4tas. Jornadas de Celebración del Mes Nacional de la Calidad - IAPG Gestión de las Practicas Operativas

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1 4tas. Jornadas de Celebración del Mes Nacional de la Calidad - IAPG Gestión de las Practicas Operativas Fernando Medina Dirección de Calidad TenarisSiderca October 27 rd, 2011

2 Agenda Proyecto en Tenaris y las Practicas Operativas De que se ocupa el proyecto GPO GPO Framework: pilares de generación de las practicas operativas (1-3) GPO Framework: pilares de sostenibilidad del modelo (4-7) 2 11/14/2011

3 Proyecto en Tenaris, su evaluación mostró una oportunidad de mejora en las Practicas Operativas Reforzar la adherencia a procedimientos y practicas operativas. Esto es valido para todos los usuarios Oportunidades de Mejora POs y Procedimientos no siempre actualizados, accesibles, etc. No tenemos un estándar global en Tenaris para: estructura Acceso a las POs Publicación y actualización training Monitoreo y control Objetivo Desarrollar en Tenaris un nuevo estándar para la gestión de practicas operativas para incrementar la adherencia a las mismas. 3 11/14/2011

4 Que hay detrás del proyecto GPO? Operar según estándar = condición para la Mejora Continua Excellence Step 2. Mejora de los estándares ( Mejora Continua ) Performance Standard Work Step 1. Instalar y adherir a los estándares ( GPO ) Tiempo (años) 4 11/14/2011

5 EL sistema de gestión de la calidad de Tenaris tiene 4 niveles de documentos API Q ISO/TS NIVEL 1 NIVEL 2: global Manual de Calidad Políticas de Seguridad, Calidad y Medio Ambiente Documentos corporativos Procedimientos y guidelines relativos a procesos globales NIVEL 3 Procedimientos específicos referidos procesos locales Procesos locales NIVEL 4 Documentos de alcance interior a las líneas operativas (practicas operativas) Procesos locales, detalle. 5 11/14/2011

6 y el proyecto de gestión de las practicas operativas se refiere a los documentos de nivel 4 Descriptos por proc Nivel 3 Proceso Etapas del Proceso Acería Laminación Tratamiento Térmico Stock barras Corte barras Horno Rotatorio Perforador Puestos de tareas. Pulpito Estación Perforador Estación punta Roles Supervisor Operador 1 Operador Herramental A ser cubiertas por POs Actividades Cambio Perforador Set-Up Control de Proceso Control visual punta perforación 6 11/14/2011

7 Se definió el GPO a través de 7 pilares Establece roles y responsabilidades Listado de tareas y actividades que requieran POs basado en una selección por criticidad Define como actualizar y mejorar contenidos de POs 6. Actualización de contenido 1. Inventario 2. Generación (Contenido) Define QUIENES participan y COMO se elabora una PO 7. Governance Define método de monitoreo y KPIs (1) que haga sostenible el GPO 5. Monitoreo & Acción 4. Training 3. Formato & Disponibilidad Diseña un formato amigable y establece reglas para accesibilidad Define los diferentes conceptos de training (1) KPI: indicadores relevantes 7 11/14/2011

8 reflejando las best practices de la industria en esta tarea. Toyota: Concepto de Check the checker Nissan: Supervisors spend >65% on PCM Toyota: Cada actividad tienen su propia PO Shell: Hacemos foco en las actividades criticas Toyota: Las Pos son revisadas durante la resolución de un problema UCB: KPIs track revision schedule and late revisions Credit Suisse: Up-date as part of procesos improvement - no change in behaviour without change of procesos descriptions Toyota: Cada PO esta vinculada a un KPI Los operarios estan seguros de que cada desvio será detectado Shell: Operative KPIs measure adherence Credit Suisse: Adherence to standards controlled by independent, empowered, risk control function 6. Actualización de contenido 5. Monitoreo & Acción 1. Inventario 7. Governance of Procedures 4. Training Toyota: Supervisors check training effectiveness UCB: Each procedure is linked to a training plan Credit Suisse: People are on the rules and regulations (with certification), and in the application 2. Generación (Contenido) 3. Formato & Disponibilidad Toyota: Concepto de KISS -Keep it simple and short UCB: Led by procesos owner with end user involvement Toyota: Asegurarse que los operarios puedan tocar las POs Cadbury: By definition 1 page visual procedures Credit Suisse: When released always available in 4 languages; one central browser-based application 8 11/14/2011

9 La generación de las POs se cubre en los primeros tres pilares 1. Inventario 6. Actualización de contenido 2. Generación (Contenido) 7. Governance 5. Monitoreo & Acción 3. Formato & Disponibilidad 4. Training Generación de las POs Sostenibilidad 9 11/14/2011

10 Se identificaron las tareas críticas en el área de laminación Inventario Resultado: Overview de las tareas criticas en el Laminador Inventario Entregables Lista de las actividades criticas ordenadas en terminos de: Seguridad Calidad Eficiencia Area Plugs area Plugs area Piercer MPM (diescher) Bar yard Cutting machine Rotary furnace Rotary furnace Piercer Piercer Piercer MPM (diescher) MPM (diescher) MPM (diescher) SRM/Sizing mill SRM/Sizing mill Activity Plug replacement Plug check Changeover of the cylinders at the Piercer Change of the MPM / Diescher discs Material received registration into the system System updating with information of the cut material System updating with information of the loaded material Billets loading into the rotary furnace Piercer set up Piercing operation/adjustment Antiox material dispensed MPM (Diescher) set up Mandrell surface/dimensional/lubrication/cooling check MPM (Diescher) operation / adjustment SRM or Sizing mill set up SRM or Sizing mill operation/adjustment Se listaron 53 tareas en el proceso Para seleccionar las tarea criticas se utilizó una matriz de riesgo con dimensiones de Seguridad, Calidad y Eficiencia 16 tareas se definieron como criticas 10 11/14/2011

11 y el contenido de las POs se elaboró en workshops Generación (Contenido) Resultados: Workshop con operarios Generación (Contenido) Entregables Metodología estándar para escribir POs incluye Pasos de la tarea Riesgos de QHSE Contramedidas Tareas de contingencia Involucrar a operarios y expertos Programa de workshops Month Week Team Prep. WS Consolid. 1st month 2 nd month 3rd month 1 A X WS1 X 2 B X WS1 X 3 C X WS1 X 4 A X WS2 X 1 B X WS2 X 2 C X WS2 X 3 A X WS3 X 4 B X WS3 X 1 C X WS3 X REVIEW AND CROSS SHIFT SHARING Result 1 st workshop: Operative Steps Result 2 nd workshop: QHS&E Risks and Countermeasures Result 3 rd workshop: Contingency plans and final review 11 11/14/2011

12 y las POs eran luego revisadas por todos los turnos Generación (Contenido) Descripción de los pasos Jefe de Planta Jefe de línea Jefe de turno Supervisi ón Mantenimi ento Calidad Producció n HSE Analista GT Operador Preparación X X X X WS1 = Pasos de la tarea X X X X X X X X X Revisión X X Contenido de SCE X X X X X WS2 = QHS&E contenido X X X X X X X X X X Consolidar al layout X X WS3 = Revisión final X X X X X X X X X X Consolidar Feedback X X Revisión a través de los turnos X X X Revisión final X X X X X X X = participan (no necesariamente full time) 12 11/14/2011

13 La PO se volcaba finalmente en el formato elegido Formato y Disponibilidad Formato & Disponibilidad Entregables Resultados: Nuevo formato de las POs Cover page: presenta requisitos ISO Body page: incluye los pasos de la tarea, descripción de riesgos de calidad y Seguridad Diseño amigable con reglas claras respecto al uso de los espacios Proyecto respecto a disponibilidad (TU) El formato de las nuevas POs debe ser IDM compatible End page: manejo de contingencias (1) TU = Tenaris University 13 11/14/2011

14 La sostenibilidad del proyecto se asegura en los pilares Inventario 6. Actualización de contenido 5. Monitoreo & Acción 7. Governance of 7. Governance Procedures 4. Training 2. Generación (Contenido) 3. Formato & Disponibilidad Generación de las POs Sostenibilidad 14 11/14/2011

15 Diferentes tareas de training aunque la central fue la capacitación de los operarios con las POs Training Resultados: Tres diferentes módulos de training Training I PCM Awareness Training PCM Execution Training Audience: Senior & Middle management Objective: explain what procedures management is, what is different from today and the key role of management in this change of culture supported with exercises Audience: Shift Leaders, Production Coordinators and Support Functions Roll Out Enablers II Training para operarios Audiencia: Operarios Objetivo: Desarrollar todo el training en las tareas utilizando las POs Daily Work III TUIC-Induction Camp BC Orientation Training Exec. Leadership Program Audience: GTs and Analysts Objective: Introduce PCM concept and explain important ace for TS Audience: BC Operators Objective: Explain PCM by examples and instruct on responsibilities and consequences Audience: 1st and 2nd Level Managers Objective: Instill PCM framework into management thinking Culture Change 15 11/14/2011

16 La clave de la sostenibilidad es el monitoreo de las tareas Monitoreo & Acción Resultados: Proceso de Monitoreo Monitoreo & Acción Actividades de Monitoreo Entregables Rutinas de monitoreo por función y respuestas a hallazgos Cross- funcional monitoring procesos KPIs Seguimiento de desvíos y acciones correctivas Diario Semanal Bi- semanal Mensual Supervisores usan una check card simple VERI suplementa este nivel de monitoreo Coordinadores de línea realizan monitoreo detallado de una PO Gerentes de planta realizan monitoreo detallado de una PO AM/DIFA realizan monitoreo detallado de una PO 16 11/14/2011

17 Tiempo requerido para tareas de GPO en nuestra organización hoy Foco de la tarea HOY Supervisor 41% 26% 18% 16% 8% 2 3% Operador líder 89% 89% 6% Operador 100% 100% Administrativas Planning Tareas de monitoreo Operaciones 17 11/14/2011

18 y las Operaciones tienen allí un rol central Monitoreo & Acción Overview de las actividades de monitoreo HSE: actividades de monitoreo HSE conduce y controla las inspecciones de Seguridad (actividad actual) HSE Actividades de monitoreo en la línea Gerente Planta Jefe De línea Coordinador De línea Realizan monitoreo de POs y 5S Cada nivel realiza seguimineto de actividades en su área ( Checks the checker ) Operación Calidad Quality conducts weekly monitoring as of today Calidad: actividades de monitoreo No change of routine Auditoria de VERI se extienden a POs Supervisor Objetivos de monitoreo incluidos en sus objetivos anuales 18 11/14/2011

19 involucrando todos los niveles en monitoreos de rutina. Monitoreo & Acción Día Semana Dos veces Mes Área Manager Mes Total # tareas por mes GPO o 5S o Inspección de Seguridad 1 Dirección de Fabricación GPO o 5S o Inspección de Seguridad 1 Gerente de Planta Inspección de Seguridad GPO 5S 4 Jefe de Línea 1 Jefe de Línea 2 GPO 5S 4 Coordinador GPO Inspección de Seguridad 5S 10 Jefe de turno Nota: Monitoreo corto basado en check cards (15 ) Check Card Inspección de Seguridad /14/2011

20 Governance: diferentes roles Governance Governance Resultados: modelo de governance para el GPO Cuales con los roles del CEO y AM en el proyecto? CEO AM Entregables Definición de roles y responsabilidades en el proyecto GPO Establecer controles al desarrollo del proyecto Key role está en el monitoreo sostenido y seguimiento de eventos Line Manager 1 Line Coord. Shift Leader Operators Operators OPER Quality DINC DIQT Health and Safety Environment HSE Key role está en la generación de Pos, monitoreo y uso en training HR Key role de funciones globales y locales está asegurar efectividad del monitoreo y seguimiento de KPIs GPO Ejecución y Monitoreo GPO control externo GPO Compromiso y comunicación 20 11/14/2011

21 El soporte de otras áreas es relevante Roles y Responsabilidades HSE Local Participación en el proceso de generación de contenido como expertos Revisión de las POs en sus aspectos de Seguridad Participación en el proceso de monitoreo Calidad Local Participación en el proceso de generación de contenido como expertos Revisión de las POs en sus aspectos de calidad Auditoria a través de VERI HR y TU Local Registro y revisión de training Seguimientos de sanciones por hallazgos / PRIN / DIQT / SC Desarrollo de PO de referencia (ranking de criticidad) Monitoreo del roll-out a través de las diferentes plantas Asegurar estandarización de contenidos y uso de best practices 21 11/14/2011

22 Finalmente la actualización de las POs quedó establecida Actualización de contenido Resultados: Guía para actualizar contenidos de POs Actualización de contenido Entregables Reglas de actualización tales como Ciclo de revisión Eventos que disparan revisiones, etc. Eventos disparadores de actualización Proceso de actualización Cambios Mayores Accidentes/Incidentes (TSE reporte) Claims Clientes, NCRs (eventos IAM) Cambios en los procesos (Equipos / Automacion / Layouts) Cambios en la organización con impacto en las tareas Cambios relevantes en regulaciones o requerimientos de clientes Mandatorio cada dos años si no ocurrió actualización por otra vía Workshop con operarios Cambios Menores Impactos menores Fast Track Training Formal, queda registro Sobre la tarea misma Best practice Coordinación de PRIN KPIs Tiempo medio entre actualizaciones 22 11/14/2011

23 Se implementó el GPO a través de todo el sistema industrial Inicios de la implementación de GPO Budget Target Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul PO Arcore Piloto WI WI WI 8 Dalmine (FAPI, FTM, ACC ) 46 Silcotub Pilot tbd 1 Algoma Tamsa BREAK BREAK 5 5 Siderca 4 Hickman (HT) 3 Tubocaribe (HT) 2 (1) WI = work instruction (2) Number of work instruction developed = /14/2011

24 Resumen del proyecto GPO En el marco del proyecto se desarrolla el proyecto de Gestión de Practicas Operativas (GPO) El proyecto GPO tiene como principal objetivo reforzar la adherencia a los procedimientos También es central en Tenaris homogenizar nuestras practicas operativas generando estándares (best practice) que faciliten luego el proceso de mejora continua El proyecto GPO estableció siete pilares básicos: inventario, generación, formato y disponibilidad, training, monitoreo y acción, actualización y governance La implementación de esta iniciativa se ha llevado adelante a lo largo de casi tres años con un apreciable grado de avance Los resultados con significativos en cuanto al proceso de monitoreo y governance. La calidad de las POs y el número de hallazgos por monitoreo evolucionan satisfactoriamente 24 11/14/2011

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