Manual Excel N Emeric

Transcripción

1 Manual Excel N Emeric

2 Excel Área de trabajo y navegación en Excel Excel se utiliza para trabajar con datos numéricos en forma de tabla. En Excel se pueden preparar informes, registros electrónicos, gráficas. Algo importante luego que entra los datos si necesita realizar un cambio en un dato, se vuelven a calcular los resultados. Hoja de Trabajo Celda Barra de fórmula Columna Fila Hoja de cálculo Una celda es la intersección de una columna y una fila. Nos referimos a la celda por la columna y la fila. Por ejemplo la celda que está seleccionada en la figura anterior nos referimos como la celda A1. Como movernos en Excel Para movernos en Excel no s movemos a través de las celdas. Para movernos utilizamos: el mouse, además utilizamos las siguientes teclas. flechas de dirección movernos en la dirección que indican las teclas. enter para movernos hacia abajo Ctrl & Home va a la celda A1 Ctrl & y la tecla de dirección que señala a la derecha lo lleva a la última columna de la hoja Ctrl & y la tecla de dirección que señala hacia abajo lo lleva a la última fila de la hoja Shift & enter movernos hacia arriba Tab movernos a la derecha Shift & tab movernos a la izquierda Ctrl & End va a la última celda que tiene datos 2 N Emeric

3 Manipulación de Columnas y Filas en Excel. Cambiar el tamaño de una Columna Forma 1 Agrandar el tamaño de la columna Coloque el cursor, entre la división de las columnas, en este ejemplo entre la columna B y C. Oprima el mouse y muévalo hacia la derecha hasta obtener el número 25(180 pixels). Observe como aparece un cuadro con el tamaño de la columna. Luego si necesita cambiarlo puede hacerlo. Disminuir el tamaño de la columna Coloque el cursor, entre la división de las columnas, en este ejemplo entre la columna A y B. Oprima el mouse y muévalo hacia la izquierda hasta obtener el número 3 (26pixels). Observe como aparece un cuadro con el tamaño de la columna. Luego si necesita cambiarlo puede hacerlo. Forma 2 Seleccione la columna que desea agrandar o achicar En la solapa Home seleccione Format y seleccione Column Width Sale la siguiente caja de diálogo Escriba el 25 3 N Emeric

4 Procedimiento para realizar una copia de una celda a otras celdas consecutivas. Haga clic en la celda donde está la fórmula Coloque el cursor en la esquina inferior derecha, vea figura, oprima el mouse arrastre hasta donde desee realizar la copia. Procedimiento para: Añadir una columna Seleccione la columna luego de la que desea añadir Oprima el lado derecho del mouse y seleccione Insert Eliminar una Columna Seleccione la columna que desea eliminar Oprima el lado derecho del mouse y seleccione Delete Añadir una fila Seleccione la fila luego de la que desea añadir Oprima el lado derecho del mouse y seleccione Insert Eliminar una fila Seleccione la fila que desea eliminar Oprima el lado derecho del mouse y seleccione Delete Borrar Borrar contenido de una o varias celdas Seleccione las celdas que desea borrar Oprima la tecla Delete Procedimiento para escribir números consecutivos Escriba el 1 y el 2 en las celdas A3 y A4 respectivamente. Marque las celdas A3 y A4 y coloque el cursor en la parte inferior derecha de la celda A4. Oprima y arrastre el mouse hasta donde desee escribir los números. Observe figuras. 4 N Emeric

5 Procedimiento para centralizar un título entre varias celdas Sombree las celdas entre las cuales desea centralizar el título. Asuma que desea centralizar entre las celdas A1 a E1. Haga clic en el botón Merge and Center en la solapa Home Procedimiento para dibujar bordes en la hoja de trabajo. Sombree donde desea dibujar los bordes En la solapa Home selecciona los borders. Observe los diferentes bordes en la figura. Colocar borde debajo de la celda o celdas Asuma que desea una línea debajo de los títulos Libros, Cantidad, Precio, Total. Marca los títulos Libros, Cantidad, Precio, Total. Vea figura. Haga clic en la flecha en Borders en la solapa Home. Seleccione Bottom Borders Pintar bordes en todo el trabajo Sombrea el trabajo y selecciona All Borders en botón Borders que se encuentra en la solapa Home. Si desea cambiar el tipo de línea también puede pintar bordes a través del botón Bordes, marcando More Borders, es la última opción a seleccionar. 5 N Emeric

6 Sale la siguiente caja de diálogo. En ésta puede seleccionar diferentes tipos, colores de bordes. Además puede pintar las celdas. V Asuma que selecciona de la celda A2 a E7. Selecciona en Line Style, líneas entrecortadas, color azul oscuro y desea líneas verticales. Observe figura. Eliminar los bordes Sombree el área que desea borrar. Seleccione No Border en Borders en la solapa Home. 6 N Emeric

7 Pintar las celdas Selecciona las celdas que desea pintar y selecciona el color en Fill Color en la solapa Home. Procedimiento para trabajar con las funciones básicas Haga clic en la celda E8 En la solapa Home haga clic en la flecha de AutoSum, seleccione Sum( para sumar) Observe como se marca el área que se va a sumar Oprima Enter para obtener el resultado, Si se fija además de Sum, tiene la funciones: Average ( obtener un promedio), Count( Contar ), Max y Min ( devuelve el número máximo en el área especificada. Guardar la hoja de trabajo Seleccione Save en el Office Button y guardar en el sitio deseado Imprimir la hoja de trabajo Seleccione Office Button-> Print->Print Preview. Es recomendable que utilice Print Preview antes de imprimir la hoja de trabajo. En la pantalla PrintPreview puede imprimir, puede seleccionar Show Margins (para ver los márgenes y modificarlos) puede ir a Page Setup para modificar márgenes, orientación del papel, ajustar tamaño del contenido de la hoja y otras relacionadas con la hoja de trabajo. 7 N Emeric

8 Margins- Cuando marca Show Margins observe las líneas marcando los márgenes. Para cambiar los márgenes los puede mover, de manera similar que agranda y achica las columnas en Excel. Page Setup En la solapa Page de Page Setup puede cambiar la orientación del papel entre Portrait y Landscape. Al marcar la opción Fit to 1 page puede acomodar todo el contenido que salga en una página. En la solapa Margins puede cambiar los márgenes y centralizar el trabajo Vertical y/o horizontalmente. En la solapa Header/ Footer puede añadir header y footer a su documento. Debe seleccionar Custom Header o Footer para añadir un contenido diferente a los que se encuentran en la flecha bajo Header. En la Solapa Sheet puede seleccionar si desea que salgan los nombres de las columnas y las filas al imprimir la hoja, calidad de la impresión entre otras. 8 N Emeric

9 Print Se utiliza para imprimir el documento. Zoom Permite ver el documento más grande, como si fuera con una lupa. Close Print Preview Regresar a la hoja de trabajo Ejercicio 1 Asuma que el siguiente es el inventario de libros de una tienda de productos naturales. Copie la siguiente información. Cambie el tamaño de la columna A. El tamaño de la columna A es 42 (299 pixels). Centralice el contenido de las columnas B a D. Es igual que en Word. En la solapa Home selecciona Center. En la celda D3 se va a calcular la el total. El total = Cantidad * Precio. (* es el signo de multiplicación en Excel). Normalmente escribiría Total = 3 * 5. En Excel se trabaja por celdas. El 3 se encuentra en la celda B3 y el 5 en la celda C3. En la celda D3 escribe =B3 * C3 Todas las fórmulas en Excel comienzan Con el signo de =. Observe que se escribe la celda donde se escribe el número. Para las demás celdas D4 a D7 no se realiza una a una si no que se realiza una copia a las demás celdas. Vea a continuación Procedimiento para realizar una copia relativa. Esto se conoce como una copia relativa. Se llama copia relativa porque varía la celda según va realizando la copia. Observe como varía. Total =B3*C3 =B4*C4 =B5*C5 =B6*C6 =B7*C7 Añadir una columna antes de la columna A. Seleccione la columna A. Oprima el lado derecho del mouse y seleccione Insert Utilizando método de escribir números escriba los números del 1 al 5 en las celdas A3 a A7. Centralice el título librería Natural entre las celdas A1 a E1. Pinte las celdas donde se encuentra el título Librería Natural Pinte las celdas B2 a E2 9 N Emeric

10 Pinte los bordes de las celdas, tipo entrecortadas y color que le guste B2 a E7. Sume el total, en la celda E8 Calcule precio máximo en la celda D9 Calcule el precio mínimo en la celda D10 Seleccione Print Preview para ver como quedaría el documento En la hoja que dice Sheet1, vamos a cambiar le el nombre a Ejercicio 1. o Coloque el cursor sobre la parte de debajo de la hoja que dice Sheet1 Oprima el lado Derecho del mouse y seleccione Rename. Cambiele el nombre a Ejercicio 1. Oprima el lado derecho del mouse otra vez, cámbiele el color en Tab Color. Elimine Sheet2 y Sheet3 utilizando Delete. Guarde la hoja de trabajo con el nombre de Librería Natural. Ejercicio 2 Escriba el contenido de la hoja de trabajo. Dibuje las líneas. Pinte las celdas. Centralice título Centralice celdas C,D,E,F,G Calcule el promedio por estudiante, utilizando la función Average en las celdas G1 a G8. Calcule el promedio por notas en las celdas C13 a G13. Calcule la nota máxima en las celdas C14 a G14. Calcule la nota mínima en las celdas C15 a G15. Guárdelo. Debe quedar como la siguiente figura. 10 N Emeric

11 Procedimiento para disminuir los lugares decimales Seleccione las celdas a disminuir los lugares decimales. Seleccione Decrease Decimal. Vea figura. Crear una gráfica del promedio por estudiante Sombree las celdas B4 a B11, Oprima la tecla Ctrl y sin soltar la tecla Ctrl sombree las celdas G4 a G11. En la solapa Insert seleccione Column y seleccione Clustered Column. La gráfica se genera en la misma hoja de trabajo. Acomódela. Marque la gráfica si no está marcada. Observe 3 solapas que son visibles cuando se marca la gráfica: Design, Layout y Format. Vea figuras de las solapas Design y Layout. Solapa Design le permite cambiar tipo de grafica, formato de la gráfica, Color de la gráfica y mover la grafica a una hoja de trabajo nueva. Solapa Layout le permite añadir figuras, archivos de imágenes, título a la gráfica, títulos en los ejes de horizontal & vertical, etiquetas a los datos, manejar la leyenda y tabla con los datos. 11 N Emeric

12 Solapa Format le permite modificar el área donde se encuentra la gráfica. Mover la gráfica de hoja Marque la gráfica Seleccione Move Chart en la solapa Design Seleccione New Sheet en la caja de diálogo que aparece Cambiar el color de la gráfica Seleccione el color que le guste en la solapa Design Eliminar la leyenda En la solapa Layout, seleccione la flecha en Legend y seleccione None Turn Off Leyend. Observe las otras opciones disponibles. Añadir título a la gráfica Seleccione Chart Title en la solapa Layout y seleccione Above Chart. Escriba Promedio de los Estudiantes. Observe las otras opciones disponibles. Añadir título al eje vertical Seleccione Axis Title en la solapa Layout y seleccione Primary Vertical Axis Title. Seleccione Vertical Title. Observe las otras opciones disponibles. En la barra de fórmulas escriba Promedio y oprima Enter. Añadir etiquetas a los datos Seleccione Data Labels Seleccione Outside End. Observe las otras opciones disponibles. 12 N Emeric

13 Cambiar el color de las barras Haga clic en una barra Haga clic en lado derecho del mouse y seleccione Format Data Series En la caja de diálogo que sale, seleccione Fill y Vary Colors By Point y Close Cambie el color de la gráfica si no aprecie el cambio de colores a Style 2 en la solapa Design. La gráfica debe quedar como en la figura adyacente. Otra manera: Usted también puede en la caja de diálogo Format Data Point, puede seleccionar Fill y seleccionar los colores que desea: Procedimiento Seleccione una sola barra de la gráfica (haga clic en una barra y se marcan todas, vuelva a hacer clic y se marca una sola) Oprima el lado derecho del mouse y seleccione Format Data Point. En la caja de diálogo Format Data Point seleccione Fill. Tiene varias opciones: Solid Fill la barra de un color sólido, seleciona el color en Color. Gradient la barra con un color o dos colores con diferentes tonalidades. Picture or texture fill Puede añadir una textura de las que contiene Excel. Ejemplo gotas de agua, papel de bolsa o una imagen de clipart o de un archivo. El procedimiento de esta manera tiene que realizarlo barra por barra. Si observa en el borde derecho de la caja de diálogo Format data Point, puede observar que puede cambiar el borde de la barra, el estilo, añadirle sombras y formato 3-D. Darle formato al Plot Area Con el mouse sobre el plot area, seleccione Format Plot Area Seleccione Fill, ClipArt Seleccione ClipArt que le guste La gráfica debe quedar de la siguiente manera Cambiar el tipo de gráfica En la solapa Design seleccione Change Chart Type Guarde el registro Seleccione una gráfica tipo Pie. 13 N Emeric

14 Formato a los números Abra la hoja de trabajo que guardó con el nombre de Librería Natural. Seleccione las celdas E3 a E7 Formato Coma Seleccione la,(coma) en la solapa Home. Observe que se añadieron dos lugares y se alineó a la derecha. Formato Accounting Marque la celda E8, seleccione el signo de $ (Accounting Style) Observe que se añadieron dos lugares y se alineó a la derecha. El signo de dólar queda separado de los números. Formato Number Seleccione las celdas D3 a D7. Seleccione formato Number en la solapa Home, vea figura adyacente. Observe los formatos. El formato Number no cambia el alineamiento de los números. Formato Currency Seleccione la celda E8 Seleccione formato Currencyr en la solapa Home, vea figura adyacente. Observe los formatos. El formato Curency no cambia el alineamiento de los números. Observe como recuperó el alineamiento anterior. Observe los otros formatos de números. Lugares decimales Si desea Currency pero sin lugares decimales puede seleccionar el botón Decrease Decimal en la solapa Home. Cambiar el signo de dólar a euros u otro. En la solapa Home selecciona Number. Vea figura. Seleccione Number en la solapa Home En la caja de diálogo Selccione Currency En symbol seleccione euros o simbolo deseado. Oprima OK Observe que también puede cambiar los lugares decimales y formato de los números negativos. Guarde la hoja de trabajo 14 N Emeric

15 Absolute Addressing Hasta este momento los ejemplos observados utilizaban relative addressing. La fórmula se ajusta de acuerdo a la celda que se copie. Cuando se utiliza absolute addressing la formula no se ajusta. Copie lo siguiente. En la celda D4se multiplica las horas trabajadas por el pago por hora, en la celda D4 escribe = B4 * C4 Copie el contenido a las celdas D5 a D7. Oprima la tecla control y la tecla arriba de tab para ver las fórmulas. Para volver a su estado anterior, vuelva a oprimir la tecla control y la tecla arriba de tab. Si observa las fórmulas puede ver como varían las celdas para ajustar a cada caso. Asuma que a todos los empleados le quitan de contribuciones un 10% del sueldo bruto. La fórmula será: =D4 *.10 Copie la fórmula a las celdas adyacentes. El sueldo bruto se debe multiplicar por el seguro social para determinar el descuento. Como el seguro social varía la cantidad por la que se va a multiplicar puede variar, por eso lo pone aparte. Al utilizar.065 que se encuentra en la celda J1 no desea que se ajuste la formula según sea el caso, en este caso utiliza absolute addressing. En la celda F4 escriba = D4 * $J$1, los signos de dólar antes de la columna y la fila evita que ajuste la formula respecto a J1. Observe la figura con copia relativa y absoluta para que observe la diferencia. Referencia Absoluta (absolute addressing) Referencia Relativa ( relative addressing) 15 N Emeric

16 En la celda G4 calcule el sueldo Neto. El sueldo neto = Sueldo Bruto Contribuciones seguro social. Escriba la fórmula. Guarde la hoja de trabajo con el nombre Nomina. Ordenar los datos (sort) Asuma que desea ordenar los datos por el sueldo más alto. Seleccione las celdas G4 a G7 que son las que desea ordenar Seleccione Sort & Filter en la solapa Home Seleccione entre las opciones Sort Largest to Smallest Sale la siguiente caja de diálogo. Seleccione Expand Selection & haga clic en Sort. Repita el proceso Sort para colocar en orden alfabético por nombre de empleado. Formato de las celdas Sombree toda la tabla o parte de la tabla Seleccione Cell Styles en la solapa Home Aplique diseño deseado Formato de la tabla Sombree la tabla En la solapa Home, seleccione Format as Table Seleccione Diseño deseado Sombree la tabla y en la solapa Format, quite la marca de cotejo a Header Row, si fuera necesario. Añadir clipart Seleccione clipart en la solapa Insert Escriba Grades en search for para seleccionar el clipart Seleccione el clipart deseado Acomode el cliparten la primera fila Agrande la primera fila para acomodar el clipart. 16 N Emeric

17 Formato Condicional El formato se aplica a un grupo de celdas, el formato es color de celday/ o de la letra y/o del borde. SI se cumple la condición se le aplica el formato especificado. Abra el registro que preparó anteriormente. Asuma que desea que pinte la celda de los estudiantes que tienen un promedio menor de 75. Seleccione las celdas G4 a G11. Siga la ruta Conditional Formatting -> Hightlight Cells Rules -> Less Than en la solapa Home Sale la siguiente caja de diálogo Escriba 75 en el primer encasillado y seleccione Light Red Fill With Dark Red Text Observe como quedó. El 75 lo marcó ya que el número esta redondeado a 75, el valor original es Cambie la primera nota de Marcos Luna a 88. Observe que ya no está sombreada, debido a que no cumple con la condición. 17 N Emeric

18 Asuma que en registro anterior desea determinar de acuerdo a las notas si pasó o no pasó. La nota mínima para pasar es 70. En la celda H4 escriba: =IF(G4>=70,"Paso","No Pasó") Copie la formula a las celdas H5 a H11. Cambie la nota de la celda C4 a 0. Observe como cambió el contenido de la celda H4, Ejercicio Asuma que desea determinar de acuerdo a las notas si pasó o no pasó. La nota mínima para pasar es 1.0. Escriba lo que se encuentra en la figura. En la celda C2 escriba la fórmula. Realice una copia a las demás celdas. Debe quedar de la siguiente manera: Cambie los números en la celda B2 a.6 y observe como cambia de Pasó a No Pasó. Aplíquele un diseño a la tabla. 18 N Emeric

19 Crear plantilla Primero que nada que es una plantilla. Una plantilla es un documento que se va usar varias veces el formato básico y lo que cambia es el contenido. Por ejemplo el presupuesto mensual. Vamos a ver la siguiente plantilla en Excel de un presupuesto mensual. En los lugares donde van números que no son cálculos, escriba el número 1. El número 1 se conoce como un dato falso. Donde va el cálculo se escribe la formula en este caso, en la celda al lado de total escriba =SUM(B2:B9). Presupuesto Mensual Celular 1 Casa 1 Luz 1 Agua 1 Carro 1 Gasolina 1 Diversiones 1 Miscelaneas 1 Total =SUM(B2:B9) Ahora guárdelo como plantilla Procedimiento En el botón Office seleccione Save As. Cuando sale la caja de diálogo Save As realice lo siguiente: En Save As Type seleccione Excel Template Póngale el nombre deseado. Observe que se cambió el lugar de guárdarlo al fólder Templates Cierre Excel Asuma que un día desea usar esa plantilla Procedimiento: Entre a Excel Seleccione el botón Office y New En la caja de diálogo que sale seleccione My Templates. Seleccione plantilla deseada Haga clic en OK. Llene la información deseada donde están los 1, las fórmulas se calculan automáticamente. 19 N Emeric