Flota Occidental ATENCIÓN DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO

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1 Página: 1/6 1. OBJETIVO Y ALCANCE Mitigar el impacto tanto Social, Económico y Jurídico que generan los accidentes de tránsito de los vehículos vinculados a Flota Occidental. Este procedimiento aplica a todos los vehículos afiliados a Flota Occidental independiente de la ubicación geográfica en que se encuentre, vincula a los funcionarios de la empresa más próximos a la ocurrencia del hecho, al Gerente, al Jefe técnico Operativo, o Asistente de Rodamiento, al asesor Jurídico destinado para tal función, y a la Jefe de Gestión Humana. 2. DEFINICIONES CROQUIS: De acuerdo al artículo 2 del Código Nacional de Tránsito Ley 769 del 2002 se define como: Plano descriptivo de los pormenores de un accidente de tránsito donde resulten daños a personas, vehículos, inmuebles, muebles o animales, levantados en el sitio de los hechos por el agente, la policía de tránsito o por la autoridad competente. ACCIDENTE : Evento generalmente involuntario, generado al menos por un vehículo en movimiento, que causa daños a personas y bienes en él e igualmente afecta la normal circulación de los vehículos que se movilizan por la vía o vías comprendidas en el lugar o dentro de la zona de influencia del hecho. 3. GENERALIDADES Ante la ocurrencia inevitable de accidentes de Transito la empresa debe estar preparada para la atención de estos hechos donde se de asistencia oportuna a las personas lesionadas, apoyo y atención al conductor involucrado en el hecho tanto a nivel jurídico como emocional, buscar disminuir el impacto publicitario hablando con los medios de prensa previa autorización del gerente y buscar agilizar que las autoridades realicen sus procedimientos con el fin de reducir imagen negativa de la empresa. El apoyo psicológico se realiza cuando el accidente presente heridos o fallecidos. 3.1 Los siguientes son los documentos que deben ser entregados a la Secretaria de Gerencia para los trámites del accidente: 3 Fotocopias de la tarjeta de propiedad del vehículo accidentado. 3 Fotocopias de la cédula del conductor. 3 Fotocopias de la cédula del propietario. 3 Fotocopias de la licencia de conducción del conductor. 4 Fotocopias del croquis del accidente. (Cuando no hay lesionados).

2 Página: 2/6 3 Fotocopias del Soat. 3 Fotocopias del libro de viaje o conduce. 3 Fotocopias tarjeta de operación. 3.2 Se debe informar al afiliado que cuando su vehículo ingrese de nuevo a laborar deberá hacerlo con un relevo hasta que no se defina la situación del conductor involucrado en el hecho quien deberá presentarse a la mayor brevedad a la oficina del Jefe Técnico Operativo ó el Asistente de Rodamiento. 4. PROCEDIMIENTO 4.1 INFORMACIÓN DE OCURRENCIA DEL HECHO: Verificado el hecho se debe informar al Jefe Técnico Operativo o encargado de Rodamiento y este a su vez se encargará de acuerdo a la gravedad de los hechos de informar al Gerente y al asesor jurídico. 4.2 DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL DE LA EMPRESA: El Jefe Técnico Operativo determinará la oficina más cercana a la ocurrencia del hecho que deberá desplazar mínimo 1 persona para apoyar las labores que de allí se desprendan. Igualmente se debe determinar que personas se desplazarán desde la oficina principal. 4.3 SITIO DE LOS HECHOS: Al llegar al sitio de los hechos se debe solicitar todo el apoyo necesario para la atención pronta de los lesionados, con el apoyo de las entidades de socorro y autoridades de tránsito, se debe tener un listado de las personas lesionadas trasladadas a los centros asistenciales y verificar que se hayan entregado las copias del seguro obligatorio para la pronta asistencia. En caso de presentar fallecidos se debe gestionar la pronta asistencia de la autoridad que corresponda el levantamiento, de ser posible hablar con los medios de prensa buscando menguar el impacto publicitario que se pueda generar del hecho, y verificar que el vehículo sea movilizado del sitio del accidente y cuando las autoridades así lo estimen conveniente poder cubrir los emblemas y distintivos de ser posible. 4.4 REPORTE INTERNO DEL ACCIDENTE El conductor se dirige a la Secretaria de Gerencia para reportar el accidente para lo cual ella le entrega un formato de Informe de accidentes de tránsito que se encuentra en la carpeta Reporte de accidentes del archivador cajón no. 5, el cual contiene los datos y la descripción de lo sucedido. Así mismo ella debe entregarle la siguiente lista de los documentos que se requieren para los trámites. Ver 3.1

3 Página: 3/6 4.5 Cuando el conductor entrega la documentación, la Secretaria de Gerencia diligencia el reporte que se enviará a la compañía de seguros con base en el Informe de accidentes de tránsito. 4.6 Luego la secretaria debe organizar tres paquetes iguales con la documentación suministrada (fotocopia de la tarjeta de propiedad, fotocopia de la cédula del conductor y el propietario, fotocopia de la licencia de conducción, fotocopia del croquis del accidente y fotocopia del Soat) y entregárselos al conductor con el reporte de la compañía de seguros. Al hacer esto, ella debe diligenciar el Control de reporte de accidentes para llevar un registro interno de la documentación entregada y el cual debe ser firmado por la secretaria cuando el empleado regrese con el reporte de la compañía de seguros y los 3 radicados. 4.7 Realizar reporte de accidente de tránsito dentro de las 24 horas siguientes a su acaecimiento, según circular externa 0019 del 20 de mayo de Superintendencia de Puertos y Transporte. 4.8 El conductor debe ir a: Compañía de seguros, asesor Jurídico y Corredor de seguros 4.9 El conductor deberá devolver el reporte de La compañía de seguros a la secretaria de Gerencia debidamente radicado por los tres lugares nombrados anteriormente, por lo cual la secretaria firma el formato interno Control reporte de accidentes con la fecha de devolución La secretaria debe archivar el Reporte de la compañía de seguros en la A-Z Registros de reporte de Accidentes vehículos que se encuentra en el escritorio Finalmente para manejo interno se deben organizar otros tres paquetes que constan de: fotocopia del informe de accidentes de tránsito, fotocopia del croquis del accidente, fotocopia del libro de viaje y/o planilla de despacho, del conduce y fotocopia del reporte a la ya radicado Ingresarlo al sistema atlas en reporte de accidentes La secretaria de gerencia entrega el recibo de habilitación al conductor para que lo presente al Jefe Técnico Operativo y al jefe de Gestión Humana según sea el caso El conductor para ser despachado de nuevo deberá presentar al asistente de rodamiento el recibo de habilitación de despacho La secretaria de gerencia debe entregarlos al Jefe Técnico Operativo, Jefe Técnico y a Gestión Humana.

4 Página: 4/6 5. CONTROL DE CAMBIOS ENTRE LA VERSIÓN ANTERIOR Y LA ACTUAL Numeral /Párrafo/Figura/Tabla/Nota 4.7 A Adición (A) o (S) Suspensión Texto Modificado Realizar reporte de accidente de tránsito dentro de las 24 horas siguientes a su acaecimiento, según circular externa 0019 del 20 de mayo de Superintendencia de Puertos y Transporte. 6. ANEXOS REPORTE DE ACCIDENTES INFORME INTERNO DE ACCIDENTE DE TRANSITOS. REGISTRO FOTOGRAFICO PARA PRUEBAS ANTE LAS AUTORIDADES RECIBO HABILITACIÓN DESPACHOS CIRCULAR EXTERNA 0019 XXX XXX XXX XXXXX XXXXX 7. RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Personal de Agencias Jefe de Mantenimiento Conductor RESPONSABILIDADES 1. Verificar e informar ocurrencia de accidentes y la veracidad de la información. 2. Apoyar la atención pronta de los lesionados y del conductor según el caso. 1. Apoyar al Jefe Técnico Operativo en el desplazamiento al sitio de los hechos. 1. Portar 5 fotocopias del soat vigentes en el botiquín del vehículo. 2. Reportar y hacer entrega de los documentos solicitados del accidente en los siguientes 3 días hábiles. 3. Entregar el reporte a la aseguradora debidamente radicado. 4. Presentarse con el recibo de habilitación de despacho al Jefe técnico operativo y a la

5 Página: 5/6 Secretaria de Gerencia Jefe Técnico Operativo ó Responsable de rodamiento Asesor Jurídico Jefe de Gestión humana Jefe de Gestión Humana. 1. Diligenciar el reporte de accidentes. 2. Recopilar los documentos necesarios en un término máximo de cinco días. 3. Archivar los documentos generados. 4. Ingresar el reporte al sistema atlas. 5. Entregar el recibo de habilitación de despacho al conductor. 1. Registro fotográfico para la empresa, informe inicial de las posibles causas (cuadros anexos) y relaciones con las autoridades y medios de prensa (Previa autorización de Gerencia) 2. Informar al afiliado que al ingreso del vehículo deberá tener solucionado el estado disciplinario. 2. Seguimiento del reporte del accidente en el sistema atlas. 3. Generar campañas en el interior de la empresa con la recurrencia de accidentes reportados. 4. Generar informes destinados a Gerencia, Gestión Humana del conductor ante la ocurrencia del hecho. 5. Levantar un informe técnico en compañía del Jefe de mantenimiento para la Gerencia. 1. Apoyar al conductor ante las diligencias judiciales iniciales que se puedan dar, verificar que las declaraciones iniciales y los informes de las autoridades sean reales y ajustados a los hechos. 1. Prestar apoyo psicológico al conductor involucrado previa evaluación del accidente. Y presentar un informe del estado emocional y anímico del conductor o en su defecto remitirlo a donde corresponda. 2. De acuerdo al informe presentado por el Jefe Operativo o encargado de rodamiento, el Jefe de Gestión humana debe determinar la continuación o no del contrato del conductor involucrado teniendo en cuenta las

6 Página: 6/6 infracciones de tránsito codificadas, posible culpabilidad, omisiones o extralimitaciones del hecho donde se vio involucrada la marca de Flota Occidental ó el proceso disciplinario que aplique. REVISADO POR: Jefe Técnico Operativo APROBADO POR: Gestión Gerencial

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