Cómo funciona un sistema de Planificación y Consolidación

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1 Cómo funciona un sistema de Planificación y Consolidación Business Planning and Consolidation es parte de la familia de productos Enterprise Performance Management (EPM), su objetivo es satisfacer las necesidades de planificación, presupuestación, foracasting y consolidación. Cubre el ciclo de vida completo de la administración financiera, permitiendo controlar el rendimiento de los distintos actores. Integra los datos de la empresa con los procesos para racionalizar los procesos financieros tradicionales. Permite tener una perspectiva estratégica para el proceso de toma de decisiones entregando informes gerenciales y legales confiables. Entrega un entendimiento exhaustivos de como se genera permitiendo alinear mejor los procesos de negocio con los objetivos estratégicos. Business Planning and Consolidation está diseñado para ayudar a los ejecutivos de finanzas a: Alinear planes financieros y operacionales con los objetivos estratégicos y metas Mejorar la exactitud de la planificación y costos asociados Reducir el tiempo de ciclo del presupuesto Invertir más tiempo en análisis y menos en trabajo transaccional Modelar rápidamente estrategias de negocios potenciales y decidir sobre cursos de acción que maximicen la creación de valor Aumentar la confianza en resultados financieros e informes El problema básico para cumplir con los objetivos es la confiabilidad de la información ecibida. El ejecutivo se pregunta: Página 1

2 De dónde vienen los datos? Usaron los mismos métodos? Son las mismas versiones? Están todos sincronizados? Qué pasa si cambia algo? Por cuánto tiempo son válidos? Está disponible TI para informes no planificados? Es el mismo nivel de agregación? Usan el mismo tipo de cambio? Cómo los guardo? Qué cambios le hicimos a lo que mandaron los usuarios? Está bien hecho lo que hicimos? Todavía trabajan con nosotros los que lo hicieron la última vez? El uso de una aplicación de Business Planning and Consolidation) da confianza, lo hace de la siguiente manera: 1. Cambia las planillas por un cubo 2. Usa los mismos informes para reales, presupuestos y previsiones 3. Hace más fácil seguir las reglas que evitarlas 4. Controla el proceso como un subproducto 5. Centraliza comentarios 6. Prepara, distribuye y recolecta la información 7. Controla los cambios 8. Controla el acceso 9. Facilita la autosuficiencia de los usuarios 10. Consolida automática y rápidamente 1.1 Cambia las planillas por un cubo Las planillas Excel se almacenan juntas en un cubo centralizado (en realidad un arreglo multidimensional). Esto permite analizar la información por distintas dimensiones, por ejemplo para una o varias divisiones y/o productos como se indica en la figura Area Producto Area Area-Producto Producto Página 2

3 1.2 Usa los mismos informes para reales, presupuestos y previsiones Como la información está en un cubo, pueden seleccionarse los elementos que irán en los informes, esto se hace a través de las dimensiones. En el ejemplo se cambia la categoría de ACTUAL a FORECAST, lo que selecciona el conjunto de elemento a considerar para obtener el informe en cuestión Si hubieramos dejado ACTUAL habríamos obtenido el mismo informe pero con datos reales Página 3

4 1.3 Hace más fácil seguir las reglar que evitarlas Al proveer interfaces guiadas con reglas incorporadas hace más fácil ingresar planillas estandarizadas en vez de las definidas por el usuario, lo que promueve no sólo las ventajas de la estandarización si no las ventajas para el usuario La forma de alimentar al cubo es usando un procedimiento(flujo de proceso de negocios) que valida la información, que controla el flujo de la información, tanto las que ingresa el usuario como las que vienen del sistema centralizado, por ejemplo valor del dólar, que fuerza las aprobaciones requeridas, antes de ingresar los datos al cubo. Los flujos de procesos de negocio de autoservicio guían a los usuarios a través de cada etapa del proceso y aseguran que todos completen de manera adecuada las etapas requeridas. Los flujos de proceso de negocio pueden abarcar múltiples grupos, usuarios, productos a entregar, y tareas y son automáticamente rastreados y auditados. El software viene con flujos de proceso previamente incorporados basados en mejores prácticas para procesos comunes que los usuarios pueden modificar sin la ayuda de TI. Por ejemplo, pueden agregar nuevos flujos de procesos o reacomodar etapas en uno existente. Producto Producto Area Area Area-Producto Area-Producto Página 4

5 1.4 Controla el proceso como un subproducto Al ser un proceso controlado centralizadamente, el sistema sabe en todo momento en que etapa de su proceso de ingreso de información está cada entidad, y así lo informa. En el ejemplo se muestra con un ícono rojo que Francia no ha completado el proceso de ajustes entre compañías y que Italia está revisando paso de Consolidación Producto Area Area-Producto 1.5 Centraliza comentarios 1.1 Permite agregar comentarios que quedan disponibles, según se quiera, para los usuarios. El nivel de importancia es definido por el autor del comentario. Los paneles de acción inteligente presentan a los usuarios selecciones relevantes y sensibles al contexto basadas en dónde están incluidas en una aplicación y su perfil de seguridad, permitiéndoles comprender qué hacen, cuándo y por qué. Por ejemplo, a partir de una etapa específica dentro de un flujo de proceso de negocio, el panel de acción proporciona una lista de todas las acciones posibles, como "actualizar datos", "agregar comentarios "y "crear un nuevo informe" Página 5

6 Permite el ingreso de comentarios en todo tipo de celdas. Se puede, por ejemplo, informar centralizadamente a una o a todas las entidades de las modificaciones que la unidad de consolidación o control haya hecho Permite que los usuarios seleccionen los comentarios que quieran ver 1.6 Prepara, distribuye y recolecta la información Con plantillas prediseñadas hace muy fácil preparar informes, también se pueden preparar de formatos libres y plantillas de ingreso de datos Drill down/up Drill Through Página 6

7 Permite navegar hasta el nivel de registros Permite incorporar distintos tipos de lógica a los reportes y planillas de ingresos Lógica hoja de trabajo Fórmulas en miembros de una dimensión Lógica de Script Reglas de negocio *RUNALLOCATION *FACTOR={expression} *NAME={allocation name} *APP [WHAT={app name};] [ WHERE={ app name };] [USING ={ app name }] *DIM {dim name} WHAT={set}; WHERE={set};[USING ={set};] [TOTAL={set}] *DIM *ENDALLOCATION Permite distribuir los informes por mail o por carpetas y recolectar datos 1.7 Controla los cambios El sistema deja un registro de las modificaciones que se hacen en el sistema, como ajustes. En el ejemplo se está ajustando en la cuenta Exsales el valor 200 de la tienda 10 con la tienda 11 P á g i n a 7

8 1.8 Controla el acceso Permite categorizar los accesos, según dominios, grupos o usuarios 1.9 Facilita autosuficiencia de los usuarios Minimiza el entrenamiento requerido gracias a: Guía paso a paso a través del flujo de proceso Obliga a seguir las políticas y procedimientos Sigue estado del proceso hasta que se complete 1.10 Consolida automática y rápidamente Reglas de consolidación pre establecidas: Reglas de conversión de monedas Transformaciones de cuenta Registro entre compañías Ajustes automáticos Reglas cierres y traspaso de saldos Eliminaciones Reglas de validación Página 8

9 Reglas de consolidación de inversiones Esquema de reglas de negocio Inconvenientes del proceso de Consolidación Tradicional: Responsabilidad de resolver discrepancias en balances declarados por la unidades recae en el consolidador Flujo de información vertical ineficiente entre matriz y unidades Procedimiento lento y caro de escalamiento Muchos procedimientos y formularios Llamadas telefónicas, s, etc. Falta de contacto directo entre las unidades resulta en cuellos de botella en la matriz Ventajas del proceso de Consolidación entre pares: Las unidades aclaran las cosas entre ellas Previene que la matriz se convierta en un obstáculo al proceso Proceso entre compañías sale del camino crítico Libera al personal de Finanzas Página 9

10 del tiempo usado en tares que no agrega valor Permite más tiempo para analizar datos en vez de recolectando datos y reconciliándolos 1.11 En resumen El sistema Business Planning and Consolidation Estandariza Obliga Defines Flujo de Procesos de Negocio Provee Auto Servicio de Informes Permite crear Journals Permite Consolidar Permite la colaboración entre usuarios Da confianza Página 10

11 1.12 Plan y ejecución. Monitoreo y análisis Comunica Comunica metas top down, tiempos límites, y guías Recoge Crea planes y pronósticos colaborativamente Consolida y modela múltiples escenarios Informa Distribuye planes y analiza variaciones para conducir re-pronósticos Página 11

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