MANUAL DE CALIDAD. Diseños, provisión, Instalación y configuración en edificios inteligentes.

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1 MANUAL DE CALIDAD FECHA: 20-SEPT-13 CÓDIGO: GC-DI PÁGINA: Page 1 of 5 INTRODUCCIÓN: 1. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA SIAPROCI, es una empresa que se formó en el año 1996 en la ciudad de Quito Ecuador, con el objetivo de brindar los mejores servicios y productos tecnológicos en el campo de la Ingeniería Eléctrica, Electrónica, Seguridad y Construcción. Luego de 17 años de vida, la empresa cuenta con infraestructura física propia, personal técnico altamente calificado, entrenado y certificado por nuestros proveedores, y con recursos logísticos que nos permite brindar a nuestros clientes un eficiente servicio y asesoría basados en la excelencia a la calidad. SIAPROCI cuenta con oficinas en Quito y Guayaquil. Actualmente contamos con los siguientes servicios: Consultoría eléctrica, electrónica y de telecomunicaciones en aplicaciones hoteleras, industriales, hospitalarias, petroleras, bancarias, puertos y de vivienda. Diseño, provisión, instalación y configuración de aplicaciones de seguridad corporativas de alto nivel en campos petroleros, industriales, bancarios, puertos, etc. Diseños, provisión, Instalación y configuración en edificios inteligentes. Proyectos Especiales que involucren Logistica, instalación, y provisión de materiales. Venta de productos en áreas de CCTV, Accesos, Detección de Incendios, Extinción de Incendios, citofonía especial, domótica, cerraduras biométricas domiciliarias y hoteleras, etc., Siaproci Cía. Ltda. Dirección en Quito: Calle Tomás Bermur N39-65 y Andrés Coremo PBX : (+593) (+593) Web :

2 MANUAL DE CALIDAD FECHA: 20-SEPT-13 CÓDIGO: GC-DI PÁGINA: Page 2 of 5 2. ALCANCE Y EXCLUSIONES 2.1 Alcance El sistema de gestión de calidad de Siaproci tendrá el siguiente alcance de acuerdo a la norma ISO 9001:2008, cubre los procesos de: 1. Ventas 2. Adquisiciones 3. Construcciones 4. Consultoría 5. Mantenimiento Preventivo Además de los procesos internos de Dirección y Apoyo El alcance del Sistema de la Calidad aplicado a Siaproci comprende las actividades relacionadas con la provisión de servicios para Construcciones, Consultoría y Mantenimiento Preventivo, además de la comercialización de productos de seguridad, estas ventas se generan en las oficinas situadas en la ciudad de Quito y Guayaquil. 2.2 Exclusiones Debido al giro de negocio de SIAPROCI, no existe ninguna exclusión de acuerdo a lo contemplado en la norma ISO 9001: POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD 3.1 Política de Calidad La alta gerencia define la política de calidad de la empresa como una forma de expresar su compromiso con la satisfacción del cliente y el mejoramiento continuo. Esta política es adecuada a los propósitos de Siaproci y a las expectativas y necesidades de sus clientes. Se la revisa para asegurar su continua aplicabilidad, y es controlada como parte integral de este manual. La alta gerencia vela porque sea comunicada al personal de la organización a través de diferentes medios que aseguren su entendimiento. La Política de Calidad de Siaproci es: Comercializar productos y brindar servicios bajo estándares PMI, en sistemas Eléctricos, Electrónicos y Gestión de Proyectos, para cumplir los requerimientos de nuestros clientes, comprometiéndonos en la mejora continua de nuestros procesos Ing. Santiago León Gerente General

3 MANUAL DE CALIDAD FECHA: 20-SEPT-13 CÓDIGO: GC-DI PÁGINA: Page 3 of 5 De esta política se desprenden los Objetivos de Calidad, cuyo detalle está incluido en el cuadro siguiente: 3.2 Objetivos de Calidad Rentabilidad sobre las ventas Nivel de satisfacción al cliente Cumplimiento de Cronogramas de proyectos 4. DIAGRAMA DE PROCESOS Los procesos cubiertos en el sistema de gestión se muestran en el siguiente gráfico: La secuencia e interacción de los procesos se muestra en el Diagrama anterior, así como en la documentación del Sistema de Calidad. Ahí se describen también los criterios tanto para la ejecución como para el control de los procesos, los mecanismos de seguimiento y de mejora continua.

4 MANUAL DE CALIDAD FECHA: 20-SEPT-13 CÓDIGO: GC-DI PÁGINA: Page 4 of 5 Los procedimientos y otra documentación del Sistema de Calidad (SGC) detallan las responsabilidades, acciones y métodos aplicados para cumplir con las políticas definidas en este manual y buscar la eficiencia y eficacia del Sistema y de sus procesos. La efectiva operación del sistema de calidad es responsabilidad del Representante de la Dirección, y en última instancia, del Gerente General. Los documentos del sistema de calidad asociados a los procesos, están organizados de acuerdo a la siguiente estructura, y constan en la Lista Maestra de Documentos: GERENCIA NIVEL 1: Manual de Calidad NIVEL 2: Procedimientos NIVEL 3: Instrucciones de Trabajo NIVEL 4: Otra documentación y registros OPERACION

5 MANUAL DE CALIDAD FECHA: 20-SEPT-13 CÓDIGO: GC-DI PÁGINA: Page 5 of 5 5. ORGANIGRAMA El organigrama de la empresa es el siguiente: GERENCIA Gestión Comercialización Construcción Administración Consultoría Contabilidad Operaciones Supervisores RRHH Diseño Pagos Ventas Especialistas Administrativos Fiscalización Facturación CAC Residentes Importaciones Técnicos 6. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA CAMBIOS 0 Emisión inicial

6 CARACTERIZACION DE PROCESO DE PLANIFICACIÓN FECHA: 30 sep. 13 CÓDIGO: GC DI PÁGINA: Page 1 of 2 Requisito ISO 9001: , 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5, 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3, 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 6.1, 8.4 Nombre del Proceso Planificación Responsable: Gerente General Objetivo: Desarrollo de parámetros para planificación económica y operativa de la Compañía CRITERIOS Y METODOS DOCUMENTOS INTERNOS Manuales/Procedimientos/Planes/Instructivos DOCUMENTOS EXTERNOS REGISTROS Balances Generales Cuentas Bancos Manual de Calidad Procedimientos del SGC Indicadores Económicos Legislacion Nacional SSO Legislacion Laboral Ley de Seguridad Social Actas de Reunión Comunicaciones Internas Plan Económico Plan Operativo Presupuesto Anual de Ventas Reglamentos internos PROCESO PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE Balance Económico Presupuesto Anual Gestión Financiera Gestión Financiera Desarrollo del Plan Económico Plan Económico Todos los procesos Presupuesto de Recursos Gestión Financiera Desarrollo del Plan Operativo Plan Operativo Todos los Procesos RECURSOS Humanos Infraestructura Hardware/Software Gerente Comercial Oficinas Quito Teléfonos Gerente Técnico Oficinas Guayaquil Internet Gerente de Recursos Humanos Vehiculos Correos Electrónicos Jefe Computador Jefe de Ventas Contador General Nombre Cumplimiento de Presupuesto Ventas Comparativo de Rentabilidad Fórmula de Cálculo Venta Real/Venta Planificada Balance Ant./ Balance Actual INDICADORES Fuente para Calcularlo Responsable de Medirlo Frecuencia de Medición Balances Economicos y Presupuesto Gerente General Cuatrimestral Balances Economicos Gerente General Cuatrimestral Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Aprobación: Wladimir Fustillos / Santiago León Santiago León VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO

7 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTION DE LA CALIDAD FECHA: 30 sep. 13 CÓDIGO: GC DI PÁGINA: Page 1 of 2 Requisito ISO 9001: , 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 8.1, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, Nombre del Proceso GESTION DE CALIDAD Responsable: JEFE DE GESTION Objetivo: DEFINIR LOS PARAMETROS PARA LA IMPLEMENTACION Y CONTROL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN CRITERIOS Y METODOS DOCUMENTOS INTERNOS Manuales/Procedimientos/Planes/Instructivos DOCUMENTOS EXTERNOS REGISTROS Procedimiento de control de documentos y Registros Procedimiento de Producto No Conforme ISO 9001:2008 Lista maestra de documentos internos Lista maestra de documentos externos Procedimiento de Auditorias Internas Lista maestra de registros Instructuivo de elaboración y archivo de documentos Solicitud de ACPM Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas Informe general de auditorias Manual de Calidad Acta de asistencia Lista de verificacion Reporte de No Conformidad de Auditorias Plan de auditoria Matriz de seguimiento de indicadores de gestión Programa de auditoria Registro de producto No conforme PROCESO PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE Planificar el sistema de Calidad Manual de Calidad Todos los procesos Todos los procesos Requerimientos de creación o modificación de documentos Elaboración, modificación y control de documentos Documentos controlados Todos los procesos Todos los procesos Requerimientos de creación o modificación de registros Elaboración, modificación y control de registros Registros Controlados Todos los procesos Todos los procesos No conformidades detectadas, potenciales o oportunidades de mejora Dar soporte y seguimiento a acciones preventivas, correctivas y de mejora Formato de ACPM Todos los procesos Realizar Auditorias Internas Informe general de auditoria interna Todos los procesos Seguimiento y control del estado del producto no conforme Formato de Solicitud de ACPM Todos los procesos Realizar la revisión por la Dirección Matriz de seguimiento de indicadores de gestión Todos los procesos RECURSOS Humanos Infraestructura Hardware/Software Personal Administrativo Oficina Quito COMPUTADORES Personal Construcciones Oficina Guayaquil Internet Personal de ventas Intranet Personal de proyectos Software especializado Nombre Fórmula de Cálculo INDICADORES Fuente para Calcularlo Responsable de Medirlo Frecuencia de Medición Incidencias de Producto No conforme en los procesos operativos Sumatorio de Productos no conformes al sistema de gestión en cada proceso/ totalidad de servicios prestados en cada proceso Software Especializado Jefe bimensual Incidencia de acciones preventivas # acciones preventivas en cada proceso / total de ACPM s en cada proceso Software Especializado Jefe Trimestral Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Aprobación: Wladimir Fustillos Santiago León VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO

8 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE VENTAS FECHA: 30 sep. 13 CÓDIGO: GC DI PÁGINA: Page 1 of 2 Requisito ISO 9001: , 7.2.2, Nombre del Proceso VENTAS Responsable: JEFE DE VENTAS Objetivo: RENTABILIDAD, CUMPLIMIENTO DE PRESUPUESTO Y CRECIMIENTO EN VENTAS CRITERIOS Y METODOS DOCUMENTOS INTERNOS Manuales/Procedimientos/Planes/Instructivos DOCUMENTOS EXTERNOS REGISTROS Presupuesto de Ventas Contratos Registro en Software especializado Procedimiento de Ventas Ordenes de Compra Planificación de Visitas a Clientes Instructivo PMI de SIAPROCI Acta de aprobación de proyectos Manual de Calidad Acta de constitución de proyectos PROCESO PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE Plan Económico Planificación Plan Operativo Realizar estrategias de ventas y marketing Gestión de Ventas Recursos Humanos Planificación Gestión de Calidad Manual de Calidad Actas de aprobación de proyecto y constitución Construcción, Mantenimiento Preventivo y Consultoría Clientes y Proveedores Requerimientos de Clientes y Proveedores Preventa, venta y cierre de venta Requisiciones Tickets de Facturación Adquisiciones Gestión Financiera Tickets de Soporte Técnico Soporte Técnico Procesos Operativos Evaluaciones de Satisfacción de Clientes Revisión de Resultados Registro para Mejoramiento Continuo Gestión de Calidad Gestión Financiera Balance Económico Revisión de crecimiento de Ventas Proyección Económica Gestión Financiera RECURSOS Humanos Infraestructura Hardware/Software Personal Administrativo Oficinas Quito Guayaquil Computadores Personal de Construcciones Oficinas Quito Guayaquil Internet Personal de Consultoría Oficinas Quito Guayaquil Teléfono Personal de Ventas Oficinas Quito Guayaquil Teléfono Personal de Financiero Oficinas Quito Guayaquil Software Especializado Personal de Adquisiciones Oficinas Quito Guayaquil Personal de Soporte Técnico Oficinas Quito Guayaquil Personal de Mantenieminto Preventivo Oficinas Quito Guayaquil INDICADORES Nombre Fórmula de Cálculo Fuente para Calcularlo Responsable de Medirlo Frecuencia de Medición Indice de Ofertas Exitosas Indice de Elaboración de Ofertas Ofertas Ganadas/Ofertas Totales Sumatoria tiempo de Tickets Cerrados/Sumatoria de Tickets Totales Software Especializado Jefe de Ventas Trimestral Software Especializado Jefe de Ventas Trimestral Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Aprobación: Gabriela Niama Santiago León VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO

9 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE ADQUISICIONES FECHA: 30 sep. 13 CÓDIGO: GC DI PÁGINA: Page 1 of 2 Requisito ISO 9001: , 7.4.2, Nombre del Proceso Adquisiciones Responsable: Jefa administrativa Guayaquil / Jefe de operaciones/ Jefe de Almacén Objetivo: Eficacia y eficiencia en el proceso de Adquisiciones CRITERIOS Y METODOS DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS Manuales/Procedimientos/Planes/Instructivos Procedimiento de compra local Procedimiento de compra internacional Procedimiento de logística nacional Procedimiento de logística internacional Instructivo de almacenamiento Manual de calidad Instructivo de Requisiciones Procedimiento de Selección y Evaluación de proveedores REGISTROS Registro de software especializado Liquidación de importación Registro de criterios de selección de proveedores Registro de evaluación y reevaluación de proveedores Requisiciones Ingreso para reparación Guia de remisión Orden de compra Reporte de inventario PROCESO PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE Planificación Plan económico Plan operativo Elaboración del plan del departamento Plan economico operativo del departamento Recursos humanos,gestión Financiera Selección y Evaluación de proveedores Orden de compra Proveedores Realizar la compra Liquidación de importación Gestión financiera Todos los procesos Todos los Procesos Requisiciones Despacho de producto Guía de remisión Clientes Planificación de ruta Ruta de despacho Todos los procesos Verificación de producto comprado Reporte de inventario Gestión financiera Gestión financiera Balance económico Elaboración del presupuesto Proyección económica Gestión financiera RECURSOS Humanos Infraestructura Hardware/Software Personal Administrativo Oficina Quito Guayaquil Software Especializado Personal de Construcciones Oficina Quito Guayaquil Internet Personal de Ventas Oficina Quito Guayaquil Teléfonos Personal de Proyectos Oficina Quito Guayaquil Nombre Fórmula de Cálculo INDICADORES Fuente para Calcularlo Responsable de Medirlo Frecuencia de Medición Factor de importación promedio Sumatoria de los factores de importación / El N total de importaciones Datos ce CRM Jefa administrativa Guayaquil Mensual Eficiencia en despachos N de despachos erroneos / N total de despachos Datos ce CRM Jefe de operaciones Mensual Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Aprobación: Paul Cadena/Gaby Salinas Santiago León VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO

10 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE CONSTRUCCIONES FECHA: 30 sep. 13 CÓDIGO: GC DI PÁGINA: Page 1 of 2 Requisito ISO 9001:2008 Nombre del Proceso Responsable: Objetivo: DOCUMENTOS INTERNOS Manuales/Procedimientos/Planes/Instructivos 7.1, 7.2.2, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7.6, 8.2.1, Construcciones Gerente de proyectos Ejecutar los diferentes proyectos en forma oportuna, eficaz y eficiente, tomando en cuenta los tiempos de entrega parciales y totales de cada uno y con un alto grado de control de calidad. CRITERIOS Y MÉTODOS DOCUMENTOS EXTERNOS REGISTROS Manual de Calidad Software de Administración de proyectos Reglamento interno de seguridad y salud en el trabajo de Siaproci Informes de Trabajo, Actas, libros de obra Requisiciones de la organización Instructivo PMI de Siaproci Documentos del PMI siaproci PROCESO PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE Plan económico Recursos Humanos Planificación Plan operativo Plan de gestión Consultoría Elaboración del plan de gestión Gestión de calidad Manual de calidad Ventas Ventas Actas de aprobación de proyecto y constitución Requisiciones, planilla y cierre de proyecto Mantenimiento preventivo, soporte técnico, adquisiciones, gestión de calidad, RRHH y gestión financiera Consultoría Ingenieria de detalle Ejecución del diseño Adquisiciones Guías de remisión Monitoreo y Control de suministros solicitados para cada proyecto Documentos PMI de Siaproci y documentos del plan de gestión ventas Cierre del proyecto Gestión Financiera Balance económico Realización de Forecast de construcción Proyección económica RECURSOS Humanos Infraestructura Hardware/Software Personal Administratico Oficina Quito GYQ Software Personal de construcciones Oficina Quito GYQ Computadores Personal de Ventas Oficina Quito GYQ Telefonos, s, internet Personal de Proyectos Oficina Quito GYQ Herramientas Software fabricantes varios Gestión financiera Nombre Fórmula de Cálculo INDICADORES Fuente para Calcularlo Responsable de Medirlo Frecuencia de Medición Indice de Cumplimiento de Plazo Numero de proyectos a tiempo/numero total de proyectos Acta de entrega acta de constitución Gerente de proyectos Trimestral Indice de Rentabilidad Indice de Desviación del Proyecto Sumatoria de renta bilidad del periodo/ Numero de proyectos del periodo Sumatoria de desviaciones de los proyectos del periodo/numero de proyectos Contabilidad Gerente de proyectos / Gerente general Trimestral Reportes de Estado de proyectos Gerente de proyectos /Gerente General / Gerente de comercialización Trimestral Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Aprobación: Diego Ruiz Santiago León VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO

11 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE CONSULTORIA FECHA: 30 sep. 13 CÓDIGO: GC DI PÁGINA: Page 1 of 2 Requisito ISO 9001: , 7.2.1, 7.2.2, 7.3.1, 7.3.2, 7.3.3, 7.3.4, 7.3.5, 7.3.6, 7.3.7, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 8.2.1, 8.2.4, Nombre del Proceso Consultoria Responsable: Jefe de Consultoria Objetivo: Ejecutar los proyectos de Consultoria y Fiscalización en forma efectiva, tomando en cuenta los tiempos de entrega parciales y totales. CRITERIOS Y METODOS DOCUMENTOS INTERNOS Manuales/Procedimientos/Planes/Instructivos DOCUMENTOS EXTERNOS REGISTROS Reglamento interno de seguridad y salud en el trabajo de Software de Administración de proyectos, CRM Registro de Producto no conforme, Registro de validación y verificación de diseño, registro de revisión de diseños INSTRUCTIVO PMI de Siaproci Instructivo de Diseño Norma Ecuatoriana de la Construcción RM,RH,RS,RA,RI Registros de PMI de SIAPROCI PROCESO PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE Planificación económica Clientes Planificación Gestión de calidad Planificación operativa Manual de calidad Desarrollar el plan de gestión para cada proyecto de consultoria o fiscalización de acuerdo a los manuales de calidad de la compañía, estándar PMI, tiempos de entrega y presupuesto de gasto de cada proyecto Plan de gestión de acuerdo a Instructivo PMI Todos los procesos Ventas Actas de aprobación de proyecto y constitución Requisiciones, planilla y cierre de proyecto Mantenimiento preventivo, soporte técnico, adquisiciones, gestión de calidad, RRHH y gestión financiera, ventas Construcciones, Ventas, Mantenimiento Preventivo, Soporte Técnico Tickets para consultoría Elaboración de planificación de Ticket Ejecución del ticket Construcciones, Ventas, Gestión, Mantenimiento Preventivo, Soporte Técnico Adquisiciones Guías de remisión Ejecución, Monitoreo y Control de suministros solicitados para cada proyecto Cierre del proyecto Reportes de Estado de Proyecto, Control de cambios, Matriz de registro de control de cambios Actas de entrega y recepción parciales de proyecto, Informes de Fiscalización, Documento de Cierre del proyecto de acuerdo a PMI, Documento de cierre de las adquisiciones del proyecto de acuerdo a PMI Todos los procesos Todos los procesos Gestión financiera Balance económico Realización de Forecast de consultoria Proyección económica Gestión financiera RECURSOS Humanos Infraestructura Hardware/Software Personal Administrativo Oficina Quito GYQ Software Personal de Construcciones Oficina Quito GYQ Computadores Personal de Ventas Oficina Quito GYQ Telefonos, s, internet Personal de Proyectos Oficina Quito GYQ Herramientas Personal de CAC Software fabricantes varios Nombre Fórmula de Cálculo INDICADORES Fuente para Calcularlo Responsable de Medirlo Frecuencia de Medición Indice de Cumplimiento de Plazo Numero de proyectos a tiempo/numero total de proyectos Acta de entrega acta de constitución Jefe de Diseño Trimestral Indice de Rentabilidad Sumatoria de renta bilidad del periodo/ Numero de proyectos del periodo Contabilidad Gerente General Trimestral Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Aprobación: Dalton Celi Santiago León VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO

12 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO FECHA: 30 sep. 13 CÓDIGO: GC DI PÁGINA: Page 1 of 2 Requisito ISO 9001: , 7.1, 7.2.2, 7.5.1, 7.5.3, 7.6, 8.2.1, Nombre del Proceso Mantenimiento Preventivo Responsable: Jefe de CAC y TI Ejecutar los proyectos de Mantenimiento Preventivo en forma oportuna, eficaz y eficiente, dentro de los tiempos previstos Objetivo: en la negociación. CRITERIOS Y METODOS DOCUMENTOS INTERNOS Manuales/Procedimientos/Planes/Instructivos DOCUMENTOS EXTERNOS REGISTROS Manual de Calidad Software de Administración de proyectos Reglamento interno de seguridad y salud en el trabajo de Siaproci Informes de Trabajo, Actas, libros de obra Requisiciones de la organización Instructivo PMI de Siaproci Documentos del PMI siaproci PROCESO PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE Plan económico Recursos Humanos Planificación Plan operativo Plan de gestión Consultoría Elaboración del plan de gestión Gestión de calidad Manual de calidad Ventas Ventas Actas de aprobación de proyecto y constitución Requisiciones, planilla y cierre de proyecto Mantenimiento preventivo, soporte técnico, adquisiciones, gestión de calidad, RRHH y gestión financiera Consultoría Ingenieria de detalle Ejecución del diseño Adquisiciones Guías de remisión Monitoreo y Control de suministros solicitados para cada proyecto Documentos PMI de Siaproci y documentos del plan de gestión Ventas Cierre del proyecto Realización de Forecast de Gestión Financiera Balance económico Proyección económica Gestión financiera construcción RECURSOS Humanos Infraestructura Hardware/Software Personal Administrativo Oficina Quito GYQ Software Personal de Contrucciones Oficina Quito GYQ Computadores Personal de Ventas Oficina Quito GYQ Telefonos, s, internet Personal de Proyectos Oficina Quito GYQ Maquinaria, herramientas Demos fabricantes Software fabricantes varios Nombre Fórmula de Cálculo INDICADORES Fuente para Calcularlo Responsable de Medirlo Frecuencia de Medición INDICE DE CUMPLIMIENTO DE PLAZO Número de proyectos a tiempo/numero total de proyectos Acta de entrega acta de constitución Jefe CAC IT Trimestral INDICE DE RENTABILIDAD Sumatoria de renta bilidad del periodo/ numero de proyectos del periodo Contabilidad Gerencia Comercial, Gerencia General Trimestral Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Aprobación: Daniel Paredes Santiago León VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO

13 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE RECURSO HUMANO FECHA: 30 sep. 13 CÓDIGO: GC DI PÁGINA: Page 1 of 2 Requisito ISO 9001: , 6.2.2, 6.4 Nombre del Proceso RECURSOS HUMANOS Responsable: GERENTE ADMINISTRATIVO Objetivo: DEFINIR, MEJORAR Y EVALUAR LA COMPETENCIA, FORMACION Y HABILIDADES EXPERIENCIA DEL RECURSO HUMANO CRITERIOS Y METODOS Manual de funciones de puestos de trabajo Procedimiento de Capacitacion de personal Manual de calidad Procedimiento de Selección de personal DOCUMENTOS INTERNOS Manuales/Procedimientos/Planes/Instructivos DOCUMENTOS EXTERNOS Legislación Laboral y de Seguridad Social REGISTROS Solicitud de personal Matriz de Selección de Candidatos Matriz de Resultado de Entrevistas Matriz de evaluación de capacitación de personal Matriz de Capacitación PROCESO PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE Planificación Planificación Plan Económico Plan Operativo Desarrollo del Plan de Recursos Humanos Plan de Gestion Todos los procesos Matriz de Selección de Candidatos Definir los candidatos adecuados Personal calificado Todos los procesos Todos los procesos Matriz de Resultado de Entrevistas Selección de personal para el puesto Contrato de personal Todos los procesos Matriz de Evaluación de Capacitación del Personal Matriz de Capacitación Definir necesidades de capacitación Registrar las capacitaciones recibidas por el personal Notificación de requerimiento de capacitación Registro de capacitaciones Todos los procesos RECURSOS Humanos Infraestructura Hardware/Software Personal Administrativo Oficina Quito COMPUTADORES Personal Construcciones Personal de ventas Oficina Guayaquil Internet Intranet Personal de proyectos Software especializado Nombre NIVEL DE COMPETENCIA INDICADORES Fórmula de Cálculo Fuente para Calcularlo Responsable de Medirlo Frecuencia de Medición #PERSONAS CON CALIF MATRIZ DE EVALUACION DE SATISFACTORIA/#TOTAL DE GERENTE ADMINISTRATIVO PERSONAL PERSONAS SEMESTRAL PROMEDIO DE TIEMPO DE CONTRATACION PROMEDIO DE TIEMPO DE CIERRE DE TICKET DATOS DE CRM GERENTE ADMINISTRATIVO SEMESTRAL Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Aprobación: Jeanneth Fustillos Santiago León VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO

14 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTION FINANCIERA FECHA: 30 sep. 13 CÓDIGO: GC DI PÁGINA: Page 1 of 2 Requisito ISO 9001: , 6.1 Nombre del Proceso Gestión Financiera Responsable: Jefe de Contabilidad Objetivo: Gestionar el cumplimiento del Presupuesto CRITERIOS Y METODOS DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS Manuales/Procedimientos/Planes/Instructivos Procedimiento de Cuentas por Cobrar Ley de régimen Tributario Interno Balance Económico REGISTROS Procedimiento de Cuentas por Pagar Procedimiento de Activos Fijos Procedimiento Facturacion Manuall de calidad Reglamento de Facturación Normas Internacionales de Información Financiera Código de la producción Ley de Compañías Acta de Entrega de Equipos Reporte de cuentas por pagar Reporte de cuentas por cobrar Reporte de activos fijos Reporte de facturación PROCESO PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE Planificación Planificación Todos los Procesos Procesos centrales Ventas Plan económico Plan Operativo Proyección Económica de Cada Proceso Requisiciones, Planillas y cierre de proyectos Tickets Facturación Planificación Proyección económica Presupuesto gestión financiera. Plan Financiera Formulación de Políticas en el Proceso PRESUPUESTO Recepción de Proyecciones económicas de cada Departamento Presupuesto anual Elaboración del Presupuesto por departamentos Solicitud de Aprobación de Presupuestos por Departamentos VENTAS Recepción de la documentación de respaldo. Verificación de la codificación de la documentación. Elaboración de la Prefactura y solicitud de aprobación. Aprobación de la factura. Factura Todos los procesos Proceso Planificación Cliente Emisión de la factura. PAGO POR COMPRAS Recepción de documento de respaldo / Nacionales e Internacionales Reporte de Ventas Proceso Ventas Ingreso de los documentos al sistema Liquidación de Importación Revisión del Ingreso y solicitud de cierre de importación Reporte de Cuentas Por Pagar /Reporte de Inventario Proceso financiera Adquisiciones Cierre de Importación Recepción del Reporte de Inventarios Reporte de Inventarios Balance Económico Proceso Planificación Conciliación de cuentas vs Inventario Físico Reporte de Activos Fijos Recepcion de la facturas de activos fijos Conciliación de cuentas vs Inventario Físico activos fijos Balance Económico Proceso Planificación RECURSOS Humanos Infraestructura Hardware/Software Personal Administrativo Oficina Quito Software especializados Personal de Construcciones Oficina Guayaquil Intranet Personal de Ventas Internet Personal de Proyectos telefonos computadores Nombre Fórmula de Cálculo INDICADORES Fuente para Calcularlo Responsable de Medirlo Frecuencia de Medición Índices de Ingresos presupuestados Índice de Gastos presupuestados Ingresos totales ejecutados/ingresos totales presupuestados Gastos totales ejecutados/gastos totales presupuestados Estado de Perdidas y Ganancias Estado de Perdidas y Ganancias Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Trimestral Trimestral Rentabilidad al patrimonio Utilidad Neta/Patrimonio Estado de Perdidas y Ganancias Jefe de Contabilidad Semestral Índice de liquidez Activo Corriente/Patrimonio Neto Estado de Perdidas y Ganancias Jefe de Contabilidad Semestral Endeudamiento Pasivo Corriente/Patrimonio neto Estado de Perdidas y Ganancias Jefe de Contabilidad Semestral Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Aprobación: Verónica Sambachi Santiago León VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO

15 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE SOPORTE TECNICO FECHA: 30 sep. 13 CÓDIGO: GC DI PÁGINA: Page 1 of 2 Requisito ISO 9001: , 7.5.4, 7.6 Nombre del Proceso Soporte Tecnico Responsable: Jefe de CAC y TI Objetivo: Ejecutar los trabajos de soporte tecnico en forma oportuna, eficaz y eficiente. CRITERIOS Y METODOS DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS Manuales/Procedimientos/Planes/Instructivos Reglamento interno de seguridad y salud en el trabajo de Siaproci REGISTROS Registro de Software de Administración de proyectos, CRM Informes de Soporte Técnico Manual de calidad Requisiciones de la organización Procedimiento PMI de Siarproci Procedimiento de Soporte Técnico Norma Ecuatoriana de la Construcción PROCESO PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE Planificación Planificación económica Desarrollo del plan de gestion para el proceso del mantenimiento preventivo deacuerdo a los estandares de calidad de la compania Plan de Soporte Técnico Ventas Planificación Planificación operativa Recurso Humano Gestión financiera Balance económico Realización de Forecast de Soporte Técnico Proyección económica Gestión financiera Asignacion de personal Ventas Tickets de soporte técnico Elaboracion de Requisiciones de equipos y materiales Ejecución del soporte tecnico Ticket de Facturación, Informe de soporte técnico Ventas Elaboración de actas de trabajo RECURSOS Humanos Infraestructura Hardware/Software Personal Administrativo Oficina Quito GYQ Software Personal de Construcciones Oficina Quito GYQ Computadores Personal de Ventas Oficina Quito GYQ Telefonos, s, internet Personal de Proyectos Oficina Quito GYQ Maquinaria, herramientas Demos fabricantes Software fabricantes varios INDICADORES Nombre Fórmula de Cálculo Fuente para Calcularlo Responsable de Medirlo Frecuencia de Medición ÍNDICE DE CUMPLIMIENTO DE TRABAJO Numero de tickets cerrados en el periodo /numero total de tickets abiertos en el periodo Tickets de CAC Jefe CAC IT Trimestral ÍNDICE DE RENTABILIDAD sumatoria de renta bilidad real del periodo/ rentabilidad prevista del periodo Contabilidad Gerencia Comercial, Gerencia General Trimestral Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Aprobación: Daniel Paredes Santiago León VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO

16 PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS

17 GESTION DE LA CALIDAD

18 INSTRUCTIVO DE ELABORACION, ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA: 20 sep. 13 CÓDIGO: GC-DI PÁGINA: Page 1 of 8 1. OBJETIVO: Establecer la metodología para asegurar la elaboración, revisión, aprobación, actualización, control, disponibilidad de los documentos vigentes para los usuarios, almacenamiento y uso apropiado de los documentos del Sistema de Calidad, tanto internos como externos. Definir los criterios para controlar los registros que se generan por las actividades del Sistema de la Calidad, para su identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición 2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a los documentos internos y externos del Sistema de Calidad, de SIAPROCI CIA.LTDA. así como a los registros controlados por este Sistema de Gestión. Se describe desde el formato para el encabezado de los documentos, hasta el sitio de almacenamiento de los mismos, una vez aprobados y en vigencia dentro de la organización. 3. DEFINICIONES: 3.1 Encabezado: Membrete que debe acompañar a todo documento generado en la organización, sea para uso interno o externo. 3.2 Codificación: Secuencia alfanumérica, que define claramente la identificación de un documento, tanto interno como externo y que se encuentra en uso en la organización 3.3 Cloud: Sistema de Archivo digital, que reposa en un servidor externo a la organización. 3.4 CAC (Centro de Atención a Clientes): Área operativa de la organización encargada de brindar soporte a las operaciones internas y externas de la organización. 3.5 TIPO DE ARCHIVO: es el medio donde se almacenan los documentos Físico.- Carpetas, fólderes o cartones Magnético o Electrónicos.- Diskettes, CD o hardware. 3.6 DOCUMENTOS CONTROLADOS: distribuidos según lista de distribución

19 INSTRUCTIVO DE ELABORACION, ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA: 20 sep. 13 CÓDIGO: GC-DI PÁGINA: Page 2 of 8 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Representante de la Dirección o Aprobar los documentos revisados y/ o elaborados por los responsables de proceso. Responsable del Proceso o o o o o Solicitar creación de documento nuevo o existente Realizar el borrador del documento nuevo o existente Revisar los documentos nuevos generados o la modificación al existente Difundir los documentos generados o los cambios en los documentos existentes, a los involucrados. Definir los criterios de control de registros en cuanto a tiempo de retención, disposición final, método de archivo, protección y recuperación. Asistente del Sistema de Calidad o o o o o o Distribuir la documentación física y magnética del Sistema de la Calidad, en el caso que sea necesario ya que se emplea para este fin el sistema CLOUD de la organización Mantener actualizada la documentación del Sistema de la Calidad. Asegurar que las versiones actualizadas de los documentos del SGC estén disponibles en los puntos de uso. Controlar los documentos obsoletos para evitar el uso no intencionado de versiones anteriores, si están impresas. Asegurar que se identifican los documentos externos y se controla su distribución. Mantener actualizada las Listas Maestras de Documentos Internos, Externos y Registros, actividad que se realiza mediante el sistema CLOUD de la organización.

20 INSTRUCTIVO DE ELABORACION, ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA: 20 sep. 13 CÓDIGO: GC-DI PÁGINA: Page 3 of 8 5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 5.1 ELABORACION DE DOCUMENTOS Encabezado El formato del encabezado contiene la siguiente información: NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO: XX-XX-XX FECHA: 0X-0X-xx VERSIÓN: XX PÁGINA: X de X Codificación Se define el formato para codificación de documentos de la organización bajo el siguiente esquema: a) Se tendrán 5 posiciones de numeración de acuerdo al detalle que se describe a continuación: Posición 1: Proceso al que pertenece el documento: PROCESOS DE LA ORGANIZACION PROCESO VENTAS ADQUISICIONES CONSTRUCCIONES MANTENIMIENTO PREVENTIVO CONSULTORIA GESTION DE CALIDAD GESTION FINANCIERA RECURSO HUMANO SOPORTE TECNICO CODIGO VT AD CO MP CN GC GF RH ST

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