GESTION DE COMUNICACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDIOVISUALES

Transcripción

1 Página OBJETIVO Atenr y prestar soporte técnico satisfactorio a todos los requerimientos los procesos académicos y administrativos en cuanto a préstamo equipos audiovisuales, auditorios, aulas especiales y torreones, para el cumplimiento los diferentes procesos institucionales relacionados con la naturaleza esta área. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los posibles casos préstamo auditorios, torreones y ayudas audiovisuales. 3. DEFINICIONES Torreón: Es una nominación especial dada a ciertas aulas en la Universidad Santo Tomás que están dotadas con las distintas ayudad audiovisuales y confort necesario para la utilización las mismas. Aula especial: Espacios acondicionados para actividas académicas dotados con todas las ayudas audiovisuales. Vío Beam: Proyector vío s fuente fina como puen ser: CPU o computador portátil, VHS y DVD. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La aplicación este procedimiento es responsabilidad l lír Gestión y los Auxiliares. 5. CONDICIONES GENERALES El préstamo ayudas audiovisuales, torreones, aulas especiales y auditorios es un servicio dado por el proceso Gestión en las oficinas Bucaramanga y en el Campus Floridablanca en el Edificio Fray Angélico y el Edificio Santanr en jornada continua 6:00 a.m. a 10:00 p.m. lunes a viernes y 6:00 a.m. a 8:00 p.m. los sábados. En el mismo se contemplan para el correcto sarrollo las actividas académicas pregrado y posgrado el acceso a los diferentes tipos ayudas audiovisuales entre las que se puen stacar: vío beam, cpu, proyector acetatos, proyector diapositivas, proyector opacos, grabadora, televisor, VHS y DVD. ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: Nombre: Oscar Castellanos Rodríguez Cargo: Director Fecha: 02/06/2009 Nombre: Olga Janeth Peña Cargo: Coordinadora Calidad Fecha: 03/06/2009 Nombre: Padre Guillermo Villa Cargo: Representante l SGC Fecha: 04/06/2009

2 Página 2 5 De igual manera se tienen a disposición la comunidad universitaria 36 auditorios, torreones y aulas especiales para el sarrollo actividas académicas en pregrado y posgrado los cuáles son prestados a los distintos usuarios según procedimiento terminado Préstamo Auditorios, Torreones y Equipos (excepto vío beam, CPU s y grabadoras) para programas Pregrado Los solicitantes a través Outlook por medio l formato préstamo auditorios, torreones y equipos F-GC--, diseñado para tal fin para docentes, directivos y administrativos envían solicitud a director comunicaciones con copia a la secretaria l partamento quien a su vez reenvía los correos a los funcionarios. Los estudiantes ben diligenciar el formato préstamo vio beam y CPU F-GC--04 para la reserva vío beam. Los espacios los puen reservar verbalmente. Si el docente lo sea pue hacer la reserva equipos a través l formato préstamo vio beam y CPU. F-GC- -04 Los grans auditorios (Paraninfo Santo Domingo Guzmán, Auditorio Fundadores, Aula San Alberto Magno y Auditorio Fray Norberto Rangel) sólo se prestan para actividas gran trascenncia e importancia, a través Outlook o documento externo aprobado por el Rector o el Vicerrector Administrativo-Financiero. La confirmación la disponibilidad los espacios y equipos se hace inmediata y personalmente para quienes hayan solicitado el servicio la misma manera, y vía Outlook para las más personas, se registra en el sistema préstamo la respectiva asignación y en el libro préstamo equipos F-GC--02. Los torreones y aulas especiales que sean asignados para clases durante todo el semestre por el proceso Planeación serán confirmados vía Outlook al proceso Gestión la respectiva asignación. Para la ejecución l servicio el usuario be presentarse 10 minutos antes la hora establecida para la actividad programada, en la oficina respectiva, entrega su carné y firma el formato responsabilidad por auditorios, torreones y equipos F-GC--03 que lo hace responsable l auditorio, torreón y/o equipo, durante la actividad y hasta la entrega l mismo. Al momento l préstamo todos los usuarios ben firmar el formato responsabilidad por auditorios, torreones y equipos F-GC--03, jando amás su carné. Durante la realización la actividad los funcionarios audiovisuales brindan el soporte técnico requerido, acuerdo a las necesidas l evento y previo acuerdo con el responsable l mismo. Al finalizar la actividad programada el responsable la misma hace volución en la oficina los equipos prestados, el funcionario audiovisuales verifica visualmente el estado auditorios, torreones y equipos y no presentar ninguna novedad vuelve el carné a quien realizó el préstamo.

3 Página 3 5 En caso pérdida, hurto o daño físico a los auditorios, torreones y/o equipos el carné es retenido acuerdo a las políticas establecidas. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES Recepción solicitus Diligenciamiento formato préstamo vío beam Préstamo grans auditorios Confirmación disponibilidad Lír proceso y secretaria Lír proceso y secretaria Los solicitantes a través Outlook por medio l formato préstamo auditorios, torreones y equipos F-GC--, diseñado para tal fin para docentes, directivos y administrativos envían solicitud a director comunicaciones con copia a la secretaria l partamento quien a su vez reenvía los correos a los funcionarios. Los estudiantes ben diligenciar el formato préstamo vio beam y CPU F-GC--04 para la reserva vío beam. Los espacios los puen reservar verbalmente. Si el docente lo sea pue hacer la reserva equipos a través l Los estudiantes ben diligenciar el formato préstamo vio beam y CPU F- GC--04 Los grans auditorios (Paraninfo Santo Domingo Guzmán, Auditorio Fundadores, Aula San Alberto Magno y Auditorio Fray Norberto Rangel) sólo se prestan para actividas gran trascenncia e importancia, a través Outlook o documento externo aprobado por el Rector o el Vicerrector Administrativo-Financiero. La confirmación la disponibilidad los espacios y equipos se hace inmediata y personalmente para quienes hayan solicitado el servicio la misma manera, y vía Outlook para las más personas, se registra en el sistema préstamo la respectiva asignación y en el libro préstamo equipos F-GC--02 Los torreones y aulas especiales que sean asignados para clases durante todo el semestre por el proceso Planeación serán confirmados vía Outlook al proceso Gestión la respectiva asignación. 5 Préstamo equipos y espacios Para la ejecución l servicio el usuario be presentarse 10 minutos antes la hora

4 Página Diligenciamiento formato responsabilidad establecida para la actividad programada, en la oficina respectiva, entrega su carné y firma el formato responsabilidad por auditorios, torreones y equipos F-GC--03 que lo hace responsable l auditorio, torreón y/o equipo, durante la actividad y hasta la entrega l mismo. Al momento l préstamo todos los usuarios ben firmar el formato responsabilidad por auditorios, torreones y equipos F-GC--03, jando amás su carné. 7 Atención técnica oportuna 8 Devolución equipos en la oficina Durante la realización la actividad los funcionarios audiovisuales brindan el soporte técnico requerido, acuerdo a las necesidas l evento y previo acuerdo con el responsable l mismo. Al finalizar la actividad programada el responsable la misma hace volución en la oficina los equipos prestados, el funcionario audiovisuales verifica visualmente el estado auditorios, torreones y equipos y no presentar ninguna novedad vuelve el carné a quien realizó el préstamo. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO LUGAR DE ARCHIVO F-GC-- Formato préstamo auditorios, torreones y equipos Docente, Personal Administrativo y Directivo F-GC--02 Libro préstamo equipos Funcionario Designado F-GC--03 Formato responsabilidad por auditorios, torreones y equipos Funcionario Designado F-GC--04 Formato préstamo vío beam y CPU Estudiante o Docente 8. ANEXOS

5 Página 5 5 Para efectos l presente documento no aplica 9. HISTORIAL DE CAMBIOS Fecha Versión Motivo