CONTRATO ESTATAL No. 105 DE 2007 SUSCRITO ENTRE DEXON SOFTWARE S.A. Y EL FONDO NACIONAL DE AHORRO

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1 CONTRATISTA OBJETO VALOR: PLAZO: DEXON SOFTWARE S.A. Alquiler de una herramienta de mesa de ayuda, con el respectivo servicio de soporte, mantenimiento, garantía y capacitación. Treinta y cinco millones setecientos dieciocho mil seiscientos veintisiete pesos ($ ) M/cte. Hasta Trece (13) meses Los suscritos: LUIS EDUARDO TRIVIÑO OBANDO, con Cédula de Ciudadanía No de Bogotá, en calidad de Jefe de la División Administrativa del FONDO NACIONAL DE AHORRO, actuando como delegatario de funciones del Representante Legal de la entidad, en virtud de lo establecido en el literal b) numeral primero (1º) del artículo primero de la Resolución 048 del 07 de marzo de 2007, entidad creada mediante Decreto Ley 3118 del 26 de diciembre de 1968, como Establecimiento público transformado mediante Ley 432 del 29 de enero de 1998, en Empresa Industrial y Comercial del Estado de carácter financiero del orden nacional, quien para los efectos de la presente contrato se denominará EL FONDO, y Myriam Zenayda Mendivelzo Sánchez, con la cédula de ciudadanía Nº de Bogotá, actuando en nombre y representación de DEXON SOFTWARE S.A, sociedad constituida mediante la escritura pública 3644 del 25 de OCTUBRE de 1996, otorgada en la Notaria 33 del círculo de Bogotá, inscrita el 12 de noviembre de 1996, bajo el No del libro IX, autorizada por la Junta Directiva según acta No.7 de fecha 22 de junio de 2007, quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, han convenido suscribir el presente contrato previas las siguientes consideraciones: 1) Que la Oficina de Informática mediante el memorando OI.396 del 8 de mayo de 2007 y el análisis de Conveniencia y Oportunidad del 20 de abril de 2007, manifiesta la necesidad de alquilar una herramienta de mesa de ayuda con el respectivo servicio de soporte, mantenimiento y garantía, por el término de un (1) año. 2) Que la Oficina de Informática en busca de brindar un servicio eficaz y eficiente a los clientes internos, se ve en la necesidad de contar con un esquema de helpdesk o mesa de ayuda, que permita mejorar los niveles de servicio y gestión de la calidad. 3) Que como parte de la estrategia de mejoramiento del servicio, la oficina de informática necesita contar con una herramienta que le permita integrar completamente los procesos de administración de infraestructura, mantenimiento y control del servicio, configurando todos los elementos del sistema con base a la administración del proceso de atención. 4) que para la presente contratación se ha tenido en cuenta lo estipulado en el literal a) del Numeral 1) del artículo 24 de la Ley 80 de El contrato se encuentra contenido en las siguientes cláusulas: PRIMERA OBJETO: Alquiler de una herramienta de mesa de ayuda, con el respectivo servicio de soporte, mantenimiento, garantía y capacitación. PARÁGRAFO PRIMERO: La oferta presentada por EL CONTRATISTA de fecha 26 de marzo de 2007, hace parte integral del contrato. SEGUNDA. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO: Las especificaciones técnicas se encuentran en el anexo técnico, el cual hace parte integral del presente contrato. TERCERA: VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor del presente contrato es por la suma de TREINTA Y CINCO MILLONES SETECIENTOS DIECIOCHO MIL SEISCIENTOS VEINTISIETE PESOS ($ ) MCTE, INCLUIDO IVA, suma que será cancelada de la siguiente forma: a) El 40% del valor del contrato una vez terminada la fase de 1

2 instalación y parametrización del producto en el servidor del Fondo. b) El 30% una vez concluidas las etapas de capacitación y puesta en funcionamiento de la herramienta. c) El restante 30% se cancelará en seis (6) cuotas bimestrales (cada 2 meses) por servicios de soporte y mantenimiento de la herramienta. Para todos los pagos se requiere certificación expedida por el supervisor del contrato en señal de cumplimiento PARÁGRAFO. La factura debe venir con el número de cuenta en donde será consignado el pago. CUARTA: PLAZO. El plazo para la ejecución del presente contrato será de hasta trece (13) meses que se discrimina así: el primer mes durante el cual el Contratista deberá adelantar las actividades de instalación, parametrización, capacitación y puesta en funcionamiento de la herramienta y los doce meses restantes de servicio de alquiler de la herramienta, con el correspondiente soporte y mantenimiento. QUINTA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Además de las disposiciones contenidas en el Artículo 5º de la Ley 80 de 1993, y las que se encuentran establecidas en el documento adjunto de las Especificaciones del Servicio el contratista deberá a: 1) Cumplir con cada una de las obligaciones que se desprendan del cumplimiento de las cláusulas primera y segunda del presente contrato. 2) Responder por los daños directos que el personal a su cargo cause al FONDO o a terceros, en el ejercicio de las funciones que le sean asignadas y cuando sus acciones sean contrarias al objeto del contrato, la Ley y las buenas costumbres. 3) Garantizar que el personal empleado se encuentra capacitado para desarrollar el soporte y mantenimiento de la herramienta alquilada. 4) Presentar informes periódicos al supervisor sobre la labor desarrollada y cumplir con todas disposiciones de seguridad dadas a conocer por el F.N.A. 5) Informar al Fondo y solucionar en el menor término cualquier falla que presente la herramienta. 6) Cumplir con las políticas y procedimientos de seguridad establecidos por el F.N.A. SEXTA: RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA: El CONTRATISTA acepta que las obligaciones que contrae en virtud del presente contrato son de resultado y no de medio, razón por la cual el régimen de responsabilidad será objetivo, es decir que prescinde del elemento subjetivo, salvo en caso de incumplimiento excusable. SÉPTIMA: OBLIGACIONES DEL FONDO: a) Suministrar oportunamente la infraestructura y la información requerida por EL CONTRATISTA para el desarrollo del contrato; b) Pagar en el tiempo estipulado en la Cláusula Tercera la factura por el servicio prestado previo cumplimiento con los requisitos exigidos en la misma. c) Designar como sus contactos técnicos a dos (2) empleados del F.N.A. quienes gestionarán el apoyo de la División de soporte técnico de EL CONTRATISTA y serán el canal de comunicación autorizado. d) nombrar el supervisor del contrato. OCTAVA: SUPERVISIÓN: La Supervisión del contrato estará a cargo del Jefe de la Oficina de Informática o quien éste designe, mediante comunicación escrita, quien tendrá las siguientes funciones: 1) Coordinar con EL CONTRATISTA la ejecución del contrato verificar que se cumpla con las condiciones del objeto contratado y exigir a EL CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna del mismo. 2) Recomendar al ordenador del gasto las medidas necesarias para mantener las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de la celebración del mismo; 3) Informar en el menor tiempo posible acerca de los inconvenientes que llegaren a presentarse en la ejecución del contrato. 4) Dar visto bueno en señal de aprobación respecto del cumplimiento del contrato para la legalización del pago respectivo, de acuerdo con los compromisos contractuales adquiridos, o puestos en funcionamiento; las demás fijadas la Resolución interna No. 215 de 2003 que apliquen al presente contrato. NOVENA. GARANTÍAS. EL CONTRATISTA prestará a favor del FONDO garantía única la cual mantendrá vigente y se ajustará a los límites, existencia y extensión de los riesgos amparados, así: a) De cumplimiento de las obligaciones derivadas de este contrato, por una cuantía igual al diez por ciento (10%) del valor total del mismo y con vigencia igual a la duración del contrato y cuatro (4) meses más. b) De calidad de los servicios derivados de la 2

3 ejecución del objeto del contrato, por cuantía igual al veinte por ciento (20%) del valor del mismo con vigencia igual al término del contrato y cuatro (4) meses más. PARÁGRAFO: Esta garantía consistirá en una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, expedida en formato para entidades estatales, la cual deberá presentarse al FONDO con el recibo correspondiente al pago de prima para su respectiva aprobación. DÉCIMA. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. EL CONTRATISTA declara bajo la gravedad del juramento que no existe ningún tipo de inhabilidad o incompatibilidad de las señaladas en la Constitución Nacional y en especial en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, que impida la celebración del presente contrato, ni se encuentra reportado como responsable fiscal en el boletín de la Contraloría General de la República, ni reportado en la lista OFAC, así como tampoco en el boletín de deudores morosos del Estado. Igualmente declara que en caso de presentarse alguna inhabilidad o incompatibilidad se hará responsable ante el F.N.A. y ante terceros por los perjuicios que se llegaren a ocasionar. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad EL CONTRATISTA cederá el contrato, previa autorización escrita del FONDO y si ello no fuere posible renunciará a su ejecución, de acuerdo con lo previsto en el Artículo 9o. de la Ley 80 de UNDÉCIMA. PROHIBICIÓN DE CESIÓN. EL CONTRATISTA no podrá ceder el presente contrato, sin previa autorización escrita del Presidente del FONDO, de conformidad con lo previsto en el inciso 3º del artículo 41 de la Ley 80 de DUODÉCIMA. INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN UNILATERALES. Cuando surjan motivos posteriores al perfeccionamiento del contrato que hicieren necesaria su interpretación, modificación o terminación unilaterales se dará aplicación a lo dispuesto en los artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de DECIMATERCERA. APROPIACIÓN PRESUPUESTAL. El pago que el FONDO deba hacer a EL CONTRATISTA por el presente contrato, afectará el rubro de Operación y Servicio cuenta de la vigencia 2007, expedido por el Jefe de la División de presupuesto del FONDO DECIMACUARTA. INEXISTENCIA DE RELACIÓN LABORAL. Las partes entienden y acuerdan expresamente que entre el FONDO, EL CONTRATISTA y el personal que éste emplee para el soporte técnico no tendrán ningún vínculo laboral con el FONDO, en consecuencia el FONDO únicamente se obliga a pagar a EL CONTRATISTA las sumas expresamente pactadas, siendo obligación de EL CONTRATISTA cancelar a su costa y bajo su responsabilidad los honorarios y/o salarios, prestaciones sociales y demás de ley al personal que emplee para la ejecución del contrato. DECIMAQUINTA. PENAL PECUNIARIA. Si se llegare a suceder el evento de incumplimiento total de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, deberá pagar a título de cláusula penal pecuniaria, el valor correspondiente al diez (10%) por ciento del valor total del contrato, el cual se podrán cobrar, previo requerimiento, con base en el presente documento, que prestará mérito ejecutivo; no obstante el F.N.A. se reserva el derecho de ejercer las acciones legales y judiciales que considere pertinente para reclamar la reparación total de los perjuicios causados. DECIMASÉXTA. CONFIDENCIALIDAD: Las partes reconocen y aceptan que la confidencialidad es fundamental dentro del marco del presente contrato. EL FONDO se compromete a no divulgar la información que le haya sido proporcionada por EL CONTRATISTA y que sea identificada por este como "Confidencial", a su vez EL CONTRATISTA se compromete a no divulgar la información del FONDO referente: a) Todos los materiales datos e información de carácter comercial, financiera o técnica del FNA, de sus afiliados, y de terceros vinculados al FNA en razón de su actividad comercial y financiera, y cualquier otra que EL FONDO pueda catalogar como confidencial. DECIMASEPTIMA. DERECHOS DE AUTOR Y PROPIEDAD INTELECTUAL. En el caso de reclamo sobre violaciones de los Derechos de Autor, Propiedad Intelectual o Patentes en el territorio de Colombia relacionados con la herramienta alquilada 3

4 imputables al CONTRATISTA o a sus representadas, este deberá mantener indemne al FONDO e indemnizar a los terceros afectados; para tal efecto el CONTRATISTA deberá controlar la defensa del reclamo y recibirá la cooperación y la asistencia del FONDO. DECIMAOCTAVA. CONFLICTOS EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Las partes acuerdan que para la solución de las diferencias y discrepancias surgidas de la celebración del contrato, su ejecución, desarrollo o terminación acudirán a la transacción, la amigable composición, y la conciliación, tal como lo autoriza el artículo 68 de la Ley 80 de DECIMANOVENA. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN. El presente contrato requiere para su perfeccionamiento, la suscripción del mismo por las partes contratantes en dos (2) ejemplares. Una vez perfeccionado será requisito indispensable para su legalización y ejecución la aprobación de la póliza a la que se refiere la cláusula novena y la publicación en el Diario Oficial - Diario Único de Contratación Pública de conformidad con lo establecido en el artículo 60 de la Ley 190 de 1995 y el Decreto 327 de 2002, por cuenta de el CONTRATISTA, requisito que se entiende cumplido con la presentación del recibo de pago de los derechos correspondientes. A su vez el F.N.A deberá proceder al diligenciamiento del extracto único de Publicación en los términos establecidos en el Decreto 1477 de VIGÉSIMA PRIMERA. RÉGIMEN LEGAL. El presente contrato se regirá por las disposiciones civiles y comerciales pertinentes, incluido los acuerdos del Pacto Andino sobre Propiedad Intelectual y Derechos de Autor, salvo en las materias particularmente reguladas por la Ley 80/93. VIGÉSIMA SEGUNDA. DOMICILIO. Para todos los efectos legales y contractuales se fija el domicilio de las partes contratantes en la ciudad de Bogotá, donde se firma a los EL FONDO EL CONTRATISTA LUIS EDUARDO TRIVIÑO OBANDO MYRIAM Z. MENDIVELZO SANCHEZ Jefe División Administrativa Representante Legal Vo.Bo. VIRGILIO HERNÁNDEZ CASTELLANOS Jefe Oficina Jurídica. Revisó y Aprobó: Edgar augusto Fuertes Puerto Jefe Oficina Informática Revisó: Mayerly Consuelo López Mahecha- Profesional Oficina Informática Revisó: Sara Jeannette Torres Rojas profesional Oficina de Informática Revisó: Alexandra Patricia Olaya Dajer Profesional Oficina de Informática Elaboro: Rafael Tello Patiño - Profesional División Administrativa Revisó: Myriam Olivia Ciéndua Otálora- Oficina Jurídica. 4

5 ANEXO TÉCNICO PRIMERO. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO: A continuación se detallan las especificaciones técnicas del servicio y de la herramienta alquilada, las cuales están acordes con el Análisis de Conveniencia y Oportunidad y la oferta presentada por el CONTRATISTA, documentos que forman parte integral del contrato principal. La solución debe integrar completamente los procesos de administración de infraestructura, mantenimiento y control del servicio, configurando todos los elementos del sistema con base en la administración del proceso de atención. Esta herramienta debe realizar la integración de los módulos del sistema, como apoyo en la prestación del servicio, contemplando la información ingresada en el sistema como base para el diagnóstico y las opciones de acceso remoto que permita la atención y solución inmediata, realizando automáticamente un registro exhaustivo de los tiempos, responsables y tareas asociadas en la atención de cada caso. El sistema debe interactuar dinámicamente con todas las áreas involucradas en la atención, permitir realizar configuración y definición personalizadas necesarias para controlar y auditar el servicio que se quiere prestar, buscando mejorar la calidad del servicio, el tiempo de respuesta al usuario y la calidad de la solución, consolidar información como: definición de Árbol de problemas, experiencia, auto asignación de casos, portal Web, definición de SLA.s, base de conocimientos, etc. La herramienta y servicios deben contemplar como mínimo: Administración de Incidentes Definición de Incidentes Tareas Citas Disponibilidad Experiencias Asignación Automática de Incidentes Balanceo de Carga de Trabajo Administración de incidentes Administración de Configuración Base de datos de Conocimiento Portal de Acceso WEB (Usuario Final y Solucionadores) Administración de Usuarios Notificación Escalamiento Manejo de Grupos de Solucionadores Manejo de Turnos Creación de Incidentes desde Icono en Pantalla Monitoreo y Seguimiento en Línea (SD Monitor) Generación Automática de Informes de Gestión Estructura de Datos Abierta y Extensible Solicitud de Servicio Vía TCP 5

6 Asignación Automática de Solicitudes de Servicio en Línea Generación de Reportes sin Límite Alguno Creación de Reportes con la Estructura Deseada Crear Esquemas de Reportes por Usuarios Combinación de Datos para la Generación de Reportes Reportes filtrados por columna, personalización de datos, sumatorias y cálculos numéricos, entre las columnas del reporte. Los reportes generados deben ser dinámicos es decir, en la medida que la base de datos se vaya actualizando, automáticamente los reportes se deben actualizar DINÁMICAMENTE de tal manera que estos se programan automáticamente Todos los reportes se deben poder imprimir o exportar a Excel, XML, o CSV Los reportes deben permitir presentarse gráficamente. Debe generar alarmas para el manejo de incidencias reportadas. Configuración de alarmas que realicen las notificaciones automáticas por correo electrónico Las alarmas que generen incidentes, asignando estos casos a solucionadotes Manejo de agenda para cada uno de los solucionadotes La herramienta debe permitir determinar el grado de notificaciones o escalamiento automático durante la vida del incidente Se debe permitir la creación de incidentes por medio de un icono en pantalla. Debe tener la posibilidad de ingresar procedimientos de acuerdo a cada categoría de incidente, en donde los usuarios finales o los solucionadores se pueden apoyar a la hora de dar soporte o ingresar un incidente en la mesa de ayuda Permitir el monitoreo y seguimiento en línea de todos los casos de la mesa de ayuda para los administradores y coordinadores de la mesa de ayuda La herramienta debe correr en la siguiente especificación técnica como mínimo: o Sistema Operativo Windows 2003 Server (Actualizado) o Pentium 4 (superior) 2 GB o Ram 60 GB Libres en Disco Duro o Base de Datos SQL 2000 ó 2005 o Framework 2.0 MDAC 2.8 Adicionalmente EL CONTRATISTA deberá realizar capacitación respecto a configuración de los elementos, operación de los equipos orientada a los funcionarios encargados de la atención, mantenimiento preventivo y administración de la herramienta, Capacitación Avanzada para la Suite escogida ON-SITE, Capacitación ITIL (10 personas) y Capacitación a multiplicadores, para el manejo funcional de la herramienta (Como mínimo de 30 personas). La herramienta debe poseer soporte y mantenimiento durante la vigencia de la garantía, la cual debe ser como mínimo de 12 meses con cubrimiento de daños o fallas detectadas en el momento de instalación o daños detectados durante la operación de la herramienta. 6

7 EL FONDO EL CONTRATISTA LUIS EDUARDO TRIVIÑO OBANDO MYRIAM Z. MENDIVELZO SÁNCHEZ Jefe División Administrativa Representante Legal Vo.Bo. VIRGILIO HERNÁNDEZ CASTELLANOS EDGAR AUGUSTO FUERTES P. Jefe Oficina Jurídica. Jefe Oficina de Informática Revisó: Mayerly Consuelo López Mahecha- Profesional Oficina Informática Revisó: Sara Jeannette Torres Rojas profesional Oficina de Informática Revisó: Alexandra Patricia Olaya Dajer Profesional Oficina de Informática Elaboro: Rafael Tello Patiño - Profesional División Administrativa Revisó: Myriam Olivia Ciéndua Otalora Oficina Jurídica. 7

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