Instituto de Banca y Comercio Recinto de Humacao Biblioteca Programa de Literacia de Información y Tecnología

Transcripción

1 Instituto de Banca y Comercio Recinto de Humacao Biblioteca Programa de Literacia de Información y Tecnología I. Introducción Herramientas para preparar documentos en Microsoft Word 2003 Este documento se preparó con el propósito de repasar las funciones de las herramientas básicas del programa Microsoft Word Las herramientas son iguales a las de Microsoft Word 2007 (Vista). Lo único en que varían es en la forma en que se presentan, por lo que puedes utilizar este manual para ambas versiones. II. Cómo buscar la aplicación de Microsoft Word Hay dos maneras de entrar a la aplicación: a. Si el ícono aparece en el Desktop del monitor, le das dos clicks (double click) al ícono de Word.

2 b. Si el ícono no aparece en el Desktop, puedes it a Start y buscar el programa. A veces el ícono aparece entre las aplicaciones más utilizadas. Si no aparece, buscas en All Programs el programa de Microsoft Office y le das click a Word. Una vez le das click, la aplicación sube al Desktop y puedes comenzar a redactar el documento.

3 III. Herramientas de Word Una vez tienes la página arriba vas a notar que aparecen unas barras de herramientas arriba y abajo de la página. Esas son las herramientas o funciones que vas a necesitar para preparar tu documento. Herramientas para redactar el documento. Usualmente se encuentran arriba de la página. Aquí también puedes ver cuantas páginas tiene el documento a medida que los vas preparando. Hay varias maneras de llegar a la función que necesitas. Puedes buscarlas bajo las categorías de: 1. File agrupa los comandos para grabar, imprimir y cerrar el documento; 2. Edit encierra las funciones que te ayudan a editar el documento; Herramientas de dibujo y gráficas. Usualmente aparecen en la parte de abajo de la página.

4 3. View funciones que te da alternativas de cómo ver el documento y los íconos de las herramientas; 4. Insert agrupa las funciones de añadir acentos imágenes, número de páginas, entre otras cosas; 5. Format encierra las funciones que se utilizan para darle estructura al documento; 6. Tools aquí vas a encontrar herramientas para verificar la ortografía y gramática entre otras cosas; 7. Table agrupa las funciones necesarias para hacer una tabla; 8. Window - agrupa funciones para trabajar el documento en dos ventanas; 9. Help aquí puedes utilizar el manual de Word para aclarar cualquier duda o dificultad que tengas. A continuación se describirá brevemente las funciones que más se utilizan. A. Grabar, imprimir y cerrar Las funciones que tienen que ver con salvar el documento se encuentran bajo File. Bajo esta categoría también puedes verificar como se verá el documento y establecer en que ángulo quieres el papel (horizontal o vertical). Algunas de estás funciones las encuentras en la barra de herramietas pero para poder activar otras funciones tienenes que entrar por File.

5 Esta función te ayuda a buscar un documento guardado en un folder. Utilizalo cuando vayas a grabar cambios a un documento que ya a sido grabado. Abrir un nuevo documento. Se puede encontrar el ícono en la barra de herramientas. Cierra el documento y si no lo grabas, se pierde. Grabas el documento por 1ra vez. Aquí puedes establecer si quieres el documento horizontal o vertical. Aquí envias el documento a imprimir. Puedes ver la página completa en el monitor y ver cómo está quedando el documento. Aquí aparecen los títulos de documentos con los que has trabajado recientement. Salir del documento. Si no lo habías grabo, te da la opción de grabarlo antes de salir.

6 1. Save As... (Grabar cómo) Cuando vas a grabar el documento por primera vez siempre recuerda útilizar esta función porque te da las opciones de escribirle un título y de enviarlo al folder o dispositivo donde vas a guardar el documento (ya sea un USB, CD, DVD o My Documents). Aquí vas a buscar el lugar donde vas a guardar el documento. Aquí escribes el título del documento. Das un click a Save para guardar el documento. Sólo utiliza Save cuando vayas a grabar algún cambio porque si lo utilizas para grabar el documento por primera vez te lo va a enviar a My Documents automaticamente y el título que va a tener serán las primeras palabras con las que comiencia el contenido. Se te va a hacer más difícil encontrarlo.

7 2. Page Setup Esta función te ayuda a poner el papel del ángulo deseado y a poner los márgenes que quieres que el papel tenga. Aquí puedes establecer los márgenes del papel. Orientación del papel: vertical (Portrait) & Horizontal (Landscape) Si el documento requiere que algunas hojas estén verticales y otras horizontales, puedes especificarlo utilizando esta área. Una vez hayas terminado dale un click a OK para que aplique las funciones que escogistes. 3. Print (Imprimir) Una vez el documento ha sido revisado y corregido lo puedes imprimir. Le puedes dar un click al ícono para que lo imprima o puedes ir a File y luego ir a Print para establecer como quieres que se imprima.

8 Escoges en que impresora quieres imprimir el trabajo. Escoge cuales son las páginas que vas a imprimir: a) todas, b) la página que estás viendo; c) las páginas que escribas en el espacio. Establece la cantidad de copias que vas a imprimir. Le das OK para imprimir. B. Edit (Editar) Una vez has terminado de escribir el borrador del trabajo puedes utilizar las herramientas bajo esta categoría para corregir y hacer los cambios necesarios para pulir el trabajo. Usa esta función cuando quieres regresar a los cambios que habías borrado. Uso: copia la sección que queires mover. Uso: coloca la sección que copiastes en donde quieres que aparezca. Si cambiastes algo y luego decides dejarlo como estaba originalmente, usa esta función para volver al contenido original. Uso: corta secciones que ya no quieres. Herramientas que utilizas para encontrar terminos mal escritos que quieres reemplazar por la correcta.

9 Nota: Las funciones de copy / paste no se deben utilizar para copiar material de otra persona (que encuentran por Internet) para ponerla en tu trabajo sin citar correctamente y sin preparar una referencia completa. El hacer esto constituye cometer plagio y es una violación a la Ley del Derecho de Autor. 1. Find (Encontrar) Utiliza esta función para buscar una palabra o frase en todo el documento. En el espacio escribes lo que estas buscando. Una vez escribes el termino, le das Click para que la busque.

10 2. Replace (Sustituir) La función es útil cuando necesitas sustituir una palabra que se repite varias veces en el documento. La función las sustituye en su totalidad. Escribe el termino que vas a cambiar. Escribe la palabra que quieres que la sustituya. Dar click a esta opción si sólo quiere que se haga la sustitución una vez. Dar click a esta opción si quieres que el cambio se haga en todas las ocaciones donde la palabra aparece. C. View (Ver) En View podemos escoger cómo queremos ver las páginas. Opciones de como ver la página en el monitor. Utilizalo para establecer que funciones quieres que aparezcan en la barra de herramientas. Utilizalo para aumentar el tamaño de la página para poder ver mejor.

11 1. Como ver la página Puedes utilizar Normal para ver la página grande. Las líneas entre conrtadas separan las páginas. Puedes ver el documento como se verá cuando lo imprimas usando la opción Print Layout.

12 D. Insert (Añadir) Bajo esta categoría podrás añadir números a las páginas, poner dibujos, los carácteres espciales (acentos y signos de punctuación del español), entre otras cosas. Uso: Poner la numeración de las páginas. Uso: Poner acentos y añadir signos de puntuación que no aparecen en el teclado. Uso: Añadir encabezamientos (Headers/Footers). Herramientas para añadir imágenes, diagramas y texto. 1. Page Numbers (Numeración de páginas) Aquí estableces cómo quieres que aparezcan los números y desde donde. Establece si quieres que el número aparezca arriba o abajo de la página. Establece si quieres el número a la derecha, izquierda o el centro. Si no quieres que el primer número aparezca en la primera página quietale el check mark verde. Una vez termines, dale OK para salvar las indicaciones.

13 2. Header/Footer (Encabezamientos) Utiliza esta herramienta para ponerle un encabezamiento a todas las hojas del documento. Este encabezamiento se puede colocar en el margen de arriba o de abajo. Aquí tienes las opciones de que información puedes poner en el encabezamiento del documento.

14 E. Format (Formato) Las funciones en esta categoría se utilizan antes de comenzar a redactar o una vez hayas terminado. Aquí puedes establecer los espacios que quieres entre líneas, el tamaño y el estilo de las letras entre otras cosas. Uso: Escoge el estilo, tamaño de las letras, si vas a subrayar, usar Italics, enegrecer, ext. Para redactar en forma de bosquejo. Usar para escoger los espacios entre líneas, entre otras cosas. Usalo para ponerle bordes a las páginas. Utiliza esta función para dividir la páginas en columnas. Usalo para poner color de fondo a la página. 1. Paragraph (Párrafo) Muchas de estas funciones las puedes encontrar en la barra de herramientas arriba de la página. Estas son herramientas que se utilizan mucho y es más conveniente accesarlas desde la barra de herramientas. Sin embargo, el comando de establecer las líneas a doble espacio no aparece en la barra de herramientas. Para poder hacer esto debes de ir a Paragraph.

15 Aquí puedes escoger el espacio entre líneas. Darle click a OK para salvar el comando. 2. Columns (Columnas) Cuando el documento debe tener columnas puedes ir a Insert o puedes ir a la barra de herramientas para establecer cuantas columnas necesitas.

16 Ejemplo de columnas: Vas al ícono de Columns y escoge cuantas columnas necesitas. F. Tools (Herramientas) Bajo esta categoría encuentras las herramientas para cambiar el idioma y corregir la ortografía y la sintaxis del contenido. Uso: Corregir ortografía y la sintaxis gramatical de las oraciones. Aquí puedes ver cuantas palabras tiene el documento. Útil cuando el documento tiene un límite de palabras. Usa esta función para escoger el idioma en que vas a redactar el documento.

17 G. Table (Tabla) Esta categoría encierra todas las herramientas necesarias para hacer una tabla. Las puedes encontrar también en la barra de herramientas. Usala si quieres dibujar la tabla. Ella te dará una barra de herramientas para ello. Usala cuando quieres que el programa haga la tabla. Aquí puedes específicar cómo la quieres. Usala para borrar la tabla, una columna y/o filas. Se utiliza para organizar la información por orden alfabético. También puedes accesar las herramientas para hacer la tabla iendo a los íconos en la barra de herramientas. Lo usas para tu dibujar la tabla. Te da la barra de herramientas que necesitas. Este ícono lo usas cuando quieres que el programa haga la tabla con tus específicaciones.

18 IV. Conclusión Las herramientas descritas en este documento te ayudán a preparar tus trabajo. Hay otras herramientas, recuerda que las que mencionamos aquí son las que se usan a diario. V. Reference de las gráficas Microsoft Office Windows 2003 Preparado por: Vilmarie Torres Lamboy Revisado: 28 de julio del 2010.