Indicadores de Gestión a través del Software ALEPH

Transcripción

1 UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL NORTE Indicadores de Gestión a través del Software ALEPH Septiembre 2010 Evangelina Salazar Pedro Robles

2 Necesidad Extraer de forma rápida y precisa los datos de los sistemas tecnológicos que apoyan a Biblioteca Sistema para gestión de Bibliotecas ALEPH. Sistema de control de entrada y salida (torniquetes) Metabuscador Bases de datos Sitio Web de Sistemas de Biblioteca Procesar los datos transformándolos en información vital para el funcionamiento de biblioteca. Contar con una herramienta que gestione los datos de los sistemas que apoyan biblioteca.

3 Requerimientos INTERNAS Biblioteca Institución memoria de gestión y departamentos EXTERNA Instituto Nacional de Estadísticas INE Comisión Asesora de Bibliotecas CABID Comisión Nacional de Acreditación CNA Chile Fondo de Fomento y Desarrollo Científico y Tecnológico FONDEF América Economía Consejo de Rectores

4 Requerimientos por área de Biblioteca ARI Reporte Títulos y Copias por Método de ADQ Reporte Copias catalogado por Método de ADQ Cantidad de Copias por Tipo Material ADQUISICIONES Cantidad de Títulos y Copias Ingresados al Sistema por Colección Fascículos ingresados vía modulo de seriadas Títulos Precatalogados Reporte por Método de ADQ- CIRCULACIÓN Reporte de CASH Funcionario Reporte de Devoluciones Tardías Préstamos por Usuarios Préstamos por Ítem Préstamos por Usuario Staff Préstamos por Hora Distribución de Usuarios Activos Ranking de títulos mas solicitados

5 Herramienta de Gestión Adquisición de Software de gestión no viable Solución Actual: Extracción de indicadores de gestión a través del software ALEPH

6 Como se hace La construcción de indicadores se realiza mediante varias herramientas: Módulos del Sistema Scripts en línea de comandos Reportes WEB Módulos del Sistema proveen ciertos reportes básicos. También se utilizan las búsquedas CCL mediante índices de palabras o alfabéticos Se requiere definir bien que índices se necesitan para la recuperación de información. Ej. WBA=Libros AND DDC=100->150

7 Como se hace Scripts que se ejecutan en el entorno del sistema linux. Ejecutar comando gen_tit_cmpo <ant coq> <WCA o DDC o WFM o WBA> <Patron> /gen_tit_cmpo ant WCA DERECHO Estos scripts permiten ejecutar consultas mas complejas de manera de obtener listados con la información requerida.

8 Como se hace Queries, mediante consultas a la base de datos ORACLE. Se utilizan variadas herramientas TOAD, MS ACCESS, EXCEL, etc. La tablas de consulta son: Tabla Z13 Z30 Z36 Z35 Z103 Z30H_UCN Z37 Z30H Z36H Z309 Descripción Tabla resumen con datos de titulo, autor, no. Sistema, año, Dewey Tabla con información de itemes o ejemplares tales como: Cod. Barras, Estatus de Item, Estatus Proceso, no. Inventario, Fecha de Ingreso, Fecha de actualización Tabla de prestamos vigentes Tabla con históricos de transacciones de circulación Tabla que permite vincular registros bibliográficos y de ejemplares Tabla creada para consignar los ingresos de nuevos itemes por parte de personal de BIDOC Tabla que almacena reservas vigentes Tabla de almacenamiento de las modificaciones en el registro de item. Tabla de almacenamiento de los prestamos realizados Bitácora de circulación

9 Que se obtiene Reportes MODULO

10 Que se obtiene Reportes MODULO

11 Que se obtiene

12 Que se obtiene

13 Limitaciones y Problemas Reportes inmaduros e insuficientes del software: Los actuales reportes de ALEPH no satisfacen las necesidades de información planteadas anteriormente. Esto debido al carácter transaccional del sistema. Actualmente, la información esta dispersa entre los diferentes módulos, no se pude cruzar y no son flexibles. Tablas internas insuficiente del sistema: Al analizar los datos en las tablas del sistema, nos encontramos con datos insuficientes. Por ejemplo, Que usuario creó un registro de Item?

14 Limitaciones y Problemas Alimentación ambigua o deficiente del Sistema:

15 Modulo de catalogación: Registro de Ítem, Campo Tipo de Material Formato o Soporte? Ante la pregunta: Para el titulo X Cuantas copias están en soporte papel y cuantas están en soporte electrónico?

16 NO SABEMOS!!!

17 Creación del Registro Bibliográfico

18 Campos obligatorios en los registros de las publicaciones seriadas electrónicas y la integración de recursos electrónicos Para los propósitos actuales, y al interpretar esta afirmación, se aplica a cualquier recurso cuya compañía es electrónico, independientemente de la naturaleza del contenido

19 Ejemplo:

20 Copias (ejemplares o item)

21 Campo Tipo de Material Formato Soporte

22 Modulo de seriadas generacion del calendario de revistas

23 Modulo Seriadas

24 En Resumen El modulo seriadas genera por defecto el tipo de material ISSUE. Este se refleja de manera automática en el modulo de catalogación Dentro del sistema se utiliza para un proceso de ordenamiento de los fascículos en el calendario Al tratar de alterar este valor en el campo desde el modulo seriadas, alteramos una funcionalidad del sistema

25 Campo tipo de material El sistema entrega un campo en el registro de ítem en el cual se asocia el tipo de material Nosotros necesitamos asignar soportes físicos en dicho campo y no formatos. Por la filosofía de trabajo del modulo, se han definido formatos y soportes. Se produce ambigüedad y conflictos al momento de generar estadísticas. Al querer cambiar el campo definiendo solo soportes, nos encontramos con el problema que algunos valores de dicho campo están vinculadas a otras funcionalidades del modulo del sistema Cualquier herramienta de gestión que apliquemos sobre estos conceptos (soporte y formato), será confusa. Mientras no podamos corregir esto, no podremos definir estadísticas claras y precisas

26 Conclusiones Es muy importante contar con alguna herramienta que permita gestionar la información almacenada del sistema e integrarla a otros sistemas. Esta herramienta debe ser capaz de obtener información que permita la toma de decisiones, con información oportuna y valida. Los sistemas de soporte a la toma de decisiones (SSD) son una alternativa para apoyar esta necesidad de información. Es muy importante que el proveedor mejore aspectos de almacenamiento de datos del software, como también aspectos conceptuales. Es muy importante alimentar correctamente el software para extracción de datos: estandarizar conceptos, correcta

27 Gracias!!!