Siete estrategias de surtido de pedidos para acelerar el crecimiento de los negocios de comercio electrónico

Transcripción

1 Siete estrategias de surtido de pedidos para acelerar el crecimiento de los negocios de comercio electrónico 1 automatización Estrategias de que surtido genera resultados

2 Siete estrategias de surtido de pedidos para acelerar el crecimiento de los negocios de comercio electrónico Por Chris Arnold, vicepresidente de Operaciones y Desarrollo de Soluciones,, Intelligrated La mayoría de las empresas de comercio electrónico comienzan de a poco, procesando los pedidos diarios a través de métodos manuales y enfrentando el crecimiento con la incorporación de más personal, más turnos y más espacio de almacenamiento. Este enfoque tiene una utilidad limitada, ya que el éxito viene acompañado con un aumento en el volumen de los pedidos, las líneas de cada pedido y la complejidad, lo cual hace inevitable la necesidad de implementar un cierto nivel de automatización en los complejos. Para el momento en que una empresa de comercio electrónico en crecimiento maneja más de 3000 pedidos por día, con más de 500 números de referencia, un esquema de surtido manual lleva a una meseta de productividad, con demasiados trabajadores concentrados en espacios reducidos y la consiguiente congestión física. Este funcionamiento conlleva menores ingresos debido a los errores en los pedidos y en el inventario, el aumento de los costos de mano de obra y la incapacidad de enviar los pedidos a tiempo durante los picos de actividad. En consecuencia, el costo de manejo por parte aumenta y perjudica los ahorros y la eficacia operativa que se esperaba obtener con los volúmenes de pedidos mayores. Este informe técnico analiza siete estrategias de crecimiento para procesar los pedidos, además de algunos consejos que permiten enviar los pedidos con mayor eficacia, precisión y rentabilidad a medida que las empresas crecen y surgen las demandas estacionales. 1. Analice los datos comerciales para establecer perfiles de pedidos Todas las empresas de comercio electrónico en crecimiento usan algún tipo de software para administrar sus operaciones de surtido, incluso si todavía trabajan con documentos impresos e introducen los pedidos manualmente. Recopilar y analizar los datos sobre pedidos de estos sistemas de software para impulsar decisiones de administración informadas en materia de asignaciones de personal y diseño de sistemas es un paso importante para prepararse para las fluctuaciones de demanda estacionales y los picos de actividad. Los datos históricos permiten observar perfiles de pedidos, explicar las preferencias de los clientes, identificar los números de referencia más rentables, prever las necesidades de mano de obra y organizar las categorías de productos de movimiento rápido o lento. Desde el punto de vista empírico, la ventaja de contar con esta información es evidente, pero extraerla puede resultar complejo, 2 Estrategias de surtido

3 Fig. A: Integración de software en operaciones de comercio electrónico Comercio electrónico Comercio móvil Carrito de compras Administración de pedidos Gestión del inventario Seleccionar y empacar Enviar incluso para las empresas grandes que usan soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) y sistemas de administración de depósitos (WMS). Los procesos de establecimiento de perfiles de pedidos y planificación del depósito pueden optimizarse en forma continua si se implementa un sistema de ejecución de depósito (WES) en tiempo real. Busque un proveedor de soluciones de manejo de materiales con una amplia línea de productos y experiencia para ofrecer análisis de datos de pedidos, evaluación de las operaciones del depósito y diseños de sistemas para optimizar cada parte del rompecabezas de surtido de pedidos. Consulte el gráfico A. CONSEJO: Un WES dedicado es una herramienta de software sumamente valiosa para gestionar procesos de surtido de pedidos. Utiliza información de desempeño histórica y un análisis continuo de pedidos, mano de obra, equipos e inventario para optimizar la planificación de olas, la logística de almacenamiento y recuperación, el reaprovisionamiento y el reingreso al inventario y la colocación en espacios para reducir al mínimo los desplazamientos y aumentar la eficacia laboral. Sistemas automatizados de surtido de pedidos Selección con carrito, selección por medio de luces, selección por voz Mecanización adicional a medida que aumentan los volúmenes Escalabilidad para temporadas pico Lotes de pedidos y liberación de pedidos Planificación de la carga de trabajo Monitoreo y ajustes de la productividad en tiempo real 2. Elija la solución de procesamiento de pedidos adecuadapara administrar los ciclos de demanda El componente básico de una solución de automatizaciónescalable es un sistema queno solo impulsa diversas soluciones de directivas de recolección para mejorar la eficiencia de los encargados de procesamiento de pedidos, sino que también administra equipos automatizados para mantener el surtido en funcionamiento con el nivel máximo de eficacia junto con una mayor inversión en automatización impulsada por el desarrollo de las operaciones. Un WES incluye una amplia gama de tecnologías de selección perfectamente integradas. Además, gestiona todo el proceso de surtido, más allá de los procesos manuales. Dirige equipos automatizados y se comunica con otros sistemas de administración al fin de ofrecer: Notificaciones en tiempo real Ajustes para procesar anomalías 3 Estrategias de surtido

4 Informes de desempeño y cargas de trabajo en tiempo real Coordinación del equilibrio entre la carga de trabajo y el personal de las distintas zonas de trabajo Menores tiempos de desplazamiento Mayor precisión en los pedidos Capacitación simplificada Compatibilidad con varios idiomas Definición de perfiles de datos para el ajuste detallado del rendimiento del sistema y la planificación a futuro Una ventaja clave de la implementación de un WES es que permite realizar ajustes automatizados y dinámicos del flujo de trabajo, así como responder rápidamente a los cambios de velocidad y perfil. Esta sincronización resulta especialmente beneficiosa para un centro de distribución de comercio electrónico que generalmente tiene más zonas de trabajo individuales que un centro de distribución minorista tradicional (tales como envoltura, embalaje y otros servicios especiales). Así, gracias a la optimización de las operaciones de organización de los pedidos en lotes y la asignación dinámica, es posible manejar ventas especiales y rápidas y, a la vez, mantenerse a tono con los cambios rápidos en las tendencias de compra. Disponible como un sistema independiente o como parte de un paquete de software integrado con un WES, el software de administración de mano de obra puede acelerar la integración de los trabajadores temporales que se incorporan durante los picos o los aumentos estacionales de demanda. El LMS más sólido guarda el desempeño histórico de los trabajadores de tiempo completo y temporales y lo califica en función de estándares de productividad, lo cual permite la toma de decisiones de personal más informadas. CONSEJO: Planifique con vistas al éxito. Seleccione una opción de software escalable, que pueda expandir fácilmente de acuerdo con su crecimiento. Busque un proveedor de soluciones que ofrezca instalación, capacitación en las instalaciones y asistencia posventa permanente a fin de asegurarse de invertir en la tecnología adecuada y de obtener la máxima utilidad durante todo el ciclo de vida del sistema. 3. Capacite a empleados de diferentes áreas como preparación para los períodos de mayor exigencia de rendimiento Anticipar y administrar la fluctuación en la demanda de números de referencia es uno de los principales desafíos de un comercio electrónico en rápido crecimiento. Los artículos de venta rápida y lenta pueden variar de un día al otro y de un mes al otro a lo largo del año, lo cual afecta la eficacia del procesamiento de pedidos, la densidad de la recolección, los desplazamientos y los ciclos de reaprovisionamiento. Si bien es importante seguir un plan de producción bien definido yeficaz, en algunos momentos las empresas deben sacrificar la eficacia y la productividad de los empleados individuales en pos de lograr una utilización plena de la capacidad del sistema. Capacitar a todo el personal, incluso a los empleados dedicados a tareas administrativas, para procesar los pedidos ayuda a satisfacer la demanda y reducir el costo y el impacto de la contratación de mano de obra temporal. Si bien el personal de otras áreas puede 4 Estrategias de surtido

5 ser menos eficaz que quienes tienen experiencia en el procesamiento de pedidos, pueden ayudar a mejorar el rendimiento general. Un efecto positivo de esta capacitación general es que ayuda a evitar el asilamiento dentro de una organización, ya que los empleados conocen las diferentes facetas del negocio y aprenden a diferenciarlas. La tecnología adecuada puede ser muy útil a tal efecto. Las soluciones por voz pueden preparar y poner a los nuevos recolectores en marcha en menos de medio día, mediante instrucciones orales claras y detalladas paso a paso. Asimismo, el software LMS ofrece curvas de capacitación que permiten establecer expectativas realistas para los encargados de procesamiento de pedidos sin experiencia y ayudan a la administración a estimar mejor el progreso. Planificar la recolección y organizar los pedidos en lotes permite a los operadores agregar encargados de procesamiento de pedidos sin crear cuellos de botella en el flujo. Una técnica de surtido denominada réplica, que consiste en la asignación duplicada de los números de referencia de mayor demanda en un sector de recolección delantero, resulta sumamente importante para aumentar el volumen del proceso y reducir la congestión y la competencia improductiva. El software de ejecución de depósitos puede distribuir el volumen de recolección entre las réplicas a fin de aumentar la productividad y la utilización de la mano de obra y los activos. CONSEJO: Optimice la organización de los números de referencia de tránsito rápido y preste atención a la ergonomía de los encargados del procesamiento de pedidos como parte de un método rentable para aumentar el rendimiento. Los elementos de tránsito rápido e intermedio pueden almacenarse en estantes ubicados en lo que se denomina la zona dorada (a la altura entre la cadera y el hombro de los encargados de procesamiento de pedidos), mientras que los productos de tránsito lento se almacenan en los sectores menos accesibles, para los cuales hace falta estirarse. 4. Amplíe el plazo de entrega Admitir pedidos de último minuto es un factor competitivo fundamental para el comercio electrónico. Hay varias estrategias que los gerentes exitosos pueden implementar para ampliar los tiempos de cierre de los pedidos diarios. Un primer paso es dedicar la mañana al reaprovisionamiento y a preorganizar los artículos de tránsito rápido para liberar los recursos para las tareas de recolección vespertinas. A medida que las empresas evolucionan, la inversión en un sistema automatizado de almacenamiento y recuperación (AS/ RS) les proporciona acceso rápido a cartones, totes y bandejas, una solución ideal para las operaciones con un almacenamiento de inventario de alta rotación y ciclos de pedidos breves. 5 Order fulfillment strategies

6 CONSEJO: Enviar a un encargado de procesamiento de pedidos a recorrer todo el depósito para completar un solo pedido es un uso ineficaz del tiempo. Aplique el método de organización en lotes optimizada para combinar pedidos de números de referencia similares en un mismo pedido de recolección pospuesto; de esta forma se ahorra tiempo y se aumenta la eficacia sin dejar de cumplir el plazo de envío. Un WES avanzado puede liberar pedidos automáticamente en el mejor momento a fin de garantizar la máxima productividad, sin dejar de satisfacer los requisitos relativos al nivel de servicio. 5. Maximice la precisión de los pedidos Las operaciones de comercio electrónico en crecimiento pueden generar una ventaja competitiva respecto de quienes usan un proceso manual a través de los sistemas de procesamiento de pedidos automatizados. Las tecnologías de selección automatizada, como las soluciones de selección por voz y por luz, ofrecen un retorno de la inversión oportuno y comprobado y permiten alcanzar una precisión de casi el 100 % en sus pedidos y un aumento de hasta un 35 % en la productividad. Además de acumular costos de logística de devolución, enviar el producto equivocado también acarrea costos asociados con una baja satisfacción del cliente y, en consecuencia, disminuye ampliamente las posibilidades de conseguir su fidelidad. Para establecer el impacto de las imprecisiones en el procesamiento manual de pedidos, se debe calcular la proporción de pedidos sin errores respecto del total de pedidos enviados, incluida la cantidad de casos de escasez y devolución. De esta forma, se obtiene un valor de base y una métrica de desempeño para establecer objetivos de productividad. CONSEJO: Un sistema de surtido de pedidos en tiempo real permite asignar responsabilidades y tener visibilidad de la precisión de los pedidos, ya que alerta a los operadores cuando hay un error antes de que se haga el envío. Este punto es clave para aumentar la eficacia de la mano de obra y evitar el envío de pedidos imprecisos. 6. Reduzca el impacto de las devoluciones El procesamiento de devoluciones constituye un componente integral del comercio electrónico. Algunas devoluciones responden a un surtido inadecuado, pero también se está observando una costosa tendencia emergente, comúnmente llamada solo para probarse, según la cual los clientes piden productos en varios colores y tamaños, con la intención de devolver la mayor parte del pedido original. El costo total de las devoluciones, que incluye el envío, la pérdida de ingresos, el costo de la logística de devolución y la insatisfacción del cliente, debe calcularse e incorporarse en la cotización de los productos a fin de reducir su impacto sobre las ganancias. En muchos casos, puede ser más rentable descartar ciertos números de referencia que afrontar los costos de reingreso al inventario. Para acelerar el manejo de devoluciones, es posible establecer una inspección de calidad en el punto de recepción que permita tomar decisiones sobre reabastecimiento y reingresar los productos al inventario tan pronto como sea posible. El mayor 6 Estrategias de surtido

7 desafío es utilizar los datos de procesamiento para definir una política de devoluciones y una estrategia de precios que permita alcanzar un equilibro adecuado entre la satisfacción del cliente y el costo total de las devoluciones. CONSEJO: Una vez que decida qué artículos aceptar y reingresar en el inventario, utilice las mismas tecnologías de recolección para envíos en la reubicación de los artículos en su ubicación con el método más eficaz para la reventa. Por ejemplo, se puede usar una solución de recolección en carros para reingresar las devoluciones en el inventario durante el día, junto con el procesamiento de los pedidos salientes. Un software sólido también puede analizar el historial de pedidos y anticipar el volumen de devoluciones de los pedidos pertenecientes a la categoría denominada solo para probarse. 7. Listo para crecer? Consulte a un experto El crecimiento rápido y el éxito a largo plazo del comercio electrónico implican más que un buen sitio web y una estrategia de comercialización. Los vendedores minoristas por Internet que tienen éxito descubren pronto que la clave de su negocio es el surtido de pedidos, y utilizan muchas de las estrategias antes mencionadas. No sabe cuándo es el momento de avanzar hacia la automatización? Si el comienzo es demasiado anticipado, puede quedar capacidad ociosa. Pero, si actúa demasiado tarde, el efecto de la pérdida de ventas y de clientes puede ser difícil de revertir. La buena noticia es que hay proveedores de sistemas reconocidos que ofrecen equipos especializados en el desarrollo de soluciones y operaciones capaces de formular una solución de automatización que optimice las operaciones actuales y, al mismo tiempo, proporcione una plataforma escalable para manejar la expansión futura. Estos asesores especializados pueden evaluar su trayectoria de crecimiento y sus necesidades operativas actuales con el objeto de determinar el momento ideal para la automatización y recomendar un enfoque modular y oportuno para una adopción de tecnología exitosa. CONSEJO: Consulte a proveedores de sistemas de procesamiento de pedidos y solicite una evaluación de sus operaciones. Los proveedores reconocidos pueden ofrecer asesoramiento y, si es necesario, hacer una evaluación de sus operaciones en unas pocas horas y a un precio asequible. Para obtener más información, comuníquese con Intelligrated escribiendo a info@intelligrated.com, por teléfono al , o visite SOFWP Intelligrated. Todos los derechos reservados.