PROTOCOLO DE ATENCION DE SOLICITUDES, CASOS E INCIDENTES RELACIONADOS CON SOFIA PLUS. Versión 1.3

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1 PROTOCOLO DE ATENCION DE SOLICITUDES, CASOS E INCIDENTES RELACIONADOS CON SOFIA PLUS Versión 1.3 Proyecto SOFIA Plus 2010

2 Versión Fecha Procesos Responsables /07/2010 INGRESO - ADMINISTRACION EDUCATIVA José Daniel Gonzalez / Sandra Castaño / Wladimir Tarazona /07/2010 EJECUCION DE LA FORMACION DISEÑO CURRICULAR Luis Fernando Sandoval / José Daniel Gonzalez / Wladimir Tarazona /07/2010 DISEÑO CURRICULAR Viviana Jiménez / José Daniel Gonzalez /07/2010 CERTIFICACION - NOVEDADES José Daniel Gonzalez / Sandra Castaño /

3 Solicitudes a enviar 1. ESTANDARIZACIÓN DE SOLICITUDES Para poder llevar un control eficiente de las solicitudes y atender de acuerdo a una prioridad sobre las mismas, se presenta el siguiente manual sobre la forma de enviar los incidentes relacionados con SOFIA Plus a la mesa de ayuda del SENA a través del correo Este estándar deberá ser usado para todos los correos sin excepción; todo esto con el fin de mejorar la eficiencia en el desarrollo y respuesta de sus solicitudes. 1. Subject o Asunto: Debe especificar en el subject o asunto el tipo de solicitud que estará descrita en el cuerpo del correo, ser específico sin adjetivos como Urgente, Muy importante, porque serán atendidos según orden de llegada o dependiendo de la importancia de los eventos SENA. Ej: Cambiar datos de identidad; Doble registro. Después de cada petición de solicitud debe venir la regional y centro de formación. Ej: Cambiar datos de identidad Distrito Capital Tecnoparque. 2. El Cuerpo del Correo: Debe ser claro y conciso en la solicitud no se debe tomar un archivo viejo que fue de otra solicitud para pedir otra cosa, cada solicitud se debe hacer en un correo diferente, así podremos tener mayor control sobre las respuestas. Toda solicitud debe venir en un archivo Excel con el número de identificación del funcionario que aprueba la solicitud o el cambio. Ver Formatos de Solicitudes. De ser necesario incluir pantallazos para ubicarnos en el proceso que están desarrollando y poderlos ayudar de manera eficiente. 3. Firma: Toda solicitud debe venir firmada con el número de identificación y el nombre del solicitante, Cargo, Correo Electrónico, Regional y Centro. Ej: Identificación. Nombre. Cargo. Correo Electrónico. Regional. Centro. 4. Funcionario Responsable de Solicitud Para las solicitudes relacionadas con cambios en la información o estado de la ficha, debe incluir el tipo y número de documento de algún funcionario cuyo rol sea Gestión de desarrollo curricular. Si el solicitante no tiene el rol de Gestión de desarrollo curricular la solicitud se dará como solucionada para que el caso sea cerrado porque el solicitante no está autorizado para realizar este tipo de solicitud. Es excepción de esta condición: la solicitud de restablecimiento de contraseñas, cuya solicitud la puede hacer cualquier persona que sea usuario del sistema.

4 Para las solicitudes relacionadas con vinculación o desvinculación de un centro, se debe incluir obligatoriamente la siguiente información. Ver formato cambio de centro funcionarios. Solo se recibirán las solicitudes que vengan en el formato determinado en este documento con todas sus características. De lo contrario, el caso se dará por solucionado para que sea cerrado por falta de información. Los datos deben estar diligenciados en formato Excel, que no tengan las celdas protegidas, ni combinadas. Si se adjunta una imagen de los datos se devolverá porque la solicitud no cumple las condiciones requeridas para ser atendida. El incidente reportado a la mesa de ayuda, deberá corresponder a un solo tipo de solicitud. No se recibirán varios tipos de solicitud en un mismo incidente. En caso de recibirse un incidente con varias solicitudes, los agentes del nivel 1 (Telefónica), deberán abrir un caso particular para cada solicitud del usuario.

5 2. SOLICITUDES QUE LOS FUNCIONARIOS TRAMITAN A FORMACION PROFESIONAL Estas son las solicitudes que según directrices de la Dirección de Formación Profesional le deben ser remitidas directamente de los usuarios, en su mayoría Coordinadores Académicos. Estás solicitudes no deben ser registradas como incidentes en la mesa de ayuda y en caso que los usuarios realicen un registro de incidente para estos casos se remitirá una respuesta default para dar los casos registrados en la mesa de ayuda como solucionados y posteriormente puedan cerrarse. PROCESO: INGRESO Y ADMINISTRACION EDUCATIVA ITEM 1 TIPO MATRICULAS EXTEMPORÁNEAS para programas de formación TITULADA A LA MEDIDA y COMPLEMENTARIA Con el fin de optimizar la atención a sus solicitudes frente a los procesos de Administración Educativa, les recordamos que el procedimiento establecido para INGRESAR ASPIRANTES en fichas de FORMACIÓN TITULADA A LA MEDIDA y COMPLEMENTARIA, lo deben hacer desde el formulario creado para este fin y solo por ustedes como RESPONSABLES de INGRESO en cada Centro de Formación. Inicialmente deben realizar la siguiente revisión: 1. Confrontar las personas que estén en formación y los listados de matriculados. 2. Verificar que los Aspirantes estén registrados en SOFIA Plus. 3. Verificar si estas personas están asociadas a alguna ficha. (matriculado, con o sin novedades). 4. Verificar que los Aspirante no tengan inhabilidades. 5. Verificar que las fichas son de Formación Titulada a la Medida y Formación Complementaria. 6. Verificar que las fichas deben tener el cupo necesario para la solicitud, si requieren aumentar este cupo para poder matricular esos aspirantes deben solicitarlo previamente a mesa de ayuda, y una vez tengan el cupo listo, ingresar la solicitud al formulario. 7. Registrar la solicitud desde el siguiente formulario: (Los requerimientos que no cumplan estos requisitos no son procesados por el sistema, Ingresar la información completa que el formato les solicita, La solicitud es por cada aprendiz). Todos los JUEVES se enviará a SOFIA Plus el archivo consolidado. No se recibirán por correo este tipo de requerimientos, solo el registro en el formulario. kdiafl5mex6nnc6mq#gid=0

6 Una vez se realice el procesamiento de la información los resultados serán publicados por Administración Educativa en el siguiente link: ftp:// /direccion%20formacion%20profesional/administracion_educativa/r espuesta%20sof%eda%20solicitudes%20centros/

7 PROCESO: INGRESO Y ADMINISTRACION EDUCATIVA ITEM 2 TIPO MATRICULAS EXTEMPORÁNEAS para programas de formación TITULADA ABIERTA (NO A LA MEDIDA) Con el fin de optimizar la atención a sus solicitudes frente a los procesos de Administración Educativa, les recordamos que el procedimiento establecido para INGRESAR ASPIRANTES en fichas de FORMACIÓN TITULADA ABIERTA, es enviar la solicitud a la Líder de Administración Educativa Olga Constanza Bermúdez Jaimes al correo solo por ustedes como RESPONSABLES de INGRESO en cada Centro de Formación. Se debe tener en cuenta que la justificación para este tipo de requerimientos debe ser completamente válida y si el caso lo requiere, se realizará la solicitud de aprobación de la Subdirección; este caso es contemplado para fichas donde no hay suplentes para convocar y la ficha no cumple con el cupo mínimo de aprendices que exige planeación para el desarrollo de un proceso formativo. Para aspirantes que no estén en ninguna ficha y que requieran ser asociados a la ficha y para que el centro posteriormente pueda entrar a convocar y asentar la matrícula, enviar la solicitud en esta estructura en un archivo adjunto en Excel: Tipo de documento DATOS ASPIRANTE No de documento Código de la ficha Estado del aspirante en la ficha DATOS RESPONSABLE DEL CENTRO QUE HACE LA SOLICITUD Tipo de documento No de documento Justificación Recuerde: para que su solicitud sea tramitada, la información debe estar completa, según las indicaciones dadas. Información que se envíe como Imagen no será tramitada, debe venir como texto en el archivo adjunto de Excel, sin proteger o combinar las celdas. Una vez se realice el procesamiento de la información los resultados serán publicados por Administración Educativa en el siguiente link: ftp:// /direccion%20formacion%20profesional/administracion_educativa/r espuesta%20sof%eda%20solicitudes%20centros/

8 PROCESO: INGRESO Y ADMINISTRACION EDUCATIVA ITEM 3 TIPO TRASLADOS Con el fin de optimizar la atención a sus solicitudes frente a los procesos de Administración Educativa, les recordamos que el procedimiento establecido para las situaciones que se presentan con problemas de migración y/o Fichas de Integración con la media donde se requiere que un aprendiz que se encuentra asociado en una ficha y debería estar en otra, es enviar la solicitud a la Líder de Administración Educativa Olga Constanza Bermúdez Jaimes al correo solo por ustedes como RESPONSABLES de INGRESO en cada Centro de Formación. Se debe tener en cuenta que la justificación para este tipo de requerimientos debe ser completamente válida y si el caso lo requiere, se realizará la solicitud de aprobación de la Subdirección; este caso es contemplado para fichas donde no hay suplentes para convocar y la ficha no cumple con el cupo mínimo de aprendices que exige planeación para el desarrollo de un proceso formativo y algunos otros casos especiales. Deben enviar la información en esta estructura en un archivo adjunto en Excel: Documento DATOS ASPIRANTE Ficha donde está el aspirante Estado del aspirante en la ficha Ficha para la que va DATOS RESPONSABLE DEL CENTRO QUE HACE LA SOLICITUD Tipo de documento No de documento Justificación Recuerde que el Estado del aspirante se refiere al estado en el que se encuentran en la ficha, por favor no añadir descripciones al estado. Recuerde: para que su solicitud sea tramitada, la información debe estar completa, según las indicaciones dadas. Información que se envíe como Imagen no será tramitada, debe venir como texto en el archivo adjunto de Excel, sin proteger o combinar las celdas. Una vez se realice el procesamiento de la información los resultados serán publicados por Administración Educativa en el siguiente link: ftp:// /direccion%20formacion%20profesional/administracion_educativa/r espuesta%20sof%eda%20solicitudes%20centros/

9 PROCESO: INGRESO Y ADMINISTRACION EDUCATIVA ITEM 4 TIPO CANCELAR FICHAS Con el fin de optimizar la atención a sus solicitudes frente a los procesos de Administración Educativa, les recordamos que el procedimiento establecido para FICHAS que se requieran CANCELAR, es enviar la solicitud a la Líder de Administración Educativa Olga Constanza Bermúdez Jaimes al correo solo por ustedes como RESPONSABLES de INGRESO en cada Centro de Formación. Deben enviar la información en esta estructura en un archivo adjunto en Excel: Código de la ficha Funcionario Responsable Justificación Recuerde que para las fichas cuyo Publicada, el proceso de cancelación lo puede realizar un funcionario de su Centro de Formación que tenga el rol de Agente SGS. Recuerde que para las fichas cuyo estado es Creada, Revisada y Personalizada, el proceso de cancelación lo puede realizar un funcionario de su Centro de Formación que tenga el rol de Gestión de Desarrollo Curricular en el paquete funcional Planeación de la Formación, en la opción Personalizar Ficha de Caracterización. Recuerde: para que su solicitud sea tramitada, la información debe estar completa, según las indicaciones dadas. Información que se envíe como Imagen no será tramitada, debe venir como texto en el archivo adjunto de Excel, sin proteger o combinar las celdas. Una vez se realice el procesamiento de la información los resultados serán publicados por Administración Educativa en el siguiente link: ftp:// /direccion%20formacion%20profesional/administracion_educativa/r espuesta%20sof%eda%20solicitudes%20centros/

10 PROCESO: INGRESO Y ADMINISTRACION EDUCATIVA ITEM 5 TIPO ASIGNAR PROGRAMA ESPECIAL A FICHAS Con el fin de optimizar la atención a sus solicitudes frente a los procesos de Administración Educativa, les recordamos que el procedimiento establecido para reportar las fichas que requieran PROGRAMA ESPECIAL: política anticíclica, jóvenes rurales con y sin alianzas, integración con la educación media técnica, media académica o media grado 9, emprendimiento, es ingresar la información completa que el formato les solicita. Todos los JUEVES se enviará a SOFIA Plus el archivo consolidado. No se recibirán por correo este tipo de requerimientos, solo el registro en el formulario. OXVqOG9uR3RFaUE6MQ#gid=0 Recuerde que para las fichas cuyos estados son: Creada, Publicada, Personalizada, Revisada, En Selección, Matrícula, el proceso de asignar Programa Especial, lo puede realizar un funcionario de su Centro de Formación que tenga el rol de Agente SGS. Una vez se realice el procesamiento de la información los resultados serán publicados por Administración Educativa en el siguiente link: ftp:// /direccion%20formacion%20profesional/administracion_educativa/r espuesta%20sof%eda%20solicitudes%20centros/

11 PROCESO: INGRESO Y ADMINISTRACION EDUCATIVA ITEM 6 TIPO ANULAR INSCRIPCION En el Manual de Ingreso de Administración Educativa no está contemplado el proceso de anular inscripciones, debido a que esto puede generar la realización de una doble inscripción, lo cual no está permitido.

12 PROCESO: EJECUCION DE LA FORMACION Y AMBIENTES ITEM 7 TIPO REPROGRAMACIÓN DE AMBIENTES A partir del 2 de agosto se contará con una opción en la aplicación para la modificación de la programación ambientes y eventos de sus Centros.

13 PROCESO: EJECUCION DE LA FORMACION Y AMBIENTES ITEM 8 TIPO ELIMINAR AMBIENTES Los ambientes se pueden eliminar siempre y cuando no estén programados. De otra manera, el ambiente no podrá ser eliminado.

14 PROCESO: DISEÑO CURRICULAR ITEM 9 TIPO APROBACIÓN DE PROGRAMAS TITULADA Y COMPLEMENTARIA NO A LA MEDIDA La aprobación requerida por usted, debe ser evaluada por el trabajo colaborativo de la Red Tecnológica. Por favor, contacte a su asesor de red XXXXXX y envíele el diseño de programa en archivo Word y el proyecto de formación (titulada). XXXXXX: El agente especialista debe consultar en la base de datos asesores de red (archivo de Excel llamado Base de datos regionales y centros.xls ), según el centro del usuario. En el espacio de las XXXXXX debe colocar el nombre y el correo electrónico del asesor de red.

15 PROCESO: DISEÑO CURRICULAR ITEM 9 TIPO APROBACIÓN DE PROGRAMAS TITULADA Y COMPLEMENTARIA A LA MEDIDA La aprobación requerida por usted, debe ser realizada por el Coordinador Académico o quien tenga el rol de Gestión de Desarrollo Curricular en su Centro de Formación.

16 PROCESO: DISEÑO CURRICULAR ITEM 10 TIPO VERSIÓN DEL PROGRAMA NO CORRESPONDE CON LA VERSIÓN QUE FUERON INICIALMENTE MATRICULADOS Con el fin de optimizar la atención a sus solicitudes frente a los procesos de Diseño Curricular, les recordamos que el procedimiento establecido para VERIFICACION DE VERSION Y AJUSTE EN CASO DE QUE SE REQUIERA DE LA VERSION DEL PROGRAMA es enviar la solicitud al Líder del GRUPO de Diseño Curricular, Viviana Jiménez Roa al correo por ustedes como RESPONSABLES de GESTIÓN DE DESARROLLO CURRICULAR en cada Centro de Formación. Se debe tener en cuenta que la justificación para este tipo de requerimientos debe ser completamente válida y si el caso lo requiere, se realizará la solicitud de aprobación de la Subdirección. Deben enviar la información en esta estructura en un archivo adjunto en Excel: Nombre del Programa de Formación en SOFIA Código Programa Matriculado en SOFIA Versión Programa Matriculado en SOFIA Código Regional Código Centro de Formación Número de Ficha de Caracterización SOFIA Plus Código de Programa como debe quedar Versión en la que debe quedar Número de Orden al que pertenecía inicialmente en caso que aplique DATOS RESPONSABLE DEL CENTRO QUE HACE LA SOLICITUD Tipo de documento Tipo de documento Justificación Recuerde: para que su solicitud sea tramitada, la información debe estar completa, según las indicaciones dadas. Información que se envíe como Imagen no será tramitada, debe venir como texto en el archivo adjunto de Excel, sin proteger o combinar las celdas.

17 PROCESO: DISEÑO CURRICULAR ITEM 11 TIPO AL DISEÑO DEL PROGRAMA LE HACE FALTA ALGUNA COMPETENCIA O TIENE UNA COMPETENCIA QUE NO CORRESPONDE AL PROGRAMA Con el fin de optimizar la atención a sus solicitudes frente a los procesos de Diseño Curricular, les recordamos que el procedimiento establecido para MODIFICACIÓN DE UN PROGRAMA DE FORMACIÓN es enviar la solicitud al Líder del GRUPO de Diseño Curricular Viviana Jiménez Roa al correo solo por ustedes como RESPONSABLES de GESTIÓN DE DESARROLLO CURRICULAR en cada Centro de Formación. Se debe tener en cuenta que la justificación para este tipo de requerimientos debe ser completamente válida y si el caso lo requiere, se realizará la solicitud de aprobación de la Subdirección. Deben enviar la información en esta estructura en un archivo adjunto en Excel: Nombre del Programa de Formación en SOFIA Código Programa Matriculado en SOFIA Versión Programa Matriculado en SOFIA Código Competencia Versión Competencia Nombre Competencias faltantes Nombre Competencias erróneas DATOS RESPONSABLE DEL CENTRO QUE HACE LA SOLICITUD Tipo de documento Tipo de documento Justificación Recuerde: para que su solicitud sea tramitada, la información debe estar completa, según las indicaciones dadas. Información que se envíe como Imagen no será tramitada, debe venir como texto en el archivo adjunto de Excel, sin proteger o combinar las celdas.

18 PROCESO: DISEÑO CURRICULAR ITEM 12 TIPO COMPETENCIAS DE INGLES MARCADAS COMO OBLIGATORIAS CUANDO NO DEBERÍAN IR OBLIGATORIAS Los 14 programas obligatorios son: PROGRAMAS QUE TIENEN COMO OBLIGATORIA LAS COMPETENCIAS DE INGLES 1 GESTIÓN LOGISTICA 2 DISTRIBUCION FISICA INTERNACIONAL 3 NEGOCIACION INTERNACIONAL 4 ADMINISTRACIÓN HOTELERA 5 GASTRONOMIA 6 PROCESOS RECREATIVOS Y TURISTICOS 7 COMERCIO INTERNACIONAL 8 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS RECREATIVOS Y TURISTICOS 9 GESTIÓN COMERCIAL Y TELEMERCADEO CONTACT CENTER 10 DESARROLLO DE OPERACIONES LOGÍSTICAS EN LA CADENA DE ABASTECIMIENTO 11 SERVICIOS DE ALOJAMIENTO 12 GUIANZA TURISTICA 13 COCINA 14 MESA Y BAR Los agentes especialistas de SOFIA Plus deben validar que si el programa tiene competencias de inglés obligatorias, esté incluido dentro del listado. Con el fin de optimizar la atención a sus solicitudes frente a los procesos de Diseño Curricular, les recordamos que el procedimiento establecido para Competencias de ingles marcadas como obligatorias cuando no deberían ir Obligatorias es enviar la solicitud al Líder del GRUPO de Diseño Curricular Viviana Jiménez Roa al correo solo por ustedes como RESPONSABLES de GESTIÓN DE DESARROLLO CURRICULAR en cada Centro de Formación. Se debe tener en cuenta que la justificación para este tipo de requerimientos debe ser completamente válida y si el caso lo requiere, se realizará la solicitud de aprobación de la Subdirección. Deben enviar la información en esta estructura en un archivo adjunto en Excel:

19 Nombre del Programa de Formación en SOFIA Código Programa Matriculado en SOFIA Versión Programa Matriculado en SOFIA Competencia de Inglés Debe ser obligaría la competencia de inglés? SI/ NO DATOS RESPONSABLE DEL CENTRO QUE HACE LA SOLICITUD Tipo de documento Tipo de documento Justificación Recuerde: para que su solicitud sea tramitada, la información debe estar completa, según las indicaciones dadas. Información que se envíe como Imagen no será tramitada, debe venir como texto en el archivo adjunto de Excel, sin proteger o combinar las celdas.

20 PROCESO: DISEÑO CURRICULAR ITEM 13.1 TIPO PROGRAMAS QUE DAN DOBLE TITULACIÓN: El usuario le marcó a un programa que no correspondía doble titulación. Le recordamos que los programas aprobados mediante resolución numero de 2009 para tener doble titulación son los siguientes: PROGRAMAS DE FORMACIÓN QUE SON SUSCEPTIBLES DE CERTIFICACIÓN COMO TÉCNICOS PROFESIONALES CÓDIGO SGAC VERSIÓN SGAC NOMBRE PROGRAMA DE FORMACIÓN / TITULACIÓN DURACION MAXIMA EN MESES Nivel de Formación Código SOFIA ALMACENISTA DE OBRAS DE 12 TN CONSTRUCCIÓN LABORATORIO DE SUELOS 12 TN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA 12 TN COMERCIO INTERNACIONAL 12 TN Versión SOFIA PROGRAMACION DE SOFTWARE 12 TN ANALISIS DE MUESTRAS QUIMICAS 12 TN PRODUCCION BIOTECNOLOGICA DE MATERIAL VEGETAL ELABORACIÓN DE MUEBLES CONTEMPORANEOS Y MODULARES CONSTRUCCIÓN Y MONTAJE DE INSTALACIONES ELÉCTRICAS 12 TN TN TN DESARROLLO GRAFICO DE 12 TN PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN SISTEMAS 12 TN MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE 12 TN CÓMPUTO INSTALACIÓN DE REDES DE 12 TN COMPUTADORES MECANICA DENTAL 12 TN DISEÑO DE JOYAS 12 TN ELABORACION DE OBJETOS 12 TN ARTESANALES PATRONISTA ESCALADOR EN 12 TN CONFECCIÓN INDUSTRIAL JUZGAMIENTO DEPORTIVO 12 TN SUPERVISIÓN EN PRODUCCIÓN Y POSTCOSECHA DE FLORES Y FOLLAJES SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES BANANERAS TRAZADO, CORTE, CONFORMADO Y ARMADO DE PRODUCTOS 12 TN TN TN

21 METÁLICOS GESTION DE SISTEMAS DE 12 TN MANEJO AMBIENTAL VIGILANCIA Y CONTROL DE LOS 12 TN FACTORES DE RIESGO DEL CONSUMO Y DEL AMBIENTE TANATOPRAXIA 18 TN ADMINISTRACIÓN EN SALUD 18 TN ENFERMERIA 18 TN SALUD ORAL 18 TN ATENCIÓN PRE HOSPITALARIA 18 TN SERVICIOS FARMACÉUTICOS 18 TN ORGANIZACIÓN DE EVENTOS 12 TN Migrado Activo RECREATIVOS Y TURÍSTICOS ACUICULTURA 12 TN Migrado Activo MANTENIMIENTO DEL CONJUNTO TRANSMISOR DE POTENCIA, CONTROL Y SEGURIDAD DE AUTOMOTORES ANÁLISIS QUÍMICO DE CARBONES Y MINERALES Para su información, se adjunta copia de la resolución. 12 TN Migrado Activo 12 TN Migrado Activo NOTA: En la respuesta default se debe adjunta la resolución. El nombre del archivo es RES TECNICOS PROFESIONALES.PDF

22 PROCESO: DISEÑO CURRICULAR ITEM 13.2 TIPO PROGRAMAS QUE DAN DOBLE TITULACIÓN: El usuario solicita que se marque al programa doble titulación. Con el fin de optimizar la atención a sus solicitudes frente a los procesos de Diseño Curricular, les recordamos que el procedimiento establecido para MODIFICACIÓN DE UN PROGRAMA DE FORMACIÓN es enviar la solicitud al Líder del GRUPO de Diseño Curricular Viviana Jiménez Roa al correo solo por ustedes como RESPONSABLES de GESTIÓN DE DESARROLLO CURRICULAR en cada Centro de Formación. Se debe tener en cuenta que la justificación para este tipo de requerimientos debe ser completamente válida y si el caso lo requiere, se realizará la solicitud de aprobación de la Subdirección. Deben enviar la información en esta estructura en un archivo adjunto en Excel: Nombre del Programa de Formación en SOFIA que requiere doble titulación Código Programa Matriculado en SOFIA Versión Programa Matriculado en SOFIA DATOS RESPONSABLE DEL CENTRO QUE HACE LA SOLICITUD Tipo de documento Tipo de documento Justificación Recuerde: para que su solicitud sea tramitada, la información debe estar completa, según las indicaciones dadas. Información que se envíe como Imagen no será tramitada, debe venir como texto en el archivo adjunto de Excel, sin proteger o combinar las celdas.

23 PROCESO: CERTIFICACION ITEM 14 TIPO NO APARECE EL MUNICIPIO DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD EN SU CERTIFICADO Solución: actualizar datos. La razón por la cual en su certificado no aparece el municipio de expedición de su documento de identidad, es la falta de actualización de dicho dato en su registro. Le recomendamos ingresar a SOFIA Plus y a través del paquete Registro, opción Datos Básicos, actualice sus datos, asegurándose de ingresar la fecha y municipio de expedición de su documento de identidad.

24 PROCESO: CERTIFICACION ITEM 15 TIPO EL NOMBRE DEL PROGRAMA CONTIENE LA PALABRA DEL NIVEL DE FORMACIÓN, ENTONCES SALE REPETIDO EN EL CERTIFICADO Con el fin de optimizar la atención a sus solicitudes frente a los procesos de Administración Educativa, les recordamos que el procedimiento establecido cuando el NOMBRE DEL PROGRAMA CONTIENE DE FORMA REPETIDA EL NIVEL DE FORMACIÓN es enviar la solicitud a la Asesora de Certificación en Administración Educativa, Shirley Tabares al correo sólo por ustedes como RESPONSABLES de INGRESO en cada Centro de Formación.

25 PROCESO: CERTIFICACION ITEM 16 TIPO EL APRENDIZ TIENE TODOS LOS RESULTADOS APROBADOS PERO NO APARECE POR CERTIFICAR Con el fin de optimizar la atención a sus solicitudes frente a los procesos de Administración Educativa, les recordamos que el procedimiento establecido para solucionar el caso en el cual EL APRENDIZ TIENE TODOS LOS RESULTADOS APROBADOS PERO NO APARECE POR CERTIFICAR es enviar la solicitud a la Líder de Administración Educativa Olga Constanza Bermúdez Jaimes al correo solo por ustedes como RESPONSABLES de INGRESO en cada Centro de Formación. Se debe tener en cuenta que la justificación para este tipo de requerimientos debe ser completamente válida y si el caso lo requiere, se realizará la solicitud de aprobación de la Subdirección. Deben enviar la información en esta estructura en un archivo adjunto en Excel: Tipo de documento numero de documento ficha Nombre competencia Resultado de aprendizaje Estado actual Nuevo estado Justificación Cedula Subdirector quien apruebe Nombre subdirector Centro Recuerde: para que su solicitud sea tramitada, la información debe estar completa, según las indicaciones dadas. Información que se envíe como Imagen no será tramitada, debe venir como texto en el archivo adjunto de Excel, sin proteger o combinar las celdas.

26 PROCESO: CERTIFICACION ITEM 17 TIPO EL D-SIGNER NO GENERA EL CERTIFICADO, AUNQUE EL APRENDIZ SE ENCUENTRE EN ESTADO CERTIFICADO Verificar: 1. Que se tenga el municipio de expedición del documento en el registro del aprendiz. 2. Que el nombre de la persona que tiene el rol del subdirector tenga la ortografía correcta. 3. Que no haya varias personas con el rol del subdirector en el centro. SOLUCION: Actualizar los datos del registro, que el Administrador de Centro corrija el nombre del subdirector; quitarle el rol a quien no deba tenerlo; verificar que el subdirector haya realizado la firma digital. Con el fin de optimizar la atención a sus solicitudes frente a los procesos de Administración Educativa, les recordamos que el procedimiento establecido cuando EL D-SIGNER NO GENERA EL CERTIFICADO, AUNQUE EL APRENDIZ SE ENCUENTRE EN ESTADO CERTIFICADO, es realizar las siguientes verificaciones, solo por ustedes como RESPONSABLES de INGRESO en cada Centro de Formación. 1. Que se tenga el municipio de expedición del documento en el registro del aprendiz. 2. Que el nombre de la persona que tiene el rol del Subdirector tenga la ortografía correcta. 3. Que no haya varias personas con el rol del subdirector en el Centro. 4. Que el Administrador de Centro corrija el nombre del Subdirector 5. Verificar que el Subdirector haya realizado la firma digital

27 PROCESO: CERTIFICACION ITEM 18 TIPO NO APARECEN LOS LOGOS Y EL NOMBRE DEL SENA, AL MOMENTO DE GENERAR EL PDF DEL CERTIFICADO Estos casos se dan en Certificación manual, donde se debe imprimir en el papel de seguridad de la Institución. Para certificación Digital, este error no aplica. Recuerde que al generarse un certificado de forma manual, NO aparecen los logos y el nombre del SENA. Por tal razón, estos certificados deben imprimirse en papel de seguridad de la Institución.

28 PROCESO: CERTIFICACION ITEM 19 TIPO LA CERTIFICACIÓN DEL APRENDIZ APARECE COMO TÉCNICO Y NO COMO TÉCNICO PROFESIONAL O VICEVERSA. Verificar: Datos personales y los ESTUDIOS ACADÉMICOS en el sistema, para validar si su NOVENO GRADO de educación está registrado, antes de que le den la certificación. El programa de Formación viene desde su diseño marcado para que a todos aquellos que cumplan el requisito de NOVENO GRADO, les realice la certificación como Técnicos Profesionales y a aquellos que no, los certificará como Técnicos. Recuerde que cuando LA CERTIFICACIÓN DEL APRENDIZ APARECE COMO TÉCNICO Y NO COMO TÉCNICO PROFESIONAL O VICEVERSA, se debe revisar sus datos personales y los ESTUDIOS ACADÉMICOS en el sistema, para validar si su NOVENO GRADO de educación está registrado, antes de que le den la certificación. El programa de Formación viene desde su diseño marcado para que a todos aquellos que cumplan el requisito de NOVENO GRADO, les realice la certificación como Técnicos Profesionales y a aquellos que no, los certificará como Técnicos.

29 PROCESO: CERTIFICACION ITEM 20 TIPO SE APROBARON LOS JUICIOS Y SE GENERÓ LA CERTIFICACIÓN PARA UN APRENDIZ QUE NO DEBÍA SER CERTIFICADO Su caso ha cambiado a estado solucionado por la siguiente razón: El caso planteado, requiere la evaluación y aprobación del grupo de Administración Educativa. La solución desborda el alcance de la mesa de ayuda, por lo que esta solicitud no debe realizarse por este medio. Le recomendamos tramitar esta solicitud directamente con la Líder de Administración Educativa Olga Constanza Bermúdez Jaimes al correo planteando la situación y el responsable del error, con las evidencias del asunto.

30 PROCESO: NOVEDADES ITEM 21 TIPO CAMBIO DE FECHA DE LA NOVEDAD Con el fin de optimizar la atención a sus solicitudes frente a los procesos de Administración Educativa, les recordamos que el procedimiento establecido para CAMBIO DE FECHA DE LA NOVEDAD es enviar la solicitud a la Líder de Administración Educativa Olga Constanza Bermúdez Jaimes al correo solo por ustedes como RESPONSABLES de INGRESO en cada Centro de Formación. Se debe tener en cuenta que la justificación para este tipo de requerimientos debe ser completamente válida y si el caso lo requiere, se realizará la solicitud de aprobación de la Subdirección; deben enviar los soportes y la justificación válida por parte de la coordinación académica, señalando la persona que realizó erróneamente el registro de la novedad.

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