Instrucciones para Crear/Modificar el Registro de un Proveedor: Cómo registrar su empresa en la Base de Datos de HP

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1 Secure Vendor Administration Tool Instrucciones para Crear/Modificar el Registro de un Proveedor: Cómo registrar su empresa en la Base de Datos de HP Global Procurement Last Updated: 2 March 2012

2 Contenido Tema 1 Por qué necesita HP los Datos de Su Empresa?... 3 Tema 2 La Notificación enviada por Correo Electrónico de la Herramienta de Administración Segura de Proveedores... 4 Qué hacer si la notificación enviada por Correo Electrónico va a la Carpeta de Correo No Deseado (Junk Mail folder)... 4 Tema 3 Acceso a la Herramienta de Administración Segura de Proveedores... 4 Tema 4 Completar el Formulario de Actualización de Proveedores... 6 La Información de Dirección Física... 6 Los Datos de Remitir a/contacto de Oficina Central del Proveedor... 7 Los Datos del Banco y Contabilidad del Proveedor... 8 Los Datos de Clasificación del Proveedor La Información Adicional, Notas, Comentarios La Sección de Adjuntos Global Procurement Página 2 Last Updated: 3/2/2012

3 Tema 1 Por qué necesita HP los Datos de Su Empresa? Hewlett-Packard (HP) necesita su información comercial con el fin de hacer negocios con su empresa y para asegurar el pago correcto de las órdenes en el futuro. La información transmitida está protegida con encriptación de datos a través de la herramienta llamada Secure Vendor Administration Tool (SVAT). Toda la información proporcionada será confidencial y sólo se utilizará para facilitar los negocios y el contacto entre HP y su empresa. Global Procurement Página 3 Last Updated: 3/2/2012

4 Tema 2 La Notificación enviada por Correo Electrónico de la Herramienta de Administración Segura de Proveedores Una notificación automática de correo electrónico proveniente de la Herramienta de Administración Segura de Proveedores le será enviada para añadir o actualizar su información comercial en la base de datos de proveedores de HP. La notificación se enviará desde la dirección de correo electrónico de HP: SupplierSetup@hp.com Nota: Este correo electrónico se utiliza sólo para el inicio del proceso de registro para los proveedores de HP. Este buzón no se supervisa por lo que no se otorgará soporte o respuestas desde este correo electrónico. 1. En el mensaje de correo electrónico hay una explicación breve de por qué se necesita información de su empresa y cómo se utilizará y transmitirá esta información segura. 2. También incluirá una breve descripción de las acciones que debe tomar para colocar su información comercial 1 2 Qué hacer si la notificación enviada por Correo Electrónico va a la Carpeta de Correo No Deseado (Junk Mail folder) En algunos casos, la notificación por correo electrónico puede ir a su carpeta de correo electrónico No Deseado (JUNK folder), con el fin de evitar que esto ocurra asegúrese de que la dirección de correo electrónico SupplierSetup@hp.com no esté bloqueada por las Normas de Spam/Junk. Tema 3 Acceso a la Herramienta de Administración Segura de Proveedores La Herramienta de Administración Segura de Proveedores (SVAT) es una aplicación basada en web que se utiliza para recoger la información y las aprobaciones necesarias con el fin de crear un proveedor en la base de datos de proveedores de HP. Toda la información transmitida está protegida con encriptación de datos. Se le proveerá un enlace (link) a la herramienta SVAT y a la Global Procurement Página 4 Last Updated: 3/2/2012

5 Clave de Solicitud para Añadir al Proveedor en la notificación de correo electrónico que recibe de HP. 1. Ir al enlace de SVAT proporcionado en la notificación de correo electrónico que ha recibido 1 2. Introducir la Clave de Solicitud para Añadir al Proveedor mencionada en la notificación por correo electrónico. Nota: La clave proporcionada solamente podrá ser usada UNA vez ( one time password only ). Si requiere actualizaciones adicionales, tendrá que solicitar una nueva clave poniéndose en contacto con HP a través del correo electrónico: SupplierSetupSupport@hp.com 3. Haga clic en Ir (Go)>> y tendrá acceso al Formulario de Actualización de Proveedores 2 3 Global Procurement Página 5 Last Updated: 3/2/2012

6 Tema 4 Completar el Formulario de Actualización de Proveedores El formulario de actualización de Proveedores consta de seis secciones: 1. La Información de la Dirección Física, 2. Los Datos de Remitir a/contacto de Oficina Central del Proveedor, 3. Los Datos del Banco y Contabilidad del Proveedor, 4. Los Datos de Clasificación del Proveedor, 5. Información Adicional, 6. Notas, Comentarios, y Adjuntos. Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios y no podrá enviar el formulario hasta que se complete la información en estos campos. La Información de Dirección Física La primera sección del Formulario de Actualización de Proveedores tiene información sobre la dirección física de su empresa. 1. Introducir el nombre legal completo de su empresa en el campo Nombre Legal del Proveedor 2. Completar la dirección física de su empresa en el campo Dirección del Proveedor 3. Registrar el nombre de la ciudad en la que su empresa se encuentra físicamente en el campo Ciudad 4. Introducir Región, Distrito, Estado o Provincia según se aplique. 5. Completar Código Postal. 6. Registrar el Número de Apartado Postal, Código de Apartado Postal y Ciudad de Apartado Postal en caso de que fuera aplicable. 7. Elegir el País de la lista desplegable. 8. Introducir el número del teléfono de su empresa en el campo Número de Teléfono del Proveedor. Por favor, utilice el formato internacional, por ejemplo: Global Procurement Página 6 Last Updated: 3/2/2012

7 Será necesario llenar los siguientes cuatro campos para que un representante de HP pueda contactar a su empresa en caso de que sea necesario ya sea a través de fax, teléfono o por correo electrónico. 9. Registrar Número de Fax del Proveedor de ser aplicable. 10. Proporcionar el nombre del Contacto del Proveedor. Este es la persona de su empresa con quien HP deberá ponerse en contacto en caso de que sea necesario. 11. Proporcionar el Teléfono de Contacto del Proveedor. Es el número de teléfono de la persona a quien HP debe contactar. 12. Proporcionar el Correo Electrónico del Contacto del Proveedor. Es el correo electrónico a través del cual HP podrá ponerse en comunicarse con el Contacto del Proveedor Los Datos de Remitir a/contacto de Oficina Central del Proveedor La segunda sección del Formulario de Actualización de Proveedores solicita información sobre los datos de Remitir a/contacto de Oficina Central. Estos datos se utilizarán cuando HP esté tramitando los pagos a su empresa. 13. Si los datos de Remitir a/contacto de Oficina Central son los mismos que ha acabado de llenar en la sección anterior, marque la casilla Same (Mismo). Los detalles de la dirección que ha completado en la información de dirección física se registrarán automáticamente. 14. Si la información de Remitir a/contacto de Oficina Central es diferente, deberá registrar la dirección de la Oficina Central de su empresa junto con los datos del contacto en esta sección. La información requerida es la misma que en la sección anterior Global Procurement Página 7 Last Updated: 3/2/2012

8 Los Datos del Banco y Contabilidad del Proveedor El registro de los campos de esta sección es necesario para completar la creación de los detalles de contabilidad de su empresa en nuestra base de datos y también para asegurar que los pagos de las Órdenes se realicen en el futuro. HP lo contactará si es necesario para capturar estos datos antes de completar las actualizaciones en la base de datos de proveedores de HP; por lo tanto, es importante que nos proporcione esta información en el momento de presentación del formato a fin de acelerar el tiempo de creación de su registro. La persona o función en su organización que maneja Cuentas por Cobrar tendrá la información que se indica a continuación. 15. El Campo Nombre del Banco debe tener el nombre del banco en el que desea que los pagos sean efectuados. 16. En el campo de Sucursal, se debe introducir la información de la sucursal, de ser aplicable esto puede ser el código BIZ, el código interno, número de la sucursal, etc. Si este dato es esencial para que los pagos puedan ser realizados, por favor, ASEGURESE de registrar el dato en este campo. Por ejemplo, el número de Sucursal se utiliza para generar la Clave Bancaria en México Los siguientes cuatro campos son los datos de la dirección del banco que está utilizando. 17. Dirección del banco, Ciudad, Estado/Región/Otro y País. Elegir el país desde el menú desplegable. 18. Sucursal Bancaria, en caso de que aplique. 19. Clave Bancaria (Código IFSC para India) La clave bancaria tiene un formato diferente (solo números, la combinación de números y letras) y longitud dependiendo del País. Por ejemplo, para proveedores de EE.UU. la clave bancaria se llama ABA Routing Number. Si no está seguro de cual es su Clave Bancaria, debe comunicarse con su banco. 20. El Número de Cuenta Bancaria La cuenta bancaria que desea utilizar para que HP pueda realizar pagos a su empresa. 21. Titular de Cuenta En la mayoría de los casos el titular de la cuenta es su empresa. 22. Control Key (Clave de Control) Complete esta información en caso de que sea aplicable. Para los proveedores de EE.UU.: Introducir el Tipo de Cuenta Ahorros 01 /Checking (Cheques) 02. Global Procurement Página 8 Last Updated: 3/2/2012

9 23. Código SWIFT Introducir el Código SWIFT (Society for Worldwide Inter-bank Financial Telecommunication). Este código sirve para identificar de forma única a un banco alrededor del mundo y se utiliza en caso de transacciones internacionales. El Código SWIFT debe tener 8 u 11 dígitos y los dígitos 5 y 6 deben representar el código del país. 24. El Código IBAN (IBAN Code)- Es el Número de Cuenta Internacional (International Bank Account Number). Es necesario para las transacciones entre países y es obligatorio para los países que utilizan Bancos Europeos. Los últimos cuatro grupos de campos en la sección de los Datos del Banco y Contabilidad se refieren a la información fiscal de la empresa. Estos grupos son una combinación de un menú desplegable en el que deberá seleccionar los números correspondientes del país y un campo de entrada vacía donde deberá introducir el número con el que su empresa está registrada. Estos números son específicos para diferentes países. Por ejemplo, el Número de Identificación del IVA para los países europeos y el Número de Identificación de Impuestos Federales (Federal Tax ID) de EE.UU. 25. Impuesto/IVA #1 Desde el menú desplegable deberá elegir el número específico que aplica a su país. 26. La selección debe basarse en el país donde su empresa está registrada y los números fiscales específicos y la información que se utiliza en su país En Impuesto/IVA #1/2/3/4 deberá seleccionar el número especifico que aplique en el país y en el campo de al lado deberá introducir el número con el que su empresa está registrada. Tiene a su disposición cuatro líneas de campos para registrar la información fiscal de la empresa. 27 Global Procurement Página 9 Last Updated: 3/2/2012

10 Los Datos de Clasificación del Proveedor Esta sección requiere información adicional sobre su empresa. 28. Elegir el Código para Clasificar la empresa/tipo de impuesto del Proveedor/Situación del proveedor, Tipo de Destinatario, etc. Estos campos cuentan con códigos predefinidos a seleccionarse a través de un menú desplegable. Por ejemplo, si su empresa está ubicada fuera de EE.UU. deberá elegir A01 Foreign Owned (Propiedad Extranjera). 29. En el siguiente menú desplegable deberá responder si su empresa es una Compañía Incorporada ( incorporated ) La Información Adicional, Notas, Comentarios 30. En el campo de Comentarios puede incluir cualquier información que necesite ser considerada durante la creación del registro de su empresa en la base de datos de proveedores de HP. 30 La Sección de Adjuntos En la sección de Adjuntos puede adjuntar cualquier documento que se requiera para la creación correcta del registro de su empresa en la base de datos de Proveedores HP o documentos que sean legalmente requeridos según las leyes del país y los reglamentos. 31. Haga clic en Navegar ( Browse ) y localice el archivo guardado en su ordenador/computadora. 32. Introduzca una Descripción breve sobre el documento que está adjuntando. 33. Haga clic en Adjuntar archivo. Nota: El tamaño de cada archivo está limitada a10 MB. Cualquier archivo que pese más de 10MB resultará en un error en el sistema y el archivo no será cargado ni guardado. 34. Una vez adjuntado, el archivo aparecerá en la sección superior. 35. Si desea eliminar cualquier archivo ya adjuntado, puede hacer clic en la opción de Eliminar ( Delete ) a la izquierda. 36. Haga clic en Enviar una vez que haya completado toda la información requerida Global Procurement Página 10 Last Updated: 3/2/2012

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