Manual de Normas Parlamentarias y Administración de Asambleas

Transcripción

1 SECRETARIA DE AGRICULTURA Y GANADERIA Servicio de Educación Agrícola Capacitación Y Desarrollo Agroempresarial SEDUCA Manual de Normas Parlamentarias y Administración de Asambleas 1 Febrero de 2015

2 Introducción Para el ejercicio de sus funciones, autoridades y funcionarios o miembros de organizaciones de diferente índole, dedican parte del tiempo al desarrollo de reuniones, procesos de capacitación, sesiones de corporación municipal, talleres de trabajo y otros tipos de reuniones como en el patronato, juntas de agua, caja de ahorro y crédito, entre otras, donde participan personas con diferentes preferencias políticas, puntos de vista y opiniones; por lo que siempre se presentan debates y discusiones. Esto no representa ninguna dificultad; al contrario, la discusión y el debate informado conducen a mejores resultados y decisiones. Sin embargo, cuando se discute sin que nadie dirija el proceso, se corre el riesgo que el grupo de participantes se desvíe, se pierda tiempo, la discusión sea dominada por unas pocas personas y en el peor de los casos, no se llegue a ninguna conclusión, consenso, o no se obtengan los resultados previstos. En otros casos, las reuniones no se realizan con la suficiente preparación o se evade la participación de ciertos sectores o bien los participantes son convocados sin tener suficiente información. Todo esto tiene también el riesgo que las reuniones generen o terminen en conflictos, bien sea porque se toman decisiones sin ser debidamente consensuadas, o bien porque los participantes no tienen todos los elementos de juicio por falta de información. Con el propósito de contribuir a evitar estos problemas, este documento presenta parte algunos mecanismos parlamentarios para que la población conozca el manejo adecuado de diferentes reuniones con los miembros representantes de las diferentes organizaciones tanto locales como nacionales. 1. Normas Parlamentarias Para poder promover el orden, en las diferentes reuniones de diferente índole, en donde la discusión y la toma de decisiones son fundamentales para el desarrollo y funcionamiento de las mismas, es necesario adoptar ciertas reglas universales para regular la conducción de las reuniones, a estas se le denominada: Procedimientos Parlamentarios Definición de Procedimientos Parlamentarios Se define como procedimientos parlamentarios a: Al conjunto de leyes, normas o reglas de orden, Las que regulan la relación y convivencia de los miembros de una organización. Dirigidas a promover el orden y eficiencia en la conducción de las sesiones y demás reuniones que lleven a cabo. Todo lo anterior se rige conforme a principios y valores establecidos en la Constitución de la República y demás leyes que regulan el accionar de la organización 2

3 2. Propósito fundamental de los Procedimientos Parlamentarios. El propósito fundamental de los procedimientos parlamentarios es: Facilitar las reuniones en forma ordenada y eficiente, Regular la discusión y deliberación, Inducir al respeto de la decisión de las mayorías, una vez que las minorías han tenido la oportunidad de expresarse, Respetar a los presentes como a los ausentes, y Un instrumento para el fortalecimiento de la democracia. Los procedimientos parlamentarios permiten en su aplicación reglas de rigurosidad y flexibilidad. La experiencia ha demostrado que es necesario usar los procedimientos parlamentarios en: Grupos numerosos, mayor es la necesidad utilizarlos. Mientras menos estrechos sean los nexos y objetivos entre los miembros de la organización, Mientras más candentes y críticas sean las cuestiones que han de decidirse en una organización más necesaria será la estricta aplicación del procedimiento parlamentario. 3. Principios que Rigen a los Procedimientos Parlamentarios. Los principios que rigen los procedimientos parlamentarios son de aceptación universal. Los siguientes principios, también son aplicables a las sesiones de cualquier organización. Libre discusión. La igualdad. La libertad. La justicia. El orden. La oportunidad de las minorías y La decisión de las mayorías que es la que debe prevalecer. Quizás el principio de ley parlamentaria más importante es el de los derechos: El derecho de la mayoría de últimamente gobernar, El derecho de la minoría de ser oída, y El derecho del individuo de participar en el proceso de tomar decisiones 4. Las Reglas más Importantes en Normas Parlamentarias. El líder que preside una reunión o asamblea debe estar bien preparado antes de declarar abierta la sesión. Él deberá tener en cuenta lo siguiente: Preparar una agenda o temario; es decir, una lista de los asuntos que habrán de tratarse, en el mismo orden en que van a ser considerados. 3

4 Nota: El enviar la agenda a los miembros antes de la reunión o asamblea no constituye tan sólo una buena invitación sino que también es un aliciente para que asistan. Saber de antemano qué puede esperarse de los informes y cerciorarse de que todos los que deban rendirlos. Preparar el local de la reunión y asegurarse de que esté dispuesto de manera tal que el presidente(a) o el orador(a) pueda ver a todos los presentes, evitando así que se pueda pasar por alto a alguien. El líder que presida la reunión o asamblea deberá tener un bosquejo (si no escrito, al menos mental) del rumbo general y el propósito de cada punto de la agenda. El estar preparado le permite al presidente(a) orientar al grupo y evitar que la reunión se realice sin rumbo fijo. 5. La Agenda La reunión debe ser planificada de antemano y debe ser guiada por una agenda, preferiblemente circulada con anterioridad a la asamblea. Hay flexibilidad en cuanto a los puntos que debe incluir una agenda. Los siguientes se pueden considerar requisitos básicos: Puntos a incluir en la agenda Apertura de la sesión Bienvenida Establecimiento de quórum Aprobación de la agenda Requisitos básicos El que preside la reunión da por iniciado la asamblea, en primera o segunda convocatoria, según sea el caso. Una vez declarada abierta la reunión, la persona que abrió la sesión continuará presidiendo. Saludo y felicitación a todos los miembros asistentes a la asamblea por su interés y puntualidad en la reunión Determinar si hay suficientes miembros presentes para iniciar la asamblea; es decir, si hay quórum. Por lo general, el quórum consiste en la mayoría (más de la mitad) de los miembros de la asociación. La agenda debe estar por escrito en un lugar visible del local o en la carpeta de cada miembro de la asamblea. Luego de una explicación breve por parte del presidente y con las aclaraciones necesarias se debe proceder a aprobar la agenda. Observaciones Nota: Se sugiere cantar el Himno Nacional como apertura de la asamblea. Nota: El presidente deberá explicar el motivo de la asamblea y hacer que se adopten reglas parlamentarias que garanticen un procedimiento ordenado de la asamblea. Nota: No podrá darse comienzo a una asamblea sin que haya quórum. Este requisito impide que una minoría que no representa la voluntad soberana de la asociación pueda tomar decisiones en nombre de ésta. Nota: No se puede en ningún caso seguir con la asamblea si la agenda no es aprobada. Aprobación del acta anterior El próximo asunto ha de ser la aprobación del acta de la reunión o asamblea anterior, después de su lectura y correcciones pertinentes. Mediante este procedimiento se informa a los presentes de lo que ya se ha hecho y se evita la pérdida de tiempo en repeticiones innecesarias 4 Nota: No hay que olvidar que el acta debe ser un resumen de los acuerdos de asamblea.

5 Correspondencia Informes Se da lectura a todas las correspondencias llegadas a la Asamblea, si es extensa, se recomienda leer el tenor de la carta. La persona que rinde el informe lo lee en su totalidad o simplemente se limita a indicar los puntos más importantes. Concluye con una moción en que solicita que se tomen las medidas que exige el informe, Puntos a discusión Asuntos varios Clausura Todos los puntos a discusión, debidamente secundados pasaran a formar parte de Orden del día, agrupados y seleccionados según asunto. Estos deben presentarse por escrito o verbalmente, con anticipación o en el momento mismo, según lo indique el reglamento interno de la asociación. Asuntos pendientes: Los que quedaron de la asamblea anterior. Asuntos nuevos: Se incluyen los pedidos de los socios, los asuntos que procedan de los informes y los asuntos que resulten del debate de la misma asamblea. Elecciones: de directivos, comités y comisiones. Entre otras. Es posible que se pueda leer el resumen de los acuerdos de la asamblea que está concluyendo. 6. Quince Reglas Parlamentarias Importantes Regla Núm. 1: Solamente los Socios activos, representados por sus DELEGADOS TITULARES participarán, con voz y voto en la Asamblea. El debate sobre asuntos en discusión estará limitado a dos turnos o rondas y si fuera necesario, según sea el caso, se extenderá a una tercera y cuarta ronda de no más de 2 minutos cada uno. Regla Núm. 2: Para participar en el debate o presentar mociones, el delegado deberá solicitar permiso del Presidente de la Asamblea para hacerlo. Deberá ser reconocido y aceptado su participación por el Presidente antes de hacer uso de la palabra. Regla Núm. 3: En todo momento cada deponente se dirigirá sólo al Presidente(a) y observará las normas de cortesía acostumbradas. Regla Núm. 4: Al debatir, tiene que ceñirse al tema objeto del debate; expresarse en forma impersonal (sin aludir a nadie); demandar de la presidencia protección contra interrupciones impropias; limitar su exposición al tiempo acordado para el turno que consume y mantenerse de pie, salvo por impedimento físico. Regla Núm. 5: El proponente de una moción tiene derecho a iniciar y cerrar el debate. 5

6 Regla Núm. 6: Todas las mociones deben ser secundadas por otro delegado titular. El presidente en ninguna ocasión debe hablar en pro ni en contra de una moción, ni expresar sus opiniones sobre la misma, sin antes nombrar a otra persona que presida la asamblea para hablar. Ninguna moción puede contradecir los estatutos ni el reglamento interno de la asociación. Regla Núm. 7: Una Moción principal es cualquier moción que se presente a la asamblea para tratar algún asunto en particular. Una moción principal no puede ser presentada si hay alguna otra moción bajo consideración. Regla Núm. 8: La cuestión previa es el nombre dado a la moción para cerrar un debate y de inmediato pasar a votar sobre el asunto bajo consideración y cualquier otro asunto que la moción bajo consideración especifique. Regla Núm. 9: Cuestión de Orden. Si se nota que hay un error en el procedimiento o un conflicto con los reglamentos internas de la asociación, sin esperar a que termine de hablar el orador, el delegado podrá presentar una Cuestión de Orden. No requiere apoyo Regla Núm. 10: Uso De La Palabra. Se otorgará la palabra a quien lo solicitó primero, una vez que haya terminado se otorgará la palabra a quien lo secundó en pedir la palabra. Está prohibido ponerse de pie o levantar la mano mientras que otra persona está hablando. De darse el caso de que varios miembros deseen simultáneamente hacer uso de la palabra, la presidencia deberá considerar las siguientes reglas: a) La persona que presente una moción recibirá prioridad sobre todos los demás, aún cuando haya sido la última en pedir la palabra. Esto se hace a fin de que pueda explicar su moción. b) Nadie tendrá derecho a hablar por segunda vez hasta que todos hayan sido escuchados c) La presidencia deberá alternar los oradores de las diversas opiniones enfrascadas en la discusión d) El derecho de la palabra tiene sus límites, para ofrecer una oportunidad a todos. Regla Núm. 11: El voto de la mayoría decide. Es importante saber qué piensa la mayoría. La minoría tiene la obligación de aceptar la voluntad de la mayoría. Regla Núm. 12: Solamente se puede considerar un asunto a la vez. Corresponde al presidente mantener la discusión sobre UN SOLO PUNTO, según la procedencia de cada moción, sin permitir referencias a mociones anteriores, mociones todavía pendientes, o asuntos extraños al tema. Regla Núm. 13: Reconsideración. Se aplica a la votación de cualquier moción ya votada y se considera solamente cuando no hay otro asunto bajo discusión. Sirve para abrir de nuevo el debate de un asunto como si no hubiera habido votación, para que proceda una reconsideración, será necesario que la mitad mas uno de los delegados participantes lo requieran. Regla Núm. 14: Las votaciones. Se podrá emplear varias maneras de votación, según el caso amerite, esto puede darse a pedido de un delegado o por decisión del presidente: Ponerse de pie, Levantar la mano, Por lista cada miembro contesta sí o no al oír su nombre y por cédula escrita. Regla Núm. 15: Al levantar o suspender temporalmente la asamblea, se debe fijar la fecha y hora en que se reiniciara la asamblea, este asunto debe ser votado y aprobado para que proceda la suspensión. 7. Bibliografía 6

7 Manual de Normas parlamentarias, Parlamentarias-y-Administracionde-Asambleas. Figuras en google 7