Diplomatura OHSAS 18001: Módulo 9/ Sesión única (C4)

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1 Diplomatura OHSAS 18001: 2007 Módulo 9/ Sesión única (C4)

2 Proceso de Auditoría Formación para para auditores

3 Introducción Presentación Acuerdos importantes No interrupciones Evaluación del participante

4 Contenido General Agenda de Trabajo Introducción Presentación principal Talleres Archivos complementarios Evaluación de la eficacia de la formación

5 INTRODUCCIÓN

6 La definición de auditoría... Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría

7 La organización debe mejorar continuamente la eficacia del SGC mediante el uso de la política de calidad, los objetivos de calidad, los resultados de auditorias, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. Mejora Continua

8 GESTIÓN POR PROCESOS

9 El principio de Enfoque basado en procesos Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Los procesos suelen describirse en términos de entradas, actividades de procesamiento, resultados (salidas), controles y recursos.

10 El principio de Enfoque basado en procesos Este principio tiene estrecha relación con otros principios del SGC, a saber: Enfoque al cliente; Liderazgo; Participación del personal; Enfoque de sistema para la gestión; Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones; y, Mejora continua.

11 Qué involucra la gestión por procesos? La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, n, junto con la identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión, puede denominarse como enfoque basado en procesos.

12 Qué involucra la gestión por procesos? El enfoque enfatiza en los siguientes aspectos: la comprensión n y el cumplimiento de los requisitos; la necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor; la obtención n de resultados de desempeño y eficacia del proceso; y, la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

13 TERMINOLOGÍA

14 Términos claves Auditoría Evidencias de la auditoría Criterios de auditoría Programa de auditoría Hallazgos de la auditoría Conclusiones de la auditoría Equipo auditor

15 Taller: Términos y sus definiciones (I) 25 minutos Conformar equipos de trabajo Los equipos pueden tener dos o tres integrantes Cada equipo escoge un representante Completar los espacios y relacionar (establecer el enlace) entre los términos y sus definiciones (ver anexo talleres) Un equipo seleccionado por el facilitador escoge un ítem o un término para que presente la definición relacionada. Se rota hasta cubrir todas las definiciones. Entre todos los participantes se aclaran las inquietudes

16 NTC-ISO 19011:2012

17 NTC-ISO 19011:2012 Orientaciones para aplicación flexible de acuerdo con el tamaño, naturaleza y complejidad de las organizaciones. Ayudas prácticas Capítulo 4. Principios de la auditoría (Naturaleza de las auditorías) Capítulo 5. Gestión de los programas de auditoría (Responsabilidades, Objetivo, coordinación de actividades y provisión de recursos)

18 NTC-ISO 19011:2012 Capítulo 6. Realización de las auditorías Capítulo 7. Competencia y evaluación de los auditores Aplicabilidad a diferentes sistemas de gestión Orientaciones no requisitos

19 NTC-ISO 19011:2012 (Objeto y Campo de aplicación) Principios de auditoría, programa de auditoría, realización de auditoría y competencia de los auditores. Auditorias internas o externas Sistemas de gestión de calidad y ambiental Aplicabilidad a otros tipos de auditoría siempre y cuando se preste especial atención a la identificación de la competencia necesaria de los miembros del equipo auditor.

20 PROCESO DE LA AUDITORIA

21 Comparar Qué se entiende por auditoría? Situación real Referencia Lo que se va a auditar Criterio de auditoría Establecer si hay concordancia Informar resultado a quien solicita la auditoría

22

23 Las diferentes clases de auditoría

24 Quiénes intervienen en la auditoría interna? Cliente Auditor Auditado Organización o persona que solicita una auditoría Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría Organización que es auditada El administrador del proceso de auditoría

25 Quién es el auditor en la auditoría interna? Personal de la Empresa Personal Contratado Competente para llevar a cabo auditorías a sistemas de gestión

26 Quién es el auditor en la auditoría interna? EQUIPO AUDITOR Grupo Auditor Auditor Individual Pueden estar acompañados por: Experto técnico / Auditor en formación / Observador Persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar.

27 Quién es el auditor en la auditoría interna? Al conformar un EQUIPO AUDITOR, se acostumbra nombrar un: Auditor Líder o Auditor Principal Competente para dirigir y efectuar auditorías

28 Taller: Participantes Proceso de Auditoría 40 minutos Conformar equipos de trabajo Los equipos deberían tener tres integrantes Cada equipo escoge un representante Teniendo en cuenta la orientación del facilitador para cada grupo, desarrolle los cuestionamientos y seleccione las opciones adecuadas (ver anexo talleres) Los equipos presentan y sustentan sus resultados Entre todos los participantes se aclaran las inquietudes

29 COMPETENCIAS DEL AUDITOR

30 Responsabilidades del auditor interno Preparar la auditoría Recolectar y evaluar evidencia Elaborar informe de auditoría Hacer seguimiento a acciones correctivas, cuando así se requiera Seguir procedimiento definido y cumplir con el programa de auditoría Realimentar el proceso de auditoría

31

32 Recolección de evidencia Estilo social del auditado Al seleccionar las preguntas, tener en cuenta: Propósito de la auditoría Características y actitud del entrevistado

33 Estilo social del auditado Estilo Social Analítico Menos emotivo Emprendedor Menos asertivo Mas asertivo Afable Expresivo Mas emotivo Wilson Learning Corporation 1991

34 Recolección de evidencia Formulación de preguntas... tipo de preguntas más utilizado

35 Formulación de preguntas cerradas abiertas

36 Formulación de preguntas Cerradas En dónde registra la información? Cuál procedimiento? Conoce la política? Cumple la legislación? Abiertas Cómo controla el proceso? Por qué controla este residuo? Qué es una no conformidad?

37 Formulación de preguntas 5W / 1H (who, what, when, where, why, how) (quién, qué, cuándo, dónde, porqué, cómo, cuanto, cual) generalizar situaciones establecer similitudes

38 Formulación de preguntas Otros tipos de pregunta sondeo comprobación opinión

39 Formulación de preguntas Comprobación Si le entendí bien, lo que usted dijo fue...? Sondeo En caso que se presente un incendio, usted qué haría? Opinión Cómo considera usted que esta actividad se debería hacer?

40 DOCUMENTOS DE TRABAJO Y ENFOQUES DE LAS AUDITORÍAS

41 Documentos de trabajo Listas de verificación Planes de muestreo Formularios para registrar la información Documentos flexibles (adaptables) Información confidencial

42 Enfoques de las auditorías Los enfoques más comunes son los siguientes: Adecuación; Eficacia; Conveniencia; Eficiencia; Principios del SGC; Función Descripción de los procesos; y, Mejora.

43 Enfoques de las auditorías Enfoque de ADECUACION Aspectos a verificar: Cumplimiento de los requisitos exigidos por el cliente externo, los requisitos establecidos por la organización (incluido el cliente interno) y otros requisitos aplicables. Observaciones: La adecuación significa la capacidad de una entidad para cumplir los requisitos.

44 Enfoques de las auditorías Enfoque de EFICACIA Aspectos a verificar: Cumplimiento de los resultados y cumplimiento de los objetivos del proceso. Observaciones: Tenga en cuenta los objetivos del proceso, los objetivos de calidad relacionados con el proceso y los indicadores del proceso.

45 Enfoques de las auditorías Enfoque de CONVENIENCIA Aspectos a verificar: La documentación o el aspecto relevante evaluado es coherente con las actividades del proceso y promueve el logro del cumplimiento de la política de calidad, los objetivos de calidad y el objetivo del proceso. Nota 1: Satisfacción del cliente Nota 2: Controles y recursos. Observaciones: Algo conveniente corresponde a aquel aspecto que nos sirve para conseguir resultados.

46 Enfoques de las auditorías Enfoque de EFICIENCIA Aspectos a verificar: Verificar que los resultados se obtienen haciendo un buen uso de los recursos (humanos, infraestructura, información y financiero). Observaciones: Tenga en cuenta los indicadores de eficiencia del proceso y los presupuestos involucrados.

47 Enfoques de las auditorías Enfoque de GESTION POR PROCESOS Aspectos a verificar: Verifique la consistencia entre los expuesto por la red de procesos y las descripciones de procesos. Analice la aplicación de los conceptos vínculos (nexos) e interacciones (impacto y grado de influencia de acuerdo con lo recibido o entregado) entre los procesos.

48 Enfoques de las auditorías Enfoque de GESTION POR PROCESOS Observaciones: Es importante corroborar que los involucrados conocen la documentación asociada. No obstante, lo más representativo es la toma de conciencia en relación con la cadena proveedor-cliente, las especificaciones, los recursos y la medición y seguimiento del procesos y del producto (incluidos los indicadores)

49 Enfoques de las auditorías Enfoque de MEJORA Aspectos a verificar: Verifique la implementación de las herramientas para la mejora; la mejora debe ser demostrable. Observaciones: Usualmente se hace énfasis en la implementación de acciones correctivas yacciones preventivas asociadas a las auditorias internas y al análisis de datos (en especial los datos asociados a los indicadores de gestión del proceso).

50 Enfoques de las auditorías Los enfoques de las auditorias pueden ser aplicados en forma independiente o combinada. El enfoque puede ser sugerido por el administrador de las auditorias o escogido por el auditor responsable del equipo de auditoria. El enfoque debe ser seleccionado en coherencia con los recursos disponibles y el objetivo y alcance de la auditoria.

51 Clasificación y Redacción de Hallazgos

52 Redacción y clasificación de hallazgos Qué incluye una buena redacción? Descripción clara y completa de la situación evitando la redundancia innecesaria y utilizando un lenguaje adecuado para los auditados y auditores. Si es necesario se deben suministrar ejemplos. Referencia al documento y/o registro involucrado (en forma general o específica) Referencia al cargo involucrado. En ocasiones, también se hace referencia a la persona. Clasificación de la No Conformidad/ Observación. Referencia al (a los) numeral (es) de la NTC-ISO 9001:2008. Riesgo

53 Taller: Clasificación de Hallazgos 40 minutos Conformar equipos de trabajo Los equipos deberían tener tres integrantes Cada equipo escoge un representante Teniendo en cuenta la orientación del facilitador para cada grupo, desarrolle los cuestionamientos y practique la redacción del caso objeto de análisis (ver anexo talleres) Los equipos presentan y sustentan sus resultados Entre todos los participantes se aclaran las inquietudes

54 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

55 El procedimiento de auditoría Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar de los resultados y para mantener los registros

56 El procedimiento de auditoría Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar de los resultados y para mantener los registros

57 Compromisos Autoformación (NTC-ISO 19011:2012) Resolución del Taller - Evaluación

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59 Gracias Ing. Javier Eduardo Suárez L Hoeste Ingeniero Metalúrgico; Especialista en Gestión Ambiental; Aspirante Maestría en Calidad en Salud. Director Técnico JESL Consulting S.A.S

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