Guía para Elaborar Órdenes de compra y/o Contratos para la modalidad de Compra Directa

Transcripción

1 Guía para Elaborar Órdenes de compra y/o Contratos para la modalidad de Compra Directa

2 Para elaborar ordenes de compra o contratos para la modalidad de compra directa, es necesario llevar el cabo el proceso de cinco pasos utilizados para las demás modalidades de selección del SCC-SIGEF, los cuales son: solicitud de compra, trámite de compra, cotizaciones de compra, adjudicación y contrato de compra. Antes de proceder a esta acción es necesario ingresar al sistema SCC-SIGEF en la pantalla que se muestra a continuación. A continuación se muestra la pantalla para ingresar los datos de acceso del usuario Luego de estar logeado el usuario puede proceder a ingresar los datos e ir completando los pasos del sistema.

3 Paso 1 Solicitud de Compra Aquí se van a ingresar la(s) solicitud(es) de compra correspondiente(s) a las necesidades de la entidad y/o departamento(s) de la misma. En el menú se sigue la ruta mostrada a continuación. Ejecutada esta acción se muestra esta pantalla en donde el usuario deberá hacer clic en el icono y proceder a completar los datos. En la pantalla que se muestra luego se deberá elegir la clase de documento de la lista que despliega la pestaña clase de documento. Luego de elegir la clase de documento, se da clic en el icono pasar a los demás campos. para

4 Los datos de la solicitud se agrupan en dos solapas/pestañas: Datos generales e Ítems. 1. DATOS GENERALES En esta pantalla se llenarán los campos Nombre del solicitante, Descripción y Rubro. Se puede grabar dando clic en el icono sistema y asegurar la información digitada. para ir creando el registro en el 2. ÍTEMS En esta pantalla se proceden a ingresar los ítems de compra dando clic en el icono insertar

5 En la pantalla que se muestra a continuación se procede a insertar los ítems, los cuales se buscan digitando el nombre genérico de éstos en la casilla buscar ítems. Por ejemplo digitamos sillas. El campo muestra una relación que contiene la palabra silla de la cual se elige la deseada.

6 Al elegir el ítem, los demás campos (Grupo, Subgrupo, Clase, Subclase) se autocompletan. El campo Descripción se puede editar y adecuarlo a lo requerido. Se deben completar los campos Cantidad, Tipo Unidad Medida, Unidad de Medida, Cantidad, Precio Unitario, Lugar Entrega y 1ra Fch Necesidad. Se procede a hacer clic en el icono la información que se acaba de insertar. y al hacerlo muestra la solapa ítem con Luego de esto si no se van a insertar más ítems o si no se requiere hacer alguna corrección se procede a hacer clic en el icono y luego en. Al terminar saldrá un aviso indicando que el documento está pendiente de aprobación.

7 Solicitud de Compra APROBACIÓN Aquí se aprobarán la(s) solicitud(es) de compra para poder hacer el segundo paso, el trámite de compra. Esto es responsabilidad del encargado de compra o la persona con jerarquia que éste designe. Para ejecutar esta acción se sigue en el menú la siguiente ruta: Al elegir la opción de firma de documentos se muestra la pantalla a continuación. El aprobador elige el perfil de firma y da clic en el icono Se muestra la pantalla a continuación en donde colocamos algún criterio de búsqueda, en este caso la fecha de registro y se da clic en el icono otra vez.

8 Se coteja la solicitud en cuestión y damos clic en el icono En la pantalla siguiente está el campo comentario en donde se puede insertar algún comentario si el caso lo amerita. El responsable de aprobar tendrá también la potestad de devolver la solicitud si ésta presenta algún error o requiere modificaciones o rechazar la misma si no procede la compra. Si no hay cambios, el aprobador da clic en el icono Se muestra esta pantalla indicando que se concluyó la acción con éxito. Agotado este procedimiento podremos pasar al segundo paso, el trámite de compra. Para regresar al inicio se da clic en el logo

9 Paso 2 Trámite de Compra Este paso constituye el documento guía para verificar todas las actividades del proceso de compra. Aquí se va a dar continuidad al proceso de compra preparándolo para luego recibir las cotizaciones. En este paso se incluyen los proveedores invitados a cotizar para el proceso en cuestión, los plazos para recibir sus ofertas, el lugar de entrega de la mismas y los criterios de evaluación. En el menú se sigue la ruta siguiente: Una vez realizado lo anterior se muestra la pantalla siguiente en donde se da clic en el icono Al ejecutar esta acción nos lleva a la pantalla siguiente en donde ingresaremos los datos de la solicitud, en este caso la fecha de registro y luego se da clic en el icono Al hacer esto, la pantalla muestra los resultados de búsqueda para el criterio ingresado. Dicha información aparece debajo de la línea gris que se muestra en la pantalla anterior.

10 Se elige la solicitud de interés cotejándola y luego se da clic en el icono Luego de ejecutar, la próxima acción a realizar es el armado del trámite. Esta pantalla muestra los ítems de la solicitud los cuales pueden ser editados en el icono requiere. si así se De no requerir cambios, se elige en la lista desplegable el tipo de transacción.

11 Y el circuito, compras poco significativas menores de RD$ 70,347en este caso y luego se da clic en el icono Los datos de trámite se agrupan en dos pestañas, Generales, Gestión e Invitados. 1. GENERALES En la siguiente pantalla se deben completar los campos Carátula, Descripción y Rubro principal.

12 2. GESTIÓN En esta pantalla se completaran los campos Inicio - Fin Ofertas, Tipo Adjudicación (pestaña desplegable), Domicilio Entrega Ofertas y Fecha Estimada de Adjudicación. 3. INVITADOS En esta pantalla se van a insertar los provedores que sean elegibles del RPE para satisfacer la necesidad de compra dando clic en el icono

13 Esta acción lleva a la pantalla siguiente en donde se colocan criterios de búsqueda según la necesidad. En este caso usaremos Rubro dando clic en el icono En la próxima pantalla completaremos el campo Descripción Corta con el Rubro en cuestión y se da clic en el icono Y de la lista que nos trae el resultado, se coteja el de interés y luego se da clic en el icono Esta acción nos lleva a la pantalla Búsqueda de Proveedor y con el dato de rubro completado se procede a hacer clic en el icono

14 Nota: en algunos casos la cantidad de proveedores registrados supera el límite que el sistema puede mostrar arrojando el siguiente error. Al presentarse este error, se debe agregar otro criterio a la búsqueda, adicional al rubro. En este caso usaremos tipo de empresa y luego daremos clic en el icono

15 Del resultado de la búsqueda se elige la cantidad de proveedores que se requieren para el circuito/modalidad de compra elegido. En el caso de compra directa el mínimo es uno pero siempre es preferible invitar más. Se cotejan los invitados y se da clic en el icono En el recuadro gris solo quedan seleccionados los invitados que fueron cotejados. Cabe destacar que a este recuadro se le llama Grilla. Encima de la grilla se muestra la Carta de Invitados, la cual es un formato simple que puede enviarse a los invitados para que coticen en el proceso si así lo desea la entidad. En caso contrario la entidad contactará al proveedor por los medios que defina. Nota: se graba en el icono para crear el registro en el sistema y asegurar la información digitada luego en el icono. Al terminar saldrá el mismo aviso que se vió en la solicitud indicando que el documento se encuentra pendiente de aprobación.

16 APROBACIÓN Trámite de Compra Aquí se aprobará el trámite de compra para poder realizar el tercer paso, las cotizaciones de compra, a cargo del encargado de compra o la persona con jerarquía que éste designe ya sea el mismo técnico de compra. Para el trámite, la acción de aprobar se ejecuta en el icono que lleva el mismo nombre y se encuentra justo encima del Trámite (número del trámite, número clave para el proceso de compra que incluye la modalidad de selección). Esta acción nos lleva a la siguiente pantalla en donde al igual que en la aprobación de la Solicitud de Compra se puede elegir entre Devolver o Rechazar.

17 Paso 3 Cotizaciones de Compra En este paso se van a ingresar las cotizaciones que los oferentes invitados remitieron. Una de las ventajas de hacer las compras con trámite, es que las cotizaciones se crean automáticamente en estado terminado. Para esto el trámite deberá estar aprobado y con sus respectivos invitados cargados. Se sigue la siguiente ruta en el menú: Al ejecutar esta acción se muestra la siguiente pantalla en donde se va a buscar el Número de Trámite en el icono En la próxima pantalla se coloca el número de trámite y el período y luego se le da clic al icono

18 Ejecutada esta acción se muestra la pantalla siguiente en donde se coteja el trámite de interés y se da clic en el icono que nos lleva a la pantalla de Búsqueda de Cotizaciones. Ya en la pantalla de búsqueda de cotizaciones se da clic al icono Al ejecutar esta acción se muestra una relación en estado terminado con los invitados cargados en el trámite. Se debe ingresar a cada uno de ellos por el icono para colocar los precios que éstos remitieron en sus cotizaciones.

19 Las informaciones de cotizaciones se engloban en dos solapas: cotizaciones e ítems. 1. COTIZACIONES Se procede a completar los campos: Fecha Recepción Ofertas, Fecha Vigencia Oferta, Tipo Calificación Final (pestaña desplegable) y Fecha Calificación Final. 2. ÍTEMS En esta pantalla se ingresa el precio y cantidad cotizado por el oferente para los ítems en cuestión dando clic en el icono

20 En la pantalla siguiente se completan los campos Cantidad/Importe y Precio Unitario Final y luego se da clic en el icono. Si está excento de itbis o si el itbis está incluido en el precio, debe cotejarse el respectivo recuadro pues el sistema hace el cálculo de los itbis de forma automática. Luego se procede a hacer clic en el icono que está encima, al lado de los demás iconos. Con este paso las cotizaciones pasan a estado aprobado.

21 Si las cotizaciones se rechazan, el proceso es el siguiente: Se completan los mismos campos que en la pantalla anterior y en Tipo Calificación Final se elige No Califica de la lista desplegable y se especifica el motivo de No calificación y se da clic en el icono Completado este paso el siguiente es la adjudicación. Antes de ir al menú de Adjudicación es necesario ir al trámite y hacer clic en el botón y el estado del trámite cambia a En Adjudicación. Realizado lo anterior se puede ir al cuarto paso, adjudicaciones.

22 Paso 4 Adjudicaciones En este paso se va a elegir el adjudicatario/ganador del proceso de compra al cual se le contratara el proceso. Se sigue la siguiente ruta en el menú: Se muestra la siguiente pantalla en donde se da clic en el icono Al ejecutar esta acción se muestra la pantalla siguiente, en la cual se buscará el número de trámite por el icono, se coteja y se confirma, retornando a la pantalla inicial. Posteriormente se debe decidir si la adjudicación se hará de forma automática o por carga de ofertas. Cargar: Se elige de forma manual al adjudicatario. Adjudicar: El sistema elige de manera automática el mejor precio de cada artículo cotizado tomando en cuenta cada oferente.

23 En este caso elegiremos Adjudicar para hacerlo automáticamente. Se ingresa la Fecha de Adjudicación y se prodece a hacer clic en el icono Al hacer esto aparecen en la barra superior los demás iconos. Si no hay corrrecciones que hacer, se procede a terminar el documento. Si no hay correcciones que hacer se procede a dar clic en el icono y luego al icono

24 Paso 5 Contratos En este paso se va a elaborar el contrato del adjudicatario/ganador del proceso de compra. Se sigue la siguiente ruta en el menú: Al ejecutar esta acción se muestra la siguiente pantalla de búsqueda en donde se da clic al icono Al hacer esto se muestra la pantalla siguiente:

25 Se proceden a seleccionar el Tipo de Transacción, eligiendolo en la lisa desplegable Contratación Regular ByS para este caso. Tambien se completan los campos Circuito, trámite (icono ), luego se procede a cotejar el recuadro Generación Automática para este caso pues solo calificó un proveedor. Luego se da clic en el icono 1. CONTRATOS GENERALES En esta pantalla se completaran los campos Domicilio y Contacto.

26 2. DATOS GESTIÓN Aquí se completa el campo Tipo Facturación (pestaña desplegable), en este caso factura. 3. ÍTEMS En esta pantalla se edita el ítem en el icono Entrega y Fecha.. Se debe completar los campos Lugar

27 Luego se da clic al icono Al terminar saldrá un aviso indicando que el documento está pendiente de aprobación al igual que como ocurre en las solicitudes. Contrato de Compra APROBACIÓN Aquí se aprobará el contrato de compra que formaliza la elección del adjudicatario por parte de la entidad contratante. Esto es responsabilidad del encargado de compra o la persona con jerarquía que este designe. Para continuar se sigue en el menú la siguiente ruta: Al elegir la opción de firma de documentos se muestra la pantalla a continuación. El aprobador elige el perfil de firma y da clic en el icono. Se muestra la pantalla a continuación en donde colocamos algún criterio de búsqueda, en este caso la fecha de registro y se da clic en el icono otra vez. Se repite la misma acción descrita en la Aprobación de Solicitud en las páginas 7 y 8, esta vez con la información de identificación de trámite en el campo Trámite Interno.

28 Se completa la información de No. Trámite y Período en los campos correspondientes y luego clic en el icono. Eligiendo el deseado del resultado arrojado por el sistema. Al hacer clic en el icono retorna a la pantalla anterior.

29 En ella se da clic en el icono que muestra el contrato a aprobar al que corresponde el trámite en cuestion. Se coteja en el recuadro y se da clic en el icono que lleva a la pantalla en donde se a ejecutar la aprobación. En el campo comentario se puede insertar alguno si el caso lo amerita. El responsable de aprobar tendrá también la potestad de devolver el contrato si este presenta algún error o requiere modificaciones o rechazar el mismo si no procede la compra. Si no hay cambios, el aprobador da clic en el icono. Se muestra esta pantalla indicando que se concluyó la acción con éxito. Agotado este procedimiento solo queda pendiente la recepción de lo comprado y realizar el pago.para regresar al inicio se da clic en el logo