PETrA PETRA - MANUAL DE USUARIO PARA ESTUDIANTES. Edición: 2 Lugar y fecha: Universidad de Córdoba, 29 de junio de 2012 Referencia: PETrA

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1 PETrA PETRA - MANUAL DE USUARIO PARA ESTUDIANTES Edición: 2 Lugar y fecha: Universidad de Córdoba, 29 de junio de 2012 Referencia: PETrA

2 ÍNDICE DE CONTENIDO Portal del Estudiante para Trámites Administrativos (PETrA)...1 Introducción...1 Descripción de Accesos Disponibles...2 Acceso a Sistema de Reserva de Aulas (SRA)...2 Acceso a plataforma de E-Learning MOODLE...2 Acceso a Guías Docentes de Asignaturas...2 Acceso a Auto matrícula...2 Gestión de Documentación para Estudiantes (Acceso Restringido)...2 Consulta de Guías Docentes...3 Gestión de Documentación...4 Acceso al sistema de gestión de documentos...4 Selección de los Estudios del Estudiante...5 Documentos del Estudiante...5 Grabación de un Nuevo Documento...6 Edición y Borrado de Documentos Pendientes de Tramitar...6 Revisión de Documentos por el Estudiante...7 Consulta de Documentos Presentados...7 Avisos del Sistema...8 Estados de Tramitación de Documentos Presentados...9 Notificaciones Automáticas a Alumnos...9 PETRA PETRA - MANUAL DE USUARIO PARA ESTUDIANTES Página: i

3 PORTAL DEL ESTUDIANTE PARA TRÁMITES ADMINISTRATIVOS (PETRA) INTRODUCCIÓN Este documento es una guía de uso del Portal del Estudiante para Trámites Administrativos de la Universidad de Córdoba accesible desde esta dirección web: El objetivo de este portal es facilitar un punto de información a los estudiantes, así como facilitar las gestiones administrativas a realizar, permitiendo aportar los tipos de documentación establecidos en los trámites administrativos definidos en la Universidad. Para cualquier incidencia sobre la gestión de la documentación presentada puede contactar con la secretaría de su centro o por correo electrónico en: petra@uco.es Este portal ha sido desarrollado por el Servicio de Soporte a las Aplicaciones Corporativas de la Universidad de Córdoba. Para cualquier incidencia técnica detectada puede contactar en: sag.contacte@uco.es PETRA PETRA - MANUAL DE USUARIO PARA ESTUDIANTES Página: 1

4 DESCRIPCIÓN DE ACCESOS DISPONIBLES En este portal dispone de un área de acceso público, a la cual pueden acceder directamente, y un área privada a la que tendrán que acceder utilizando los datos de usuario y clave de su cuenta personal de la universidad. ACCESO A SISTEMA DE RESERVA DE AULAS (SRA) Desde esta opción se accede al Sistema de Reserva de Aulas, facilitando así a toda la comunidad universitaria el acceso a esta información. ACCESO A PLATAFORMA DE E-LEARNING MOODLE Este enlace conduce a la plataforma de enseñanza virtual (Moodle) de la Universidad. ACCESO A GUÍAS DOCENTES DE ASIGNATURAS Desde esta opción se va a permitir a todos los visitantes consultar la información de las guías docentes de cada una de las asignaturas, de los estudios de Grado, que se imparten en la universidad. ACCESO A AUTO MATRÍCULA Esta opción dirige al portal de auto matrícula de la universidad. GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA ESTUDIANTES (ACCESO RESTRINGIDO) Desde esta opción se permite al estudiante la presentación en formato electrónico de los diferentes tipos de documentos requeridos por la Universidad para la gestión de su matrícula. PETRA PETRA - MANUAL DE USUARIO PARA ESTUDIANTES Página: 2

5 CONSULTA DE GUÍAS DOCENTES Desde esta opción se permite al estudiante el acceso a la consulta de las guías docentes de cada una de las asignaturas que componen los planes de estudios ofertados por la Universidad. En una primera pantalla, deberá seleccionar el plan de estudios que quiere consultar. A continuación, el sistema mostrará una lista de las asignaturas de ese plan de estudios que tienen disponible una guía docente. PETRA PETRA - MANUAL DE USUARIO PARA ESTUDIANTES Página: 3

6 GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN ACCESO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Desde esta opción se permite al estudiante la presentación en formato electrónico de los diferentes tipos de documentos a aportar en trámites administrativos ante la universidad. Para poder realizar cualquier tipo de gestión, el estudiante deberá conectarse al sistema utilizando su cuenta de usuario de la universidad o acceder a la solicitud de la misma. Recuerde que esta cuenta de usuario tiene asociado un servicio de correo electrónico, al que la Universidad enviará toda la mensajería. Si es la primera vez que un usuario accede al sistema, deberá aceptar las condiciones legales de uso establecidas por la Universidad. PETRA PETRA - MANUAL DE USUARIO PARA ESTUDIANTES Página: 4

7 SELECCIÓN DE LOS ESTUDIOS DEL ESTUDIANTE En la primera pantalla, el estudiante deberá seleccionar los estudios en los que desea realizar los trámites administrativos. Se mostrará una lista con todos los estudios en los que tenga expediente académico abierto o en los que el estudiante pueda matricularse. DOCUMENTOS DEL ESTUDIANTE En esta pantalla se muestra una lista de los documentos presentados por un estudiante en los estudios seleccionados en la pantalla Anterior. Para cada documento se mostrará la fecha en la que se presentó y el estado de tramitación del mismo, permitiendo acceder a la consulta del detalle o acceder a la pantalla de incorporar un nuevo documento. PETRA PETRA - MANUAL DE USUARIO PARA ESTUDIANTES Página: 5

8 GRABACIÓN DE UN NUEVO DOCUMENTO Cuando el estudiante quiera presentar un nuevo documento, la información a introducir en el documento es la siguiente: Tipo de documento: El estudiante debe seleccionar el tipo de documento de entre la lista de opciones permitidas, no estando permitido presentar más de un documento del mismo tipo por cada estudio que está realizando. Fichero: En este campo el estudiante debe seleccionar el fichero con el contenido del documento a subir al sistema. Se muestra un botón para elegir el fichero del ordenador desde el que está accediendo. Aunque se aconseja el uso del formato PDF, también están permitidos otros formatos. Observaciones: En este campo, el estudiante puede formular todas las observaciones que estime convenientes para aportar información adicional para el proceso de comprobación y gestión administrativa del documento. EDICIÓN Y BORRADO DE DOCUMENTOS PENDIENTES DE TRAMITAR Desde la opción de gestión de documentos, una vez seleccionados los estudios se muestra la lista de documentos del estudio. Seleccionando uno de los documentos ya subidos se accede a la pantalla de consulta del documento en la que se muestra toda la información disponible. Si el documento se encuentra pendiente de tramitar, el estudiante tiene activas las opciones de editar la información PETRA PETRA - MANUAL DE USUARIO PARA ESTUDIANTES Página: 6

9 introducida (volver a subir el fichero, modificar el tipo de documento o modificar las observaciones) o de dar de baja el documento, quedando a todos los efectos como no presentado, y por tanto poder incorporar otro del mismo tipo. REVISIÓN DE DOCUMENTOS POR EL ESTUDIANTE Desde la opción de gestión de documentos, una vez seleccionados los estudios se muestra la lista de documentos del estudio. Seleccionando uno de los documentos ya subidos se accede a la pantalla de consulta del documento. Si el documento se encuentra pendiente de revisar por el estudiante o pendiente de documentación adicional, el estudiante tiene activa la opción de revisión del documento. Pulsando en este botón, el sistema le muestra la pantalla de creación de un nuevo documento a partir de la información del documento anterior, permitiéndose hacer todas las modificaciones necesarias. Una vez grabado el nuevo documento, el anterior pasará a estado Revisado y el nuevo documento quedará pendiente de tramitar. CONSULTA DE DOCUMENTOS PRESENTADOS Se puede acceder a la consulta de un documento desde la opción de gestión de documentación, seleccionando primero los estudios y a continuación el documento, o desde la opción de búsqueda de documentación. Además de la información introducida al dar de alta el documento, se incluirá información del estado de tramitación y las observaciones aportadas en la tramitación si es el caso. PETRA PETRA - MANUAL DE USUARIO PARA ESTUDIANTES Página: 7

10 Existe la posibilidad de acceder al documento origen en los documentos provenientes de uno anterior, en casos de documentos revisados y en los que se solicitaba documentación adicional. AVISOS DEL SISTEMA Los avisos se generan ante cualquier cambio en el estado de la tramitación de un documento y se mostrarán ordenados por fecha de creación. El usuario conectado siempre tiene en pantalla un enlace a la lista de avisos generados por el sistema. Está misma opción es accesible desde el menú. De esta forma se facilita a los usuarios un seguimiento de las últimas operaciones en el sistema. El sistema notifica cuantos avisos sin leer tiene el usuario conectado. Cada cada vez que se entra al detalle de un aviso se resta uno del total y se le actualiza el número de avisos. Los avisos leídos se muestran en color atenuado. PETRA PETRA - MANUAL DE USUARIO PARA ESTUDIANTES Página: 8

11 ESTADOS DE TRAMITACIÓN DE DOCUMENTOS PRESENTADOS Los posibles estados de tramitación de los documentos presentados son los siguientes: Documento Pendiente de tramitar: El documento está pendiente de tramitar por parte del personal de la universidad. Documento Aprobado: El documento ha sido comprobado y aprobado por el personal encargado de su gestión. Documento pendiente para revisión por el estudiante: El/la gestor/gestora ha rechazado el documento para que el estudiante proceda a su revisión. Desde la pantalla que muestra los datos del documento, el estudiante tendrá la opción de poder volver a presentar el documento corregido. Pendiente de documentación adicional: El/la gestor/gestora ha aprobado un documento pero considera necesario solicitar documentación adicional. Desde la pantalla de gestión de los documentos, el estudiante tendrá la opción de presentarla ya que el sistema le generará un documento en estado pendiente de documentación adicional con un tipo de documento que es pre asignado por el/la gestor/gestora. Documento revisado por el estudiante: El documento ha sido revisado por el estudiante y sustituido por uno nuevo. Documento Rechazado: El documento ha sido rechazado por el personal encargado de la gestión. En este caso el estudiante no podrá volver a presentar este tipo de documento por este sistema, debiendo personarse en la secretaría del centro. NOTIFICACIONES AUTOMÁTICAS A ALUMNOS De forma periódica, el sistema enviará un correo electrónico a cada uno de los alumnos a los que se haya realizado alguna gestión en los documentos subidos para tramitar. Esta notificación se hará por correo electrónico a la cuenta de correo de la Universidad con la que accede al sistema. PETRA PETRA - MANUAL DE USUARIO PARA ESTUDIANTES Página: 9