WHITEPAPER. Dexon Gestión Procesos de Negocio

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1 Dexon Gestión Procesos de Negocio

2 Dexon Gestión Procesos de Negocio es la forma en que se entrega a los clientes una nueva visión de cómo hacer más productiva y eficiente su empresa por medio de una madura gestión de procesos de IT internos.

3 INTRODUCCIÓN Para la mayoría de las empresas, lograr sus objetivos de negocio es la finalidad primordial y a la que apuntan directivos y administradores en sus informes mensuales, semestrales o anuales. Sin embargo se ha evidenciado que los objetivos esperados rara vez coinciden con los entregados por los diferentes departamentos de la compañía, con lo que el balance general decae o se mantiene y en muy raras ocasiones crece. Esto debido al poco entendimiento que tienen los altos mandos y los administradores de lo que ocurre dentro de su empresa y de cómo cada uno sus recursos ejecutan los procesos internos. Con esta solución Dexon Software entrega 3 productos de software que le permitirán diseñar, configurar, analizar y controlar procesos de negocio internos, todo en un enfoque centrado en los procesos, para mejorar el rendimiento que combine las funcionalidades de nuestro producto con metodologías de proceso y gobierno. Con Dexon Gestión Procesos de Negocio las empresas lograrán una nueva dinámica de control de procesos que involucre, personas y recursos de IT, para inculcar en la empresa procesos de negocio eficientes, efectivos, ágiles y de calidad.

4 PRESENTACIÓN Dexon Gestión de Procesos de Negocio permite integrar a las personas y a los sistemas en un continuo y controlado flujo de procesos y empuja estos procesos a la acción en pos de los fines y objetivos del negocio; para esto Dexon configuró 3 módulos: Dexon BI: Inteligencia de Negocios Dexon BPM: Administración de Procesos de Negocio Dexon Gestión Documental Dexon BI: Inteligencia de Negocios Al abordar el tema de Inteligencia de Negocios la mayoría de empresas ven el tema como una solución estadística complicada y solo adaptable a grandes multicompañías. Pero la realidad es que la falta de oferta de una solución eficaz, completa y amigable al usuario ha sido el principal impedimento de implementación en Colombia y en Latinoamérica y que han dado como resultado, largos periodos de implementación, servicios fragmentados y elevados costos de licenciamiento. Dexon BI esta a la vanguardia en cuanto a soluciones de BI permitiéndole al cliente, por medio de una metodología común y asequible, soportar la toma de decisiones, con la ventaja de poder gestionar tanto información de múltiples fuentes sin necesidad de desarrollos adicionales como información no estructurada, para con estos datos realizar análisis del comportamiento de la información, y de esta forma apoyar de forma sostenible y continuada a las organizaciones para mejorar su competitividad. Cómo Dexon obtiene los datos? Dexon tiene varias formas o vías para la obtención de los datos desde múltiples fuentes sin requerir ningún desarrollo, entre ellos están: bases de datos, web Services, archivos Excel, archivos planos, entre otros. Qué hace Dexon con estos datos? La información recopilada es almacenada como tablas relacionadas entre sí, lo que se conoce como datawarehouse. Cada uno de los registros tiene diferentes atributos para los cuales se configuran distintos valores. Una vez adquiridos los datos, éstos alimentan los cubos con los que se pueden hacer análisis tipo multidimensional, y permite cruzar los diferentes datos que pueden provenir de fuentes diferentes.

5 Qué son los cubos? Los cubos son una tecnología de bases de datos que usa Dexon BI y que le permite manejar más de dos dimensiones y que nos permite desde diferentes ángulos la visualización de los datos almacenados en la base de datos. En estos cubos los datos se almacenan de forma jerárquica, generando información ordenada lo cual le permitirá al cliente realizar un análisis dinámico de los datos por medio de consultas e informes. A partir de los datos e información que permite visualizar los cubos es donde entra a jugar un tercer elemento que es el cálculo de los indicadores, indicadores claves de desempeño que son los KPI s Cómo maneja Dexon los KPI s o Indicadores calves de desempeño? Es un mecanismo de control empresarial con el objetivo de entregar facilidades en la medición de objetivos, metas, iniciativas o procesos internos desde una única interfaz de administración. Cada Indicador gestionado en Dexon BI se define por los siguientes datos: 1. Nombre 2. Descripción 3. Formula (puede hacer referencia a datos y/o a otros indicadores) 4. Unidad de medida 5. Rango (un valor mínimo y uno máximo) 6. Escala (un conjunto de valores, cada uno con un color asociado) 7. Tendencia preferida (si es bueno que suba, que baje, o que esté estable) 8. Frecuencia de cálculo

6 La interfaz de visualización de los KPI s es accesible totalmente vía web y permite entre otras cosas: Visualizar el valor actual del conjunto de indicadores que el usuario tenga permitido ver según su perfil Hacer drill-down sobre los indicadores que hacen referencia a otros indicadores Ver los histogramas con los valores anteriores de cada indicador Ver los indicadores en modo gráfico o en modo resumido Ver y analizar los datos fuente de cada indicador Utilizar filtros para extraer más información de cada indicador (p.e. si el indicador son ventas, entonces se pueden ver las ventas por lugar, por producto, por línea, por vendedor, por periodo de tiempo, etc, o una combinación de esos filtros). Esta metodología se constituye en la herramienta ideal para que los gerentes de IT, miembros de juntas directivas, presidentes y gerentes, puedan controlar el desarrollo y evolución de las estrategias de la organización y adicionalmente identificar qué acciones preventivas y correctivas, se toman para administrar efectivamente el negocio. A partir de esta información se crean las formulas de cálculo definidas por el usuario, se calcula el valor de cada (KPI), que a su vez se constituye en la fuente de visualización clara del estado de la organización basado en la monitorización grafica en tiempo real de los indicadores, activos y procesos que soportan sus actividades de negocio.

7 Los indicadores son una forma clave de retroalimentar un proceso, de monitorear el avance o la ejecución de un proyecto y de los planes estratégicos, entre otros son más importantes si su tiempo de respuesta es inmediato, pues de manera las acciones correctivas son realizadas en forma oportuna Le permite definir los indicadores por escala la cual se visualiza con diferentes colores

8 Informes gerencias de gestión sobre los datos resultantes De la gestión de indicadores. Puede filtrar y relacionar la información en los informes Los cuales son herramienta fundamental para la toma de decisiones de negocio Ya que contara con información inteligente acerca de lo que pasa realmente con sus procesos. Con el manejo en conjunto de estos tres elementos (extracción de datos, cubos OLAP Dexon y los KPI s) se podrá descubrir conocimiento que ayudará en la toma de decisiones y como herramienta de descubrimiento de elementos, recursos o procesos necesarios que se desconocían y que servirán para volver la empresa más eficaz y productiva. Gráfica del Proceso Datos de diferentes fuentes Base de información y datos DEXON Indicadores Informes Gráficos Tendencias Historiales Proyecciones Escenarios Cubos OLAP Dexon Extracción de datos Consolidación Explotación de datos Visualización Qué tipo de beneficios se obtienen? La amplia cobertura que esta solución tiene para su empresa puede ofrecerle beneficios de varios tipos: Tangibles: Retorno de la inversión, reducción de costos, creación y generación de ingresos nuevos o aumento de los existentes, reducción de tiempo en las actividades y los procesos entre otros Intangibles: Tener la información disponible para la toma de decisiones hará que mas recurso humano de la compañía tome esta información mejore su actividad en un proceso determinado y mejorar la competitividad de la empresa. Estratégicos: los que nos permite entregar al cliente y prospectos tiempos menos de atención, mayor disponibilidad, mejor servicio entre otros.

9 Aun así es importante que usted entienda que Dexon BI no solo suple las necesidades del área financiera sino además: Perspectiva financiera Cómo son nuestros resultados financieros Perspectiva del Cliente Cómo son ven nuestros clientes? Perspectiva de los Procesos En que procesos debemos lograr la excelencia Perspectiva de aprendizaje Cómo podemos mejorar los recursos i TI para generar valor? Dexon BPM: Administración de Procesos de Negocio En un contexto general el concepto de BPM que por sus siglas en inglés significa Busisness Process Management, se define como una de las herramientas de Gestión que le permite manejar de forma automática y sistemáticamente todos los procesos de una empresa. La adopción de Dexon BPM le representará visibilidad directa a los directivos y altos mandos sobre la dinámica de los procesos que sustentan la compañía y que son ejecutados muchas veces de manera inconsciente por el recurso humano disponible en la empresa, permitiéndole la modificación, monitoreo y mejora de estos procesos desde una única interfaz.

10 Cómo logra Dexon una estrategia BPM para su empresa? Gracias al uso de su producto de gestión de procesos Dexon Workflow Manager, le permite desde su funcionalidad definir, implementar y mejorar procesos de negocio que cumplen con un grupo de características técnicas necesarias para aplicar el concepto de BPM. Le permite manejar el ciclo de vida del proceso a través de características funcionales y no funcionales que posibilitan definir, modelar, implementar y mejorar el proceso durante su operación Permitiéndole cumplir con algunos de los objetivos básicos como: Generación, actualización y publicación de documentación de procesos. Simulación de procesos de negocio para evaluar su comportamiento en situaciones de carga exigidas en determinados momentos del proceso. Integración de información proveniente de otros sistemas de negocio. Automatización de procesos. Despliegue de aplicaciones que soportan el proceso en condiciones tales que no se requiere mayor conocimiento y experiencia de un usuario final. Análisis de procesos y comportamiento de la operación. Gestión de ciclo de generación publicación y consumo del conocimiento generado en la operación del proceso. Una de las claves para lograr el entendimiento del negocio es a través del modelado de las actividades que soportan el objetivo de cualquier compañía. La automatización de los procesos reduce errores, asegurando que los mismos se comporten siempre de la misma manera y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos. Los motivos básicos que influyen en las organizaciones para implementar Dexon BPM se definen en los siguientes: Extensión de programas de calidad Cumplimiento de disposiciones legales. Creación y mejora de nuevos procesos. Comprensión de errores a través del entendimiento de sus procesos. Definición de SLA s (Service Level Agreement) Automatización de procesos. Mantener la promesa de valor

11 Qué es Dexon Workflow Manager? Dexon Workflow manager le permite llegar de una manera centralizada al diseño y ejecución de sus procesos de negocio sin la necesidad de entrar en complicados diseños de bases de datos, programación de interfaces o conexiones con programas externos. Con Dexon Workflow Manager podrá crear formularios automáticos de ingreso de actividades propias de negocio, flujos de trabajo totalmente automatizados e integrados al centro de soporte, generación de reportes gerenciales totalmente intuitivos y automatizar en si todos los procesos de su compañía. Logrando de esta forma que cada compañía pueda redefinir y automatizar sus procesos de negocio simplificándolos, acortando su duración y reduciendo el número de errores. Es por esto que Dexon Workflow Manager fusiona la definición de los procesos (componente normativo y de organización) con la mecanización de los mismos (sistemas de información). Logrando que el proceso y la normativa se integren y se soporten en el sistema de información. Dexon Workflow permite diversas configuraciones en donde cada compañía podrá ajustar sus procesos de negocio en una parametrización que incluya flujos rígidos o flujos en donde la comunicación entre todas las dependencias internas se comuniquen, llegando incluso a la integración con las labores especificas de soporte que garanticen la ejecución de procesos y su gestión. Entre los elementos específicos que Dexon Workflow Manager estructura en su funcionalidad se cuentan, (Datos, personas, tareas, documentos, SLA s, Indicadores claves de desempeño, colaboradores, implementación de las mejores prácticas entre otras). Algunos procesos que puede automatizar con Dexon Workflow Manager son los siguientes: Gestión de calidad ISO: Producto rechazado, acción preventiva y correctiva, distribución de documentos, factores de evaluación, procesos internos, procesos de mejora, divulgación etc. Administrativo y contable: norma para proveedores, distribución de políticas, tareas de prevención y divulgación, asignación de recursos etc. Recursos humanos: solicitudes internas, reclutamiento y selección, consultas de información, entrega de documentación etc. Servicio a clientes: encuetas de satisfacción, solicitudes de soporte, quejas y sugerencias etc. Ventas: asignación de nuevas cuentas, identificación de oportunidades, cierre de negocios etc.

12 Modelado de procesos Optimizar el proceso Ejecución de proceso Administración y verificación de proceso Los beneficios que trae el implementar Dexon BPM para soportar los procesos de negocio son: o o Reducción de plazos en los procesos de soporte al negocio La redefinición de fases, facilitando la elaboración de algunas de ellas en paralelo, la eliminación de tiempos muertos y la automatización de tareas, reducen drásticamente el tiempo global de ejecución de los procesos del negocio. Optimización de costos Mediante la modelización y la aportación de métricas, permite identificar tareas innecesarias a eliminar y cuantificar los procesos en términos de plazos y consumos de recursos, elementos ambos imprescindibles para avanzar en un proceso continuo de optimización de costes.

13 o o o Integridad y calidad de procesos La monitorización de los procesos asegura que estos se realicen conforme a los estándares definidos, asegurando la calidad e integridad de los mismos. Integración de terceras partes en los procesos La automatización de procesos, combinada con la accesibilidad derivada de las tecnologías web, permite a clientes, proveedores, organismos públicos..., terceras partes en general, participar en el proceso de forma automatizada, directa y eficiente, abriendo la organización en términos tanto de acceso a los procesos como de acceso a información. Consolidación de la información derivada de la gestión de los procesos Esta información aporta una perspectiva de dónde está y de cómo lo hacemos, complementariamente a los sistemas transaccionales, que aportan una perspectiva de qué hacemos. Toda esta información, normalizada en un repositorio corporativo, configurará la base del auténtico datawarehouse integral de la compañía. Esta automatización de las actividades conjunta y centralizada asegura que los temporizadores que mueven las actividades y los documentos a lo largo de un determinado ritmo y la persona que los procesa en el orden correcto estén siempre sincronizados con el objetivo de negocio. Este moderno concepto de Dexon BPM está estrechamente relacionado con entornos colaborativos donde convergen usuarios de diferentes áreas con el fin de administrar la información, nuestro BPM le permite a una organización agilizar la ejecución de los procesos internos pues facilita el flujo de información entre los responsables de las actividades, así como su seguimiento y control. Cuáles son las características de Dexon BPM? El motor de procesos envía automáticamente notificaciones vía correo electrónico sobre tareas de usuarios dentro del proceso. Permite además documentar los procesos y controlar las versiones. Layouts: Asistente para crear las interfaces de captura de datos o formularios de las actividades del proceso. Parámetros de configuración: El entorno permitirá definir por medio de parámetros de configuración las reglas que deben cumplir los procesos definidos. Tiempo de ejecución de las actividades del proceso, responsables, condiciones de cumplimiento o finalización de las tareas y demás parámetros que aseguren la definición del flujo del proceso. Organigrama: La empresa puede representar gráficamente la estructura organizacional; las tareas son enrutadas inteligentemente sobre la base de relaciones de reporte, roles o grupos de trabajo según sus requerimientos.

14 Simulación: Es posible probar completamente los diseños de los procesos en frío y ejecutar las actividades para evaluar el flujo o el balanceo de carga sobre los responsables. Óptima Supervisión: consulta de tareas nuevas, retrasadas, urgentes o en proceso. Flexibilidad: Se pueden modificar los procesos o crear nuevos de acuerdo con las condiciones siempre cambiantes. Seguridad: Todos los procesos y datos residen en un servidor de base de datos, es decir está centrada en los datos, y no en los documentos (o formularios). Permite además la generación de reportes e informes para: Reporte de instancias de procesos Reporte de actividades y su estado de cumplimiento Seguimiento a una instancia de proceso Dexon Gestión Documental La Gestión Documental le permite administrar el flujo de documentos de todo tipo, permite la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento de la trayectoria de cualquier empresa. Para DEXON esta gestión compromete el control total del ciclo de vida de los documentos o archivos, desde su creación, pasando por cada una de sus etapas en el servicio. De ahí que Dexon Gestión Documental les permita a sus clientes un crecimiento en el rendimiento operacional, ya que facilita la ubicación, consulta y seguimiento de la información documental indispensable para el desarrollo de múltiples tareas. Desde la misma consola de gestión DEXON que soporta todo el portafolio de productos se tendrá un acceso seguro a la información documental que soporta cada proceso. Dexon Gestión Documental le permite la gestión sobre grandes cantidades de documentos, su consulta y almacenamiento, este almacenamiento comprime los documentos lo que asegura el uso de una buena capacidad y permite la gestión sobre cualquier formato (PDF,.doc, XLS, CSV, HTML entre otros)

15 Además permite la seguridad de los datos al integrar el modulo con el producto DEXON PROFILE MANAGER que permite crear los diferentes usuarios y perfiles que tendrán los respectivos accesos o restricciones a cada una de las funcionalidades del módulo, así mismo actúa como seguro ante pérdidas, extravíos, virus o accidentes inesperados. Dexon Gestión Documental está diseñado para automatizar las tareas que son responsabilidad del departamento de IT relacionadas con la clasificación, almacenaje, consulta y custodia de la información documental. Cuáles son sus características? Clasificación automática de Documentos Permite ordenar y clasificar los documentos según su formato y el proceso de gestión al cual esté relacionado. OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres) Identifica automáticamente símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto a partir de una imagen para almacenarla en forma de datos en la CMDB. Creación de documentos Creación de documentos dentro de la herramienta y distribuirlos de manera sencilla. Custodia de documentos Guardar documentos de forma segura, sin ocupar espacio físico como lo harían en papel. Además, esto sería adaptable a cualquier otro tipo de documento que sea necesario preservar por cumplimiento de leyes o por interés interno de la organización. Consulta de Documentos Le permite crear consultas sobre los documentos tan solo ingresando valores como fecha de ingreso, o alguna palabra calve dentro del documento buscado. Importe de archivos Permite importar una gran cantidad de documentos de diferentes formatos importándolos directamente a la CMDB. Permite el ingreso de Ficheros ofimáticos (Doc, Ppt, Xls, etc.), ficheros de Autocad, formatos de imagen (TIF, GIF, PCX, BMP, JPEG, etc), así como documentos HTML, PDF o .

16 Estructura de Documentos Permite crear grupos lógicos de documentos archivados y su visualización en un árbol jerárquico que le permite navegar a través de los documentos, expedientes, y carpetas de forma sencilla y rápida. Workflows integrados Permite crear Workflows automáticos para la gestión de aprobación o cambios en documentos críticos. Todo sin la necesidad de mover la documentación lo que antes suponía una demanda de tiempo y recurso humano innecesaria. Versiones de Documentos Administrar las versiones de los documentos, de forma que se puedan recuperar las versiones anteriores, gestionar cuales deben ser utilizadas, controlar la obsolescencia en los documentos y apoyar los sistemas de Gestión de Calidad. Log de actividades Guarda un histórico detallado, que está siempre visible, acerca de todos los cambios que ha sufrido un documento durante su ciclo de vida, que permitirá conocer en cada momentó que personas han modificado un documento concreto, qué cambios ha hecho cada uno, en que hora fueron modificados los documentos. Usuarios Dexon Gestión Documental integra un modulo de creación de usuarios y perfiles que restringe el acceso a las distintas tareas garantizando así la seguridad y confidencialidad de la información generada por cada usuario. Dexon Gestión Documental apoya directamente los procesos ITIL Versión 3.1 que DEXON gestiona. Siendo de gran utilidad para cada uno de los procesos implementados (Incidentes, problemas, cambios, activos y configuración, eventos, conocimiento, niveles de servicio, capacidad y disponibilidad) Este módulo está presente en la formación y transferencia del conocimiento, la propiedad intelectual, la información sobre conformidad y estándares o en aquella documentación de errores, soluciones provisionales e información de pruebas. Todas estas actividades relacionadas con las mejores prácticas ITIL. Gestión del Conocimiento La base del Sistema de Gestión del Conocimiento del Servicio (SKMS) está constituida por una gran cantidad de datos en una base central o Sistema de Gestión de la Configuración (CMS) y la CMDB. La CMDB envía datos al CMS, que a su vez proporciona información al Sistema de Gestión del Conocimiento del Servicio favoreciendo de este modo el proceso de toma de decisiones. Todas las actividades relacionadas en este proceso se soportan en gran medida gracias al módulo DEXON DOCUMENTS

17 Beneficios entregados por Dexon Gestión Documental Reducción en el tiempo usado en tareas administrativas. Ahorro en costos que suponen la gestión de los documentos de una empresa Mejora en tiempos de atención al controlar de forma automática las actividades de gestión de documentos. Mejor utilización de recursos tanto humanos como tecnológicos

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