Productividad, Presentismo y Teletrabajo

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1 Webinars GlobalPlace 13 de Mayo de 2014 Productividad, Presentismo y Teletrabajo Pascale Kiger Workmeter Global Operation Manager

2 Webinars GlobalPlace Cómo funciona el webinar? Introducción GlobalPlace Presentación ponente (tiempo estimado 30 ) Durante la presentación podéis submitir preguntas a través del panel de control Al finalizar la presentación intentaremos contestar a todas las preguntas submitidas. Enviaremos la presentación por y estará también disponible en la web. Nos gustaría contar con vuestro feedback!!!! 2

3 Rompamos los mitos, el teletrabajo es una necesidad

4 Rompamos los mitos, el teletrabajo es una necesidad Internet, los dispositivos móviles y las redes sociales han eliminado los limites tiempo-espacio que en el pasado definían el lugar de trabajo.

5 Rompamos los mitos, el teletrabajo es una necesidad 98% envía correos electrónicos de noche o el fin de semana. 63% comprueba sus s cada 1-2h fuera del horario laboral. 53% interrumpió una comida para contestar una llamada profesional. 59% tomó decisiones de negocio estando en su domicilio. 3% no ha hablado o enviado/recibido s durante sus vacaciones. Ha gestionado asuntos personales desde el trabajo Estudio realizado por Forbes y la consultoría Gyro a 543 empleados de los cuales 65% eran directivos. El trabajo no es un sitio, es una actitud

6 Rompamos los mitos, el teletrabajo es una necesidad Las ventajas y beneficios de modelos de teletrabajo están demostrados. Dentro de la organización pueden entenderse desde distintos ámbitos: Para el negocio Para las operaciones Para RRHH Mayor productividad (10-20%) y crecimiento del negocio. Costes controlados asociados a la inversión en oficina, tecnología y recursos humanos. Reducción de costes fijos de oficina, mantenimiento, etc. Control y seguimiento permanente del desarrollo de las tareas programadas a través de las herramientas tecnológicas. Procesos descentralizados pero interconectados. Facilita las condiciones del reclutamiento. Retención y captación del talento. Mayor conciliación de la vida personal y laboral, mayor motivación, compromiso y productividad.

7 Rompamos los mitos, el teletrabajo es una necesidad Para IT Reducción del coste (hardware & software). Política Bring Your Own Device -BYOD-. Reducción del mantenimiento de equipos. RSC Reducción de la contaminación. Inclusión socio-laboral Mejora de la movilidad de las ciudades y reducción del tráfico asociado a las jornadas de trabajo.

8 Rompamos los mitos, el teletrabajo es una necesidad Para las personas Mejor conciliación de su vida laboral y personal Más concentración 25% menos de estrés Más motivación Mayores ingresos Mejor salud QUE ESTÁRÍAN DISPUESTAS A HACER LAS PERSONAS A CAMBIO DE TELETRABAJAR? 78% renunciar a los bonos de comida 54% renunciar al móvil pagado por la compañía 31% reducción de vacaciones 25% reducción salarial Wrike working habits survey

9 Rompamos los mitos, el teletrabajo es una necesidad En España sólo un 26% de las personas realiza un trabajo desde casa contra el 35% en Europa. Empresarios tienen miedo a perder el control La falta de modelos empresariales de gestión y evaluación del desempeño. La cultura del presencialismo vs rendimiento. La falta de una cultura de autogestión por parte de los empleados y de herramientas, tipo cuadro de mando, por parte de las empresas. La falta de soluciones que mantengan la iniciativa controlada. Speed & quality are often sacrified when we work from home

10 Presentismo la lacra de la productividad En su empresa se trabaja mucho El presentismo ha aumentado en España en los últimos años (pasando del 45% en el año 2010, al 85% en 2012). El 85% de los trabajadores trabaja más horas de las previstas. Pero la pregunta es: Los trabajadores menores de 25 años, dedican más horas de la que dictamina su jornada para intentar conservar su empleo. Fuente: Randstad "No es lo mismo estar en el lugar de trabajo que estar trabajando Ignacio Buqueras presidente ARHOE

11 Cómo lo medimos? Percepción contra realidad: LOS DATOS Medimos nuestra salud Medimos el deporte Medimos los resultados Hay que medir el trabajo! 11

12 Cómo lo medimos? Percepción contra realidad: LOS DATOS Muchos directivos piensan que las personas que hay en sus equipos de trabajo están el 80% de su tiempo concentrados en tareas prioritarias Actividad Tareas prioritarias Comunicación Reuniones Otros Tiempo 6 horas 30 min 30 min 30 min 30 min Sólo percepción! 12

13 Cómo lo medimos? Percepción contra realidad: LOS DATOS Cuando empecemos a medir, estaremos sorprendidos al encontrarnos con esto: Actividad Tiempo Tareas prioritarias 2:11 1:57 Comunicación 0:51 Reuniones 1:50 Otros 1:10 La realidad! 13

14 Sólo un 45% de la jornada laboral en España es productiva Un 35% se destina a tareas necesarias pero que no aportan rentabilidad. El 20% restante no productivo se produce una pérdida neta de tiempo, recursos y dinero. En qué perdemos el tiempo: 44,70% Internet 23,40% Hablando con compañeros 6,80% Realizando negocios personales 3,90% Esparcimiento 3,10% Recados fuera de la oficina 2,30% Llamadas telefónicas personales 1,30% Buscando nuevos empleos 1,00% Haciendo planes personales 1,00% Llegar tarde 12,50% Otros Según datos 2013 de Federación Empresarial Metalúrgica Valenciana (Femeval) La realidad! 14

15 Qué debemos medir? INDICADORES DE DESEMPEÑO Actividad Calidad profundicemos Productividad Foco, concentración Reparto del tiempo en las actividades que realmente aportan valor Consecución de resultados

16 Cómo podemos mejorar EL CUADRO DE MANDO, LA INFORMACIÓN COMPARTIDA Una imagen fidedigna de cómo se gestiona el día de trabajo. Identificar dónde perdemos el tiempo para aprender a volver a ganarlo. Comparar nuestro rendimiento con el de nuestro equipo. Repartir adecuadamente las cargas de trabajo. Identificar las áreas de mejorar para focalizarse en objetivos alcanzables y con alto impacto. Ahora podemos establecer objetivos para focalizarnos en lo realmente importante.

17 Objetivos individuales cuantificables Misión y Visión Objetivos Generales Los objetivos y las métricas guían al empleado hacia la productividad. Objetivos específicos (cuantificables) Objetivos Individuales (cuantificables) SI NO TIENE UNA GESTIÓN POR OBJETIVOS, OLVÍDESE DE LA FLEXIBILIDAD.

18 La evolución hacia el estadio que facilita la implementación del teletrabajo REACTIVO Métricas de Actividad Métricas de calidad Cargas de los equipos EFICIENTE Definición Objetivos Coaching Productividad Uso Eficiente de Herramientas Optimización Procesos FLEXIBLE Horarios Flexibles Planificación de Recursos Balanceo de Cargas Teletrabajo EXCELENTE Cuadro de Mando Integral Retribución variable Cultura Eficiencia Organizativa Proceso de Mejora Continua Tiempo

19 Cómo implementar exitosamente un proyecto de teletrabajo Seguimiento y evaluación de resultados Adopción del proyecto Planificación del proyecto Diagnóstico de la organización frente al teletrabajo Tiempo

20 Cómo implementar exitosamente un proyecto de teletrabajo Diagnóstico de la organización Necesidades y objetivos estratégicos Definición de perfiles Recursos tecnológicos Riesgos Costes Toma de decisión Planificación del proyecto Equipo del proyecto Objetivos específicos indicadores claves Criterios de selección Recursos tecnológicos y de formación Definición de la política Calendario Presupuesto Seguimiento y evaluación de resultados Medición periódica de los indicadores claves Comprobación de alineación entre resultados y objetivos Definición y puesta en marcha de los ajustes necesarios Medición de los resultados después de los ajustes Adopción del proyecto Evaluación de la sostenibilidad Política y normativas corporativas de flexibilidad Todas las fases de un proyecto de implementación requieren de métricas. Una vez implementado el proyecto la recogida y el análisis de las métricas son una garantía de éxito.

21 En resumen Hemos hablado de realidad contra percepción, de transparencia, de corresponsabilidad, de objetivos y gestión de las competencias, de éxito del proyecto y satisfacción de empresa y trabajadores. Nada de eso es posible sin un cambio cultural en nuestras organizaciones y sin disponer de un sistema que proporcione métricas objetivas. Porque sólo podemos mejorar aquello que podemos medir

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