BOGOTÁ D.C., AGOSTO DE 2012.

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1 El Fondo Adaptación, requiere contratar el servicio para configurar, parametrizar y poner en funcionamiento el Sistema de Gestión Documental en la Entidad, previa elaboración de sus TRD (Tablas de Retención Documental), organización de su documentación de archivo de gestión y. BOGOTÁ D.C., AGOSTO DE 2012.

2 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN Mediante el Decreto 4819 del 29 de diciembre de 2010, se creó el Fondo Adaptación, cuyo objeto es la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de "La Niña", con personería jurídica, autonomía presupuestal y financiera, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Según el Decreto 4819 de 2010, este Fondo tiene como finalidad la identificación, estructuración y gestión de proyectos, ejecución de procesos contractuales, disposición y transferencia de recursos para la recuperación, construcción y reconstrucción de la infraestructura de transporte, de telecomunicaciones, de ambiente, de agricultura, de servicios públicos, de vivienda, de educación, de salud, de acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundables estratégicas, rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados por la ola invernal y demás acciones que se requieran con ocasión del fenómeno de "La Niña", así como para impedir definitivamente la prolongación de sus efectos, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo, de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo. Que en la actualidad la administración y gestión de los documentos que ingresan o salen de la Entidad corresponden a un sistema simple de registro manual de la correspondencia. Que de acuerdo con el incremento de la gestión administrativa del Fondo Adaptación, se requiere el manejo no sólo de la documentación administrativa propiamente dicha, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además se requiere el control de los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, la captura de información desde bases de datos de producción, y otros que deben enlazarse con los contenidos de archivos, bibliotecas, centros de documentación que permitan realizar búsquedas y recuperar información en cualquier lugar. Que el desarrollo de la gestión documental está directamente relacionado con los procesos corporativos de las organizaciones. Los documentos son la evidencia objetiva de todas las actividades desarrolladas entre las áreas y las Entidades y se constituyen en elementos probatorios en aquellos casos donde se presenten eventos que alteran el normal desarrollo de los procesos internos y externos de la organización. Además el alto volumen de información que está recibiendo el Fondo Adaptación hace necesario la implantación de soluciones que estén a tono con el desarrollo tecnológico. Que los objetivos más importantes de un servicio de información y documentación son analizar, diseñar y desarrollar sistemas, métodos, instrumentos y técnicas de tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información, lo cual requiere de un marco metodológico, que permita la gestión segura y eficiente de la información y la documentación que se genera a lo largo del proceso de gestión documental. Que esta gestión tiene que: a) ser sistemática y susceptible de automatización, b) basarse en los principios derivados de la Ciencia de la Documentación, c) permitir y potenciar el Trabajo Corporativo y d) adoptar las nuevas Tecnologías de la Información. Que estos proyectos de desarrollo de un producto documental, conllevan, en primer lugar, una serie de operaciones que tienen unas características diferentes de las que se presentan en las actividades de la explotación habitual y, en segundo lugar, generan constantemente a lo largo de su desarrollo, una cantidad importante de información y documentación, que exige un método riguroso para su producción y control. Que para el aprovechamiento del aprendizaje en este sentido, el Fondo Adaptación solicitó apoyo a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, Entidad que lleva largos años de experiencia en la implementación del Sistema de Gestión Documental ORFEO. Página 2

3 Que mediante radicado 1176 de fecha 06 de junio de 2012, la Superintendencia de Servicios Públicos indicó al Fondo Adaptación que 1. El sistema de Gestión Documental ORFEO fue licenciado bajo licencia GNU/GPL (General Public License), que permite a cualquier entidad o empresa hacer uso de la herramienta, estudiarla, modificarla y re-distribuirla simplemente reconociendo que ésta nació en Colombia, en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y que cualquier modificación que se le haga quedará automáticamente licenciada bajo la misma licencia GPL. En consecuencia para su uso no es necesario realizar la suscripción de un convenio interadministrativo. 2. El Fondo Adaptación puede realizar un acercamiento al sistema ORFEO a través de la información que se encuentra publicada en Internet, donde se pueden ubicar diferentes versiones del software (.) por otra parte las Entidades Públicas tienen entre otras las siguientes opciones para la instalación e implementación del Sistema Orfeo ( ) 2.contratar los servicios de un tercero.. Que consecuente con todo lo anteriormente anotado y teniendo en cuenta que el sistema de correspondencia que actualmente maneja el Fondo Adaptación tiene como fundamento principal ofrecer a los clientes externos e internos una información eficiente sobre los trámites que realicen ante la organización, a través de documentos escritos: oficios, memorandos, medios electrónicos, objetivo que en la práctica diaria es imposible de cumplir como se viene realizando en la actualidad, se requiere la contratación de un tercero (Persona Natural o Persona Jurídica) que apoye la implementación del Sistema de Información ORFEO a las necesidades institucionales, aprovechando la sinergia con la experiencia de la Superintendencia de Servicios Públicos domiciliarios. Que teniendo presente los requerimientos que en esta materia se dan por diferentes dependencias de la entidad, se concluye la necesidad inaplazable de buscar la forma de implementar un sistema de información integral que permita registrar los datos de todos los servicios solicitados a nivel nacional y hacer el respectivo seguimiento y control hasta la culminación del servicio dentro de los términos de ley; generando la información estadística respecto de las peticiones, quejas y reclamos recibidas y tramitadas y ajustando los procedimientos a las tablas de retención documental de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación, cuyo componente es básico en la implementación del sistema de gestión de la calidad en las entidades del estado obligadas por la ley 872 de 2003 y en concordancia con el modelo estándar de control interno MECI siendo uno de los propósitos de éste, mejorar el desempeño institucional. b. Justificación de la necesidad: Con el fin de implementar el sistema de gestión documental, el Fondo Adaptación considera que Orfeo es una eficiente herramienta tecnológica, toda vez que, es un sistema que permite digitalizar, indexar, clasificar y almacenar los documentos que se producen o reciben en una organización y registrar su trazabilidad con el fin de permitir el control total de su ciclo de vida. Como antecedentes históricos de la implementación de Orfeo en Entidades Publicas, se conoce que este sistema surgió como solución a un problema específico en la Superintendencia de Servicios Públicos, así, con el tiempo se demostraría que ese problema es una constante en la mayoría de las organizaciones tanto públicas como privadas de nuestro país, y se ha evidenciado que con Orfeo es posible suplir esas necesidades en cuanto a producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de sus documentos, gracias a que fue diseñado con base en las políticas establecidas por la normatividad archivística, y además permite la posibilidad de adaptarse a las necesidades que surgen al interior de cada Entidad La implementación del sistema Orfeo específicamente en el Fondo Adaptación se debe basar en la una solución a la necesidad identificada sobre la gestión de los documentos y teniendo en cuenta la siguiente información específica de la organización INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA ORGANIZACIÓN Página 3

4 Ubicación : Bogotá Sucursales: Una Dirección: Centralizada Áreas de Trabajo: 10 Colaboradores: 87 Usuarios Potenciales: 87 Área de Gestión Documental: No Plan de Gestión Documental: No Clasificación Documental: No Unidades de Correspondencia: Una Red Computacional: No Solo Internet Equipos de Computo: Si Uno por usuario Por lo cual, son varios los elementos que justifican la realización de este proyecto, así: Es una solución acorde con las últimas tecnologías y que por su tipo de licenciamiento y las condiciones de su mantenimiento, garantizan una reducción de costos a corto, mediano y largo plazo para la organización. Oportunidad de Gestión Cultura Organizacional: Control de Tareas Control de Información: Centralización de datos, control de tareas, indicadores de gestión Actualidad de Proceso: Base de datos, depuración de procedimientos Aprovechamiento de Recursos: Disminución de insumos de gestión documental Genera un aporte representativo y cuantificable en el tiempo, al mejoramiento de la cultura y el clima organizacional del FONDO. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Y SUS ESPECIFICACIONES. 2.1 Objeto: El Fondo Adaptación, requiere contratar el servicio para configurar, parametrizar y poner en funcionamiento el Sistema de Gestión Documental en la Entidad, previa elaboración de sus TRD (Tablas de Retención Documental), organización de su documentación de archivo de gestión y central, capacitación de sus funcionarios y brindando el servicio de soporte a su. 2.2 OBLIGACIONES DE LAS PARTES: Obligaciones del Contratista: El contratista en el desarrollo de su objeto contractual, se compromete a realizar las siguientes actividades durante la ejecución de cada etapa: 1. Realizara las siguientes actividades, en ejecución de las etapas definidas en la propuesta, así: Etapa I-Organización: Es indispensable programar reuniones y establecer métodos de comunicación efectivos que optimicen y faciliten la gestión de investigación del equipo de EL CONTRATISTA Página 4

5 Los trabajos de organización e inventario se harán sobre la base de 60 metros lineales de documentación. En caso de existir mas de los mencionados 60 metros lineales de documentación, el trabajo adicional sobre metro lineal tendrá un costo adicional de conformidad con la propuesta presentada por el CONTRATISTA Para la especificación de políticas y lineamientos se requiere como mínimo la participación de las áreas de Gestión de Documental, Informática y Planeación (en su defecto el área homóloga encargada de la función de Organización y Métodos) Cumplimiento de requerimientos Técnicos Documentales Se tendrá como insumo para el desarrollo de las actividades de Organización Documental la Guía de Implementación de Proyectos de Gestión Documental, documento que hace parte de los lineamientos del Archivo General de la Nación para proyectos de este tipo. Se aplicarán las directrices del Acuerdo No. 039 del 31 de octubre de 2002 del Archivo General de la Nación, las normas que lo modifiquen y demás normatividad que rige la materia, en la elaboración de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de De acuerdo al diagnóstico y evaluación de los temas misionales y administrativos, se presentarán al supervisor los requerimientos que se llegasen a necesitar por EL FONDO para la implementación de la solución integral de Gestión documental y de contenido. Se aplicarán las directrices del Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002 del Archivo General de la Nación, las normas que lo modifiquen y demás normatividad que rige la materia, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000). Se aplicarán los mandatos de la directiva presidencial 04 de 2012 que se anexa al presente documento y políticas de Gobierno en línea. Cumplimiento de requerimientos para la Organización Física del Archivo Se preparará físicamente la información y los documentos a organizar. Se realizará inventario documental inicial Se realizará la depuración de los documentos Se organizarán los documentos aplicando las Tablas de Retención Documental (TDR) elaboradas. Se llevará a cabo el respectivo almacenamiento en sitio (en EL FONDO) acorde con las políticas establecidas y el espacio designado para ello. Se entregará el Inventario documental inicial depurado. Etapa II - Análisis Se identificarán y ajustarán algunos procedimientos de administración documental que se llevarán a cabo con apoyo del sistema. No será labor de EL CONTRATISTA documentar procedimientos nuevos ni modificaciones a otros existentes, de tipo misional o de apoyo de EL FONDO distintos a los relacionados con los procesos básicos que componen la gestión documental. El alcance de la obligación del equipo de trabajo designado por EL CONTRATISTA está enmarcado por actividades mediante las cuales asesorará y sugerirá a la entidad, métodos y buenas prácticas para la definición o ajuste de los procedimientos establecidos para recibir, registrar, distribuir, almacenar y recuperar documentos por medio de Orfeo. De manera permanente se requiere la comunicación con las áreas de Gestión Documental y de Tecnología de EL Página 5

6 FONDO Se requiere del apoyo continuo de los grupos directivos de la entidad. En esta etapa se afinarán detalles de planeación de algunas actividades de etapas posteriores. Etapa III- Socialización del Proyecto Se llevarán a cabo en esta etapa una serie de reuniones y presentaciones con los directivos y todos los funcionarios o contratistas que serán usuarios finales del sistema. La organización de las sesiones de sensibilización, la citación del personal que deba asistir a cada una, la logística y el apoyo tecnológico serán responsabilidad de EL FONDO EL CONTRATISTA preparará los temas de cada sesión acorde con el perfil de las personas que asistirán e incluirá dentro de las conferencias a dictar, un espacio importante de análisis sobre sobre la reacción al cambio. Etapa IV- Instalación del aplicativo EL CONTRATISTA instalará la última versión estable propuesta por la comunidad de Orfeo GPL. En caso de requerirse ajustes personalizados, se calculará su costo en tiempo y previa aprobación de ejecución por parte de EL FONDO se llevará a acabo la escritura de nuevo código y se descontará el mencionado tiempo de las horas disponibles en la bolsa de horas contratada. Los componentes Cliente que requiere el sistema, deberán estar debidamente configurados en los equipos de los usuarios finales de Orfeo tales como: navegador, fuente de código de barras, procesador de texto, plugins ODF; así como las configuraciones propias de acceso y seguridad de dichas máquinas, será responsabilidad del área encargada de mantenimiento de la plataforma tecnológica. Orfeo usará una conexión al motor de Base Datos Postgre SQL. Etapa V- Configuración y parametrización del aplicativo EL FONDO suministrará dentro del término establecido de común acuerdo, la información insumo necesaria para la puesta en producción del sistema. Se hará el cargue de los datos obligatorios y de aquellos que reflejan la base de las Reglas de Negocio de la entidad como por ejemplo las Tablas de Retención Documental, la distribución jerárquica de las Dependencias y los perfiles de Usuario. Cumplimiento de requerimientos Técnicos y Tecnológicos TIC`s Orfeo generará las trazas mínimas de las operaciones más relevantes con los documentos y con los contenidos, las cuales permitirán realizar los procesos suficientes de una auditoría. Orfeo permitirá consultar las diferentes trazas generadas sobre las operaciones con los documentos. Orfeo permitirá la generación de reportes de las trazas de auditoría que se generen. EL CONTRATISTA garantiza que los datos e información de EL FONDO residentes en las bases de datos y en la aplicación, solo podrá ser accesada por los usuarios definidos por la entidad apoyados en las condiciones de seguridad y confidencialidad que brinda Orfeo. Orfeo permite la configuración de notificaciones o alarmas, de acuerdo a eventos configurados sobre las etapas del ciclo de vida de los documentos. Se utilizará el formato.pdf como resultado del proceso de digitalización de los documentos que ingresen a la entidad. Página 6

7 Etapa VI- Pruebas y ajustes Se ejecutará un plan de pruebas de manera conjunta con EL FONDO, para lo cual se debe disponer de personal que acompañe a EL CONTRATISTA en el desarrollo de esta tarea. Etapa VII- Implementación y ajuste de sistema piloto Este piloto sirve de base para la ejecución del Plan de Capacitación, lo que permite que en el mismo se incluyan temas propios de procedimientos específicos de la gestión de los documentos. EL CONTRATISTA brindará asesoría para que con base en la normatividad vigente emitida por el Archivo General de la Nación, se establezcan las reglas de negocio fundamentales requeridas para el cumplimiento del Programa de Gestión Documental de EL FONDO Cumplimiento de requerimientos Técnicos y Tecnológicos TIC`s Orfeo cuenta con un módulo de administración (panel de control) para la creación y administración de usuarios. Orfeo se configurará bajo características que permitan la conexión de manera segura (https). Orfeo cumplirá la condición que permite que los equipos cliente se conecten mediante el uso de un navegador (browser) de internet, sin requerir software adicional especial instalado.. Orfeo permitirá la generación de estadísticas de cada uno de los módulos. Orfeo permitirá la inclusión de los formatos estándares que existan MS-OFFICE, Imágenes (JPEG, TIFF), ADOBE PDF, ARCHIVOS MULTIMEDIA (VIDEO, AUDIO), Archivos de OpenOffice y formato de Texto (CDV, Txt, XML). Orfeo permitirá la parametrización de flujos de trabajo básicos(workflow). Orfeo podrá establecer niveles de autorización a los diferentes módulos. Orfeo proporcionará al usuario final ayudas en línea mediante un manual y/o documentación referencial. Orfeo permite la integración con el correo electrónico, con el fin de generar notificaciones, alertas y reportes. Orfeo permitirá la realización de consultas mediante un motor de búsqueda textual sobre el contenido de los registros indexados en la base de datos, mas no en el contenido documental. Etapa VIII- Capacitación Se llevarán a cabo específicamente nueve (9) sesiones de capacitación para grupos de hasta DIEZ (10) personas cada una, con el fin de transmitir el conocimiento de acuerdo a los perfiles establecidos, a un máximo de NOVENTA (90) usuarios finales. No todos los usuarios reciben el mismo tipo de capacitación y los temas a ver en cada sesión dependen de esa condición. EL CONTRATISTA garantiza que cada usuario recibirá el conocimiento necesario de acuerdo a su rol dentro del área a la que pertenece para manejar de manera autónoma la herramienta una vez sea capacitado y que se verán todos los temas tanto de Instalación, Mantenimiento básico y Administración como de Manejo de Funcionalidades específicas y Administración del Sistema. EL CONTRATISTA preparará y presentará para aprobación de EL FONDO, un Plan de Capacitación que incluirá los temas de cada sesión acorde con la mencionada segmentación de la población de usuarios finales y retomará el tema de reacción al cambio en un espacio de cada sesión. La organización de las sesiones de capacitación, la citación del personal que deba asistir a cada una, la logística y el apoyo tecnológico serán responsabilidad de EL FONDO EL FONDO proporcionará el espacio adecuado para llevar a cabo la transmisión del conocimiento sobre la Página 7

8 herramienta de manera cómoda y adecuada. En caso de no tener EL FONDO una sala de capacitación, es importante que desde este momento se considere la adecuación de un lugar que cumpla con las condiciones propias para la realización de actividades de tipo académico en modo práctico, con puestos de trabajo (mesas, sillas y equipos de cómputo) por usuario a capacitar en cada sesión. Es decir se requiere una sala con DIEZ (10) puestos habilitados para la ejecución de los talleres de capacitación. EL CONTRATISTA puede asesorar a EL FONDO con base en su experiencia en otras entidades, para la consecución de un espacio fuera de la entidad o montar (proveer los equipos de cómputo configurados adecuadamente y en red) una sala de capacitación temporal en un espacio proporcionado por la entidad. Etapa IX- Puesta en producción EL CONTRATISTA ejecutará un plan de puesta en producción el cual tiene como objetivo la ejecución de las actividades requeridas para poner a disposición de los usuarios finales, las diferentes es del sistema y de acompañamiento a los mismos para su buen uso. Esta actividad deberá ser previamente socializada y la entidad deberá alistar los recursos necesarios para brindar el apoyo adecuado a los usuarios del sistema. Cumplimiento de requerimientos Técnicos y Tecnológicos TIC`s EL CONTRATISTA certifica que la infraestructura que soporta el sistema Orfeo cumple con las condiciones que brindan seguridad perimetral garantizando un esquema de seguridad a la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos de EL FONDO EL CONTRATISTA informará el procedimiento de copia de respaldo (backup) que se ejecutará y con qué periodicidad se llevará a cabo. El procedimiento inicial propuesto y que se someterá a evaluación y aprobación corresponde a la generación de copias de respaldo diarias realizadas en periodos de tiempo no influyentes en el desempeño de la del aplicativo, sobre la Base de Datos y sobre el sistema de archivos que aloja la bodega de imágenes y documentos relacionados con la gestión cotidiana. EL CONTRATISTA generará y entregará copia de respaldo (backup) en medios ópticos (CD, DVD, BLUE RAY) de los datos e información correspondiente cada dos (2) meses. EL CONTRATISTA garantiza que al terminar el contrato todos los documentos, originales, digitales, archivos y demás, como también las reglas de negocio y esquemas de indización, serán entregadas y transferidas al Fondo. Orfeo brindará el acceso hasta 100 usuarios de manera concurrente. Orfeo tendrá una disponibilidad mínima del 99,6 %. Orfeo estará disponible 7 X 24 X 365. o Orfeo estará en su máxima disponibilidad en el horario, lunes a viernes de 7:00 AM 6:00 PM. Etapa X- Soporte funcional y técnico Servicio de Soporte Funcional El servicio será prestado por personal experto en la de Orfeo que cumplirá las siguientes funciones: o Clasificar y registrar en un medio que permita el seguimiento a la trazabilidad del servicio de atención y de acuerdo a criterios de prioridad y complejidad, las solicitudes de los usuarios. o Atender al usuario que hace la solicitud para dar explicación sobre el correcto uso de la herramienta o responder a las inquietudes de tipo funcional que el usuario pueda presentar. o Capacitar a usuarios nuevos en diferentes es de Orfeo requeridas, previa programación establecida por la Jefatura de Informática. o Escalar a una instancia de nivel superior en orden de idoneidad sobre la herramienta, aquellas solicitudes de usuario que por no ser de tipo funcional requieren ser atendidas por el grupo de soporte. Página 8

9 La cantidad de personas designadas por EL CONTRATISTA para este proyecto corresponde a las relacionadas en la tabla especificada en el ítem 3.5. Recursos Humanos. La disponibilidad del personal será de Ocho (8) horas diarias (Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. que incluyen una hora de almuerzo. Servicio de Soporte Técnico EL CONTRATISTA cuenta con la capacidad de soporte con una atención de corrección de fallas en dos (2) niveles, de acuerdo al nivel de falla. EL CONTRATISTA indicará el canal de comunicación y/o una línea de atención telefónica en la cual reciba los diferentes servicios. EL CONTRATISTA posee un sistema de información de soporte (helpdesk) en el cual se realiza la gestión de los diferentes incidentes. EL CONTRATISTA entregará un informe mensual sobre las estadísticas de servicio de soporte. Dicho informe tendrá como mínimo la siguiente información: la fecha de generación del informe, el número del servicio o ticket, el detalle de la solicitud, el solicitante, la fecha y hora de solicitud, el responsable de la atención, la fecha de atención y el estado del servicio a la fecha de generación. EL CONTRATISTA se obliga a informar al supervisor del contrato las fallas, cambios y modificaciones que ocurran con la solución integral de Gestión Documental. El servicio técnico se prestará como mínimo en el horario: lunes a viernes de 7:00 AM 6:00 PM. o La línea de atención telefónica para soporte estará en funcionamiento en el horario de lunes a viernes de 7:00 AM 6:00 PM. 2. Implementar el sistema ORFEO con las siguiente Características funcionales Módulo de Gestión Posee una Interfaz gráfica para ambiente Web amigable e intuitiva parecida a la interfaz de un servicio de correo electrónico. Su Interfaz de Gestión permite llevar a cabo operaciones de trámite de los documentos tales como Ordenar, Tipificar de acuerdo a la TRD, Revisar su imágen, Agendar tareas, Modificar registros, Mover entre carpetas, Reasignar o Enviar copias a otros usuarios, Devolver, Solicitar Vo.Bo., Archivar, Solicitar anulación y Generar respuestas a documentos o generar nuevos documentos mediante la interacción con el procesador de textos que use la entidad (WRITER de Open Office, WORD de Microsoft). Módulo de Administración Tiene un Módulo de Administración mediante el cual se pueden crear y parametrizar los diferentes perfiles de usuario y áreas o grupos de trabajo (Dependencias), configurar niveles de seguridad, repositorios de contactos, tablas de datos de modelo de datos básico, modos de envío de correspondencia, tarifas, canales de distribución, entre otros. Módulo de Administración de Tablas de Retención Documental Tiene un Módulo Administrador de Clasificación Documental (TRD) por medio del cual se pueden crear Crear y Administrar las Series, Subseries y Tipos Documentales mediante una matriz relación que además permite alimentar información sobre los términos en que deben ser tramitado cada tipo documental relacionado. Módulo de Digitalización Mediante un Módulo de Digitalización de documentos genera imágenes de los documentos físicos en formato.tiff permitiendo el almacenamiento y visualización de varias imágenes en un mismo archivo. Módulo de Radicación Por medio de su de Radicación de documentos parametrizable permite el registro individual de cada uno de los documentos producidos o recibidos por la organización. Es posible configurar esta para que el sistema maneje Página 9

10 números de radicado dependiendo del tipo de radicación que se realice. (entrada, salida, resoluciones, memorandos, etc.) Módulo de Expedientes Permite la Creación y Administración de Expedientes Virtuales brindando la posibilidad de tener un archivo virtual paralelo a uno físico haciendo mas fácil la localización de documentos agrupados por temas o criterios específicos (p.ej. Contratos, Contribuciones, Procesos jurídicos, Clientes, Proveedores, Investigaciones, Subsidios, etc...) que la organización decide como implementar cumpliendo además con las normas pertinentes. Módulo de Reportes y Estadísticas Su Módulo de Consultas permite la recuperación de Documentos o Expedientes con base en la selección de criterios o establecimientos de filtros de búsqueda (por fechas, usuarios, dependencias, tipos de documentos, etc.) o simplemente por un conjunto de palabras existentes en sus registros. Módulo de Flujos de Trabajo Tiene un Módulo de Estadísticas por medio del cual se pueden generar reportes de gestión muy prácticos al momento de ejercer seguimiento y control sobre la trazabilidad de trámites específicos. Módulo de Archivo Como apoyo al control de actividades, la organización puede parametrizar Flujos de Trabajo sencillos que obliguen al cumplimiento de ciertas condiciones durante el trámite de un documento. Se debe entender que Orfeo es un Sistema de gestión Documental y nunca se ha pretendido que cumpla funciones de un administrador de procesos. Por lo anterior este módulo busca brindar soluciones a la necesidad de automatizar conjuntos de actividades consecuentes y en un primer nivel de flujo de trabajo. No permite la parametrización de múltiples condiciones en un mismo nodo de la ruta crítica del flujo. Módulo de Préstamos Posee un Módulo de Archivo que permite registrar el estado de aquellos documentos que ya han sido tramitados así como la ubicación topográfica (Caja, Entrepaño, Estante, etc...) Módulo de Envíos Por medio de su Módulo de Préstamos se pueden registrar las solicitudes de reguimiento a su estado con control de tiempos. préstamo de documentos y hacer el Auditoría Histórica Almacena el Registro Histórico de todas las transacciones que se lleven a cabo con los Documentos y/ Expedientes. Publicación Web Por medio de la publicación en internet del servidor Web que lo aloja, los usuarios del sistema pueden tener acceso remoto desde cualquier punto geográfico distinto al de su lugar de trabajo en donde se tenga conexión a la gran red. 3. Prestación del servicio en la Nube, de la siguiente manera: El servicio de Hosting debe ser de Alta disponibilidad HAD High Availability Hosting está soportado por la tecnología de Cloud Computing de Amazon AWS El servicio de Administración de Servidores empoderado por Server Quo. Debe garantiza que el FONDO mínimo durante un año, tendrá la disponibilidad de acceder al servicio de uso de toda la del Sistema de Gestión Documental ORFEO en su versión mas estable, mediante ambiente WEB con tan Página 10

11 solo requerir para su acceso de un navegador como Fire Fox, Chrome, Safari o Internet Explorer, entre otros, bajo las siguientes condiciones. Acceso concurrente de máximo 100 usuarios. Transmisión (cargue y descargue) de 300 gigas mensuales. Atención de soportes de tipo técnico con base en los niveles de servicio de Amazon. (Tiempo de reacción máximo de 30 mins.) Los demás servicios propios de la del Sistema Orfeo definidos en la propuesta. 4. Recursos Humanos Conformar un equipo de trabajo para la ejecución del proyecto con experiencia, idoneidad conocimiento específicos para el desarrollo del objeto contractual asi: Perf il y Carg o Ro l Can t id ad Exp erien cia Cert if icad a Ingeniero de Sistem as Desarrollador con experiencia com o Líder de Proyectos y Líder de Ingeniero Senior específicam ente con ex periencia en m as de Cinco (5) años en Proyectos de 1 Proyecto Im plantación y Desarrollo de ORFEO en entidades estatales. Profesional en Ingeniería de Sistem as, Adm inistración o título afin con ex periencia Analista Experto Analista / Instructor com o Analista, Líder de Proy ectos y específicam ente con experiencia en m as de 1 Cinco (5) años en Proyectos de Im plantación de ORFEO en entidades estatales. Profesional en Ingeniería de Sistem as, Adm inistración o título afin con ex periencia Analista Experto Instructor com o Instructor, y específicam ente con experiencia en m as de Dos (2) años en 1 Proyectos de Im plantación de ORFEO en entidades estatales. Técnico, Tecnólogo o Estudiante Universitario de carreras afines a la Técnico Adm inistración o Ingeniería de Sistem as con experiencia en Soporte de Técnico 3 Soporte herram ientas inform áticas capacitado para cum plir la función Técnico de Soporte de la Funcionalidad de ORFEO. Profesional en Ciencias de la Inform ación, Archivística o título afin con experiencia com o Líder de Proy ectos de Organización de Gestión Docum ental específicam ente Archivista Coordinador GD 1 con experiencia en m as de Tres (3) años en Proy ectos de Relacionados con ORFEO. 5. G a rantizar que el personal del que dispone para cubrir los roles que se requiere en cada etapa del proyecto corresponde a personal no solamente idóneo, sino que cuenta con la experiencia específica certificada en el desarrollo de las actividades establecidas como necesarias para que se pueda cumplir de manera óptima y eficiente el objetivo del proyecto. Técnico, Tecnólogo o Estudiante Universitario de carreras afines a la Técnico Técnico Adm inistración o Ingeniería de Sistem as con Proy ectos de Organización de Gestión 4 Archivista Docum ental. 6. Disponibilidad Establecer la disponibilidad de cada uno de los colaboradores de EL CONTRATISTA que conforman el personal que participará en el desarrollo del proyecto, según su Rol será definido en el plan de trabajo específico de común acuerdo establecido con EL FONDO y cada una de las etapas a realizar. 7. Cumplir a cabalidad con cada una de las actividades descritas en las etapas de ejecución, señaladas en el alcance del objeto 8. Niveles De Servicio El contratista se compromete a cumplir con lo niveles de servicio especificados en el siguiente cuadro Página 11

12 Nivel d e At en ció n Descrip ció n T iem p o d e In icio d e la Gest ió n T iem p o d e at en ció n - Cuando no hay acceso al sistem a - Cuando los usuar ios no pueden utilizar las es Crítico pr incipales del sistem a. 15 m inutos 2 horas - Cuando no es posible r ealizar algún tr abajo pr oductiv o m ediante el sistem a. Mayor Cuando el sistem a está operando pero con restricciones. 15 m inutos 4 horas - No se encuentr an disponibles algunas funciones o com ponentes de la solución que gener an un im pacto m ínim o para los usuarios. Menor 15 m inutos 8 horas Cuando las lim itaciones no son críticas para la operación. El im pacto no gener a un r iesgo consider able, per o es necesario resolverlo. Mal funcionam iento de la inter faz de usuar io, que no Cosm ético 15 m inutos 24 horas im pide la correcta ejecución del sistem a. 9. presentar la capacidad de soporte con una atención de corrección de fallas en dos (2) niveles, de acuerdo al nivel de falla 10. Indicar una línea de atención telefónica en la cual reciba los diferentes servicios 11. Poseer un sistema de información de soporte (helpdesk) en el cual se debe realizar la gestión de los diferentes incidentes. Se debe entregar un usuario y una clave al sistema, este usuario tendrá permisos de solo consulta, con el fin de poder realizar el seguimiento a la gestión realizada. 12. Entregar un informe mensual sobre las estadísticas de servicio de soporte. Dicho informe debe tener como mínimo la siguiente información: la fecha de generación del informe, el número del servicio o ticket, el detalle de la solicitud, el solicitante, la fecha y hora de solicitud, el responsable de la atención, la fecha de atención y el estado del servicio a la fecha de generación. 13. Informar al supervisor del contrato las fallas, cambios y modificaciones que ocurran con la solución integral de Gestión Documental. 14. Obrar con lealtad y buena fe en la ejecución del orden de servicio y guardar la confidencialidad y reserva de la información que posea como consecuencia de la ejecución de este. 15. Suscribir el acta de inicio de contrato. 16. De conformidad con lo establecido en la Leyes 789 y 1122, EL CONTRATISTA deberá cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA e ICBF), tanto para la celebración del presente contrato como para cada uno de los pagos que EL FONDO efectúe a EL CONTRATISTA, así como para la liquidación del presente contrato. 17. Cumplir con las demás obligaciones que contribuyan a garantizar el cabal cumplimiento y ejecución del presente contrato OBLIGACIONES DEL FONDO: EL FONDO se obliga a: 1. Cancelar el valor total del contrato, de conformidad con la forma de pago estipulada en el mismo. Página 12

13 2. Designar al supervisor del control de ejecución, quien estará en permanente contacto con EL CONTRATISTA, para la coordinación de cualquier asunto que así lo requiera. 3. Suscribir la correspondiente Acta de recibo a satisfacción del contrato, previo el cumplimiento por parte del contratista de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. 4. Suscribir los demás documentos que sean necesarios y consecuentes, para la correcta prestación del servicio contratado 5. Suministra la información suficiente para la implementación del sistema ORFEO 6. Prestar el apoyo técnico necesario para la implementación de sistema Orfeo 7. EL FONDO deberá administrar Piloto como versión de pruebas del Sistema y responder por su mantenimiento y buen funcionamiento en términos de Administración de la plataforma tecnológica 8. Aprobar el plan de capacitación 9. Disponer de los recursos físicos suficientes para la prestación del servicio 2.4 Plazo de Ejecución: El Plazo de ejecución del contrato será hasta el 31 de diciembre de 2012, contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previa aprobación de la garantía única por parte de la Secretaria General y Expedición del registro presupuestal 2.5 Valor del contrato y forma de pago: El valor del contrato de conformidad con el estudio de mercado realizado asciende a la suma de CIENTO OCHO MILLONES DE PESOS CUATROCIENTOS SETENTA Y SIETE MIL CUATROCIENTOS PESOS M/CTE ($ ) INCLUIDO IVA Distribuidos de la siguiente manera: COSTOS FIJOS: Los costos fijos del presente contrato, ascienden al valor CIENTO DOS MILLONES NOVECIENTOS QUINCE MIL DOSCIENTOS PESOS M/CTE. ($ ) INCLUIDO IVA COSTOS VARIABLES: Los costos variables del presente contrato, ascienden al valor de CINCO MILLONES QUINIENTOS SESENTA Y DOS MIL DOSCIENTOS PESOS M/CTE ($ ) INCLUIDO IVA, correspondiente al número de horas de servicios adicionales Forma de Pago: Los cuales se cancelaran al contratista de la siguiente manera: COSTOS FIJOS: PRIMER DESEMBOLSO: Equivalente al veinte por ciento por ciento (20%) del valor correspondientes a costos fijos, una vez se haya realizado un diagnostico para la Implementación de sistema Orfeo y se haya entregado el plan de trabajo, previo visto bueno y aprobación del supervisor del contrato CUATRO DESEMBOLSO MENSUALES: Los cuales de cancelará al contratista se pagará en cinco mensualidades vencidas o fracción de mes según corresponda, equivalentes al dieciséis por ciento (16%) del valor del contrato, una vez se haya entregado el informe de actividades, previo visto bueno y aprobación del supervisor del contrato QUINTO DESEMBOLSO: Equivalente al dieciséis por ciento por ciento (16%) del valor correspondientes a costos fijos, una vez se haya finalizado en objeto contractual de la Implementación de sistema Orfeo, entrega del informe de actividades, previo visto bueno y aprobación del supervisor del contrato Página 13

14 COSTOS VARIABLES Equivalentes al número de horas adicionales del servicio, los cuales se cancelaran al contratista una vez el Fondo requiera este servicio, entrega del informe de actividades del servicio adicional, previo visto bueno del supervisor. 2.6 Lugar de ejecución: El lugar de Ejecución del contrato será Bogotá D.C. 2.7 Supervisión: La Supervisión del contrato estará a cargo de la Asesora III Administrativa y Financiera de la Secretaria General, o por la persona que la Secretaria General delegue, quien ejercerá la vigilancia sobre la ejecución del contrato, con sujeción a lo establecido en la Constitución y en la Ley. 3.FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN Que el artículo 7 del decreto 4819 de 2010, señala que: ARTÍCULO 7o. RÉGIMEN CONTRACTUAL. <Artículo CONDICIONALMENTE exequible, salvo el aparte tachado INEXEQUIBLE> Los contratos que celebre el Fondo para el cumplimiento de su objeto, cualquiera sea su índole o cuantía, se regirán por el derecho privado y estarán sujetos a las disposiciones contenidas en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, dando aplicación a los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 13 de la Ley 1150 de ( ) Ahora bien el Decreto 4819 de 2010 y el Decreto 2962 de 2011, modificado por el Decreto 4808 del mismo año, establecen los procedimientos de selección para la contratación del Fondo, como son: 1. Selección Directa. Procedimiento mediante el cual se selecciona de manera directa a una persona natural o jurídica, atendiendo los precios de mercado y considerando criterios que aseguren la satisfacción de las necesidades de EL y la selección objetiva. 2. Convocatoria Cerrada. Procedimiento en el cual se reciben ofertas de proponentes previamente determinados mediante estudio de mercado y en el cual se selecciona entre ellas con base en factores objetivos definidos previamente por EL FONDO ADAPTACION en la correspondiente convocatoria. 3. Contratación Directa. Procedimiento mediante el cual se selecciona de manera directa a una persona natural o jurídica, atendiendo los precios de mercado y considerando criterios que aseguren la satisfacción de las necesidades de EL y la selección objetiva. Que el Artículo 2 dispone modificar el artículo 9 del Decreto 2962 de 2011, el cual quedará así: "Artículo 9. Autorización. De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto 4819 de 2010, la Gerencia General del Fondo podrá celebrar directamente, sin necesidad de previa autorización del Consejo Directivo, contratos cuya cuantía sea igual o inferior a cuatro mil smlmv. Es así, que el Fondo Adaptación, se rige por el derecho privado y esta sujetos a las disposiciones contenidas en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, y específicamente en virtud de los principios de economía, celeridad, eficiencia y eficacia, la presente contratación se pretende adelantar por el procedimiento de SELECCIÓN DIRECTA, con GRUPO IYUNXI LTDA., toda vez que, fue el que presentó la oferta de menor precio del mercado, para la implementación del sistema de gestión documental ORFEO. Ahora bien, cabe anotar que, el GRUPO IYUNXI LTDA., cuenta con personal con una experiencia de más de 10 años de trabajo relacionado con la implementación del Sistema, por lo cual se ha especializado en su proceso de implantación. Página 14

15 Específicamente algunas de las entidades que han confiado en los servicios del GRUPO IYUNXI LTDA de para optimizar sus procesos documentales son entre otras: Instituto de Desarrollo Urbano - IDU Ministerio de Agricultura Colciencias Fiscalía General de la Nación Ingeominas Radio Televisión Nacional de Colombia - RTVC Fedepalma Gobernación Del Atlántico (Barranquilla) Fondo nacional de desarrollo - FONADE Aeropuerto El Dorado - Opain S.A. Empresa Acueducto y Alcantarillado de Facatativa Institucion de Planificación Soluc. Energéticas - IPSE Agencia Nacional de Hidrocarburos ANH ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Para determinar el valor del presente contrato se realizo el siguiente sondeo de mercado, así: ITEM COTIZADO IMPLEMENTACIÓN ORFEO SONDEO DE MERCADO ENTIDADES PUBLICAS IMPLEMENTARON ORFEO VALOR COTIZADO FUERZAS MILITARES $ MINISTERIO DE PROTECCION $ FISCALIA $ EMPRESAS PRIVADAS QUE PRESTAN EL SERVICIO DE ORFEO CONSULTORES HOMETECH $ (Precio Global ) $ (Precio Global GRUPO IYUNXI LTDA. $ ,00 (Precio Global Que la empresa GRUPO IYUNXI LTDA. Presento su cotización, por el valor de $ , el cual corresponde al precio mas bajo del mercado Página 15

16 La cual integra los siguientes servicios: PRESUPUESTO ORFEO ACTIVIDAD TIEMPO DEL DESCRIPCION VALOR INDIVIDUAL SERVICIO-MESES VALOR TOTAL IMPLEMENTACION ORFEO Capacitación ,00 Soporte Funcional ,00 Subtotal ,00 4,00 IVA ,00 Total , ,00 ORGANIZACIÓN ARCHIVO Tablas de retención ,00 Organización e Inventario 60 mts lineales ,00 Capacitación ,00 4,00 Subtotal ,00 IVA ,00 TOTAL , ,00 Consultoría Adicional Tablas de retención ,00 Adicional Organización e Inventario ,00 SERVICIOS Orfeo en la Nube Valor Mensual ,00 5,00 IVA ,00 TOTAL , ,00 PERSONAL Un Radicador/digitalizador Valor mensual ,00 3,00 IVA ,00 TOTAL , ,00 ALQUILER PUESTO DE RADICACION (Entrada-Salida) Equipo de Computo -1 Valor Mensual ,00 Scanner-KODAK ,00 Impresora Zebra ,00 lector ,00 3,00 SUBTOTAL ,00 IVA ,00 TOTAL , ,00 VALOR SOPORTE FUNCIONAL Técnico de Soporte Funcional -1 Valor Mensual ,00 1,00 IVA ,00 Total , ,00 Página 16

17 BOLSA DE HORAS DESARROLLO Valor Unitario N horas Valor Total ,00 70, ,00 70,00 IVA ,00 TOTAL , ,00 TOTAL PRESUPUESTO ,00 Si bien en la tabla inicial, se refleja un valor de $ , el cual incluye la prestación de servicios de implementación de Orfeo y la Organización de Archivo, y en atención a que la Infraestructura Técnica de la Entidad, no se cuenta con un cuarto de servidores para poner en marcha el funcionamiento de sistema de gestión documental ORFEO, es necesario implementar este servicio a través de Orfeo en la Nube, cuyo valor mensual equivale a $ , y en virtud a que este el plazo del contrato es hasta el 31 de diciembre de 2012, este valor corresponde a $ , y teniendo en cuenta que el Fondo Adaptación esta en proceso de estructuración de su infraestructura tecnológica es necesario proveer la implementación de servicios adicionales una vez se haya puesto en fruncimiento ORFEO, es así que, se ha previsto una bolsa de70 horas equivalentes a un total de $ ,00 Por lo anteriormente mencionado el presupuesto oficina de la presente contratación asciende a un valor de $ ,00INCLUIDO IVA, incluyendo un mes más del valor del soporte funcional, toda vez que, inicialmente se proyecto únicamente en 4 meses. SOPORTE PARA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS Con el fin de establecer la distribución definitiva de los riesgos conforme a lo estipulado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y lo establecido en el artículo 1º del Decreto 2962 de 2011, a continuación se establece la estimación, tipificación, y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la presente contratación. RIESGO (Descripción) TIPIFICACIÓN ASIGNACIÓN CALIFICACIÓN (Impacto/Probabilidad) CUANTIFICACIÓN El riesgo de operación hace referencia al no cumplimiento de parámetros de Riesgos de desempeño, calidad Operación y originalidad de los CONTRATISTA MEDIO/MEDIO 2% del Presupuesto Oficial servicios especificados y al incremento abrupto de los costos del servicio. Riesgos legales como cambios tributarios (modificación de Riesgo Legal tarifas o nuevos impuestos) cargas CONTRATISTA MEDIOBAJO 2% del Presupuesto Oficial parafiscales, actos de autoridad, embargos o demandas. Riesgo Laboral Relaciones CONTRATISTA MEDIO/BAJO 2% del Presupuesto Oficial. Página 17

18 RIESGO (Descripción) Responsabilidad civil Riesgo comercial TIPIFICACIÓN laborales como accidentes de personal, enfermedad profesional. Acciones u omisiones del contratista, de sus dependientes y/o equipo de trabajo que causen daños antijurídicos a terceros Variación de precios de mercado de bienes y personas destinadas a la ejecución del contrato ASIGNACIÓN CALIFICACIÓN (Impacto/Probabilidad) CUANTIFICACIÓN CONTRATISTA MEDIO/BAJO 2% del Presupuesto Oficial. CONTRATISTA MEDIO/BAJO 2% del Presupuesto Oficial El contratista asumirá en general todos los riesgos relacionados con la ejecución del contrato que puedan ser objeto de su previsión de acuerdo con su condición administrativa, empresarial y del negocio Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. En otras palabras consiste en señalar los hechos de la humanidad o de la naturaleza que en un futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato. Asignación del riesgo: Una vez descrito y valorado el riesgo, se debe proceder a señalar a la parte contractual que debe afrontar, superar y financiar los efectos de la ocurrencia del riesgo. Es decir, es la distribución que se hace del riesgo y la manera en que se debe asumir el costo, por parte del contratista y la entidad contratante. Calificación del Riesgo: Es un análisis que se realiza del riesgo frente a la probabilidad de que ocurra o no y el impacto que este puede generar Cuantificación del Riesgo: La cuantificación es la valoración que se hace por la asunción misma de los riegos por las partes. Para calificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla: Altisima 4% 5% 5% 5% IMPACTO Alto 3% 4% 4% 5% Medio 2% 2% 4% 5% Bajo 1% 2% 3% 4% Bajo Medio Alto Altisima FRECUENCIA O PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Para cuantificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla: PROBABILIDAD IMPACTO BAJO MEDIO ALTO ALTISIMO Página 18

19 ALTISIMA ALTA Se espera que ocurra en la mayoria de las circunstancias Probablemente ocurra en la mayoria de las circuntancias MEDIA Es posible que ocurra algunas veces BAJA Podria ocurrir algunas veces Pequeñas perdidas financieras Medianas pérdidas financieras Alta pérdida financiera Enorme pérdida financiera 3. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTICEN LAS OBLIGACIONES DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO De conformidad con lo estipulado en el artículo 5 del decreto 2962 de 2011, EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor de LA CONTRATANTE, NIT N , UNA GARANTÍA que ampare: a) Cumplimiento del contrato: Por valor equivalente al treinta por ciento (20%) del valor del mismo con una vigencia igual al término de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más. b) Calidad de los bienes y servicios suministrados: Por valor equivalente al veinte por Ciento (20%) del valor del mismo, con una vigencia igual al término de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más. c) Salarios y prestaciones sociales: Por un valor equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, con una vigencia igual al término de ejecución del contrato y tres (3) años más. EVALUACION DE ESTUDIOS PREVIOS La evaluación del estudio previo fue realizada de conformidad con las normas y procedimientos del. Firma: (Original Firmado) Nombre: Francia María Jiménez Franco Cargo: Asesor III Secretaria General Fecha: 8 de Agosto de 2012 Página 19

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