Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

Transcripción

1 Ministeri de Cultura de España Nº de Frmulari: 6 Dirección General del Archiv Nacinal de Csta Rica Fundación Pr-Rescate de Dcuments Frmulari para la aplicación del Cens Guía de Archivs en Csta Rica El Presente frmulari, tiene la finalidad de recpilar infrmación de diferentes Archivs Centrales del Sistema Nacinal de Archivs y dispner de instruments de descripción detallads para el adecuad servici de cnsulta al ciudadan, nrmalizand la descripción para su acces en Red. Además de garantizar la difusión de ls valiss fnds dcumentales que se cnservan en diversas institucines pertenecientes al Sistema Nacinal de Archivs de Csta Rica. INFORMACIÓN GENERAL DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nmbre del Archiv: Archiv Institucinal, Institut sbre Alchlism y Farmacdependencia, IAFA Frmas Excluídas: Archiv Central Nmbre Paralel: (*) Acrónim del Archiv: CR-IAFA-AI DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Gegráfica: X Iberamérica (*) País: Csta Rica (*) CCAA / 1 División Territrial: / Marcar cn X Prvincia de: X Alajuela Cartag Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San Jsé 1

2 Prvincia / 2 División Territrial (Cantón): Mntes de Oca (*) Municipi (Distrit): San Pedr Núcle de Pblación Menr: Calle: Barri La Granja, de la sucursal del Banc Ppular 400 metrs Sur. Códig Pstal: San Jsé DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: www. Iafa.g.cr Crre electrónic: Teléfn(s): 1. (506) Fax: 1. (506) _ DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Hrari de Apertura: L-V: 7:00-15:00 hras Hrari de Cierre: sábad, dmings y días feriads Hras semanales de apertura: 40 hras Marque cn X X Acces Libre Acces restringid DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellids: Madriz / Cedeñ Nmbre: Marlen 2

3 Carg: Respnsable de Archiv Central Fecha de nmbramient (Día / Mes / Añ): 01/09/1998 HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: Marque cn X X Públic Privad Tip de Archiv: Marque cn X Archiv General del Estad Archiv Ntarial Archiv Municipal Archiv de Registrs Públics Archiv Dicesan Archiv de Catedral Clegiata Archiv Parrquial Archiv de Institución Penitenciaria Archiv de Asciación Archiv de Clegi Prfesinal Archiv de Partid Plític Archiv Empresarial Archiv Hspitalari Archiv de Centr Benéfic Archiv de Centr Dcente Archiv Universitari Archiv de Institución Científica y de Investigación Archiv de Medis de Cmunicación Archiv de Organización Sindical Archiv de Organización Patrnal Archiv de Organism Internacinal Archiv Bancari Archiv de Cámara Agraria Archiv de Derechs Humans X N aplica ninguna de las anterires Gestinad pr: Marque cn X Administración Autnómica / territrial X Administración Central 3

4 Administración Lcal Otras administracines públicas Pder Judicial Pder Legislativ Administración Central: Ministeri de Salud (*) Según el Cicl Vital: Marque cn X X Archiv Históric Archiv Intermedi Archiv Central Archiv de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Histria del Archiv: Ls antecedentes del Institut sbre Alchlism y Farmacdependencia (IAFA) datan del añ 1925, a partir de un Decret Ejecutiv que estableció la lucha cntra el alchlism en las escuelas y clegis del país, respaldada en 1929 cn la Cartilla Antialchólica cm instrument de enseñanza. A partir del 10 de nviembre 1954 según Decret Ejecutiv N. 11, se crea la Cmisión Sbre Alchlism cn el fin de brindar asistencia al enferm alchólic. En 1973 pr ley 5412 de 8 de nviembre pasa a ser el Institut Nacinal Sbre Alchlism (INSA), y a partir del 12 de marz de 1986 pr la Ley Nº 7035 es denminad Institut Sbre Alchlism y Farmacdependencia (IAFA). Cnfrme al Decret Ejecutiv S se especifican la estructura rganizacinal y cmpetencias de la institución, se prcede a crdinar, prmver y desarrllar prgramas sstenibles de prevención, tratamient y rehabilitación del cnsum de alchl, tabac y tras drgas. Desde su creación en 1954 cm Cmisión Sbre Alchlism, el tratamient archivístic era inexistente, debid a que ls dcuments se clcaban en bdegas sin ninguna supervisión, en cndicines deplrables de cnservación y hacinamient. Además la ausencia de cntrles de préstam de dcuments e instruments descriptivs, implicó una perdida imprtante de infrmación. Al carecer de lineamients generales dentr del marc institucinal para la remisión de dcuments de archivs de gestión, la dcumentación era transferida a las bdegas al cncluir su trámite de gestión debid al escas espaci destinad para archivar en las ficinas. En 1998 se gestina el nmbramient de la persna respnsable del archiv según l establecid en la Ley 7202 del Sistema Nacinal de Archivs del 24 de ctubre de 1990 y su Reglament. El 31 de may de 1999 empieza a funcinar el Archiv Institucinal. Una de las priridades establecidas fue la creación del Cmité Institucinal de Selección y Eliminación. 4

5 Mediante la capacitación impartida pr el Archiv Nacinal a ls encargads de ls archivs de gestión en 1999, se lgra establecer plíticas precisas para el traslad de dcumentación al Archiv Institucinal. Se nrmaliza el us de listas de remisión, se cnfeccinan las Tablas de Cnservación de Dcuments y se acndicina un lcal que cumple cn ls requisits básics estipulads en el articul 71 del Reglament de la Ley En la actualidad, el Archiv Institucinal del IAFA se esfuerza pr cumplir a cabalidad las dispsicines del Archiv Nacinal, y la Ley 7202 y su Reglament, y avanza en el mejramient de la calidad de ls servicis que se brindan a ls usuaris. Fundación del Archiv: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Añ): 31/05/1999 Nrma de Fundación (Día / Mes / Añ): Ley 7202 del Sistema Nacinal de Archivs de 24 de ctubre de 1990 y su Reglament. Supresión del Archiv Fecha de Supresión: / / Nrma de Supresión: EDIFICIO Descripción del Edifici: El área ttal del Archiv Institucinal es de metrs cuadrads, el ciel ras es de cncret, el pis de msaic, sus paredes sn de cement cn ventanales al lad este. Pr tal mtiv ls ventanales del depósit tienen papel adhesiv clr verde para impedir que la claridad dañe ls dcuments. Tiene 2 puertas externas y una interna que cmunica el depósit cn la parte administrativa del Archiv. El depósit mide metrs cuadrads. El área administrativa mide 42 metrs cuadrads, en la cual se ubican las 2 persnas que labran en el Archiv y un espaci de cnsulta para ls usuaris. Metrs Cuadrads de Depósit: m 2 (*) Metrs lineales de estantería: 360 m/l (*) Númer de puests de sala: 1 Facilidades para discapacitads: Marque cn X 5

6 X Sí N DOCUMENTACIÓN (*) Metrs lineales de dcuments: 166 m/l GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: N existen guías de archiv ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: 6

7 7

8 SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Marque cn X Taller de restauración: Sí X N REPRODUCCIÓN. Marque cn X Servicis de reprducción dcumental X Sí N Servicis de ftcpias X Sí N Servicis de ftgrafías Sí X N Servicis de micrfrmas Sí X N Servicis de reprduccines digitales Sí X N BIBLIOTECA Marque cn X 8

9 Bibliteca auxiliar Sí X N Nº de mngrafías: Nº de Títuls de publicacines periódicas: INFORMATIZACIÓN Marque cn X Funcines infrmatizadas: X Sí N Gestión de usuaris: Sí X N Descripción de fnds X Sí N Lenguajes Dcumentales Sí X N Otra infrmación: Se esta gestinand un pryect para implementar el prgrama Winisis cn la estructura de la Nrma ISAD-G para descripción del fnd. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadr de Clasificación Denminación de la agrupación: Estructura Orgánica Agrupación Superir: Junta Directiva CUESTIONARIO DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO 9

10 Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Añ): 19/02/2008 Dats del infrmante: Apellids: Madriz / Cedeñ Nmbre: Marlen Carg: Encargada del Archiv Institucinal FUENTE EMPLEADA: Entrevista a la señra Marlen Madriz Cedeñ, Encargada del Archiv Institucinal, 19/02/2008. Infrme de Asesría para el Institut Cstarricense sbre Alchlism y Farmacdependencia (IAFA) Dirección General del Archiv Nacinal, Departament de Servicis Archivístics Externs, elabrad pr la señra Emilia María Vargas Slís, agst Infrme de Asesría para el Institut Cstarricense sbre Alchlism y Farmacdependencia (IAFA) Dirección General del Archiv Nacinal, Departament de Servicis Archivístics Externs, elabrad pr la señra Emilia María Vargas Slís, juni Infrme de Inspección para el Institut Cstarricense sbre Alchlism y Farmacdependencia (IAFA), N. 9-99, Dirección General del Archiv Nacinal, Departament de Servicis Archivístics Externs, elabrad pr la Lic. María del Carmen Retana Ureña, May OBSERVACIONES Observacines: La nrma de fundación se descnce y se tma cm base la Ley 7202 del Sistema Nacinal de Archivs de 24 de ctubre de 1990 y su Reglament. (*) Camps Obligatris 10

11 CUADRO DE CLASIFICACION FONDO: Institut Sbre Alchlism y Farmacdependencia (IAFA) 1 Junta Directiva 2 Auditria Interna Dirección General 3 Desarrll Institucinal Servicis Jurídics Area Técnica Area de Apy 4 Planificación Investigación Canalización de Recurss Acreditación de Prgramas Cntrl de Publicidad Atención a Pacientes Capacitación Asesría y Seguimient Organisms Reginales Cmunicación 5 Farmacia Línea Te Escuch Registrs Médics (*)10 Sedes Reginales Centr de Infrmación y Dcumen tación en Farmacdependencia 6

12 Servicis Administrativs 5 Adquisición de Bienes Gestión Humana Financier Infrmática Servicis Generales 6 Archiv Institucinal Almacén Empastad y Ftcpiad (*) 10 Sedes Reginales: Región Central Nrte-Heredia, Región Chrtega, Región Brunca, Región Central Nrte-Alajuela, Región Occidente, Región Huetar Nrte, Región Pacífic Central, Región Central-Este Cartag, Región Central Sureste-San Jsé y Central Este San Jsé.

13 INSTITUTO SOBRE ALCOHOLISMO Y FARMACODEPENDENCIA TIPOS DOCUMENTALES POR OFICINA JUNTA DIRECTIVA de Junta Directiva Acuerds de Junta Directiva Agendas de Junta Directiva Cntrats Expedientes de Miembrs de Junta Directiva Vales de Caja Chica Infrmes Técnics Infrme de lgrs y alcances de la Plítica Institucinal Prgramas de Prevención Pryects de Prevención Licitacines Públicas Liquidacines Presupuestarias Memrand Presupuests Anuales Planes Anuales de Trabaj AUDITORIA Acuerds Cnciliacines Bancarias Estads de Efectiv y detalle de Inversines Estads Financiers Estudis de Auditria Infrmes de Ejecución Presupuestaria Infrmes Facilitativs Infrmes de Labres Invitacines Liquidacines Presupuestarias Mdificacines Planes de Trabaj Anuales Presupuests Ordinaris y Extrardinaris DIRECCION GENERAL Acuerds Agendas Campañas de Prevención

14 Cartas-acuerds de Entendimient cn Organisms Nacinales e Internacinales Cmprbantes de Inversión Estads de Caja Expedientes de Cmisines Expedientes de viajes al exterir Expedientes sbre Denuncias cntra Empresas u Organizacines Expedientes de Asunts Sustantivs Expedientes sbre Encuestas Expedientes de Talleres y Seminaris Expedientes sbre Asunts Administrativs Expediente Cncurs Deje y Gane Infrmes Técnics Infrme de Reestructuración Infrmes de Ejecución Presupuestaria Infrme de Estrategias sbre Cntrl Internacinal de Estupefacientes Memrand Memria Anual Planes Nacinales de Desarrll Pryects de Ley Relacinads cn el quehacer Institucinal Pryects de Prevención Pryects de Tratamient de Alchlism y Farmacdependencia Slicitud de préstam de bienes decmisads SERVICIOS JURIDICOS Acuerds Bleta autrización de imagen Cntrats Cnvenis Denuncias cntra Prgramas de Tratamient Infrmes de Labres Expedientes Administrativs Expedientes de juicis Expedientes Cmisines Interinstitucinales Persnerías Jurídicas Pólizas Recurss de Ampar Slicitudes de Registr de Prpiedad Intelectual ACREDITACION DE PROGRAMAS Acuerds Expedientes de Cmisines

15 Expedientes de la Red Iberamericana de Organizacines n Gubernamentales Expedientes de Prgramas de Organizacines N Gubernamentales Expedientes de Talleres cn Organizacines N Gubernamentales Infrmes Técnics Planes Anuales CONTROL DE PUBLICIDAD Reslucines Administrativas Anuncis de Televisión de Agencias de Publicidad Expediente Cnsej Cntrl Prpaganda de Tabac DESARROLLO INSTITUCIONAL Acuerds Expedientes de Cmisines Expedientes de Encuestas Nacinales sbre Cnsum de Drgas en Csta Rica Egress de Pacientes Infrmes de Labres Infrmes Técnics Planes Anuales de Trabaj Planes Presupuest pr Prgramas Reprgramacines AREA TECNICA Cmisines Expedientes de Asignación de Recurss de las Organizacines N Gubernamentales Expedientes Cmisines Interinstitucinales Infrmes Técnics ATENCION A PACIENTES Acuerds Expedientes de Cmisines Expedientes de Pacientes Infrme Ejecución Presupuestaria Infrme de Labres Infrme de Medicaments Infrme de Atencines

16 Infrme de Atencines de Médic de Empresa Planes Anuales de Trabaj Pryects de Tratamient CAPACITACION ASESORIA Y SEGUIMIENTO Expedientes de Cmisines Expedientes de Curss de Capacitación en Drgas Expedientes de Talleres Infrmes Técnics Plan Anual de Trabaj Prgramas de Prevención Pryects de Prevención ORGANISMOS REGIONALES Infrmes de Labres Infrmes Técnics Expedientes de Cmisines Expedientes de Taller Aprend a valerme pr mí mism SEDES REGIONALES Expedientes de Cmisines Interinstitucinales Expedientes de Talleres Planes Anuales de Trabaj AREA DE APOYO Acuerds Cnciliacines Bancarias Cmprbantes de Inversión Estads de caja Estads Financiers Expedientes de Avalús de Bienes

17 Expedientes pag de Servicis Públics Expediente del Cnveni cn Junta Prtección Scial Infrmes de Ejecución Presupuestaria Infrmes de Auditria Infrmes Financiers Cntables Infrmes Técnics Mdificacines Planes Presupuest pr Prgramas Plans Plans de remdelación, electricidad y sistema pluvial Pólizas de Segurs Presupuests Reslucines Administrativas Reslucines Salariales Slicitudes de exneración de impuests Transferencias de pag COMUNICACIÓN Expedientes Cmisines Interinstitucinales Expedientes de Campañas de Prevención Expedientes Cncurs Deje y Gane Infrmes Técnics Pryects de Prevención CENTRO DE INFORMACION Y DOCUMENTACION EN FARMACODEPENDENCIA Bletas de préstams Fichas Bibligráficas Libr de inscripción Planes Anuales de Trabaj Préstams Interbiblitecaris Vides ARCHIVO INSTITUCIONAL Bletas de préstam de dcuments Memrand Infrmes Anuales del Desarrll Archivístic Infrmes de Asesría

18 Inventaris de dcuments Listas de Remisión Tablas de plaz ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS Cmisión Recmendación de Adjudicación Acuerds Cntrats Estudis Administrativs Expedientes de Prveedres Expedientes de Cmisines Internas Expedientes de Cntratacines Directas Libr de registr de antacines de órdenes de cmpra Libr de actas de Apertura de Licitacines Licitacines Memrand Ordenes de cmpra Plans Slicitudes de bienes y servicis FINANCIERO Adelants de viátics cn liquidacines Arques de Caja Chica Asients de diari Certificacines de pag de cutas brer patrnales Certificads de depósits Cnciliacines bancarias Cntrl de inversines Cheques cn Dcuments Depósits Judiciales Depósits cn respectivs recibs de diner Estads de caja Estads cuentas bancarias Estads Financiers Expedientes Cmisines Internas Expedientes de Asignación de Recurss de las Organizacines N Gubernamentales Infrmes Financier Cntables Infrme de Existencias en Almacén y Farmacia Infrme sbre Depreciación de Activs Librs Auxiliares de cuentas bancarias Librs de diari Librs de Mayr Liquidación de Cmprmiss

19 Liquidación General de Presupuest Liquidacines de viátics Listads de activs Mdificacines Planes Presupuest pr Prgramas Presupuests Reservas de caja chica Reservas presupuestarias Reslucines salariales Tarjetas de Cntrl de ingress y egress Vales de Caja Chica Vales de Cmbustible Vales de Especies Fiscales Vales de estampitas de crre GESTION HUMANA Accines de Persnal Acuerds externs Aviss de cncurss Bletas de disfrute y justificación de tiemp externas Estudis Administrativs Expedientes de funcinaris Expedientes de curss de persnal Expedientes de Cmisines Infrmes de Auditria Manuales de puests Memrand Mdificacines Planillas de salaris Pediments de persnal Reglaments Relacines de puests Rles de puests Reprtes sbre clasificación de puests Reslucines salariales SERVICIOS INFORMATICOS Estudis Administrativs Expedientes de Cmisines Memrand Slicitudes de Servicis Infrmátics

20 SERVICIOS GENERALES Bitácra de Agentes de seguridad Denuncias pr rb Expedientes Cmisines internas Expedientes de vehículs y mts Ordenes de salida y cntrl de activs Slicitudes de transprte Vales de retir de cmbustible Rles de puests ALMACEN GENERAL Frmulas entrada materiales a bdega Vale de entrada de artículs Requisicines cdificadas Requisicines carg direct EMPASTADO Y FOTOCOPIADO Slicitud de impresión Bleta slicitudes de ftcpias Infrme diari de ftcpias Slicitud de ftcpias para el paciente