MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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1 0/09/ / 15 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS STEMAS DE NOMBRE: DANIEL ROCHA NOMBRE: SARA SANDOVAL GOMÉZ NOMBRE: MARÍA DEL PILAR GALAT CH. CARGO: DIRECTOR STEMAS DE INFO. CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: FECHA: FECHA: ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

2 0/09/ / GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCIÓN El documento que a continuación se presenta describe todas las actividades que debe seguir el Departamento de Sistemas de Información, para desarrollar adecuadamente sus funciones, de apoyo, y soporte a las diferentes unidades académicas y administrativas, sobre los múltiples sistemas de información y herramientas informáticas. 1.2 OBJETIVO DEL MANUAL: Determinar los diferentes procesos y responsables que componen los servicios que presta La Universidad La Gran Colombia por el Departamento de Sistemas de Información. 1. ALCANCE DEL MANUAL: Es el soporte de los sistemas de información en la ciudad de Bogotá.

3 0/09/2014 / PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE 2.1 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA DEL PORTAL INSTITUCIONAL POLITICAS, NORMAS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD TIPO DE - Lenguajes de programación para subir páginas web al servidor, esto es: HTML, HTML5, XHTML, CSS, CSS, PHP y JAVA - Información institucional de interés para la comunidad de la Universidad La Gran Colombia - Información sobre grupos estudiantiles, asociaciones regionales, sociedades de alumnos y eventos estudiantiles del área o de la Universidad, en particular. - Información sobre eventos, publicaciones, boletines, etc., que hagan referencia a la Unidad o área que publica el contenido. - Cualquier contenido, vínculo, imagen u otro que afecte negativamente la imagen o los intereses de la Universidad, será retirado del servidor web sin aviso a la dependencia. - Los documentos que se suban al servidor deberán ser en formato PDF. - No se permitirán archivos ejecutables.exe - Cada facultad, unidad, dependencia o departamento es responsable de la información publicada en el portal web y/o intranet. - Todos los contenidos o publicaciones que contengan información referente a la Universidad La Gran Colombia (Contenidos, trabajos, eventos, proyectos, evaluaciones, formularios, páginas web), deberán ser montados en los servidores de la institución o cuentas externas aprobadas por el Departamento de Sistemas de Información. PLANTILLA PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS - Todas las publicaciones de información general que se realicen en el portal web institucional o intranet deberán tener la plantilla institucional vigente. Sin embargo, es posible utilizar una diferente siempre y cuando sea para la promoción de un evento, presentaciones en flash, o consulta de base de datos. - El Departamento Sistemas de Información podrá dar asesoría a las unidades académicas y administrativas con respecto a la publicación de contenido o a la creación de nuevo material para publicar en el sitio web. La publicación en el panel de noticias del portal institucional será únicamente para información externa (dirigida a estudiantes o información para externos de la Institución). - La publicación de noticias internas (para administrativos y docentes), se realizará a través de la intranet. LOGOTIPOS, MARCAS, IMÁGENES Y ANIMACIONES - Los logotipos y marcas serán los aprobados por el Departamento de Comunicaciones, Mercadeo y Publicaciones quien regula la imagen corporativa en el Portal Web o Intranet. - Las imágenes que se publiquen deben ser de autoría de la Universidad, de las unidades académicas o de la dependencia que publica. Cuando se publique una imagen que no pertenezca a la Universidad se deben escribir los respectivos derechos de autor o del sitio web de donde se obtuvo la imagen. - Cualquier reclamación con respecto a derechos de autor será responsabilidad de la persona que publica el contenido y de su respectivo Jefe de departamento, área, unidad, dependencia o facultad. - El formato para imágenes podrá ser: JPG, GIF o PNG - El formato para animaciones será: SWF - El formato para video podrá ser FLV o se pueden utilizar videos embebidos de YouTube de la cuenta institucional TAMAÑO DE LOS ARCHIVOS - Los archivos que se publiquen en el servidor web no podrán superar los 10 MB; en caso de que se requiera subir un archivo de mayor tamaño se debe consultar con el Departamento de Informática y Sistemas. LINKS O VÍNCULOS A OTRAS S - Se permite realizar vínculos a otros sitios web de la Universidad o ajenos a ella. Sin embargo, estos vínculos deben ser de páginas que contengan información importante para la Universidad y que no desvíen los intereses académicos y administrativos de la misma (Misión y Visión).

4 0/09/ / 15 REDES SOCIALES (Facebook, YouTube, Flicker, Twitter, etc) - Las redes sociales oficiales de la Universidad serán administradas por el Departamento de Comunicaciones, Mercadeo y Publicaciones con el apoyo del Departamento de Sistemas de Información. - Los grupos o cuentas en redes sociales podrán ser creadas por los Departamentos de Sistemas de Información y Comunicaciones, Mercadeo y Publicaciones, sin embargo la administración de la información y contenidos de las redes se delega al Departamento de Comunicaciones, Mercadeo y Publicaciones. SEGURIDAD Y PERMISOS SOBRE EL SERVIDOR WEB - Los usuarios editores y las claves asignadas para publicar contenidos, serán escogidos por los directores, jefes o decanos de las diferentes áreas, unidades administrativas, facultades u otras. - El Departamento de Sistemas de Información, es el único ente autorizado para cambiar contraseñas, nombres de usuario, dar de alta o de baja a un usuario editor. - Cada unidad solo podrá publicar contenidos en el espacio asignado por la Dirección de Sistemas de Información. En caso de requerir un espacio adicional, el Director, Decano o Jefe la unidad deberá solicitarlo través del sistema de información helpdesk, indicando el uso que se le dará a este. - Cuando un usuario o editor del sitio web con acceso al servidor cambie de dependencia o se retire de la Universidad, el responsable de la dependencia deberá informar al Departamento Sistemas de Información para realizar la cancelación de los permisos. RESPALDO Y BACKUPS DE - El Departamento de Infraestructura Tecnológica, tiene una política de backups propia para el servidor web de la Universidad, no obstante cada unidad, área o departamento es responsable de hacer copias de su información. PROGRAMACIÓN Y BASES DE DATOS - Todos los sitios web deberán ser programados en los lenguajes PHP o JAVA; no se permiten páginas sobre tecnologías.net o ASP u otros que necesiten de servidores en Windows. - Las bases de datos son administradas exclusivamente por el Departamento de Informática y Sistemas. - Para las unidades que realicen programación con bases de datos deberán crearlas localmente en un equipo y notificar a través del sistema de información helpdesk, al Departamento de Sistema de Información, indicando su uso. - Las bases de datos permitidas en el servidor web serán en MySQL. - La programación deberá estar orientada a garantizar la optimización de las bases de datos de tal manera que éstas no afecten el rendimiento del servidor web. En caso de que una base de datos sea muy robusta o demasiado grande y consuma recursos del servidor, será retirada la publicación y se informará a la unidad que realizó la programación. SANCIONES - Las sanciones pueden resultar en la suspensión temporal de la sección o la cancelación definitiva de su espacio. PUBLICACIONES EN LA PRINCIPAL DEL TIO WEB - El Departamento de Sistemas de Información, es el único ente que podrá realizar modificaciones a la plataforma que soporta el Portal Web y la Intranet (Creación de menús, accesos, paneles, etc.). - Los Departamentos de Comunicaciones, Mercadeo y Publicaciones y de Sistemas de Información, son los únicos entes autorizados para publicar información o contenidos en el Portal Web. - En caso de contratarse un tercero para la asesoría, diseño o programación de contenidos para ser publicados, estos deben ser validados y articulados con el Departamento de Sistemas de Información para que cumplan con las normas institucionales establecidas. - Si alguna unidad necesita publicar información en este espacio deberá realizar la solicitud a través del helpdesk adjuntando el respectivo archivo o información a publicar, si el archivo adjunto supera 1Mb se enviará al correo institucional especificando en la solicitud el ID de la incidencia.

5 0/09/ / DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE IMÁGENES Y DOCUMENTOS EN EL PORTAL INSTITUCIONAL Y/O INTRANET No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1 EDITORES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y/O UNIDADES ACADÉMICAS 2 WEBMASTER WEBMASTER 4 WEBMASTER 5 WEBMASTER 6 WEBMASTER 7 UNIDADES ADMINISTRATIVAS UNIDADES ACADÉMICAS 8 WEBMASTER SOLICITUD ACTUALIZACIÓN DE : Enviar a través del helpdesk, la información (imágenes y documentos) para publicar en los sitios web de la Universidad. : Revisar que la información haya llegado en su totalidad y que corresponda a lo que se solicita publicar. ERROR EN : Si la información no corresponde o no está completa se dejará en estado de solicitar más información en el helpdesk para que el solicitante realice los respectivos ajustes. CONVERÓN: Se realiza la conversión del documento enviado al sistema de archivos del espacio virtual en donde vaya a ser publicada la información. De igual manera se realiza la edición de imágenes si la publicación lo amerita. VERIFICACIÓN: Se verifica en varios ambientes virtuales y navegadores (según corresponda) que la publicación sea correcta y funcione adecuadamente en el espacio virtual en donde se ha publicado la información enviada. PUBLICACIÓN: Se realiza la publicación de la información en el espacio virtual que corresponda DIVULGACIÓN: Se informa a través del helpdesk, que se ya se ha realizado la publicación de la información solicitada. ACEPTACIÓN: Las Unidades administrativas y Unidades Académicas información cambio o novedad sobre la divulgación realizada. ARCHIVO DE COPIA: Archivo de una copia quedará registrado en el helpdesk que indican el momento en el que el trabajo fue publicado en el portal web de la Universidad FLUJOGRAMA COMUNIDAD UNIVERTARIA WEBMASTER INICIO SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE WEB DE LA ERROR DE ACEPTACIÓN DE CONVERÓN VERIFICACIÓN NOVEDAD ACEPTACIÓN DIVULGACIÓN PUBLICACIÓN FIN

6 0/09/ / CONTROL DEL CORREO INSTITUCIONAL: NORMAS Y DEBERES: - La identificación de los servicios informáticos es única y exclusivamente para uso personal, para actividades netamente institucionales y deberá ser empleada únicamente por la persona a quien le fue asignada. El correo es de uso personal e intransferible. - Es deber de cada usuario asegurarse de cerrar la sesión de trabajo una vez finalice la utilización de todos los servicios a fin de que nadie más pueda utilizar su identificación. El olvidar esta tarea puede acarrear graves consecuencias para el usuario, que van desde la posibilidad de pérdida de información y el envío de correos a su nombre, hasta el uso inadecuado, por parte de terceros, de los recursos que le fueron asignados. - Si un usuario encuentra abierta la identificación de otra persona es su deber cerrarla y por ningún motivo deberá hacer uso de ella. - Toda comunicación oficial entre estudiantes, docentes y administrativos de la Universidad se deberá realizar a través del correo institucional con dominio o Según corresponda. - Los usuarios que publican información en listas de distribución de correo, o salas de discusión públicos con carácter académico, deben incluir como parte del mensaje una aclaración de que no representa una posición oficial de la Universidad La Gran Colombia. - El usuario será el único responsable del perjuicio que pueda llegar a ocasionarle el no poder enviar ni recibir mensajes y archivos de correos electrónicos en caso de que el espacio que se le haya asignado este agotado. - La Universidad, en caso de uso no permitido del correo electrónico, suministrará la información del usuario a la entidad que lo requiera para algún tipo de investigación por uso inapropiado del servicio, esto sin que ella sea parte de la investigación, ya que simplemente es la entidad que ofrece el servicio. - El usuario de correo de la Universidad debe revisar con frecuencia el buzón de su cuenta de correo. - No se debe realizar envío de correos tipo cadena o forwards con información que no pertenezca a la comunidad académica o institucional generando spam POLÍTICAS DE USO DEL CORREO INSTITUCIONAL: - La Universidad la Gran Colombia está bajo las políticas del proveedor que suministra el servicio de correo (Google) citados en el siguiente link: - Cada buzón de correo tendrá una capacidad de acuerdo a lo que designe el proveedor del servicio de correo electrónico. - La Universidad no se hace responsable por el contenido de texto, sonido, video o cualquier otro que el usuario envíe o reciba usando el correo electrónico institucional. - En el momento en que el funcionario administrativo o docente se retire de la Universidad, se cancelará en forma inmediata el servicio de correo electrónico; la Universidad no se hace responsable de pérdidas de información por este proceso. En caso de reingreso, la Universidad no puede asegurar la disponibilidad del mismo nombre de usuario ni mucho menos del backup de los archivos del periodo anterior. - Los Estudiantes egresados podrán continuar con su correo institucional para mantener un vínculo con la institución. - Mantener y ejecutar funciones de administración para eliminar aquellos mensajes que no requieran estar almacenados con el fin de mantener espacio disponible tanto para enviar como para recibir nuevos mensajes. - Utilizar destinatarios precisos para evitar los mensajes en cadenas o series. - Solicitar ayuda al Departamento de Sistemas de Información de la Universidad, para el envío de correo masivo con el fin de evitar el SPAM. Solicitar o enviar correo de acuerdo con la cuota de almacenamiento asignada por la Universidad con el fin de evitar devoluciones de correos. - Es deber de los usuarios, cada vez que se identifiquen con una cuenta de correo Institucional, velar porque no se comprometa la buena imagen de la Universidad. - El usuario se compromete a indemnizar y a exonerar a la Universidad La Gran Colombia y a sus empleados de cualquier reclamo o demanda, incluyendo honorarios razonables de los abogados, hecho por una tercera parte y derivados del contenido que el usuario presente, anuncie o transmita por medio del Servicio, su uso y conexión al mismo, su violación de los certificados de seguridad, o su violación de los derechos de terceros.

7 0/09/ / 15 - El usuario debe respetar y acatar las políticas de uso que entregue el proveedor de servicios de correo electrónico a la Universidad. - A quienes incumplan con alguna de las políticas y normas establecidas, le podrán ser suspendidos los servicios de forma parcial o total dependiendo de la gravedad de la falta, y se le podrán aplicar las debidas sanciones. - El Departamento de Desarrollo Humano es el único que autoriza la suspensión de los correos institucionales. - Las solicitudes para consultar información sobre un correo suspendido, serán realizadas únicamente por el Departamento de Desarrollo Humano, quien asumirá la responsabilidad de la consulta y manejo de la información que contenga dicho correo institucional, para lo cual se otorgará un plazo máximo de 2 días de consulta. - Las políticas de uso del correo institucional serán divulgadas a través del portal institucional de la Universidad La Gran Colombia, cuando se consulta el correo institucional por primera vez DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES CORREO INSTITUCIONAL No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1. COMUNIDAD UNIVERTARIA 2 WEBMASTER WEBMASTER 4 WEBMASTER 5 WEBMASTER 6 WEBMASTER FLUJOGRAMA: CORREO INSTITUCIONAL SOLICITUD ACTUALIZACIÓN DE : Se recibe la solicitud de creación de correo, cambio de contraseña o soporte, a través del helpdesk o a través del sistema de información académica (solo para estudiantes). DE LA : Se revisa que los datos enviados correspondan a la persona que solicita el soporte, de acuerdo con los datos que se indican cuando un usuario solicita crear correo o solicita algún soporte. VALIDACIÓN DE INFORMACION: Si la información no corresponde o no está completa se dejará en estado solicitar más información en el helpdesk para que realice los respectivos ajustes. REALIZAR : Se accede al servidor de correos de la Universidad y se realiza la creación del correo, el soporte, de acuerdo con los datos que se indican cuando un usuario solicita crear correo o solicita algún soporte. VERIFICACIÓN: Se verifica que los datos creados o modificados funcionen adecuadamente COMUNICACIÓN DE : Se da respuesta al usuario a través del helpdesk o d el sistema correspon diente, sobre la creación de la cuenta o los cambios realizados de acuerdo con la solicitud recibida. Se le envían las instrucciones necesarias para acceder y las consideraciones que debe tener en cuenta en el uso del correo COMUNIDAD UNIVERTARIA INICIO SOLICITUD ACTUALIZACIÓN DE FIN WEBMASTER DE LA VALIDACIÓN DE INFORMACION REALIZAR VERIFICACIÓN COMUNICACIÓN DE

8 0/09/ / PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DE LOS STEMAS DE INFORMACION: 2..1 SERVICIOS DE A LOS STEMAS DE INFORMACION: El servicio de soporte de los sistemas de información se encarga de gestionar los incidentes reportados por los funcionarios y usuarios acerca de los sistemas de información de la Universidad, entre los cuales se encuentran los sistemas académico, administrativo, financiero, biblioteca, gestión documental, centro médico, entidades de control, portal institucional y todos aquellos sistemas que soporten los procesos direccionales, misionales y de apoyo, asegurando la calidad de la información y la integración de los procesos. Para llevar a cabo esta actividad, se emplea una herramienta denominada helpdesk donde se centraliza el tratamiento y la gestión de las incidencias, facilitando su seguimiento y monitoreo, agilizando la comunicación entre las partes implicadas hasta encontrar la solución adecuada y garantizar la satisfacción del usuario DESARROLLO DE ACTIVIDADES NO RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1 USUARIO REGISTRO DE INCIDENTE: Registra el incidente de soporte mediante el helpdesk, en caso excepcional se recibirá el incidente por vía telefónica o mediante correo institucional. Registra información suficiente para ubicar y tratar el inconveniente. 2 CATEGORIZACIÓN: Identifica el tipo de soporte que se está reportando, a que sistema corresponde. Cuando una solicitud no compete a la Dirección de Sistemas de Información, se notifica y se cierra la incidencia. ADMINISTRADOR DE PRIORIZACIÓN: MESA DE AYUDA Establece prioridad de acuerdo al impacto o urgencia del soporte según su categoría. AGNACIÓN: 4 Asigna la incidencia al ingeniero de soporte encargado del sistema, de acuerdo a su categoría y prioridad. El estado de la incidencia queda en asignado. 5 DIAGNÓSTICO: Realiza actividades relacionadas con la identificación de la causa del incidente y su diagnóstico. INGENIERO DE REQUIERE MAS : 6 Verifica si se requiere más información para atender la incidencia o el requerimiento, si la información no es satisfactoria entonces la incidencia se cambia a estado se necesitan más datos y el usuario debe completar la información suministrada, de lo contrario continúa en el paso 8. 7 USUARIO INGRESA ADICIONAL: Complementa la información de la incidencia o requerimiento, de manera suficiente para poder ser atendida y sigue en el paso 5. Cambia la incidencia en estado asignado. ES VIABLE?: 8 Verifica si es viable proporcionar una solución al incidente, aplica generalmente a nuevos requerimientos. Si la incidencia no es viable, se registra la explicación y continúa en el paso 17, en caso contrario continúa con la investigación. INVESTIGA Y PLANTEA SOLUCIÓN: 9 Realiza actividades para encontrar la solución a la incidencia reportada. Si la solución planteada lo amerita, se INGENIERO DE 12 PROVEEDOR 1 14 INGENIERO DE INGENIERO DE 15 USUARIO 16 ADMINISTRADOR DE MESA DE AYUDA 17 ADMINISTRADOR DE CIERRE DE INCIDENCIA: consulta con el Director de Sistemas. HAY SOLUCIÓN INTERNA?: Verifica si se puede generar una solución internamente, si es interna entonces se inician las pruebas (paso 1), de lo contrario se reporta al proveedor, esto sucederá siempre y cuando exista un contrato de soporte con el proveedor del sistema. ESCALA AL PROVEEDOR: Registra el incidente al proveedor correspondiente del sistema de información, de acuerdo a los mecanismos de soporte establecidos. Y el estado de la incidencia se cambia a proveedor. GENERACIÓN DE SOLUCIÓN: El proveedor envía la solución, apoyada en documentos u objetos que deben ser aplicados en el sistema de información correspondiente. REALIZACIÓN DE PRUEBA: Realiza las actividades relacionadas con la comprobación de la solución del incidente (interna o recibida del proveedor) para asegurar el buen funcionamiento. Debe actualizar el estado de la incidencia a asignado. IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIÓN: Si las pruebas arrojaron resultados satisfactorios, se implementa la solución a la incidencia, se asegura el restablecimiento normal del servicio y se le comunica al usuario. Se actualiza la incidencia a estado resuelto VALIDACIÓN DE SOLUCIÓN Verifica y registra si la solución es satisfactoria de acuerdo al incidente reportado, si está conforme entonces cambia la incidencia a estado aceptado (nivel de satisfacción), si la solución no es satisfactoria entonces deja la incidencia en estado asignado y se remite al paso 9. INCIDENCIA ES ACEPTADA Si la solución es satisfactoria y el usuario la acepta a conformidad, el incidente se cambiará a estado cerrado. Si el usuario no acepta la solución, la incidencia se asignará nuevamente al ingeniero de soporte que corresponda y se regresa al paso 5.

9 0/09/ / MESA DE AYUDA ADMINISTRADOR DE MESA DE AYUDA El usuario tiene un lapso de 5 días para solicitar la reapertura de la incidencia, en caso de hacer esta solicitud el caso se abrirá de nuevo y será asignada al ingeniero correspondiente; de lo contrario la incidencia finalizará en estado cerrado. INFORMES: Generación de informes y reportes, indicadores de gestión.

10 0/09/ / FLUJOGRAMA SERVICIOS DE A LOS STEMAS DE INFORMACION USUARIO ADMINISTRADOR DE MESA DE AYUDA INGENIERO DE PROVEEDOR INICIO REGISTRO DE INCIDENTE CATEGORIZACIÓN PRIORIZACIÓN AGNACIÓN DIAGNÓSTICO REQUIERE MAS NO CIERRE DE INCIDENCIA NO INVESTIGA Y PLANTEA SOLUCIÓN NO INVESTIGA Y PLANTEA SOLUCIÓN HAY SOLUCIÓN INTERNA? NO SOLUCIÓN EXTERNA GENERCIÓN DE SOLUCIÓN SOLUCIÓN INTERNA PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DE LOS STEMAS DE INFORMACION VALIDACIÓN DE SOLUCIÓN CIERRE DE INCIDENCIA FIN REALIZACIÓN DE PRUEBA IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIÓN

11 0/09/ / PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN DE NUEVOS Una unidad puede presentar a la Dirección de Sistemas de Información, una necesidad, solicitud o problemática que puede llegar a ser satisfecha o resuelta mediante la implementación de un nuevo sistema de información, aplicación o herramienta informática, por lo cual a continuación se describe el proceso de implementación de un nuevo sistema de información DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN NUEVO STEMA DE INFORMACION: No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1 DEPARTAMENTO DE STEMAS DE Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y/O ACADÉMICAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y/O UNIDADES ACADÉMICAS DEPARTAMENTO DE STEMAS DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y/O UNIDADES ACADÉMICAS DEPARTAMENTO DE STEMAS DE REUNION PREVIA Realizar una reunión inicial entre la Dirección de Sistemas de Información y los responsables de las unidades implicadas en la solicitud, para determinar la viabilidad del requerimiento. En caso de que sea viable la implementación de la solución, se procederá con el paso 2 (levantamiento requerimientos), de lo contrario se consignará en el acta de la reunión, la no viabilidad de la solicitud (paso 11). LEVANTAMIENTO DE TERMINOS DE REFERENCIA Compilar un documento de términos de referencia que contenga la siguiente información: antecedentes de la solicitud, objetivo general, objetivos específicos, alcance esperado de la solución, productos entregables (esperados), presupuesto estimado. También puede contemplar temas como: requerimientos técnicos, metodología de implantación y actividades; este documento será realizado y/o revisado en conjunto con la Dirección de Sistemas de Información. BUSCAR, EVALUAR Y SELECCIONAR SOLUCIÓN Buscar e identificar las posibles aplicaciones o soluciones que puedan llegar a satisfacer las necesidades consignadas en el documento de términos de referencia (aprobado y firmado), evaluar y comparar las soluciones encontradas (matriz comparativa) y seleccionar la mejor herramienta que cumpla con los requerimientos especificados bajo los criterios de selección. La selección se realizará en conjunto con la unidad solicitante. INSTALACIÓN Realizar la instalación de la solución y realizar su configuración y parametrización. PRUEBAS FUNCIONAL Y TÉCNICO Verificar el comportamiento funcional y técnico de la aplicación, probar que la herramienta cumpla con las necesidades consignadas. CAPACITACIÓN Realizar la capacitación a los usuarios que van a utilizar la herramienta ACEPTACIÓN Las unidades administrativas y unidades académicas que utilizarán la nueva herramienta dan su visto bueno para la salida a producción. DOCUMENTACIÓN DE Crear y entregar los manuales de usuario. DIVULGACIÓN Informar a través del correo electrónico institucional, memorando u otro medio si fuese necesario, la puesta en producción de la nueva herramienta. PUESTA EN PRODUCCIÓN Salida a producción del nuevo sistema de información, aplicación o herramienta. GENERACIÓN DE INFORMES Se cierra el proceso de implementación de un nuevo sistema de información y se incluye el sistema en el proceso de soporte.

12 2.4.2 FLUJOGRAMA UNIVERDAD LA GRAN COLOMBIA PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN DE NUEVOS STEMAS DE 0/09/ / 15 UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y/O ACADÉMICAS DEPARTAMENTO DE STEMAS DE INICIO REUNION PREVIA VIABILIDAD REUNION PREVIA BUSCAR, EVALUAR Y SELECCIONAR SOLUCIÓN MATRIZ COMPARATIVA INSTALACIÓN NO PRUEBAS FUNCIONAL Y TÉCNCO NO ACEPTACIÓN CAPACITACIÓN PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN DE NUEVOS DOCUMENTACIÓN DE DIVULGACIÓN PUESTA EN PRODUCCIÓN GENERACIÓN DE INFORMES FIN

13 0/09/ / ACTUALIZACION DE OBJETOS EN BASE DE DATOS Y CODIGO FUENTE EN APLICACIONES DESARROLLO DE ACTIVIDADES: NO RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1 INGENIERO DE 2 INGENIERO DE INGENIERO DE 4 INGENIERO DE 5 INGENIERO DE 6 INGENIERO DE ANALIS DE NECEDAD Análisis de la necesidad de los usuarios o del sistema. OBTIENE OBJETO A ACTUALIZAR Obtiene o crea el objeto a actualizar, se hace una verificación general sobre el estado del objeto y que cumpla con las condiciones requeridas en cuanto a formato y estructura. Se prepara para la instalación. COPIA OBJETO ACTUAL Realiza una copia del objeto actual que debe ser modificado o remplazado para un mejor funcionamiento. ACTUALIZA EL OBJETO ACTUAL POR EL NUEVO OBJETO Actualiza la aplicación o la base de datos, teniendo en cuenta las condiciones necesarias para llevar a cabo la modificación. Se remplaza el objeto actual con el nuevo objeto, diligencia la bitácora de cambios sobre base de datos o aplicaciones. VERIFICA FUNCIONAMIENTO Verificar el buen funcionamiento y servicio de los cambios realizados en el sistema de información. SOCIALIZA Comunica a las partes interesadas a través de la mesa de ayuda o en caso fortuito a través de un correo electrónico FLUJOGRAMA: INICIO ANALIS DE NECEDAD OBTIENE OBJETO A ACTUALIZAR COPIA OBJETO ACTUAL INGENIERO DE FIN SOCIALIZA VERIFICA FUNCIONAMIENTO ACTUALIZA EL OBJETO ACTUAL POR EL NUEVO OBJETO

14 0/09/ / 15 DOCUMENTOS RELACIONADOS: Se encuentran localizados en Manual de Procesos y Procedimientos. Instructivos de Backup equipos administrativos Instructivo Copias de Seguridad Instructivo Instalación Windows 7 Instructivo Mantenimiento Preventivo Instructivo Niveles de Servicios Instructivo Plan de Contingencia 4 REGISTROS: Se encuentran localizados en Registro bitácora cambios sobre base de datos o aplicaciones Registro control Backup Registro Listado de Servidores Registro Tareas Administración Registro matriz comparativa

15 5 CONTROL DE CAMBIOS: UNIVERDAD LA GRAN COLOMBIA 0/09/ / 15 No REV FECHA DESCRIPCION 0/09/201 Emisión inicial. 1 28/0/2014 Asignación y manejo de diferentes funciones para recepción, revisión, conservación, verificación y divulgación de la información a cargo del WEBMASTER. 2 17/10/2014 Se actualizaron las políticas de uso del correo institucional, (acción preventiva). Se actualizaron los diagramas de flujo de implementación de nuevo sistema de información y el diagrama de flujo de servicio de sistemas de información. Se actualiza le procedimiento de soporte a los sistemas de información. Se modifica el flujo de implementación de nuevos sistemas o aplicaciones. Se incluye el registro de la matriz comparativa para la implementación de nuevos sistemas.

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