METODOLOGÍA. Change Management en la Implementación de Soluciones Tecnológicas. Junio Personas y Cultura

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1 METODOLOGÍA Change Management en la Implementación de Soluciones Tecnológicas Junio 2012 Procesos Tecnología Personas y Cultura

2 Objetivos Comprender las dinámicas de los procesos de cambio y cómo actuar sobre ellos. Tomar decisiones sobre una buena estrategia de cambio. Aplicar herramientas y conceptos para mitigar impactos del cambio en la organización.

3 El Desafío del Proceso de Cambio

4 CURVA DEL ÁNIMO Proceso de Cambio Reacciones Frente al Cambio Facilitar el proceso de cambio EXPERIENCIA DE TRANSICIÓN ORGANIZACIONAL

5 Metodología de Gestión Cambio (La Receta)

6 ETAPA 1 ETAPA 2 ETAPA 3 ETAPA 4 ETAPA 5 Decisión El Problema y la Solución Diagnóstico Implementación Monitoreo y Medición Definir la visión y el sentido de urgencia Definición de Requerimientos Diagnóstico de Predisposición al Cambio Plan de Gestión del Cambio Seguimiento Evaluación de las Soluciones Definición de la Estrategia de Gestión del Cambio Cumplimiento de Objetivos Selección de la Solución

7 Definir la visión y el sentido de urgencia CREAR NECESIDAD Necesidad de cambiar ahora Cuál es el Riesgo de No Cambiar Cuáles son los Beneficios del Cambio VISION DE FUTURO Expresar un Futuro que otros fácilmente puedan comprender Crear y compartir un propósito claro que entusiasme a actuar Asegurar que sea simple y entendible

8 Definición de Requerimientos Evaluación de las Soluciones Selección de la Solución

9 FASE 1 MADUREZ DE LA ORGANIZACIÓN FASE 2 ANÁLISIS DE STAKEHOLDERS FASE 3 ANÁLISIS DE RIESGOS FASE 4 ESTRATEGIA DE GESTIÓN DEL CAMBIO Capacidad de adopción y aprendizaje al cambio Stakeholders Riesgos asociados a una implementación Tecnológica Definir una Estrategia Cultura para trabajar proyectos Sponsors Project Charter Potencial para trabajar en equipo colaborativamente Comunicación de la Organización

10 Diagnóstico gestión de proyectos Diagnóstico perfil cultural Análisis de Stakeholder Diagnóstico adopción tecnología e Innovación Mapa de Riesgo

11 Análisis de Stakeholder

12 FALTA DE APOYO GERENCIAL Falta de Recursos SPONSORS Alineación con otras iniciativas Mapa de Riesgo HARDWARE, SOFTWARE Arquitectura de Sistema Perfomance Sizing Seguridad Etc. ALINEAMIENTO ORGANIZACIONAL Comunicación Alineación con la estrategia del negocio Técnico Organizacional Ejecutivo Riesgos Recursos Gestión de Proyectos Funcionales GESTION DE RECURSOS Presupuestos Disponibilidad Perfiles ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO Metodologías Proceso de toma de decisiones REQUERIMIENTOS FALTANTES Entendimiento de los procesos Expectativas de Funcionalidad Confiabilidad, Usabilidad Integración con Sistemas Legacy

13 Project Charter Gestión del Cambio Despliegue de la ESTRATEGIA de la GESTIÓN DEL CAMBIO. Sirve como una carta fundacional DIAGNOSTICO PLAN DE GESTION DEL CAMBIO PROJECT CHARTER

14 PROJECT CHARTER GESTIÓN DEL CAMBIO COMUNICACIÓN Canales de comunicación Formatos Mensaje, contenido y posicionamiento CAPACITACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO Modalidad y metodología (presencial, elearning, semi presencial) Bases de conocimientos, sistemas colaborativos Formadores de facilitadores (Train Trainners) GESTIÓN DE STAKEHOLDERS Compromisos y persuasión, identificación de líderes de cambio MOTIVACIÓN Plan de incentivos (auto desarrollo, reconocimiento, estabilidad laboral etc. ) GESTIÓN DE RIESGOS Plan de prevención, mitigación y resolución de riesgos EQUIPO DE PROYECTO Definir organización del equipo de trabajo, perfiles, roles, alcance del equipo de proyectos.

15 Inicio del proyecto Termino el proyecto PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SOLUCIÓN TECNOLÓGICA ACTVIDADES DE GESTIÓN DEL CAMBIO COMUNICACIÓN CAPACITACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO GESTIÓN DE STAKEHOLDERS MOTIVACIÓN GESTIÓN DE RIESGOS EQUIPO DE PROYECTO

16 Transferencia de conocimiento QUE (ACTIVIDAD) FORMATO CUANDO A QUIEN VA DIRIGIDO Workshop Equipo de proyecto Presentación Demostrativa (DEMO) (QUICK WINS) Reuniones de Avance Presentaciones Breves y Demostrativas Reuniones de Trabajo RESULTADOS ESPERADOS 1 vez a la semana Equipo de Proyecto Controlar Avances Utilizar las sesiones de presentación de avance del proyecto para mostrar el Sistema. Presentación 1: En AMBIENTE DE QA. Presentación 2: En Ambiente de Producción, antes de GO LIVE. Durante las reuniones de trabajo programadas. Gerentes Equipo Ejecutivo Supervisores Promotores Internos Otros Evaluados impactados Todos Compromiso Gerentes Compromiso Mantener Expectativas Cursos E-Learning (QUICK WINS) Cursos interactivos relevantes Cía, Entrando a GO LIVE - Learning Todos Motivar Usabilidad

17 Seguimiento al plan de Gestión del Cambio TIPOS DE FACTORES COMUNICACION CAPACITACION Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO MOTIVACIÓN Variables que podemos medir Número De participantes Número de reuniones realizadas Reacción de la audiencia frente al mensaje (Malo- Indiferente- Bueno) Número de comunicaciones de logros tempranos (quick wins) Aprendizaje del contenido Aplicación en el trabajo de los aprendido Horas o costo de capacitación por empleado Empleados capacitados versus el total de empleados a capacitar Percepción del nivel de orgullo de los empleados por trabajar en la empresa Número de desacuerdos y problemas abordados oportunamente y resueltos Número de acciones de reconocimiento formales ( , discurso, etc.) Percepción respecto a la calidad de las compensaciones y servicios entregados al personal Cómo? Formularios de participación Encuesta cuantitativa y cualitativa Focus group Acciones acordadas versus acciones realizadas Encuestas individuales Observación en el trabajo / uso de competencias aprendidas Eventos donde se utilizó la competencia Cumplimiento de eventos programados Encuestas cuantitativas y cualitativas Focus group

18 ETAPA 1 ETAPA 2 ETAPA 3 ETAPA 4 ETAPA 5 Decisión El Problema y la Solución Diagnóstico Implementación Monitoreo y Medición Diagnóstico y medición

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