aprobados o rechazados Consejo de Control de Cambios: Grupo que formalmente es responsable de la revisión, evaluación, aprobación, priorización y aceptación o rechazo de los cambios, así como de de registrar y comunicar sus decisiones Sistema de Control de Cambios: Conjunto de procedimientos que describen cómo las modificaciones a los entregables y documentación de un proyecto son administradas y controladas

8 Vocabulario: Carta del Proyecto: Documento iniciador del proyecto que formalmente declara autorizado un proyecto y que provee al Director del Proyecto la autoridad para aplicar los recursos organizacionales a las actividades del proyecto Enunciado del alcance del Proyecto: Descripción del alcance, entregables generales, suposiciones y restricciones de un Proyecto Plan de Gestión del Proyecto: Documento que describe como habrá de ser ejecutado, monitoreado, controlado y concluido un proyecto

9 Vocabulario: Oficina de Gestión de Proyectos: Estructura administrativa que estandariza la gobernanza de los proyectos y facilita la compartición de recursos, metodologías herramientas, y técnicas para la gestión de proyectos Plan de Gestión de las Comunicaciones: Es un elemento del proyecto que describe cómo, cuándo y por quién la información debe ser administrada y difundida

10 Vocabulario: Riesgo: Incertidumbre de que de ocurrir cierto evento que genere un impacto positivo o negativo en uno o varios de los objetivos del proyecto Restricción: Factor que limita las opciones de gestión de un proyecto, programa, portafolio o proceso. Plan de Contingencia: Documento que describe las acciones que el equipo del proyecto puede tomar si determinadas condiciones ocurren. Reserva de Contingencia: Tiempo y/o dinero identificado en la agenda o en la línea base para ejecutar estrategias de respuesta a riesgos conocidos.

11 Vocabulario: Ruta Crítica: Secuencia de actividades que representa la secuencia de actividades de mas duración de un proyecto con lo cuál se determina la posible duración mas corta del proyecto Acción Correctiva: Actividad intencional que alinea el desempeño del proyecto con el Plan de Gestión del Proyecto Acción Preventiva: Actividad intencional que asegura que el desempeño futuro de un trabajo es alineado al Plan de Gestión del Proyecto

12 Vocabulario: Plan de Gestión de los Costos: Componente de un Proyecto que describe como serán planeados, estructurados y controlados los costos. Costo Actual (AC): Los costos incurridos por el trabajo realizado durante un periodo específico de tiempo. Valor Ganado (EV): Medición del trabajo ejecutado expresado en términos de presupuesto autorizado por ese trabajo. Valor Planeado (PV): Presupuesto autorizado y asignado para un trabajo planeado

13 Vocabulario: Variación del Costo (CV): El monto del déficit o superávit presupuestado en un tiempo específico expresado como la diferencia entre el valor ganado y el costo actual Índice del Desempeño del costo (CPI): Una medida de la eficiencia de los costos presupuestados expresada como la relación del Valor Ganado al Costo Actual Índice de Desempeño de la agenda (SPI): Medición de la eficiencia de la agenda planeada expresada como la relación de Valor Ganado al Valor Planeado.

14 Vocabulario: Esfuerzo: Número de unidades de trabajo para completar una actividad planeada, ( o componente de un WBS) expresada en horas días o semanas Work Breakdown Structure (WBS): Estructura Jerárquica del Trabajo total a realizar por el equipo de trabajo para alcanzar el objetivo del proyecto y generar los entregables requeridos

15 1.2 Código de Ética y Conducta Profesional El propósito de este Código es infundir confianza en el ámbito de la dirección de proyectos y ayudar a las personas a ser mejores profesionales. Para ello, establecemos el marco para entender los comportamientos apropiados en la profesión. Creemos que la credibilidad y reputación de la dirección de proyectos como profesión se forjan sobre la base de la conducta colectiva de cada profesional.

16 1.2 Código de Ética y Conducta Profesional Responsabilidad Por responsabilidad se hace referencia a nuestra obligación de hacernos cargo de las decisiones que tomamos y de las que no tomamos, de las medidas que tomamos y de las que no, y de las consecuencias que resultan.

17 1.2 Código de Ética y Conducta Profesional Responsabilidad Tomamos decisiones y medidas basándonos en lo que mejor conviene a los intereses de la sociedad, la seguridad pública y el medio ambiente. Únicamente aceptamos aquellas asignaciones que se condicen con nuestros antecedentes, experiencia, habilidades y preparación profesional. Cumplimos los compromisos que asumimos: hacemos lo que decimos que vamos a hacer. Cuando cometemos errores u omisiones, nos responsabilizamos por ellos y los corregimos de inmediato.

18 1.2 Código de Ética y Conducta Profesional Respeto Es nuestro deber de demostrar consideración por nosotros mismos, los demás y los recursos que nos fueron confiados. Estos últimos pueden incluir personas, dinero, reputación, seguridad de otras personas y recursos naturales o medioambientales. Un ambiente de respeto genera confianza y excelencia en el desempeño al fomentar la cooperación mutua: un ambiente en el que se promueve y valora la diversidad de perspectivas y opiniones.

19 1.2 Código de Ética y Conducta Profesional Respeto Escuchamos los puntos de vista de los demás y procuramos comprenderlos. Nos dirigimos directamente a aquellas personas con quienes tenemos un conflicto o desacuerdo. Nos comportamos de manera profesional, incluso cuando no somos correspondidos de la misma forma Negociamos de buena fe Respetamos los derechos de propiedad de los demás

20 1.2 Código de Ética y Conducta Profesional Equidad Equidad se refiere a nuestro deber de tomar decisiones y actuar de manera imparcial y objetiva. Nuestra conducta no debe presentar intereses personales en conflicto, prejuicios ni favoritismos.

21 1.2 Código de Ética y Conducta Profesional Equidad Demostramos transparencia en nuestro proceso de toma de decisiones. Revisamos constantemente nuestros criterios de imparcialidad y objetividad, y realizamos las acciones correctivas pertinentes Revelamos de manera íntegra y proactiva a los interesados pertinentes cualquier conflicto de intereses potencial o real.

22 1.2 Código de Ética y Conducta Profesional Honestidad Es nuestro deber de comprender la verdad y actuar con sinceridad, tanto en cuanto a nuestras comunicaciones como a nuestra conducta.

23 1.2 Código de Ética y Conducta Profesional Honestidad Somos sinceros en nuestras comunicaciones y en nuestra conducta. Proporcionamos información precisa de manera oportuna. Las promesas que hacemos y los compromisos que fijamos, ya sean implícitos o explícitos, son de buena fe. No nos involucramos ni aprobamos comportamientos tendientes a engañar a terceros, entre ellos, realizar declaraciones falsas o engañosas, decir verdades a medias, proporcionar información fuera de contexto o retener información que, si se conociera, convertiría nuestras declaraciones en engañosas o incompletas.

24 1.3 Elementos fundamentales 1 Esfuerzo temporal Fecha de inicio y fecha de finalización 2 Producto Servicio Resultado Producto tangible como un puente Servicio como el lavado de automóvil Resultado como una investigación 3 Único Todos los proyectos son distintos (lugares, fechas, recursos)

25 2. El Entorno en el que operan los Proyectos 2.1 Descripción general:

26 2. El Entorno en el que operan los Proyectos 2.2 Factores ambientales La empresa : Todos los proyectos se realizan dentro de Organizaciones cuyas características se deben de tomar en cuenta para gestionarlos Cada organización tiene su forma de trabajar y algunas de ellas lo han establecido Formalmente : normas, políticas, procedimientos, reglamentos, leyes, etc.

27 2. El Entorno en el que operan los Proyectos 2.2 Factores ambientales La empresa : La Estructura de la Organización también influye en el modo de gestionar los proyectos: - Organización funcional: clásica y cada colaborador tiene un superior bien definido - Organización orientada a proyectos: los PM s tienen mucho más independencia y autoridad - Organización matricial: con características intermedias entre las anteriores

28 2. El Entorno en el que operan los Proyectos 2.3 Activos de procesos en una Organización: Los activos de una organización: - Procesos y Procedimientos - Bases de conocimientos Disponibles

29 2. El Entorno en el que operan los Proyectos 2.3 Activos de procesos en una Organización: - Procesos y Procedimientos: Estándares, normas, políticas, procedimientos de calidad, auditorías, etc. Criterios de evaluación: desempeño, de resultados, de aceptación Plantillas de trabajo, listas de verificación Normas de comunicación Métodos de control financiero

30 2. El Entorno en el que operan los Proyectos 2.3 Activos de procesos en una Organización: - Bases de conocimientos Disponibles : Resultado del desempeño de los procesos Información histórica de anteriores proyectos Gestión de la configuración, versiones, línea base, revisiones, cambios, Riesgos registrados, etc

31 2. El Entorno en el que operan los Proyectos 2.4 Sistemas Organizacionales: Satisfacción Es distinta la manera en que cada organización gestiona cada uno de estos factores, en algunos casos, sistemas informáticos pueden ser utilizados, en otros casos solo los mínimos controles. Costos Tiempo Calidad Alcance

32 3. El Director del Proyecto 3.1 Definición de Director/ Gerente de Proyectos: El Gerente de Proyecto (PM) es un rol que ha incrementado su valor y cantidad a nivel mundial últimamente, según estudios del PMI, aproximadamente 1.2 millones de puestos de PM son requeridas anualmente. La mayoría de las personas que ocupen estos roles lo harán después de haber desarrollado su Carrera profesional en otros campos

33 3. El Director del Proyecto 3.1 Definición de Director de Proyectos: La persona asignada por la organización para dirigir el equipo que es responsable por el logro de los objetivos del Proyecto.

34 3. El Director del Proyecto 3.2 La esfera de influencia del Director del Proyecto: Partes Interesadas: Proveedores Clientes Usuarios finales Patrocinadores Comité de Dirección PMO Equipo del proyecto Gerentes de Operaciones Gerente de Recursos Gerente del Proyecto Responsable del resultado de todo el esfuerzo realizado por el equipo del proyecto y diferentes unidades organizacionales involucradas. Gestionar los recursos necesarios para el proyecto de parte de la organización, informar sobre avances, gestionar riesgos, cambios, etc. Proporcionar a los usuarios finales y demás partes interesadas el producto y los informes de avances y resultados

35 3. El Director del Proyecto 3.3 Competencias del Director del Proyectos: Competente en el proceso de gestión de proyectos: planeación de actividades, asignación de recursos, gestión de riesgos, gestión del tiempo, administración financiera, trabajo en equipo, gestión de la calidad, monitoreo y reporteo, documentación y seguimiento. Habilidad para planear y facilitar juntas de trabajo. Conocimiento operativo y técnico del contexto del proyecto Habilidad de toma de decisiones Pensamiento analítico y estratégico Adaptabilidad y flexibilidad Manejo de fechas límite y cambios

36 3. El Director del Proyecto 3.3 Competencias del Director del Proyectos: Habilidades de negociación en un contexto de sensibilidad política y de conflicto de intereses entre todos los involucrados Personalidad y determinación para escalar problemas cundo es necesario que un nivel superior intervenga Visión clara de los factores que determinan éxito, para el cliente y para la organización Habilidad de construir equipos y generar espíritu de cooperación, habilidades de negociación al interior del equipo Habilidad de comunicar, oral y escrita. Planeación y gestión de presupuestos

37 3. El Director del Proyecto 3.4 Integración del un Proyecto: Incluye la unificación, consolidación, articulación y acciones de integración que son cruciales para completar exitosamente un proyecto Es una trabajo de alto nivel que requiere que el Gerente de Proyecto aplique varias áreas de conocimiento. Se debe definir un procedimiento formal en la organización para seleccionar y autorizar un proyecto y garantizar los recursos del mismo Función Clave de un Gerente de Proyectos es la integración de varias actividades al proyecto

38 3. El Director del Proyecto 3.4 Integración del un Proyecto: Qué es la Integración de un Proyecto? Procesos y actividades requeridas para asegurar que varios procesos del proyecto son óptimamente coordinados Involucra decisiones entre alternativas y objetivos Incluye los procesos de: Desarrollo de la Carta del Proyecto Desarrollo del Plan de Gestión del Proyecto Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Monitorear y controlar el trabajo del proyecto Integrar y operar el Plan de Control Cerrar el proyecto