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1 )ilsztor4, DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA MEMO CONTROL N Fvy, ANT. : Memo Audi-Control N 165/325 del 29/07/2011. MAT. Informe Final de Auditoria al Contrato con la empresa ISOEASY S.A. VITACURA, O 2 NUV 2B11 DE : DIRECCION DE CONTROL A : ADMINISTRACION MUNICIPAL Auditoría efectuada al contrato con la empresa ISOEASY S.A. Por medio de la presente, remito a Ud. Informe Final de Cabe señalar que se dio total cumplimiento a los objetivos previamente establecidos respecto al alcance y profundidad de la Auditoria y los datos que no se encuentran detallados en este informe y que fueron utilizados como base de Cálculo y de Evaluación, se encuentran en poder de esta Unidad para las consultas pertinentes. entamente a Ud., _SERGIO BEAUM9NT ARAYA '13111S_CT_OR DE CONTROL SBA/psm Distribución: Administracion Municipal Direccion de Informatica Sr Alcalde Unidad de Auditoria Archivo

2 MUNICIPALIDAD DE VITACURA DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA MAT: INFORME FINAL DE AUDITORIA AL CONTRATO CON LA EMPRESA ISOEASY LTDA. En cumplimiento al Programa de Auditoria de esta Contraloría y de acuerdo con las facultades establecidas en la Ley Art. 29 de la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades se efectuó una Auditoria al contrato con la empresa Sociedad de Ingeniería ISOEASY LTDA. OBJETIVO: Implementación desarrollo del software de la empresa ISOEASY S.A. para la provisión de servicio computacional, soporte y mantención del sistema en cumplimiento del contrato ANTECEDENTES GENERALES Propuesta Pública ID LEO8 Decreto N 2 3/479 adjudica Propuesta del 05/febrero/2009 Contrato con empresa ISOEASY LTDA.

3 4Lto,4~ 2.1 Resumen La necesidad de contratar un sistema computacional para otorgar apoyo al desarrollo de la certificación de la Norma al interior de la Municipalidad de Vitacura, motivó la realización de la propuesta pública ID LE08, para los servicios de provisión soporte y mantención de un sistema computacional. Los antecedentes de la Propuesta determinaron la contratación de la empresa 150EASYLTDA, desde el 30 de marzo del 2009 por 60 meses, hasta el 28 de febrero del UNIVERSO DE LA MUESTRA El universo corresponde al desarrollo del contrato durante el año 2010 y hasta el 30 de Junio del año EVALUACION DEL CONTROL ADMINISTRATIVO La revisión consideró pago de facturas, certificados de conformidad, ampliación de contrato. 5.- ANALISIS DE LA MUESTRA: La revisión consistió en el desarrollo del contrato de servicio de provisión, soporte y mantención de sistema computacional, para apoyar implementación de normativa 150. A.- Descripción Servicio por provisión, mantención y soporte de sistema computacional El servicio consiste en otorgar apoyo a la implementación de la norma 150 en las diferentes Direcciones, con un servicio de provisión, soporte y mantención de un sistema computacional. Este considera en una primera etapa el Modulo de administración, documentación, registros, auditorias,

4 Jet~ importación y exportación de datos, indicadores y gráficos de gestión, mejoras y acciones, satisfacción del cliente y productos no conforme, así como la utilización de 200 licencias o usuarios. Adicionalmente se consideró un eventual aumento de la funcionalidad de este software denominada etapa dos, que considera la incorporación de los Módulos de Competencias del Personal, Evaluación de Proveedores y Mantención y Calibración. Así como, la ampliación de licencias quedando con un total de 289 usuarios. La operación del sistema es ejecutada por diferentes perfiles de usuarios entre los cuales está: administrador, auditores de calidad, encargados de calidad y dueños de procesos, quienes tienen diferentes facultades según su función. Cabe hacer mención que el servicio es entregado a través de la plataforma WEB. El término de la segunda etapa establece las condiciones en que operara la prestación del servicio hasta el final del contrato, no permitiendo ninguna modificación posterior. B.- Antecedentes del Contrato El costo mensual por la provisión, mantención y soporte del software es de UF por cada usuario. El total de usuarios activos es de 289 licencias El espacio que ocupa el contrato con Vitacura en la plataforma 150EASY es de Mb Existe boleta de garantía N del Banco de Chile por un valor de UF, vigente hasta el 10 de Junio El contrato suscrito con la empresa ISOEASY LTDA, no considera la ampliación de un eventual aumento de usuarios, así como el requerimiento de algún servicio adicional y limita el espacio habilitado en el disco para la información que genera la operación del software en Vitacura. Durante el año 2010 se generó la necesidad de proveer de mesa de ayuda a la unidad de atención al vecino. Ante la imposibilidad de ampliar el contrato vigente con la empresa, se recurrió a la opción de contratación directa que establece la Ley de Compras Publicas N º en su artículo Nº 10-7 letra g, a través de decreto sección 4ta. 10/83 del 20/mayo/2010.

5 n)i C.- Contraparte Técnica Según Bases Especiales de la Propuesta en su artículo N º 10, la contraparte técnica es la Subdirección de Informática dependiente de Secpla. En la actualidad es la Dirección de Informática. Consultado al Director respecto de la función que desempeña su unidad en el desarrollo del contrato, manifestó que los servicios de la empresa los clasifica como servicios de paquete, vale decir sin desarrollo ni modificaciones, por esta razón su participación es mínima y su actividad como informática se concentra en proporcionar el soporte y equipo técnico al edificio municipal, para presentar las condiciones óptimas para operar el software por parte de los usuarios. Además manifestó, ante la consulta, que no existen informes mensuales o anuales sobre la evaluación del software durante los meses que han transcurrido desde el inicio del contrato. D. Multas En el sistema de Contabilidad Gubernamental no existen multas cursadas a la empresa prestadora del servicio. E.- Pagos A partir del año 2009 se han realizado los pagos con regularidad, lo que significa un gasto de $ durante el El año 2010 se generó un gasto de $ y el año 2011 hasta el 30 de junio $ lo que hace un total de $ Los antecedentes de respaldo del decreto de pago considera, factura digital, certificado de cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales, certificado de recepción conforme y comprobante de movimientos contables. F. Certificado de Recepción Conforme Este documento es emitido por la Direccion de Informática y contiene los datos de la factura del proveedor como N º, período, servicio, además hace mención de boleta de garantía, N º de Decreto que adjudica y contrato, así como el certificado emitido por la Direccion del Trabajo.

6 Usuarios del Sistema El departamento de Calidad, dependiente de la Administración Municipal, es quien administra la aplicación de la Norma 150 e interactúa con los usuarios del sistema recibiendo y enviando información propia del desarrollo de la actividad de calidad a través del software. Consultada la Jefe del Departamento de Calidad sobre la operatividad del sistema manifestó que a la fecha no ha observado problemas con el software, los casos en que se requiere asistencia para operar alguna aplicación, esta se solicita a la mesa de ayuda dispuesta para estos fines, la cual forma parte integral del contrato. Actualizaciones y Respaldos Las actualizaciones de operaciones realizadas durante el día en el software, son realizadas en horas nocturnas por la empresa, además los respaldos mensuales de la información son entregados al Director de Informática quien mantiene en su poder todos los documentos entregados desde su inicio, a pesar de que la empresa cuenta con servidores de respaldo tales como Saturno y Júpiter. I.- Servicio Consultado al Sr. Director de Informática y Sra. Jefa de Calidad, sobre el servicio de la empresa ISOEASY LTDA, manifiestan que se ha desarrollado en normalidad, cumple con actualizaciones y respaldos y se han efectuado capacitaciones del software así como se ha comprobado el servicio que presta la mesa de ayuda. j.- PROPUESTA PÚBLICA Los antecedentes de la propuesta pública consideran las Bases Técnicas, Bases Administrativas y Bases Especiales, Informe de Consultas y Aclaraciones. El informe Técnico que adjudicó la Propuesta Pública, no fue subido a la web en su oportunidad.

7 6.- CONCLUSIÓN El servicio por la provisión, soporte y mantención del sistema computacional para el apoyo de la norma ISO, se desarrolla en forma satisfactoria de acuerdo a la información proporcionada por la Direccion de Informática y el Departamento de Calidad. No obstante la muestra revisada evidenció que existen situaciones susceptibles de ser mejoradas Respecto a la contraparte técnica, función que desarrolla la Dirección de Informática, se sugiere la emisión de un informe anual que evalúe la prestación de los servicios computaciones en cumplimiento de las condiciones de la propuesta publica y el contrato con la empresa. El contrato con la actual empresa no permite ampliar el número de usuarios del software, así como la capacidad en el disco de la plataforma web con la información del municipio. Se sugiere flexibilizar las condiciones de la contratación a fin de que permitan ampliar, modificar y eventualmente, si las condiciones lo permiten, el desarrollo en conjunto del software contratado, ajustando los requerimientos al desarrollo de la norma. El departamento de Calidad es el encargado de operar el software en conjunto con la totalidad de usuarios del sistema. Se sugiere la emisión de un informe anual que contenga la percepción del software respecto de la operatividad.

8 41tor,als) EL cumplimiento y ejecución de las acciones tomadas, serán comprobadas durante un proceso de seguimiento a realizarse el segundo semestre del año 2012 Saluda atentamente a Ud. SERGIO BEAUMONT ARMA CONTRALOR MUNICIPAL SBA/psm

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