CONVOCATORIA No. 9 DE 2016 PROCESO DE SELECCIÓN PARA EL CARGO DE ASISTENTE DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA. ROL: Asistente de la Dirección Ejecutiva

Transcripción

1 CONVOCATORIA No. 9 DE 2016 PROCESO DE SELECCIÓN PARA EL CARGO DE ASISTENTE DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA UBICACIÓN: Profesional PROCESO: Direccionamiento Estratégico ROL: Asistente de la REPORTA A: Director Ejecutivo. IMPACTO: En todos los procesos de valor de la ACI Medellín. PROPÓSITO Apoyo a la, a través de la organización y gestión de actividades estratégicas para el desarrollo del objetivo institucional de la ACI Medellín. Acciones principales y acciones de apoyo Atención y direccionamiento de los comunicados telefónicos. Resultado final esperado (para lo que se hace) Comunicación efectiva con aliados y personas estratégicas para la gestión de la ACI Medellín. Formas de medir el logro (cómo se sabe lo que se hizo) relaciones creadas efectivamente por una adecuada atención. Brindar apoyo técnico a la en aspectos relacionados con trámites presupuestales y administrativos. Recibir y distribuir la documentación que ingresa a la Dirección Elaboración y trámite a la documentación de comisión de viaje de la Dirección Entrega de legalización de viáticos en los términos estimados por la ACI Medellín. Dar respuesta oportuna a los requerimientos, invitaciones y demas correspondencia dirigida a la Dirección Solicitud y legalización de viáticos en términos estipulados. oportunidades y alianzas que surgen a partir de una adecuada respuesta a los comunicados.

2 Recibir visitantes especiales y de alto nivel que llegan a la Dirección Administrar las actividades de trabajo, gestión y programación la agenda de la Planeación y coordinación de proyectos especiales que le sean asignado por la Elaboración de los informes que sean requeridos por la Redactar cartas, memorandos, circulares, correos electrónicos y demás documentos que sean requeridos por la Dirección Organizar y participar de las convocatorias que haga la Dirección en el medio internacional. Seguimiento de los trabajos y temas de interés de la Dirección Preparar la documentación para la revisión y firma de la Dirección Una adecuada atención y recepción de los visitantes a la Dirección Coordinar y direccionar las reuniones y agenda de la Coordinación efectiva de los proyectos asignados Elaboración de informes ejecutivos requeridos por la Dirección Adecuada respuesta y comunicación de parte de la con personal interno y externo. Para apoyar a la Dirección en las diferentes convocatoria que se presenten y llevar una lista confirmada de participantes a los eventos. Mantener actualizado el plan de trabajo y el informe de actividades mensuales. Todos los documentos firmados dentro del plazo esperado. reuniones sostenidas por la Dirección Reuniones programadas y atendidas. Resultados positivos de los proyectos asignados Informes. cartas y comunicaciones radicadas en gestión documental. Listado actualizado y verificado de asistencia. Informes actualizados. documentos desde la Dirección ejecutiva radicados en

3 Mantener actualizado el directorio telefónico y bases de datos de la Organizar agendas y comisiones de viaje nacional e internacionalmente. Asistir y/o reemplazar al Director Ejecutivo en determinados eventos o reuniones locales y nacionales. Investigar temas de interés de la Dirección Plantear estrategias dentro de los lineamientos de gestión de la Agencia para el cumplimiento de objetivos. Establecer relaciones de comunicación asertiva con la Junta Directiva de la ACI Medellín. Servir de vínculo de comunicación entre los empleados de la ACI Medellín y la Dirección Un registro ordenado y adecuado de todos los contactos de la Dirección Reuniones y participacion en eventos relacionados con la misión interistitucional Para que la ACI Medellín, tenga representación en estos eventos. Mantener actualizada a la en los temas de interés que competan a la Dirección. Para el mejoramiento de los procesos Para mantener una adecuada comunicación con nuestro organo rector. Para mantener una comunicación asetiva entre todos. Gestión Documental. tarjetas y folios preparados. Numero de contactos ingresados en CRM agendas realizadas y eventos asistidos de parte de la Dirección Participación activa en eventos. temas consultados. estrategias planteadas Relación positiva con los miembros de la Junta Directiva Relaciones positivas y asertivas

4 Identificar oportunidades de mejora dentro los procesos establecidos en la ACI Medellín, concernientes a la gestión de la Dirección Organizar y analizar la información relevante para la Dirección Para mejorar los procesos establecidos Para agilizar la toma de desiciones de la Dirección Oportunidades de mejora identificadas Información relevante organizada y clara CARACTERÍSTICAS DEL CARGO PERFIL Y EXPERIENCIA SALARIO: $ TIPO DE CONTRATO: Término Fijo. SEDE DE TRABAJO: Medellín. NÚMERO DE VACANTES: 1 EDUCACIÓN: Economía, negocios internacionales, estudios internacionales, diplomacia, administración, derecho, ingeniería industrial, administrativa, de procesos, finanzas. EXPERIENCIA REQUERIDA: cinco (5) años de experiencia profesional y relacional en funciones relacionadas con el cargo. CONOCIMIENTOS: Dominio de alguno de estos idiomas: Inglés, Francés, Alemán, Portugués e italiano, herramientas de office, desarrollo local, CRM, otros sistemas en línea. La hoja de vida deberá diligenciarse en el formato de la ACI MEDELLIŃ llamado FR-GTH-82-Formato Hoja de vida ACI que podrá descargarlo en la sección de convocatorias 2016 de la página web de ACI MEDELLIN, y será recibida únicamente en el correo: convocatoria9@acimedellin.org, poner en el campo asunto del correo. Asistente de la

5 RESTRICCIONES PARA LA INSCRIPCIÓN: SÓLO SE RECIBIRÁN HOJAS DE VIDA EN EL FORMATO DE LA ACI MEDELLÍN, SI USTED LA ENVÍA EN OTRO FORMATO NO SERÁ TENIDA EN LA CUENTA. UNA PERSONA SÓLO PUEDE ESTAR INSCRITA EN UN PROCESO DE SELECCIÓN A LA VEZ, PODRÁ INSCRIBIRSE EN UN NUEVO PROCESO DESPUÉS DE HABER SIDO RECHAZADO FORMALMENTE A TRAVÉS DE LA PUBLICACIÓN DE RESULTADOS. SI USTED NO REÚNE LOS REQUISITOS POR FAVOR ABSTENGASE DE ENVIAR SU HOJA DE VIDA PORQUE ÉSTA NO SERÁ TENIDA EN LA CUENTA PARA EL PROCESO. CALENDARIO DE LA CONVOCATORIA Apertura convocatoria: 31 de mayo de 2016 Recepción de hojas de 31 de mayo al 3 de junio de vida: 2016 Cierre convocatoria: 3 de junio de 2016 Preselección: 7 al 17 de junio de2016 Entrevistas: 20 al 24 de junio de 2016 Aplicación de pruebas de 27 al 30 de junio de 2016 conocimiento: Aplicación de pruebas 5 al 8 de julio de 2016 psicotécnicas: Entrega de resultados de 14 de julio de 2016 pruebas psicotécnicas a candidatos preseleccionados: Publicación candidato 19 de julio de 2016 elegido: