INSTRUCCIONES PRESENTACIÓN DE CUENTAS ANUALES EN EL REGISTRO MERCANTIL

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1 INSTRUCCIONES PRESENTACIÓN DE CUENTAS ANUALES EN EL REGISTRO MERCANTIL ContaSOL te permite preparar las Cuentas Anuales para su depósito en el Registro Mercantil. Una vez creado el archivo, lo puedes abrir desde el programa D2, el cual genera el archivo correspondiente para la presentación en el registro. También, en él, podrás incorporar no sólo los datos que hayas contabilizado en ContaSOL, sino toda la documentación que necesites añadir. El programa del Registro Mercantil (D2), lo puedes descargar y encontrar información sobre su uso en la web del Registro Electrónico: Para preparar las Cuentas Anuales para su depósito debes seguir estos pasos: Paso 1 En la pestaña Impresión oficial > grupo Cuentas Anuales > icono Registro Mercantil puedes acceder a la opción Depósito de cuentas PGC 2008 o al Depósito de cuentas PGC 2008 Pymes. Página 1

2 El manejo de ambas opciones es idéntico por lo que en esta guía vamos a centrarnos en el Depósito de cuentas PGC 2008 Pymes. Paso 2 Selecciona la opción Depósito de cuentas PGC 2008 Pymes, la ventana que aparece es la siguiente: Paso 3 Página 2

3 Comprueba los datos de la Hoja identificativa de la sociedad, haciendo clic en su página: Si tuvieras que cambiar algún dato o introducir uno, debes hacerlo pulsando en el botón Datos generales de la empresa y todas las modificaciones que realices actualizarán la Hoja identificativa. Paso 4 Calcula el formulario, para ello has de seleccionar en el grupo Acciones su icono Calcular formulario: Página 3

4 En pantalla la ventana: Por omisión aparecen marcadas las opciones de Pérdidas y Ganancias y Balance de Situación. Se calculan sobre los modelos oficiales seleccionados en su apartado Filtros: Página 4

5 En la ventana Cálculo de los datos de los formularios, verás que es opcional el marcar el Estado de cambio de patrimonio neto. El motivo es que existe una estructura oficial, pero sin formular. ContaSOL, ha formulado aquellos apartados que no dependen de criterios contables. Esta formulación es orientativa ya que no está respaldada por ningún BOE. Por este motivo si marcas la opción, deberás de repasar los distintos apartados que componen el Estado de cambio de patrimonio neto y realizar las modificaciones necesarias. Paso 5 Después de calcular, modificar, e introducir los datos, es conveniente que grabes el modelo y continúes. Para ello, pulsa en el grupo Mantenimiento en su icono Guardar y seguir. Paso 6 Una vez comprobado todos tus datos puedes imprimirte un borrador del modelo, utilizando el icono Imprimir del grupo Presentación. Página 5

6 Paso 7 Ahora comprueba que las configuraciones están correctas, para poder generar el archivo para el Depósito digital, esto lo puedes realizar en el grupo Presentación pulsando en su icono Configuración: En la ventana que te aparece, podrás comprobar la versión de JAVA que tienes instalada en tu equipo, (necesario, sea la última versión de JAVA), así como la carpeta donde se van a grabar los archivos para la presentación (no se recomienda cambiar). Paso 8 Una vez realizado todos los pasos podremos generar el archivo para la presentación del Depósito digital. Para ello pulsa en el icono Depósito digital del grupo Presentación. Página 6

7 En pantalla te ha de salir el mensaje: Observa que te indica la ruta donde se ha guardado el fichero con los datos. En este momento ya puedes importar los datos de tu empresa al programa de Depósito digital. Importación del archivo en el programa del Depósito digital (D2) Una vez hayas ejecutado el programa del Depósito digital, realiza los siguientes pasos: 1. Desde la ventana de Selección del depósito digital, accede al botón Importar y validar huella: 2. En la siguiente ventana, selecciona la opción De un fichero XBRL (XML) y pulsa Siguiente. Página 7

8 Selecciona el fichero que generaste desde ContaSOL y pulsa Siguiente. Indica un nombre y una descripción para el depósito que se está creando (este nombre será el que posteriormente aparecerá en la ventana de selección de depósitos del programa D2) y pulsa Siguiente. Haz clic en finalizar en la ventana que indica la información del depósito que se va a crear y ya se habrá realizado la importación de datos en el programa del Registro Mercantil. Página 8

9 Al importar los datos si el fichero no es correcto, nos aparecerá una ventana con el número de errores detectados: Pulsa cerrar y nos abrirá el formulario del depósito. En la parte inferior-izquierda mostrará todos los errores que debes corregir antes de proceder al envío del depósito. Posiciónate sobre cada uno de ellos y te llevará a la casilla para poder rectificar o añadir la información requerida. Debes ahora completar datos no contables: datos de instrucción registral, ficheros adjuntos (desde la opción Documentos > Gestión de documentos podrás importar la memoria, el informe de gestión, el informe de auditoría -tal y como muestra la ventana inferior), etc. Página 9

10 El último paso es acceder a la opción del menú Formulario < Generar depósito digital: Una vez generada la huella el programa te ha de mostrar el mensaje: Página 10

11 A partir de este momento, podrás realizar la Presentación depósito digital, usando la opción del programa, desde el menú Formulario > opción Presentación depósito digital: En pantalla te ha de aparecer la ventana desde donde podrás elegir el tipo de presentación que quieres realizar: Los tipos de presentación son: Presentación en el Registro: los ficheros generados podrás presentarlos en el registro siendo necesario adjuntar la Solicitud de presentación y la Certificación de la huella digital. Telemáticamente: directamente en la web Acceso registro electrónico seleccionando la opción Presentación telemática de documentos. *Nota: el usuario debe estar registrado en la página oficial del Registro y poseer certificado digital. Página 11

12 Una vez elegida el tipo de presentación continúa con el asistente hasta terminar con la generación del depósito digital. El programa mostrará los tipos de ventana siguiente, según el tipo de presentación que hayas elegido: O esta, Página 12

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