Señores Representantes legales Proveedores Software de Edición de Audio y Video Bogotá DC

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1 Señores Representantes legales Proveedores Software de Edición de Audio y Video Bogotá DC Cordialmente les solicitamos cotizar con destino al SENA Dirección General los siguientes bienes, productos y/o elementos, con las especificaciones técnicas y cantidades descritas a continuación, y enviarla a mas tardar el 04 de diciembre de 2009 a las 04:00 P.M., en el Grupo de Servicios Generales, Adquisiciones y Construcciones de la Dirección General del SENA, en la Calle 57 No Torre Sur Piso 4º, Bogotá D.C. No podrán participar como oferentes las personas que estén incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar; declaración que se entenderá prestada bajo la gravedad del juramento con la presentación de la cotización. Objeto: Contratación de la adquisición de licencia de software edición video avid xpress a avid media composer ultima versión y software de edición de audio y licencias de programas de edición de audio. 1. Especificaciones esenciales: ITEM DESCRIPCION CANT ESPECIFICACIONES TECNICAS Adquisición de software de edición de audio y licencias de programas de edición para la 1 2 postproducción de programas de la emisora virtual SENALAIRE Licencia de los plugins music production tool kit ( ): Herramientas para control de señal de audio profesional, junto con efectos especiales y licencia para trabajo con archivos MP3. Debe incluir instalación para el sistema Pro-Tools Adquisición de software de edición de audio y licencias de programas de 1 1 TECNICAS Paquete para efectos técnicos de grabación y edición de audio profesional y licencia para trabajo con archivos mp3. debe incluir instalación para el sistema Pro Tools Licencia perpetua con derecho a actualizaciones por un año Compatible con el sistema operativo Windows P - Vista - MAC OS 1.05 Medio físico Manual GARANTIA Un (1) año de garantía sobre el software INSTALACION Debe incluir instalación del software en la Dirección General del SENA, así como capacitar al personal de la mesa de ayuda del SENA TECNICAS Mbox PRO debe tener: Calidad de sonido profesional (hasta 24 bits a 48 khz) 4 entradas y 5 salidas analógicas mas una salida estéreo 1

2 3 edición para la postproducción de programas de la emisora virtual SENALAIRE Interfaz Mbox 2 Pro para captura de audio profesional, con licencia de software para edicion de audio, con plugins básicos. Licencia para la actualización Avid Express a Avid 1 para monitoreo. Dos entradas analógicas híbridas (LR/TRS) pre amplificadas. Dos Entradas analógicas auxiliares de ¼ de nivel de línea. Monitoreo con latencia cero cubierta resistente y compacta para optimizar la portabilidad y la durabilidad. alimentado por FIREWIRE 400. Dos salidas de audífonos en el panel frontal. Control de volumen independiente para monitores y audífonos en el panel frontal. Dos salidas analógicas de ¼ para bocinas de monitoreo. Entrada phono estéreo con conectores RCA. Salida digital SPDIF. Poder Phantom de 48 V. Word Clock para sincronización con otras maquinas externas de grabación. Interface MIDI Candados de seguridad Kensington. Licencia software Pro Tools 8.0 incluido: Las características que debe tener este software son: grabación y edición de audio profesional debe ser perpetua con derecho a actualizaciones por un año, compatible con sistema operativo Windows P - Vista Mac Os 1.05, medio físico, manual, garantía de un año, debe incluir la instalación del software en la Dirección general del SENA, así como capacitar al personal de la mesa de ayuda del SENA. paquete básico de plugins para producción de audio: herramientas para control de audio profesional, junto con efectos especiales y licencia para trabajo con archivos mp3. Medio físico Manual GARANTIA UN (1) año de garantía sobre el equipo. INSTALACION debe incluir la instalación en la Dirección General del SENA TECNICAS Captura y edición de video para internet y creación de DVD. 2

3 Media Composer, Sonrensor, Squezze, Avid DVD Licencia perpetua con derecho a actualizaciones por un año. Compatible con el sistema operativo Windows Vista P. Medio físico Manual GARANTIA 1 año de garantía sobre el software. INSTALACION Debe incluir la instalación del software en la dirección general del SENA, así como capacitar al personal de la mesa de ayuda del SENA. 2. Presupuesto oficial o valor estimado: ONCE MILLONES QUINIENTOS DIECISIETE MIL OCHOCIENTOS SESENTA PESOS M/CTE ($ ) IVA incluido, con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 968 de septiembre 04 de 2009, que para tal efecto expidió el Grupo de Presupuesto de la Dirección General del SENA. El valor correspondiente al gravamen a los movimientos financieros será cancelado directamente por el SENA a la Entidad Financiera. 3. Identificación del Objeto y Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección: El objeto que se requiere contratar es una adquisición de bienes en la modalidad de COMPRA. La modalidad de selección es la de SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN DE LA ENTIDAD por SUBASTA INVERSA, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 1º del Decreto 3576 del 17 de septiembre de Contenido de la propuesta: 4.1. Oferta Económica: En la cual deberá describirse el valor unitario y el IVA (en porcentaje y valor por cada elemento) y el valor total, así mismo señalar si pertenece al régimen común o simplificado Aspectos a tener en cuenta para la presentación de la oferta económica: El PROPONENTE deberá presentar su oferta por el sistema de precios unitarios, conforme al cual en dicho precio se encuentran comprendidos todos los costos directos e indirectos El PROPONENTE deberá cotizar los ítems ofertados en la unidad de medida y cantidades requeridas para cada uno de los elementos requeridos por la entidad Al formular la propuesta, el PROPONENTE deberá tener en cuenta que todos los impuestos, retenciones y gastos que se causen por razón de la legalización y ejecución del contrato, incluidas la CONSTITUCIÓN DE LA GARANTÍA ÚNICA DE CUMPLIMIENTO en caso de que se le requiera, son de cargo exclusivo del CONTRATISTA. Por lo tanto, los precios que se propongan deberán considerar tales conceptos. 3

4 El SENA solo pagará los precios contratados y por tanto, no reconocerá suma alguna por impuestos ni reajustes a los precios ofertados, a menos que el reajuste se deba efectuar como consecuencia de una acción directa de la entidad previamente formalizada de acuerdo a los procedimientos legales y presupuéstales que corresponda El SENA efectuará al PROPONENTE las retenciones que, en materia tributaria tenga establecida la Ley y respecto de las cuales sea su obligación efectuar la retención. En los demás casos, el contratista deberá cumplir con el pago de los impuestos, tasas o contribuciones que se deriven de la presente contratación Las devoluciones o exenciones a que crea tener derecho el PROPONENTE deberán ser tramitadas por éste ante la respectiva Administración de Impuestos, sin responsabilidad alguna por parte del SENA o costo para ella Con relación al IVA, el PROPONENTE deberá discriminar en la cotización este impuesto, si pertenece al régimen común. En caso de no indicarlo, este nuevo valor no podrá ser reconocido por el SENA y el PROPONENTE deberá asumir el costo del impuesto. 5.2 Documentos Mínimos Habilitantes: Los interesados deberán presentar con su propuesta: De orden Técnico: El proponente deberá cumplir con todas los Especificaciones y Condiciones Técnicas descritas en esta invitación por cuanto de su verificación por parte del SENA se determinará si el proponente tiene la capacidad técnica y es habilitado De orden Jurídico: Certificado de existencia y representación legal vigente. Fotocopia del RUT, en el cual se pueda verificar el NIT y que la actividad económica esté directamente relacionada con el objeto contractual. Acreditación de encontrarse a paz y salvo en el pago de aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, contratación de aprendices, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el representante legal o por el revisor fiscal. La entidad verificará en la evaluación - y dejará evidenciado a través de la impresión de los certificados - si el futuro contratista se encuentra reportado o no en el Boletín de Deudores Morosos de la Contaduría General de la Nación (http://jupiter.contaduria.gov.co/bdme/tconsulta_morosos2.htm) o en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República (http://www.contraloriagen.gov.co/html/responsabilidad_fiscal/responsabilidad_boletin.asp), consultando los mismos en las páginas web de las respectivas entidades. Nota: Se acepta la presentación de ofertas parciales, por cada item. 5. Causales de Rechazo de las propuestas 5.1. El proponente está incurso en causal de inhabilidad y/o incompatibilidad. 4

5 5.2. El proponente se encuentra registrado en el Boletín expedido por la Contraloría General de la República como responsable fiscal, situación que la Entidad verificará Cuando el objeto social del proponente que sea persona jurídica, no guarde relación con el objeto a contratar Cuando el Representante Legal de la persona jurídica tenga limitaciones para contratar y no tenga la autorización expresa del órgano social competente para presentar propuesta y/o celebrar el Contrato Cuando establecida la mejor postura económica el proponente no cumpla con los requisitos exigidos, de carácter jurídico y sucesivamente a los demás Cuando se compruebe que la información contenida en los documentos que componen la oferta no es veraz o no corresponde con la realidad. 6. Requisitos para la ejecución del contrato en caso de ser adjudicado: 6.1. Mecanismos de Cobertura del Riesgo: El contratista deberá constituir a su costa y a favor del SENA, una garantía de cumplimiento, en los términos señalados en el articulo 3º del Decreto 4828 de 2008 para amparar el cumplimiento de las obligaciones surgidas en el contrato, la cuál se mantendrá vigente durante el plazo de la ejecución del contrato y liquidación del mismo y se ajustará a los limites, existencia y extensión de los siguientes amparos: De cumplimiento: Por medio de este amparo la Entidad se precave contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista, de las obligaciones contraídas. Equivalente al vente por ciento 20% del valor total del contrato, con una vigencia de un (1) año y cuatro (4) meses más contados a partir de su perfeccionamiento y cuatro (4) meses más, a la cual podrá imputarse tanto el valor de la cláusula penal pecuniaria como las multas o los perjuicios derivados de la declaratoria de caducidad De calidad de los bienes suministrados: Por medio de este amparo la Entidad asegura la calidad y correcto funcionamiento de los elementos requeridos. Equivalente al veinte por ciento 20% del valor total del contrato, con una vigencia de un (1) año y cuatro (4) meses más contados a partir de su perfeccionamiento, a la cual podrá imputarse tanto el valor de la cláusula penal pecuniaria como las multas o los perjuicios derivados de la declaratoria de caducidad. En todo caso las garantías y sus efectos se regirán por lo establecido en el Decreto 4828 de diciembre 24 de Tal garantía deberá constituirse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al registro presupuestal del contrato. En caso de prórroga el contrato, el CONTRATISTA deberá a su vez prorrogar la vigencia de la garantía. EL CONTRATISTA se compromete a reponer las garantías aquí previstas, cuando por razón de las modificaciones, multas impuestas o siniestros ocurridos, éstas se disminuyeren o agotaren. Para tal efecto, EL CONTRATISTA deberá solicitar a la compañía aseguradora el certificado de modificación respectivo y entregarlo al SENA dentro de los cinco (5) días calendario, siguientes a la firma del acta Plazo de entrega: Diez (10) días calendario, contados a partir de la fecha de aprobación de la garantía única. 5

6 6.3. Lugar de ejecución o sitio de entrega de los bienes: El proveedor deberá hacer entrega de los bienes o productos requeridos a la Coordinación del Grupo Almacén e Inventarios del SENA Dirección General, en la Calle 57 No Torre Sur Piso 9º, Bogotá D.C Valor del Contrato: El valor total del Contrato será por el valor de la oferta ganadora Forma de pago: El SENA cancelará al CONTRATISTA, una vez recibidos los elementos contratados, con la presentación de la factura, previa certificación de recibidos a satisfacción expedida por el supervisor del contrato y previo cumplimiento de los requisitos establecidos para el cumplimiento del contrato, con la presentación de la respectiva factura. El SENA efectuará al CONTRATISTA las retenciones que, en materia tributaria tenga establecida la Ley y respecto de las cuales sea su obligación efectuar la retención. En los demás casos, el contratista deberá cumplir con el pago de los impuestos, tasas o contribuciones que se deriven de la presente contratación Obligaciones generales: Ejecutar el objeto contractual en condiciones de eficiencia, oportunidad y calidad de conformidad a los parámetros establecidos en el SENA Avisar al SENA dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al conocimiento del hecho o circunstancias que puedan incidir en la no oportuna o debida ejecución del contrato o que puedan poner en peligro los intereses legítimos del SENA Ejecutar el objeto del contrato en los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes y de acuerdo con su propuesta y la solicitud de cotización los cuales hacen parte vinculante del contrato Proveer bienes, productos o elementos de óptima calidad Reemplazar los bienes, productos o elementos que resulten defectuosos o de mala calidad. Igualmente deberá restituir a su costa, sin que implique modificación al plazo de entrega, los bienes, productos o elementos defectuosos o de especificaciones diferentes o inferiores a los requeridos. Si el PROVEEDOR no restituye los bienes, productos o elementos defectuosos dentro del término señalado por el SENA, éste podrá proceder a declarar el siniestro de incumplimiento y/o a solicitar el pago de las multas señaladas en el contrato Avisar al SENA, dentro del día hábil siguiente a conocida su existencia, la causal de incompatibilidad o inhabilidad sobreviniente El CONTRATISTA es el único responsable por la vinculación de su personal y la celebración de subcontratos todo lo cual debe realizar en su propio nombre y por su propia cuenta y riesgo sin que el SENA adquiera responsabilidad ni solidaridad alguna por dichos actos Permanecer a paz y salvo en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral, parafiscales y contratación de aprendices, durante todo el tiempo de ejecución del 6

7 contrato y acreditar ese paz y salvo actualizado cada vez que se lo requiera el SENA, por cuanto es un requisito previo para los pagos de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 1150 de El transporte, cargue, descargue y entrega de los bienes, productos o elementos requeridos por el SENA, serán asumidos por el PROVEEDOR El riesgo y propiedad de los bienes, productos o elementos serán asumidos por parte del PROVEEDOR hasta que se realice la entrega total a satisfacción en el lugar indicado Deberá entregar los manuales de operación y mantenimiento de los bienes, productos o elementos que lo requieran, sin que esto genere costos adicionales para la entidad contratante Las demás contempladas en el artículo 5 de la Ley 80 de 1993 y las que se deriven directamente del objeto contractual Asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato: No. DESCRIPCIÓN (TIPIFICACIÓN) OBSERVACIONES ASIGNACIÓN DEL RIESGO SENA CONTRATISTA 1 RIESGO JURÍDICO PERSONAL Y EQUIPO RIESGO ECONÓMICO RIESGO ALTERACION DE CONDICIONES DEL CONTRATO Incluirán aquellos eventos relacionados con variaciones normativas de obligatorio cumplimiento para una o ambas partes, que incidan en el costo directo o indirecto hasta el punto de afectar el equilibrio económico del contrato. Vinculación de personal y la celebración de subcontratos para la ejecución del objeto contratado. No discriminación del IVA, si pertenece al régimen común. En caso de no indicarlo, este nuevo valor no podrá ser reconocido por el SENA y el PROPONENTE deberá asumir el costo del impuesto. Hechos o circunstancias que puedan incidir en la no oportuna o debida ejecución del contrato o que puedan poner en peligro los intereses legítimos del SENA y que no se pongan en conocimiento del SENA. Bienes, productos o elementos que resulten defectuosos o de mala calidad o elementos defectuosos o de especificaciones diferentes o inferiores a los requeridos. 7

8 No. DESCRIPCIÓN (TIPIFICACIÓN) OBSERVACIONES ASIGNACIÓN DEL RIESGO SENA CONTRATISTA 5 6 RIESGOS ASOCIADOS AL TRANSPORTE y ASEGURAMIENTO DE LAS MERCANCIAS CAMBIOS EN LUGAR DE ENTREGA Los valores de transporte, cargue, descargue y entrega de los bienes, productos o elementos requeridos por el SENA, serán asumidos por el PROVEEDOR. El riesgo y propiedad de los mismos será asumido por parte del PROVEEDOR hasta que se realice la entrega total a satisfacción en el lugar indicado. Cambios de acuerdo con sus necesidades la fecha, sitio (dentro de la ciudad) y horario que haya establecido para la entrega y el proveedor se obliga de conformidad con dichos cambios. Previamente. y con mínimo dos (2) días de anticipación a la fecha prevista para la entrega, el SENA notificará por escrito o telefónicamente los cambios mencionados.. 7. Evaluación: 7.1. Procedimiento: Para identificar la oferta más favorable de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 1 del Decreto 3576 del 17 de Septiembre de 2009, se tendrán en cuenta los siguientes criterios: El SENA establecerá el orden de escogencia de propuestas teniendo como base el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado, no supere el presupuesto oficial y no tenga un precio artificialmente bajo Establecido este orden, se verificará el cumplimiento de los requisitos mínimos habilitantes para el oferente que tenga el precio más bajo En caso que este (1 ) no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes En caso de que este (2 ) tampoco cumpla con los requisitos habilitantes, se verificarán las de quien presentó el tercer (3 ) menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de la entidad De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección. (NOTA: en el segundo proceso podrían presentarse todos, otra vez y someterse nuevamente a las reglas de selección) Si sólo se presenta una oferta, esta se aceptará siempre que se encuentre en condiciones de mercado, satisfaga las necesidades de la entidad y provenga de un oferente habilitado, de lo contrario se realizará nuevamente el proceso de selección. 8

9 En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica Factores de Escogencia y Calificación FACTOR DEFINICIÓN RESULTADO Se verificarán los valores de los ítems contenidos en las Establecer el mejor propuestas, teniendo en cuenta los precios del mercado. postor y El valor global de la propuesta, incluyendo todos los costos sucesivamente los directos e indirectos que se deriven de la contratación (de OFERTA demás oferentes, que legalización y ejecución del contrato) incluyendo IVA y ECONÓMICA cumplan con el numeral GMF(que cancela el SENA a la Entidad Financiera), no de esta invitación podrá superar el presupuesto oficial. La propuesta económica debe ser clara y verificable matemáticamente, en ella se deben establecer por separado los precios para cada ítem ofrecido, discriminando IVA y 4mil. REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES DE ORDEN TECNICO REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES DE ORDEN JURIDICO Se verificará que los bienes cotizados contengan y cumplan las especificaciones técnicas solicitadas en la invitación pública en cada uno de los ítems allí estipulados, en las calidades y cantidades señaladas, y se ajuste a las necesidades de la entidad, de tal manera que la propuesta que contenga los requerimientos mínimos señalados será ADMITIDA y las que no cumplan con las especificaciones técnicas serán RECHAZADAS. Para la verificación jurídica se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requisitos el resultado es de admisión o rechazo (hábil o no hábil) legales establecidos en la invitación pública, y el cumplimiento de la presentación de los documentos y acreditaciones exigidas; su incumplimiento acarreará el RECHAZO de la propuesta. Igualmente, se evaluará la información aportada con la oferta en su coherencia legal y reglamentaria. Se verificará que no esté incursa en las causales de rechazo contenidas en la invitación pública. Será HABILITADA aquella propuesta que cumpla con dichos requisitos. Establecer que el proponente con el precio más bajo cumple con la totalidad de los requisitos mínimos habilitantes requeridos en esta invitación Establecer que el proponente con el precio más bajo cumple con la totalidad de los requisitos mínimos habilitantes requeridos en esta invitación RESULTADO FINAL: La adjudicación se hará a la propuesta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado, satisfaga las Necesidades de la entidad, y resulte habilitada. Se hara adjudicación por ítems. 8. Cronograma del proceso de selección: ACTIVIDAD FECHAS LUGAR 9

10 ACTIVIDAD FECHAS LUGAR Consulta de Estudios Previos Publicación de la Invitación a presentar propuestas 03 al 04 de diciembre de al 04 de diciembre de al 04 de diciembre de 2009 Plazo para presentar propuestas Desde las 8:00 a.m. hasta las 4:00 p.m. Cierre del plazo 04 de diciembre de :00 p.m. Establecimiento del orden de elegibilidad en función del menor 09 de diciembre de 2009 precio y Verificación de requisitos mínimos habilitantes Calle 57 No piso 4 Torre sur Grupo de Serv. Gnls, Adquisiciones y Construcciones; SENA Dirección General o en la página web Página web o en la Calle 57 No piso 4 Torre sur Grupo Servicios Generales, Adquisiciones y Construcciones; SENA Dirección General. Primer Piso SENA- Digeneral Calle 57 No Torre central (Urna) Primer Piso SENA- Digeneral Calle 57 No Torre central (Urna) Acto Administrativo de Adjudicación Suscripción y Legalización del Contrato 10 de diciembre de al 14de diciembre de 2009 En la Calle 57 No piso 4 Torre sur Grupo Servicios Generales, Adquisiciones y Construcciones, SENA Dirección General. Para el desarrollo de la presente contratación, los proponentes podrán comunicarse con el SENA Dirección General e informarse de todos los aspectos relacionados con ella o solicitar aclaraciones al buzón de correo electrónico 10

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