La actualización de versiones en un sistema basado en Microsoft Dynamics NAV (Navision)

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1 La actualización de versiones en un sistema basado en Microsoft Dynamics NAV (Navision) Luces y sombras en los proyectos de cambio de versión. Si existiera un ranking de Proyectos TIC inquietantes, sin duda la actualización de versiones de los sistemas de gestión ocuparía uno de los primeros lugares. Este artículo pretende desgranar algunas de las situaciones que provocan esta desazón entre los responsables TIC, y los usuarios de los sistemas de gestión, y cómo evitarlas o minorarlas. El proceso de actualización de versión. En todas las aplicaciones y utilidades informáticas los procesos de actualización del software siempre suscitan inquietud entre los responsables de los sistemas de información de las compañías, y también entre los propios usuarios. Máxime cuando este cambio afecta a entornos de trabajo tan sensibles como los sistemas de gestión (o ERP). En estos casos a la natural reticencia al cambio, se unen inquietudes acerca del buen funcionamiento del sistema tras la actualización, al correcto traspaso de todos los datos al nuevo repositorio, e incluso se cuestiona la mejora que realmente puede aportar este cambio a la compañía. Por supuesto en todo este proceso entran en juego factores como: El grado de estandarización de la funcionalidad de partida. A menor grado de estandarización, mayor grado de complejidad para el cambio, sobretodo utilizando procedimientos tradicionales. El correcto desarrollo de las adaptaciones originales, siguiendo tanto las normas de estilo del fabricante como las recomendaciones de buenas prácticas en la programación de software. La bonanza de los datos de origen, libres de inconsistencias duplicidades y errores que pudieran afectar a los procesos de traspaso. Y sobre todo contar con un procedimiento funcional claro y estructurado para cada proceso, y la capacidad de las personas para adaptar esos procesos al nuevo contexto. Lógicamente de un origen incorrecto no es posible obtener un resultado óptimo. Es por eso que antes del proceso del cambio resulte importante cuestionarse Ibermática Soluciones Empresariales 1

2 todos estos factores, y prever la forma más adecuada de minorar su impacto en la nueva versión. Incluso en grados extremos plantear en su lugar la conveniencia de realizar una reingeniería total o parcial de los procesos; especialmente cuando la primera implantación no haya seguido una metodología adecuada, y se hayan realizado adaptaciones de forma compulsiva. Los sistemas de gestión con un grado de personalización muy alto suponen pues un importante hándicap para la actualización de versiones, y produce el indeseado efecto de implantación cautiva de su propia especificidad. Lo que implica no solo su desactualización tecnológica, si no lo que es más grave, una rémora para el resto de sistemas de su contexto, y un serio obstáculo que puede comprometer incluso al horizonte de evolución de la compañía. Las actualizaciones tradicionales. El contexto de trabajo habitual en este tipo de procesos suele caracterizarse por: La ausencia total o parcial de documentación técnica y funcional sobre las personalizaciones realizadas. O bien la desactualización de dicha documentación por ajustes al software realizados con posterioridad. Los trabajos de cambio de versión requieren de técnicos altamente cualificados, para realizar tareas mecánicas, largas, monótonas y muy delicadas; lo cual implica grandes posibilidades de cometer errores y de la necesidad de ajustar y repetir algunos procesos. Largos tiempos de paro de la explotación mientras estos procesos se ejecutan para el traspaso real a la nueva versión. Falta de procedimiento para realizar los chequeos, y ausencia de técnicas específicas para el testeo. Presupuestos muy elevados y poco atractivos, con un bajo ratio de retorno de la inversión realizada. Pérdida de parcial de datos o inconsistencias en los mismos. Secuelas en el funcionamiento incorrecto de partes del aplicativo. Y en definitiva Resultados poco o nada satisfactorios. Además, las herramientas disponibles para la actualización de versiones son muy simples y requieren de un alto porcentaje de procedimientos manuales. En la mayoría de las ocasiones el fabricante del ERP deja en manos de los Partners Implantadores estas cuestiones, quienes deben contar con herramientas y metodologías específicas para ello. Ibermática Soluciones Empresariales 2

3 La actualización con la tecnología IBC.up! de Ibermática. Cuando planteamos el desarrollo de una tecnología específica para la actualización de versiones, así como de una metodología propia para estos trabajos, lo primero que observamos fue que estos procesos de actualización de versiones requerían realizar un gran número de secuencias repetitivas en la revisión del código, que consumen gran cantidad de tiempo y pueden provocar errores; por ello, nos propusimos minorar de forma drástica el número de líneas de programación que fuera necesario revisar tras una migración. La tecnología que desarrollamos, a la que denominamos IBC.up! Importa los archivos de la base de datos de origen y de la última versión estándar e identifica automáticamente las diferencias. Ideamos un Repositorio de exclusiones configurable mediante parámetros, para que IBC.up! no propusiera revisar líneas de código de manera innecesaria. Este repositorio de exclusiones se encuentra optimizado por defecto con los parámetros de exclusión específicos para Microsoft Dynamics NAV 2013 R2. Las exclusiones se aplican a propiedades de objetos, campos, sentencias código de programación C/AL e incluso contenidos de comentarios del código. El repositorio es susceptible de ajustarse sobre la marcha, con nuevas reglas de exclusión, lo cual mejora todavía más su ratio de efectividad. IBC.up! incluye también un sistema paramétrico de prioridades que señala el código que debe prevalecer en situaciones de conflicto al comparar la versión actual versus la nueva versión. Este sistema paramétrico de prioridades se encuentra optimizado por defecto para para Microsoft Dynamics NAV 2013 R2. IBC.up! identifica la re-numeración de los objetos y las entre ellos equivalencias, incluso en situaciones de cambio en el nombre de campos entre versiones. IBC.up! Actualiza cualquier versión desde la 3.x en adelante. Para versiones anteriores (2.x), permite detectar los objetos a revisar, aunque no los traslada de versión de forma automática. Aun en estos casos IBC.up! resulta de gran utilidad gracias a sus capacidades de comparación y solución asistida de conflictos. En todo este tiempo, IBC.up! se ha convertido en una herramienta totalmente consolidada desde el punto de vista técnico, que nos permite ofrecer a nuestros clientes un proceso actualización de la lógica de negocio, planificado, seguro, y más económico. Sin embargo, como veremos a continuación existen otros importantes factures que debemos tener en cuenta para conseguir un resultado óptimo en nuestro proyecto de actualización. Ibermática Soluciones Empresariales 3

4 La transformación de formularios a pages. Hasta la aparición del cliente orientado a roles (RTC) en la versión 2009 de Microsoft Dynamics NAV, la actualización de versiones consistía básicamente en adecuar la lógica de negocio utilizada originalmente a la nueva versión del producto, y traspasar a continuación los datos de las tablas existentes al nuevo contexto de trabajo. Sin embargo, con la aparición de los nuevos objetos pages en sustitución de los formularios clásicos (forms), no basta realizar una transformación literal de los formularios propios y modificados para obtener su correspondiente página (page): estos nuevos objetos (las pages), poseen opciones no disponibles en los antiguos formularios, y contemplan una operativa que difiere en gran medida de la utilizada hasta el momento por estos. Todos los formularios estándares que no hayan sido modificados, ya existen por defecto en el nuevo aplicativo; por este motivo el proceso solo afecta a los formularios nuevos o modificados. Para aprovechar adecuadamente las opciones de este nuevo interfaz de usuario, resulta imprescindible enriquecer el resultado de la transformación a pages, incorporando adicionalmente las posibilidades funcionales que estos objetos ofrecen. Me refiero a opciones tales como: Organización adecuada de los campos en fichas desplegables de la page, (equivalentes a los tabs o pestañas de los antiguos formularios). Al expandirse o colapsarse en vertical (de arriba abajo), esas fichas desplegables ofrecen la posibilidad de visualizar los campos que necesitemos para cada operativa, con independencia de la ficha desplegable en la que se encuentren. No ocurría lo mismo en los antiguos formularios, en los que solo era posible visualizar una de sus tabs o pestañas. Clasificación de los campos en función de su importancia (estándar, aumentada o adicional), lo que va a permitir visualizarlos en distintas condiciones de trabajo: incluso cuando la lista desplegable se encuentre colapsada, los campos con importancia alta aparecerán resumidos en la barra de título de la lista desplegable. Por el contrario los campos con importancia adicional no aparecerán por defecto, y solo se harán visibles cuando pulsemos la opción Mostrar más campos. Incorporar cuadros informativos (FactBox) a la derecha de la pantalla, con información relacionada, y opciones del sistema tales como vínculos (enlaces) o notas (notificaciones). Ibermática Soluciones Empresariales 4

5 Complementar las cintas de opciones con acciones, herramientas, funciones y consultas relacionadas con la información mostrada, y agrupadas en distintos contenedores. Incorporar elementos gráficos que permitan a los usuarios un primer análisis visual de la información Y en definitiva, todas las opciones que incorporan la experiencia del usuario (UX) a este nuevo contexto de trabajo. Solo entonces estaremos obteniendo todo el potencial operativo que nos puede ofrecer la nueva interfaz del sistema. Resulta importante destacar que estos nuevos objetos pages heredan de los antiguos formularios gran parte de sus características y flexibilidad a la hora de adaptar su diseño a las necesidades del usuario, permitiendo mostrar u ocultar cualquier campo, cambiar el orden de la presentación y/o de imputación de los datos, o el tamaño de la fila de encabezado en las pages de tipo lista (ListPlace). Pero además Incluyen también propiedades nuevas, como la posibilidad de inmovilizar determinadas columnas de datos a la izquierda en las pages de tipo ListPlaces. Mención aparte merece una page un tanto especial: el Role Center o menú principal del usuario. El sistema de gestión dispone de un Role Center específico para cada perfil estándar de usuario, pero en la mayoría de los casos de actualización de versiones, será necesario incorporar opciones concretas a estos Role Center, o incluso crear nuevos Role Centers para módulos específicos o personalizados, no existentes en el estándar. Estos objetos mejoran la disponibilidad y el acceso a las opciones para un usuario, sin navegar excesivamente por el aplicativo en busca de la herramienta necesaria. Suponen por tanto un elemento muy importante para mejorar la productividad del usuario, principal característica del Cliente Orientado a Roles (RTC). Sin embargo tampoco resulta conveniente volver loco al usuario habilitando opciones y accesos a la información por doquier. Ya se sabe que lo mejor es enemigo de lo bueno, y resulta imprescindible aplicar un poco de racionalidad a este asunto. Tan poco conveniente resulta presentar una página pelada, como una página tan hiper-enriquecida, que pueda indigestar al usuario. En este sentido, el equilibrio suele residir en mostrar exclusivamente las opciones que sabemos necesarias para la operativa habitual, y dejar que sea el propio usuario del sistema el que sugiera nuevas opciones en función de su experiencia de uso, por algo el sistema se denomina UX (User Experience). En cualquier caso, una buena norma para el diseño de pages consiste en observar cómo se resuelve un caso similar en una page estándar, y seguir las mismas prácticas. Ibermática Soluciones Empresariales 5

6 Qué pasa con los informes?. Los informes o reports sufrieron ya un profundo cambio a partir de la versión Sin embargo con objetos de permitir una transición más suave entre los antiguos y los nuevos formatos, en esa versión 2009 los informes tenían una estructura híbrida que permitía su ejecución en formato clásico, por lo que un informe traspasado a la nueva versión, podía mantener un diseño (Layout) clásico y ser ejecutado con estas características gracias al cliente clásico que todavía se conservaba. En la nueva versión de Microsoft Dynamics NAV 2013 y posteriores, ha desaparecido el cliente clásico y la estructura de los informes o reports han dejado de ser híbridas, manteniendo exclusivamente las nuevas características internas, por lo que estos objetos requieren una transformación completa. Los nuevos informes incorporan capacidades funcionales, dinámicas y gráficas hasta ahora impensables en los informes clásicos. Pero los cambios técnicos de estos objetos afectan a todas las estructuras que lo componen: la estructura del origen de los datos para los informes (DataSet), el formato de salida del informe (Layout), los disparadores que organizan o estructuran el código C/AL (Trigers), e incluso los métodos para la recogida de opciones y filtros proporcionados por el usuario del informe (RequestPage). Los informes de la nueva versión son capaces por ejemplo de: Incorporar características como la ordenación de los datos por cualquiera de sus columnas desde la vista previa del informe. Vincular un dato agregado (resumido o sumatorio) con su información detallada, enlazándolo con una consulta en pantalla o con otro informe. La inclusión de gráficos dinámicos y colores en el informe. La salida del informe en formato Excel, Word, PDF o HTML. La posibilidad de modificar el diseño de los informes desde el Layout de Visual Studio. Si unimos todas estas posibilidades de los informes o reports, a la flexibilidad en el diseño de las pages, y a su capacidad de integración con Excel, podemos decir que nos encontramos ante un auténtico cambio de escenario para la obtención de información personalizada, que aporta algunas características propias de un sistema de análisis y reporting al entorno propio del ERP No se malinterprete esta afirmación: de ningún modo esto puede sustituir a los sistemas específicos de análisis y reporting, así como al uso de herramientas de Business Intelligence. Pero indudablemente aportan un primer acercamiento muy interesante, sin salir del contexto del propio ERP. Ibermática Soluciones Empresariales 6

7 De todo lo anterior se deduce que la forma en la que hasta ahora gestionábamos la información final en las anteriores versiones del ERP, ha cambiado drásticamente y es necesario favorecer una adaptación al nuevo modelo de explotación de la información, que va más allá del mero cambio tecnológico, y que afecta a la propia concepción y utilización de estas herramientas. En muchas ocasiones nos encontramos versiones anteriores de NAVISION en las que además de numerosos reports modificados, de los más de 670 informes que contiene el aplicativo estándar, se habían añadido dos o tres centenares de informes adicionales personalizados Un auténtico disparate en el que hemos colaborado a partes iguales usuarios, implantadores y técnicos, y que era hasta hace poco la manera tradicional de explotar la información. Este es un modelo de trabajo que obedece a las herramientas disponibles en ese momento, (no era un capricho), pero que por supuesto no debe exportarse al nuevo escenario. No tiene sentido transformar trescientos informes a medida, entre otras cuestiones porque muy pocas compañías (por no decir ninguna), utilizan realmente tantos informes para su gestión. Probablemente esta proliferación de informes en los sistemas de gestión se deba más a solicitudes concretas de determinados usuarios para una utilización muy puntual (ocasional), y al exceso de voluntarismo de los implantadores y desarrolladores que han dado soporte al sistema, que a una necesidad real de explotación. Por otro lado, las nuevas características de los informes en particular, y de las capacidades de explotación de la información en general, hacen que muchos de los informes clásicos ya no sean necesarios y puedan sustituirse por consultas ad hoc específicas para cada situación puntual. Resulta por tanto muy conveniente estudiar el caso de los informes por separado, seleccionando primeramente aquellos que realmente sean necesarios y utilizados para cada actividad y desechando el resto. Después para cada uno de los informes seleccionados, y con ayuda del implantador, debemos estudiar si la información ofrecida se puede obtener mediante alguna consulta sencilla en el nuevo contexto de trabajo, así como en los elementos dinámicos: mostrar los datos agregados (resumidos), o en detalle, ordenación, etc., y en su caso, qué elementos gráficos podrían enriquecer la información mostrada. Con este ejercicio previo a la transformación de informes podremos obtener un sistema de análisis y reporting mucho más adaptado a las nuevas características del producto, más eficiente para su explotación, y probablemente ahorrarnos dinero en la transformación de objetos innecesarios. Ibermática Soluciones Empresariales 7

8 Si no se tienen las ideas muy claras a este respecto, suele resultar más conveniente traspasar al nuevo sistema únicamente los informes encargados de confeccionar los documentos de salida (pedidos, albaranes, facturas, abonos, etc.), y realizar este estudio previo de informes en paralelo con el resto de tareas de la actualización de versión; posponiendo la transformación de informes al momento en que tengamos claro qué hacer con ellos. En todo este trabajo resulta indispensable el acompañamiento de un implantador que conozca las nuevas características y posibilidades de explotación de la información, que realice una labor de asesoramiento al respecto. Chequeos del nuevo sistema. Como en cualquier otro trabajo de adaptación, en un proceso de actualización de versión resulta imprescindible chequear los resultados. Primeramente se debe realizar un chequeo interno de carácter técnico. Su objetivo es garantizar el correcto funcionamiento de los objetos actualizados, la ausencia de errores técnicos, llamadas a los distintos componentes, correcto enlace de los objetos, y la coherencia e integridad referencial de la información. Normalmente este trabajo es realizado íntegramente por el implantador antes de proponer el chequeo externo funcional a los usuarios del sistema. Una vez realizados todos los ajustes de las incidencias detectadas, se debe preparar un entorno de pruebas, en el cual se realizará el chequeo funcional del aplicativo actualizado, realizando un circuito de chequeos externos por parte de los usuarios clave o responsables de cada área, quienes validarán el correcto funcionamiento de todos los procesos. Lógicamente este chequeo será orientado y monitorizado por los consultores de del implantador, para garantizar que se realice de una forma coherente desde el punto de vista funcional en la nueva versión; pero utilizando datos y casos de uso reales propuestos por el cliente, seleccionados entre su casuística habitual; y si es necesario en algunos casos, comparando los resultados con los de la versión anterior en el sistema antiguo. Es necesario destacar la importancia de la responsabilidad compartida en el chequeo, ya que por mucha voluntad, empeño y buen hacer que aporten los profesionales del implantador, sin la participación activa en el chequeo por parte del cliente y su involucración responsable en la validación de cada área, resulta imposible garantizar un resultado óptimo. Ibermática Soluciones Empresariales 8

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