Administración. E.1.- Coordinación General Administrativa, Control y Servicios Técnicos.

Transcripción

1 Administración E.1.- Coordinación General Administrativa, Control y Servicios Técnicos. E Objetivo. Establecer un control documental y de auditoria interna sobre las obras que se ejecutan, a efecto de poder atender los informes y auditorias a los cuales está obligada la Dirección, y Apoyar a Cumplir el Objetivo E.2.1. en el área de seguimiento y gestión. E Funciones. Elaborar los informes de obra que el marco jurídico vigente indica como obligatorios. Auditar las obras públicas de manera preventiva. Coordinar las auditorias que realicen otras dependencias a las obras que ejecute la Dirección. Coordinarse con el Contralor Interno para integrar la dinámica de la Dirección de Obras públicas al sistema de control y evaluación municipal. Controlar y resguardar el archivo general de las obras ejecutadas y por ejecutarse, procurando que sea eficiente y completo. Para este fin, deberá recabar de las diferentes áreas de Obras Públicas la información documental correspondiente. Controlar, registrar y concentrar los materiales sobrantes de las obras públicas por administración a efecto de darles el uso que la normatividad vigente indique. Para esta acción deberá coordinarse con el Encargado de Obras por Administración. Apoyar a Cumplir con las Funciones E.2.2. del área de Seguimiento y Gestión Administrar el fondo correspondiente a la caja de la Dirección de Obras Públicas. Resguardar las formas valoradas y valorables. Controlar las entradas y salidas de materiales relacionadas con las obras públicas al almacén. Acordar con el Director, en forma diaria, sobre el tratamiento que debe de darse a la correspondencia de la Dirección. Informar a la Dirección, en forma semanal, sobre el estado que guardan los asuntos jurídicos. Controlar, mediante la conformación de expedientes personales, los siguientes aspectos relacionados con los recursos humanos: altas, bajas, períodos vacacionales, asistencia, eficiencia y responsabilidades. E.6.- Encargado de Obras por Administración. E Objetivo. Ejecutar y controlar las obras públicas clasificadas dentro de la modalidad de ejecución de administración.

2 E Funciones. Administrar y supervisar las obras públicas que sean de su competencia por la modalidad de ejecución. Establecer mecanismos de control de calidad en las obras públicas por administración. Controlar y supervisar el trabajo del personal que se asigne a las obras por administración. Coordinar el apoyo y control topográfico de las obras por administración con el Departamento de Proyectos. Establecer una administración de las obras públicas bajo su responsabilidad apoyada en un archivo documental eficiente y completo. Deberá considerarse la oportuna elaboración de bitácoras de obra, generadores, requisiciones, listas de raya, reportes de laboratorio, programa de obra, programa de insumos, presupuesto, catálogo de conceptos, actas de entrega recepción y demás documentos relacionados con las obras por administración. Proporcionar oportunamente al área de Control y Servicios Técnicos la información documental referente a las obras por administración a efecto de que formen parte de los expedientes del archivo central de la Dirección. Controlar, registrar y concentrar los materiales sobrantes de las obras públicas por administración a efecto de darles el uso que la normatividad vigente indique. Para esta acción deberá coordinarse con el área de Control y Servicios Técnicos. E.7.- Encargado de Fraccionamientos y Planeación Urbana. Proceso. E Objetivo. Crear soportes gráficos de un diagnostico municipal y plasmar estrategias de crecimiento ordenado, Diseñar estrategias de desarrollo sustentable mediante la programación concreta de acciones que se fundamenten en el plan Municipal de Desarrollo Urbano, logrando con esto un desarrollo armónico, equilibrado. E Funciones. Revisión y evaluación a proyectos: inmobiliarios, de vialidad, de utilización y/o modificación a espacios públicos, estudios especiales, de renovación y mejoramiento urbano. Establecer un mecanismo de recepción, control y trámite interno de documentos relativos a las erogaciones que se realicen debido a el tramite de las acciones urbanísticas. Establecer además un archivo central que concentre los documentos tramitados. Evaluación de proyectos y/o peticiones de autorización. Dictamen de trazo, usos y destinos específicos. Evaluación y determinación de zonas de riesgo. Copias de documentos, planos cartográficos y de proyectos de obra al publico en general. Búsqueda de antecedentes en archivos de fraccionamientos.

3 Subdivisiones de predios urbanos. Subdivisión de predios rústicos. Refrendos y prorrogas. Licencias de urbanización. Validación de planos de fraccionamientos. Recepción de obras de urbanización para desarrollos autorizados de fraccionamientos. Validación de planos de obras. Suspensión de obras de construcción. Búsqueda de antecedentes en archivos: licencias. Regimenes de condominio, promociones nueva y situación de hecho. Dictámenes de subdivisión y relotificación. Dictamen de uso de suelo. Inspección de obras. Procesos para continuar la regularización de predios irregulares. Revisión del Plan de Centro de Población cada 5 años para realizar las modificaciones que convengan. E.8.- Encargado de Licencias de Construcción, trámites e Inspección. Proceso. E Objetivo. E Funciones. Evaluación de Proyectos y/o Peticiones de utilización de espacios públicos o vías públicas. Dictámenes de Centro Histórico. Dictámenes de Anuncios. Evaluación de Proyectos y/o Peticiones para instalar líneas subterráneas de fibra óptica, eléctricas, de telecomunicaciones, oleoductos y gaseoductos en vías públicas. Consulta de documentos. Copias de documentos, planos cartográficos y/o proyectos de obra al público en general. Monitoreo de medios captados por comunicación social. Programa 070 Atención de demandas ciudadanas. Atención de audiencia pública del miércoles Ciudadano. Atención de las contingencias que surjan dentro del perímetro del municipio. Licencias de registro de obra. Licencias de construcción. Dictamen en el orden de afectaciones a particulares en las obras de construcción. Refrendos y prorrogas. Solicitud de bitácora.

4 Inscripción de Peritos de Obra. Validación de planos de obras. Suspensión de obras de construcción. Búsqueda de antecedentes en archivo: Licencias Licencias de auto construcción. Dictamen de construcciones en mal estado. Certificados de habitabilidad. Inspección de obras. F. PROCESOS ADMINISTRATIVOS. F.1.- PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN. F Programa Operativo Anual. Las obras públicas realizadas por la Dirección serán organizadas en ejercicios anuales. La propuesta de tal ejercicio, denominada Programa Operativo Anual, será sometida a la consideración de los Órganos que la normatividad vigente indique. El Programa Operativo Anual será integrado de la siguiente forma: Objetivos generales y específicos. Solicitudes de la población. Justificación del programa en función del Plan de Desarrollo Municipal. Estrategias y programas estratégicos. Priorización de las acciones propuestas. Proyectos preliminares. Calendario preliminar. Presupuesto preliminar. Estructura financiera (considerando la posibilidad de participación ciudadana). Población beneficiada. Modalidades de ejecución. Los incisos anteriores son enunciativos y no limitativos. Podrán agregarse los que señale el Ayuntamiento o imponga la reglamentación municipal. Los primeros cinco incisos de la relación anterior corresponderán, en forma general, al Programa Operativo Anual. Los siguientes seis incisos corresponderán a cada una de las acciones propuestas y podrán presentarse en forma de Expedientes Técnicos Preliminares. Una vez aprobado el Ejercicio Anual de Obras, no podrá ejecutarse, total o parcialmente, en forma diferente a lo aprobado sin la autorización de los órganos que la normatividad vigente indique.

5 F.3.- CONTROL E INFORMES. F GENERALIDADES. El control en el ejercicio de la obra pública se ejecutará mediante la concentración de documentos y trámites relacionados con cada una de las obras (algunos de los cuales se detallan en el apartado F.1.2), y mediante la ejecución de auditorias internas. F RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y TRÁMITES. El control referido en el párrafo anterior es responsabilidad del Área de Control y Servicios Técnicos, mismo que definirá un día a la semana para realizar la recepción de los documentos y trámites generados en tal período para integrar los expedientes técnicos definitivos de las obras. En virtud de lo anterior, la Jefatura de Proyectos, de el Encargado de Obras por Administración y de Obras por Contrato, tienen la obligación de acudir puntualmente el día de recepción referido y hacer la entrega correspondiente (en originales) contra acuse de la documentación. El contenido de los expedientes técnicos definitivos de obra que integrará el Area de Control y Servicios Técnicos se relaciona a continuación, en donde además se indica el departamento responsable de la elaboración. En el caso de obras realizadas por la modalidad de administración. Estudios de preinversión (Área de Proyectos). Dictámenes de autorización de dependencias normativas (Área de Proyectos). Licencias, permisos y otros trámites necesarios para la ejecución de las acciones (Área de Proyectos). Presupuesto anual de egresos (Área de Control y Servicios Técnicos). Justificación de obra en función del Plan de Desarrollo Municipal, indicando el programa en el que se inscribe la obra (Subdirección de Obras Públicas). Catalogo de conceptos (Área de Proyectos). Comprobante de propiedad del bien inmueble (Area de Seguimiento y Gestión). Acta de autorización de recursos por parte de COPLADEMUN o Ayuntamiento (Área de Control y Servicios Técnicos) Acta constitutiva de coplademun y acta de Comité de obra (Área de Seguimiento y Gestión). Presupuesto base de la obra (Área de Proyectos). Proyecto de arquitectura y/o ingeniería. Especificaciones y normas de construcción (Área de Proyectos) Oficio de autorización de inversión, en su caso, acta del Consejo de Desarrollo Municipal y/o acta de aprobación del ayuntamiento (Subdirección de Obras Públicas). Expediente técnico y ficha técnica iniciales ( en el caso de obras del ramo 33, para lo cual se usaran los formatos oficiales ) (Área de Proyectos). Memoria de cálculo estructural y de instalaciones (Área de Proyectos ). Calendario inicial de obra (Encargado de Obras por Administración).

6 Calendario de insumos (Encargado de Obras por Administración). Programación en el uso de maquinaría y equipo (Encargado de Obras por Administración). Oficio de notificación del inicio y terminación de obra, en los términos que establezca la Ley de Obras Públicas del Estado de Jalisco (Subdirección de Obras Públicas). Generadores de obra (Encargado de Obras por Administración). Matrices de precios unitarios (Encargado de Obras por Administración). Requisiciones de materiales y servicios (incluye generador), ordenes de compra y facturas (Área de Control y Servicios Técnicos). Reportes de control de calidad (Encargado de Obras por Administración). Póliza de cheque por pago de suministros (Tesorería Municipal). Oficio de invitación a las dependencias que intervienen en la entrega - recepción de la obra (Área de Seguimiento y Gestión). Acta de entrega recepción de obra (Área de Seguimiento y Gestión). Bitácora (Encargado de Obras por Administración). Planos actualizados (Jefatura de Proyectos). Álbum fotográfico (Encargado de Obras por Administración). Informes mensuales a la Contraloría interna (Área de Control y Servicios Técnicos). Aviso de ampliación o revisión de recursos (Encargado de Obras por Administración). Gráfica de avance físico financiero (Área de Control y Servicios Técnicos). Aportaciones en efectivo o especie (Área de Control y Servicios Técnicos). Expediente técnico y ficha técnica modificados (en el caso de obras del ramo 33, para lo cual se usaran los formatos oficiales) (Área de Proyectos). F LA AUDITORIA PREVENTIVA. La auditoria preventiva a la obra pública tiene como propósito revisar los documentos, procedimientos y técnicas que norman la ejecución de la misma, a efecto de detectar y corregir las deficiencias en forma previa a las revisiones o auditorias externas, cubriendo los siguientes aspectos. Comprobar que la planeación, programación, adjudicación, contratación y ejecución de las Obras públicas se haya hecho conforme a la normatividad establecida y vigente. Verificar que se cumpla con lo estipulado en el contrato en lo relativo al costo, calidad y tiempo de ejecución de la obra pública. Verificar que las cantidades, conceptos, características y calidad de los materiales y suministros que amparen las estimaciones, correspondan con los físicamente aplicados en la obra. Revisar la situación que guarda la obra pública y su congruencia con las normas y procedimientos relativos para su operación, de acuerdo a su avance en la ejecución. F LOS INFORMES. Los informes para la Contraloría Interna y demás informes que se impongan como obligación de la Dirección de Obras Públicas, serán realizados por el Área de Control y Servicios Técnicos, bajo las características, formatos y periodos

7 que establezca la normatividad aplicable. Además, deberá generarse un mecanismo para el seguimiento del avance físico financiero de las obras públicas. F REQUISICIONES DE MATERIALES Y SERVICIOS. Las Requisiciones, en el caso de obras a realizar por la modalidad de administración, constituirán el mecanismo de adquisición de materiales y servicios necesarios para la ejecución de las obras. Las Requisiciones serán presentadas por el Encargado de Obras por Administración ante el área de Control y Servicios Técnicos con la debida anticipación, y deberán acompañarse de generadores que cumplan con los datos señalados anteriormente y con el formato de suficiencia presupuestaria (según los procedimientos establecidos por la Tesorería Municipal). Los formatos de requisición deberán contener espacios apropiados para los siguientes datos: Fecha de elaboración de la Requisición. Nombre de la obra. Programa en el que se inscribe la obra y número de registro en el mismo. Ejercicio fiscal. Ubicación de la obra. Número consecutivo de los conceptos requisitados. Redacción de los conceptos requisitados. Unidades en las que se expresan los conceptos requisitados. Cantidades requisitadas. Observaciones sobre las especificaciones de los conceptos requisitados y posibles proveedores. Tiempo máximo en el que se espera el surtido de los conceptos requisitados. Condiciones de entrega y/o recepción de los conceptos requisitados. Nombre y firma de la persona que elaboró la Requisición. Registro de firmas de las personas que revisan y validan la Requisición, las cuales deberán ser: la del Director de Obras Públicas, la del Subdirector de Obras Públicas, la del Encargado de Obras por Administración y la del Residente de Obra. La recepción, revisión y trámite interno de las requisiciones corresponde al área de Control y Servicios Técnicos. El sentido de la revisión será el de verificar el correcto ejercicio del presupuesto y la detección de posibles errores en la redacción y operaciones aritméticas de los documentos. Finalmente, las requisiciones serán enviadas al Departamento de Compras para que se programe la adquisición.

8 La información previa de cada obra que deberá enviar la Dirección de Obras Publicas a la Tesorería municipal para el pago de las adquisiciones será la que a continuación se relaciona. Este trámite es responsabilidad directa del Área de Control y Servicios Técnicos. Copia de acta de autorización de recursos del Consejo (Aplicable a obras por R-33). Copia de acta de aprobación de recursos del Ayuntamiento. Presupuesto de obra y expediente técnico. Copia de estudios y/o proyectos. Programa de obra. Ficha técnica. Copia de dictámenes de autorización de dependencias normativas (Si la normatividad lo contempla). Copias de requisición, base de concurso, convocatoria, actas de concurso y acta de dictamen y fallo. La información generada durante la ejecución de cada obra que deberá enviar la Dirección a la Tesorería Municipal para el pago de las adquisiciones será la que a continuación se relaciona. Este trámite es responsabilidad directa del Área de Control y Servicios Técnicos. Copias de bitácora de obra. Álbum fotográfico. Copias de actas de entrega recepción. El archivo central conservará dos copias de las Requisiciones por un mínimo de cinco años. Las copias corresponderán a archivos de Requisiciones organizados por obras y por meses respectivamente. Los materiales, herramientas y equipos propiedad del Ayuntamiento que sean depositados en las obras, quedarán al resguardo del Residente respectivo, por sí o a través de un almacenista, dependiendo en este caso de la magnitud de la obra o de las condiciones de inseguridad que pudieran presentarse. El Coordinador General Administrativo asegurará documentalmente tal resguardo y podrá auditar el manejo de los almacenes de obra. En caso de pérdidas de materiales, herramientas y/o equipos propiedad del Ayuntamiento ocasionadas por robo en los almacenes de obra, se procederá conforme a los mecanismos administrativos que señale el Ayuntamiento a través de las dependencias municipales competentes. Los materiales sobrantes en las obras públicas municipales serán puestos a disposición del Área de Control y Servicios Técnicos, quien se encargará de registrarlos documentalmente, de concentrarlos en el almacén municipal, y de reasignarlos a otras obras públicas para su aprovechamiento o determinar la asignación de ellos según la normatividad vigente o el acuerdo correspondiente.