LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y SU INFLUENCIA SOBRE LOS CAMBIOS EN LOS MÉTODOS DE TRABAJO DE LAS PYMES. DATA-WAREHOUSE

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1 LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y SU INFLUENCIA SOBRE LOS CAMBIOS EN LOS MÉTODOS DE TRABAJO DE LAS PYMES. DATA-WAREHOUSE Sistemas regionales de innovación: universidad y empresa De Miguel Fernández, Enrique Dema Pérez, Carlos Gil Pechuán, Ignacio Conesa García, Pilar Universidad Politécnica de Valencia Resumen: La potenciación del PC dentro del enorme crecimiento que están teniendo las Tecnologías de la Información, ha hecho que la mayoría de desarrollos de Sistemas de Información actuales estén basados en arquitecturas Cliente-Servidor, lo que supone que, por ejemplo, cada empleado, desde el PC de su puesto de trabajo o desde quioscos autoservicios, repartidos por las oficinas, pueda recibir y transmitir información, hacer consultas, introducir nuevos datos, etc. Asimismo, las nuevas técnicas de WorkFlow permiten automatizar muchas tareas, de manera que se reduzcan los ciclos de tiempo entre unos procesos y otros. Una de las tecnologías más relevantes y que pretendemos exponer en el presente trabajo es el Data Warehouse (Almacén de datos), ya que permite trabajar con informaciones cruzadas, extraer datos procedentes de diferentes fuentes o desordenadas en el tiempo y, en definitiva, disponer en cualquier momento de la información que sea pertinente, perfectamente estructurada y lista para usar.

2 LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y SU INFLUENCIA SOBRE LOS CAMBIOS EN LOS MÉTODOS DE TRABAJO DE LAS PYMES. DATA-WAREHOUSE LAS PYMES Y LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Las empresas en general y las Pymes en particular, necesitan adaptarse a la nueva situación de competencia que se está produciendo en los mercados cada vez más globales e internacionales. Estos cambios están configurando una nueva estructura económica mundial e inciden en la competitividad empresarial. Los factores de competitividad antes se basaban en precios, pero ahora hay otros como innovación y la asimilación tecnológica aplicada a la producción. El aumento de la competitividad y la mejora de la calidad de los productos y del trabajo va asociado a la innovación (Tirado, C., 1995, pp.51 y 115) El desfase tecnológico se traduce, cada vez con más intensidad, en pérdidas de competitividad, disminuciones de la tasa de crecimientos y aumentos del paro de larga duración. Esta nueva concepción viene determinada por la capacidad de adaptarse a las nuevas tendencias y requiere fórmulas que integren aspectos organizativos, funcionales, operativos y tecnológicos. La tecnología se consolida como factor clave de la competitividad, el crecimiento y el empleo (IMPI, 1994, pp.131 y 132). En las empresas las nuevas tecnologías han permitido modificar las relaciones y las formas de organización. Este nuevo modelo comporta cambios en las relaciones de las empresas con los mercados y además una adecuada adaptación estructural de la empresa para la introducción de las nuevas tecnologías. Son estos cambios en la organización y operativa de la empresa junto con la escasa presencia de personal técnico en las Pymes, la falta de información respecto a estas nuevas tecnologías, unido a problemas de difícil detección, ligados a la cultura empresarial y tecnológica española, constituyen las bases del rechazo a la incorporación de cualquier innovación en este tipo de empresas. Cándido Velázquez habla del carácter pragmático y actuaciones a corto plazo de las Pymes, que les hace recelar de la introducción de las TI y más si no ven resultados inmediatos. Este tipo de empresas, según afirma, no se presta a cambios cuya rentabilidad no sea evidente (Tirado, C., 1995, pp.14 y 101). La multinacional Hewlett Packard realizó a principios de 1997 un estudio sobre el estado actual de la informática en la Pyme española obteniendo los siguientes resultados (Computerworld,, Julio-1997):

3 El 50% de las Pymes no disponen de ordenar para su operativa diaria. El 20% de las Pymes informatizadas trabajan con ordenadores clónicos. El 50% de las empresas informatizadas realizó las compras de sus equipos entre los años 1994 y 1996 y el otro 50% adquirió sus PCs antes de El 52,4% de las Pymes informatizadas disponen de soluciones horizontales (nóminas, contabilidad, etc.) El software específico del sector proviene del desarrollo de los propios usuarios. Sólo el 55,1% de las empresas informatizadas cuentan con contratos de mantenimiento de hardware. Sólo el 44,4% de las empresas informatizadas cuentan con contrato de mantenimiento de software. El principal proveedor de las Pymes españolas es el distribuidor local. En el 100% de los casos es el Director Gerente de la empresa quien decide la inversión informática. Todas las empresas consultadas consideran inversiones en informática para El 90% de las Pymes asegura conocer Internet, pero sólo un 20% lo utiliza. En una encuesta realizada a empresas por Fundesco, cuyos resultados son extrapolables para el colectivo global de las pequeñas y medianas empresas, dirigida a detectar las carencias y necesidades de estas empresas en TI, aparecen ciertas constantes respecto a la percepción de las empresas sobre la oferta tecnológica actualmente disponible. Estas son (Tirado, C., 1995, pp ): Desconocimiento de servicios. La primera conclusión es el desconocimiento sobre la oferta tecnológica actualmente disponible y la falta de información sobre cómo usar y acceder a estas tecnologías. Esta situación viene provocada, según los autores, por la falta de iniciativa y capacidad de innovación en la empresa para incorporar las nuevas formas de hacer que exigirá el mercado, y por otro lado, la dificultad de aproximación a la Pyme con soluciones tecnológicas adaptadas a sus necesidades reales. Insatisfacción con ciertos servicios. El grado de satisfacción con servicios como el telefónico o el videotex es en general regular y el del fax, es en general bueno. Carestía de algunos servicios. Desvinculación en cuanto a la utilidad de los servicios. Existe una clara desvinculación entre la problemática empresarial y el uso de tecnologías no relacionadas con el día a día. Se ha detectado un alto grado de conservadurismo en

4 cuanto a la implantación de nuevos servicios. Si se exceptúan aquellos de fácil penetración como el fax. Desconexión entre la oferta y la demanda. No realizan estudios previos de las necesidades de las empresas, tampoco se hacen estudios de viabilidad de las potenciales alternativas de solución. Descoordinación. Entre la Pyme y la administración y otras instituciones la descoordinación se hace patente por el desconocimiento de las empresas de iniciativas, proyectos, programas encaminados para ayudar a las pequeñas y medianas empresas. Por otro lado, se tiene en estos momentos una conciencia clara de la importancia de las tecnologías de la información para las actividades de sus empresas. El resultado de todo este panorama, es que se tienen muy claros los problemas a corto plazo de la empresa, aunque se hacen pocos planteamientos a medio y largo plazo, se sabe de la importancia de las tecnologías de la información en el futuro inmediato aunque aparece desvinculado de la problemática empresarial inmediata. Una de las barreras que se mencionaba anteriormente era la escasa formación de los usuarios potenciales de las TI, pero por otra parte hay que mencionar la falta de formación de los distribuidores y vendedores de equipos y servicios que ofertan directamente a la empresa. La percepción general es que se les trata de imponer aplicaciones desarrolladas a la medida de las grandes empresas y muy poco adaptadas a su situación real en términos de precio, posibilidad de integración y facilidad de uso. Según este mismo estudio, se percibe la carencia de agentes de influencia que pudieran liderar y facilitar la incorporación de estas tecnologías a la Pyme. De los resultados de la encuesta se aprecia una creciente tendencia hacia la demanda de soluciones integradas. La idoneidad de la implantación de tecnologías en la empresa vendrá dada por la confontración de los costes y de los beneficios, tanto directos como indirectos. La aportación de las tecnologías de la información al desarrollo presenta múltiples facetas: 1.- Aplicación de nuevas formas de dirección, control y gestión empresarial que favorezcan la creación de nuevas formas de cultura corporativa más innovadora. 2.- Mayor integración laboral y el aumento de la cualificación de la mano de obra. 3.- Disminución de los desequilibrios regionales, favoreciendo la integración territorial. 4.- Personalización de las comunicaciones, al acceso universal a los servicios.

5 5.- El aumento espectacular en la información disponible por medios electrónicos. El marco de la Pyme es amplio y complejo y esa misma complejidad se manifiesta en su relación con la tecnología. Los parámetros y matices que pueden afectar a su uso son variados y, por tanto, no resulta fácil tipificar a la Pyme para encontrar soluciones y aplicarlas. Según recoge el último estudio realizado por la fundación COTEC (1997, PP.23-55), las Pymes españolas aprovechan de forma insuficiente las posibilidades que ofrecen actualmente las telecomunicaciones. Entre las ventajas que según el documento de COTEC podrían obtener las Pymes con el uso masivo de las telecomunicaciones destacan, por una parte, una mayor agilidad, al facilitar el intercambio rápido de información e ir acompañadas de procedimientos avanzados de procesamiento de datos. Por otra la de eliminar intermediarios al poder comunicarse entre sí todas las partes de la empresa y poder eliminar pasos en la cadena de decisión con la disminución de servicios auxiliares. Igualmente, el uso de las telecomunicaciones también ofrece ventajas en materia de seguridad, imagen y calidad de servicio así como un ahorro de costes. El futuro papel de las Nuevas Tecnologías en las Pymes Las Tecnologías de la Información (TI) han soportado la automatización de los procesos de carácter típicamente repetitivo y/o administrativo para dar apoyo en aquellas actividades donde la aplicación del conocimiento y la experiencia y la propia coordinación juegan un papel fundamental en la eficiencia y productividad. Como resultado de la proliferación y uso de las tecnologías, las organizaciones se encuentran con una enorme y creciente cantidad de datos almacenados. Toda esa cantidad de datos se encuentra dispersa por toda la organización. (Alvarez, 1996 pag.407) Por otro lado las TI se han situado como uno de los pilares fundamentales de nuestra sociedad, pudiendo jugar un papel en el desenvolvimiento competitivo de las organizaciones tan importante que casi cualquier empresa que sepa gestionarlas adecuadamente puede llegar incluso a cambiar las bases competitivas de su sector, diferenciándose ampliamente de la competencia, creando nuevos productos al añadirles información, construyendo nuevas barreras de entrada, etc. (GIL, I., 1997) Las claras ventajas de las TI como medio cada vez más imprescindible para afrontar las crecientes necesidades de tratamiento de datos, unido al abaratamiento de los equipos, ha llevado a una penetración contínua y profunda de la informática en las empresas (Bernal, 1996, Pag.36)

6 Sin embargo, la implantación de las TI en una empresa puede acarrear problemas si no se adoptan los criterios adecuados o no se i mplantan dentro del marco estratégico del negocio. Tal como afirmó Bill Gates en 1995 (Gates, B., 1995), las Nuevas Tecnologías influirán de forma decisiva no sólo en la manera en que trabajamos, sino incluso en cómo aprenderemos, nos comunicaremos y viviremos en el futuro. La potenciación del PC dentro del enorme crecimiento que están teniendo las nuevas tecnologías, ha hecho que la mayoría de desarrollos de Sistemas de Información actuales estén basados en arquitecturas Cliente-Servidor, lo que supone que por ejemplo cada empleado desde el PC de su puesto de trabajo o desde quioscos autoservicios, repartidos por las oficinas, pueda recibir y transmitir información, hacer consultas, introducir nuevos datos, etc. Asimismo, las nuevas técnicas de WorkFlow permiten automatizar muchas tareas de manera que se reduzcan los ciclos de tiempo entre unos procesos y otros. Una tecnología que ha adquirido especial relevancia es el Data Warehouse (Almacén de datos), ya que permite trabajar con informaciones cruzadas, extraer datos procedentes de diferentes fuentes o desordenadas en el tiempo y, en definitiva, disponer en cualquier momento de la información que sea pertinente, perfectamente estructurada y lista para usar. El término Data Warehouse fue acuñado por William Inmon, ingeniero especializado en bases de datos. La situación en que se encuentran los sistemas de información antes de la aparición e introducción de los Data Warehouse, se describe a continuación: Muchos de los datos mantenidos por las empresas sobre sus diferentes entidades (clientes, proveedores, productos, mercados, etc.) están confinados en diferentes islas dentro de la organización (logística, I+D, producción, marketing, facturación), en forma de bases de datos que se han desarrollado como subsistemas independientes. Estas bases de datos son incapaces de interactuar de forma eficiente unas con otras, para ofrecer una visión consolidada de las diferentes entidades. Esta visión parcial de los datos complica la toma de decisiones consensuadas, ya que no existen ratios homogéneos. Así, para un mismo ratio, dos islas de información facilitan diferente resultado. Este entorno fomenta la toma de decisiones basadas en la intuición más que en el análisis de los datos.

7 El Data Warehouse es el resultado de integrar un conjunto de tecnologías ya existentes, como son: bases de datos relacionales, bases de datos multidimensionales, arquitectura cliente/servidor, interfaces gráficos, comunicaciones y otros conceptos de menor importancia. Estas tecnologías, combinadas entre sí, permiten la integración de múltiples bases de datos operacionales, formando físicamente una única base de datos, diseñada específicamente para el proceso analítico, como es la toma de decisiones por la dirección. Las ventajas que se obtienen al introducir un Data Warehouse en el sistema de información de una empresa, se puede resumir en los siguientes aspectos: Reducción de coste. La simplificación que supone trabajar con una única base de datos, permite a los usuarios definir sus propias consultas ad hoc, descargando de la programación al personal del departamento de sistemas, el cual puede llegar, incluso, a reducirse. Existen en este entorno abundantes beneficios tangibles e intangibles tales como: reducir sensiblemente el tiempo invertido para obtener una información si ésta puede representar una ventaja competitiva, o reaccionar a tiempo ante un cambio en el comportamiento de alguna variable crítica; homogeneizar los diferentes ratios utilizados en la organización para conocer el rendimiento en las diferentes áreas clave de la empresa; mejorar la satisfacción de los directivos en el desempeño de sus funciones, etc Mejorar el modelo de comportamiento de la empresa. El poder acceder de forma fácil y flexible a informaciones de toda la empresa, permite al directivo mejorar su modelo mental, siendo éste más cercano a la realidad. Todo directivo debe hacer prevalecer el beneficio global de la empresa más que el beneficio de su área de interés, aun siendo muchas veces ambos beneficios incompatibles. Reingeniería de procesos. El ofrecer a los directivos un análisis menos limitado de su información permite, con frecuencia, obtener un conocimiento en profundidad de los procesos de la empresa. Este conocimiento facilita la detección de disfunciones en los actuales y aplicar las medidas correctivas necesarias para su eliminación. El principio básico del Data Warehouse consiste en extraer e integrar los datos de los diferentes subsistemas operacionales existentes en la organización y de los datos externos a la misma (competencia, demanda, decisiones gubernamentales). Para lograr este objetivo un Data Warehouse debe poseer los siguientes componentes o herramientas con las que obtener y gestionar información en pantalla:

8 Componente de definición: sirve para definir y establecer el entorno de almacén de datos en tres aspectos: 1) diseñar y definir las bases de datos del Data Warehouse; 2) definir las diferentes fuentes de datos que alimentarán el Data Warehouse; 3) especificar las reglas que definen la alimentación de Data Warehouse por parte de los diferentes sistemas fuente. Componentes de adquisición de datos: sirve para extraer los datos de los diferentes sistemas fuente, detectando inconsistencias y transformándolos en base a las reglas definidas en el componente anterior. La transformación puede requerir la reestructuración de registros o campos, supresión de datos, suministro de valores a campos vacíos, inclusión del campo tiempo si no existiera en los datos fuente, y otras muchas manipulaciones. Una vez que los datos se han transformado y verificado, se transfiere a la base de datos del Data Warehouse. Este proceso se repetirá de forma periódica en el tiempo. Componente de gestión: los servicios ofrecidos por este componente incluyen un servicio de mantenimiento de datos, realización de copias de seguridad, gestión de la seguridad en el acceso, etc. Componente de directorio de información: el componente de directorio de información, o diccionario de datos de un Data Warehouse, contiene información sobre los datos existentes. Uno de los beneficios de este componente es que ayuda a los usuarios a comprender qué información existe en el Data Warehouse y cómo acceder a ella para utilizarla. Componentes de acceso y análisis de datos: el análisis de los datos y el acceso a los mismos es el último componente del Data Warehouse, y ofrece las herramientas que permiten a los usuarios explorar y analizar los datos. Estas herramientas pueden ser, desde aplicaciones de generación de informes y consultas, hasta sistemas EIS para análisis y control de datos complejos. El concepto Data Warehouse, visto así de una forma descriptiva y muy sintética, abarca muchos más conceptos que copiar los datos operacionales disgregados en diferentes lugares, en una nueva base de datos. Esta última debe aplicar una nueva perspectiva. Las bases de datos operacionales se utilizan normalmente para el proceso de transacciones en tiempo real (OLTP On-Line Transaction Processing). Estas bases de datos, de arquitectura

9 relacional, optimizan las operaciones orientadas a registros individuales, como son la realización de una factura, entrada de un pedido, registro de contabilidad, etc. CONCLUSION Por iniciativa de la Confederación Empresarial Valenciana se encargó un informe a Ernst & Young (1991) sobre Las percepciones del empresario valenciano ante el mercado único. De la problemática de las Pymes de la C.Valenciana resalta la carencia de Información. La falta de información, resalta el informe, impide una adecuada toma de decisiones. El 63% de los empresarios piensan que es muy necesario informarse, sin embargo el 93% del colectivo desconoce los procedimientes, mecanismos y herramientas que les pueda proporcionar información de interes. El desarrollo vertiginoso de las Tecnologías de la Información ha permitido desarrollar nuevos métodos de gestión, que implican una nueva reconfiguración de las funciones a desempeñar por la dirección. Avances como Data Warehouse, bases de datos multidimensionales, tecnología cliente/servidor o multimedia, entre otros, facilitan la introducción de las Pymes, generalmente con personal no experto, en el mundo de la informática.

10 BIBLIOGRAFIA Albi Ibañez, E. et al. (1992), Europa y la competitividad de la Economía Española, Ed.Ariel economía-price Waterhouse, Madrid Andreu, R., Ricart, J.E. y Valor, J. (1996), La Organización en la era de la Información, Ed.McGraw-Hill, Madrid Anuario Computerworld, (1997), Nº 701, pag.28 Computerworld, (6-12/12/1996), Nº 691, Año.XVI CSIC -Consejo Superior de Investigaciones Científicas- (1994), Comunidad Científica Española en las Tecnologías de la Información : análisis general y por áreas, Ed. Fundesco, Madrid FUNDACION COTEC (1997), Las Pymes y las Telecomunicaciones, Nº 8 Ed.Graficas Marte, Madrid Gil Pechuán, I. (1997), Sistemas y Tecnologías de la Información para la gestión, Ed.McGraw-Hill, Madrid Gil, I., Ruiz, L., Ruiz, J. (1997), La Nueva Dirección de Personas en la Empresa, Ed.McGraw-Hill, Madrid IMPI (1995), Informe Anual. La Pyme 1994, Ed.IMPI, Madrid OCDE (1990), Las Nuevas tecnologías en la década de los noventa, Ed.OCDE, Korth, H. y Silberschatz, A. (1994), Fundamentos de Bases de Datos, Ed.McGraw-Hill, Madrid SEDISI -Asociación Española de Empresas de T.I. (1997), Las Tecnologías de la Información en España, 1996, Colección Informes y Estudios del Ministerio de Industria y Energía Ed. Centro de Publicaciones del MINER, Madrid Tirado, C. et al. (1995), La Pyme del Siglo XXI, Ed.Fundesco, Madrid

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